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Jeder Unternehmer, ob selbstständig oder freiberuflich tätig, hat den zuständigen Finanzbehörden gegenüber die Pflicht, die Summen seiner Einnahmen und Ausgaben in ordentlicher Form zu übermitteln. Je nach Umsatz, Gewinn oder Geschäftsgegenstand hat dies in Form einer einfachen Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) oder anhand einer Bilanz zu erfolgen.

Eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung reicht aus, wenn das Unternehmen einen jährlichen Gewinn von unter 50.000 Euro erwirtschaftet hat und/oder einen jährlichen Umsatz von 500.000 Euro nicht überschreitet. Auch wer freiberuflich tätig ist, ist lediglich zur Gegenüberstellung der Einnahmen und Ausgaben verpflichtet.

Anders verhält es sich allerdings bei Unternehmen, die über den o. g. Umsatz- oder Gewinngrenzen liegen. Hier ist die Pflicht zur Bilanzierung gegeben, d. h., das Unternehmen hat eine doppelte Buchhaltung zu führen und muss die Vermögenswerte am Ende des Geschäftsjahres gegenüberstellen.

Der Begriff doppelte Buchführung beinhaltet, dass jeder erfolgte Geschäftsfall einmal auf der Sollseite und auch auf der Habenseite der angesprochenen Konten zu verbuchen ist, denn anders als bei der Einnahmen-Überschuss-Rechnung sind im Rahmen der doppelten Buchführung Bestandskonten, Erlöskonten und auch einzelne Sachkonten anzulegen. Auch hierbei sind jedoch eine Vielzahl von Pflichten einzuhalten, damit sachverständige Dritte sich zu jeder Zeit ein Bild von den einzelnen Vermögensgegenständen des Unternehmens machen können.

Ist das Geschäftsjahr dann irgendwann abzuschließen, muss zu einem bestimmten Stichtag das gesamte Vermögen und Kapital gegenübergestellt und die Bilanz erstellt werden. Während sich das Vermögen hier auf der Aktivseite der Bilanz befindet, werden alle Fremdfinanzierungsmittel auf der Passivseite dargestellt.

Die Bilanz ist nach speziellen Kriterien aufgebaut und ist nicht veränderbar.

Auf der Sollseite (der Aktiva) beginnt sie mit der Aufstellung des Anlagevermögens. Das Anlagevermögen enthält immaterielle Vermögensgegenstände, wie beispielsweise gewerbliche Schutzrechte und Patente), Sachanlagen wie Maschinen und Gebäude und auch die Finanzanlagen wie z. B. Ausleihungen und Beteiligungen an anderen Unternehmen. Nach dem Anlagevermögen folgt das Umlaufvermögen. Hier werden alle Vorräte an Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe, Forderungen und sonstige Vermögensgegenstände, Wertpapiere und auch Kassenbestände, Bankbestände und auch sonstige Guthaben bei einzelnen Kreditinstituten aufgeführt.
Die nächste Position stellt die Rechnungsabgrenzungsposten dar, unter der alle geleisteten Vorauszahlungen dargestellt sind.

Auf der Habenseite (der Passiva) beginnt die Aufstellung mit dem Eigenkapital. Zum Eigenkapital gehören das sogenannte gezeichnete Eigenkapital, das zweckgebundene Eigenkapital (Kapitalrücklagen), Gewinnrücklagen (zweckgebunden oder auch zur Vermeidung von zu hoher Ausschüttungen) sowie der Bilanzgewinn.
Ebenfalls auf der Passivseite stehen die Positionen Sonderposten (die erst bei der Auflösung zu versteuern sind) und auch die Rückstellungen. Wobei hier zwischen Pensionsrückstellungen, Steuerrückstellungen und sonstigen Rückstellungen unterschieden werden muss.
Zu guter Letzt dürfen hier allerdings auch die Verbindlichkeiten und die Rechnungsabgrenzungsposten für erhaltene Vorauszahlungen nicht fehlen.

Die Bilanz dient dazu, die Finanzlage und Struktur eines Unternehmens sichtbar zu machen. Sie ist maßgeblich für die Steuerbe- oder entlastung erforderlich und dient als Bewertungsgrundlage bei Bonitätsprüfungen. Auch die Unternehmenskennzahlen können anhand der Bilanz exakt ermittelt werden, sodass eine transparente Bewertungsgrundlage selbst über mehrere Jahre hinweg geschaffen werden kann. Dies ist in sofern wichtig, wenn es darum geht, die Liquidität, die Rentabilität und auch die Verschuldung des Unternehmens zu verfolgen.

Bilanzen müssen darüber hinaus veröffentlicht und für jedermann einsehbar sein. Unternehmen die dieser Pflicht nicht nachkommen drohen Ordnungsgelder von bis zu 25.000 Euro.