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Wer eine ordentliche Buchführung betreiben will und/oder muss, der kommt um das Führen entsprechender Bücher nicht herum. Während dies in privaten Haushalten mit dem sogenannten Haushaltsbuch geschieht, in dem alle Einnahmen und Ausgaben systematisch gegenübergestellt werden, unterliegt die Buchführung der Unternehmen komplexeren Mechanismen und auch dementsprechenden Büchern.

Im Rahmen der Finanzbuchhaltung und der doppelten Buchführung besteht die Pflicht, alle Bestände einer doppelten Ermittlung zu unterwerfen. Dies geschieht in der Regel, indem alle Geschäftsfälle des laufenden Jahres auf einzelne Konten gebucht werden, die im Zuge des Jahresabschlusses in die Bilanz eingehen und den Gewinn oder Verlust des Unternehmens deutlich machen.

Um eine ordentliche Buchführung betreiben zu können, müssen die Unternehmen und Buchhaltungsabteilungen jedoch buchhalterische Ordnungssysteme führen-die sogenannten Bücher.

Zunächst ist hier das Grundbuch zu nennen. Im Grundbuch werden alle getätigten Buchungen in zeitlicher Reihenfolge systematisch aufgeführt. Neben dem Buchungsdatum findet man hier auch die jeweilige Belegnummer, das Eingangs- oder Ausgangsdatum, den Buchungstext, die Belegnummer und den gebuchten Betrag. Da hier eine lückenlose Aufstellung erfolgt, dient das Grundbuch auch als Grundlage zur Überprüfung und Kontrolle für die ordnungsgemäße Buchung auf den jeweiligen Konten und für externe Prüfungen, beispielsweise durch die zuständigen Finanzbehörden. Das Grundbuch wird in den meisten Unternehmen deshalb auch Journal (oder Primanota) genannt. In der Regel sind sie nach verschiedenen Sachgebieten sortiert und beginnen meist bei den Anlagebuchungen, zeigen dann die Eingangs- und Ausgangsrechnungen auf sowie alle Kassen- und Bankbelege.

Ein weiteres wichtiges Buch ist jedoch auch das sogenannte Hauptbuch. Im Hauptbuch werden im Gegensatz zum Grundbuch auch die Veränderungen auf den jeweiligen Konten, den sogenannten Sachkonten, sichtbar gemacht. Einzelne Vermögens- und Kapitalposten sind hier exakt aufgeschlüsselt und mit den jeweiligen Gegenkonten versehen, sodass ein Schließen auf die Ursache der Veränderung zu jeder Zeit möglich ist. Mit Hilfe der eingegebenen Belegnummer, des Datums und des Gegenkontos kann so ein schnelles Wiederfinden der Belege gewährleistet werden.

Da das Führen eines reinen Haupt- und Grundbuches meist nicht reicht, um eine entsprechende Übersichtlichkeit zu sichern, werden in mittleren bis großen Unternehmen noch die sogenannten Nebenbücher geführt. Dies ist sinnvoll, wenn anhand des Hauptbuches nicht ersichtlich ist, in welcher Höhe Forderungen bei den jeweiligen Kunden, oder auch Verbindlichkeiten gegenüber einzelnen Lieferanten bestehen. Mit Hilfe der Nebenbücher können beispielsweise die Kundenbuchhaltung (Debitorenbuchhaltung) wie auch die Lieferantenbuchhaltung (Kreditorenbuchhaltung) explizit dargestellt werden. Hier werden keine Buchungen mit Gegenbuchung dargestellt, sonders lediglich die einzelnen Kreditoren oder Debitoren angesprochen. Auch die Buchungen im Barvermögen, der Kasse, machen meist eine separate Buchführung nötig. Hier ist das sogenannte Kassenbuch zu nennen. Die Lohn- und Gehaltsabrechnungen werden wiederum im Lohnbuch eingetragen.

Zu guter Letzt macht hier auch das Führen eines sogenannten Kontokorrentbuches Sinn. Bezogen auf die Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung kann hier beispielsweise ein separates Konto für jeden Kunden oder auch Lieferanten angelegt werden. Das Kontokorrentbuch stellt die Gegenbuchung des im Hauptbuch ersichtlichen Sachkontos, meist Forderungen aus Lieferungen und Leistungen oder auch Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen, dar. Würde man sich ausschließlich diese Konten ansehen, so wäre hieraus nicht ersichtlich, welche einzelnen Buchungen erfolgt sind und wie die tatsächliche Höhe der Forderungen oder Verbindlichkeiten in Bezug auf die jeweiligen Kunden oder Lieferanten ist.

Alle der o.a. Bücher werden in der Regel nicht mehr manuell und schriftlich, sondern mittels verschiedener Datenträger geführt. Ihre Aufbewahrungsfrist ist jedoch in gleichem Umfang zu gewährleisten.