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Mit dem Kassenbuch verbinden die meisten unternehmerisch tätigen Menschen das Buch, in dem die privaten und geschäftlichen Barentnahmen und – einnahmen buchhalterisch verzeichnet werden. Grundsätzlich ist dies richtig, jedoch kann das Kassenbuch darüber hinaus auch weitere Funktionen ausüben.

Für Einzelunternehmen, Selbstständige mit Kleinunternehmer-Status oder nebenberuflich Selbstständige kann das Kassenbuch als durchaus ausreichendes Buchführungsinstrument genutzt werden. Die Einnahmen und Ausgaben ordnungsgemäß aufgeführt und saldiert, entsprechen diese der sogenannten Einnahmen-Überschussrechnung und werden in der Regel von den örtlichen Finanzbehörden in dieser Form akzeptiert. Dieses System der Buchführung wird jedoch auch von Privatpersonen gerne genutzt und hat sich in dieser Form bewährt. Ein explizites buchhalterisches Denken überträgt sich mit dem Führen eines Kassenbuchs, in dem Einnahmen und Ausgaben exakt aufgezeichnet werden, somit auch in die kleinste Einheit des Staates: in die Familie. Nur die Bezeichnung ist hier anders. Kassenbücher tragen im privaten Bereich den Namen Haushaltsbuch.

In mittleren und großen Unternehmen, den GmbHs, GbR´s und den AGs, dient das Kassenbuch jedoch ausschließlich der lückenlosen Darstellung des Barvermögens. Hier werden private Einlagen und Entnahmen verzeichnet, geschäftliche Barverkäufe notiert und unternehmerische Entnahmen für beispielsweise der täglich anfallenden betrieblichen Kfz-Nutzungen verzeichnet.
Das Kassenbuch hält alle Transaktionen der unternehmerischen Barentnahmen und –einnahmen schriftlich fest und muss, je nach Häufigkeit der getätigten Geschäftsvorfälle, in regelmäßigen Abständen auf den neuesten Stand gebracht und gehalten werden.

Eine Verpflichtung zum Führen des Kassenbuchs besteht nicht, jedoch müssen alle umsatzsteuerlich berührten Transaktionen den Finanzbehörden in Form der Umsatzsteuervoranmeldung übermittelt werden. Da dies jedoch ausschließlich auf dem elektronischen Weg erfolgen kann, Quittungen und Belege hier nicht mitgeschickt werden können, besteht indirekt dann doch die Notwendigkeit ein diesbezügliches Kassenbuch zu erstellen um besonders die angefallene Vor- und Umsatzsteuer sichtbar zu machen. Des Weiteren gilt in allen Unternehmen die Regel, dass keine Buchungen ohne Belege erfolgen dürfen. Dies gilt somit auch für Tankquittungen oder der schnellen Materialbeschaffung in den hiesigen Baumärkten.

Kassenbücher können manuell schriftlich oder mittels geeigneter Software geführt werden. Wichtig ist hierbei, dass alle Belege nummerisch sortiert und den jeweiligen Monaten zugeordnet werden. Die Belege sind zu kontieren, und ausschließlich mit Bruttobeträgen in das Buchhaltungsprogramm einzubuchen. Die Umsatzsteuer unterliegt dem Aspekt des durchlaufenden Postens, da diese in kompletter Höhe und unter Abzug der Vorsteuer an das Finanzamt weitergereicht werden muss.

Alle Geschäftsvorfälle und getätigten Einnahmen und Ausgaben, Käufe und Verkäufe müssen geordnet und jederzeit nachprüfbar sortiert und abgelegt werden. Auch hier gelten die gängigen Aufbewahrungsfristen der ordnungsgemäßen Buchhaltung. Wer ein Softwareprogramm zur Führung des Kassenbuchs verwendet, muss sicherstellen, dass alle Belege am Bildschirm oder mittels Ausdruck sichtbar gemacht werden können. Ausnahmen bestehen hier allerdings bei der Aufbewahrung der Eröffnungsbilanz und des Jahresabschlusses. Diese ausschließlich auf Bildträger zu speichern ist nicht erlaubt.

Auch das Kassenbuch muss einem sachverständigen Dritten jederzeit die Möglichkeit zur Kontrolle und zum Nachvollziehen der einzelnen Buchungen geben.
Ein eigens und individuell dafür konzipiertes Ablagesystem erleichtert die Arbeit hier enorm. So kann auch nach Jahren noch kontrolliert und nachvollzogen werden, wie die einzelnen Belege verbucht wurden.
Außerdem sollte das Kassenbuch für jeden und zu jeder Zeit Aufschluss über den Bargeld-Bestand des Unternehmens geben können.