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Jeder verbuchte Geschäftsfall hat direkten oder indirekten Einfluss auf die Bilanz. In Abhängigkeit von der jeweiligen geschäftlichen Transaktion gibt es in der Buchführung somit eine ganze Reihe an Konten, die positiven oder negativen Einfluss auf den jährlichen Geschäftsbericht haben. Dem Prinzip der doppelten Buchführung entsprechend ist ein Unternehmen und dessen Buchhaltungsabteilung täglich damit beschäftigt alle anfallenden Geschäftsfälle buchmäßig ordentlich zu erfassen.

Jedes Unternehmen verursacht jeden Tag eine ganze Reihe von Geschäftsfällen, die im Endeffekt auf die Bilanz einwirken. Da werden beispielsweise Waren eingekauft, fertiggestellte Produkte verkauft, der Firmenwagen getankt, Kunden zum Essen eingeladen, Mieten für Grundstücke gezahlt und Strom für die Kaffeemaschine verbraucht. All das wirkt sich in größerem oder kleinerem Maße auf das Betriebsergebnis aus und muss als Geschäftsfall verbucht werden. Im Laufe des Jahres summieren sich somit eine ganze Reihe von Buchungen auf den einzelnen Konten, die am Jahresende abgeschlossen und der Bilanz zugeführt werden.

Aufgrund der Vielzahl von unterschiedlichen Buchungen hält die Buchführung eine große Anzahl der verschiedensten Konten und Kontenarten zur Verfügung.

Als erste Gruppe seien hier die sogenannten Bestandskonten zu nennen. Bestandskonten beinhalten alle Kapital- und Vermögensgegenstände des Unternehmens, gehen mit ihrem Endbestand in das Schlussbilanzkonto ein und werden unterteilt in aktive und passive Konten.
Aktive Bestandskonten sind alle Konten des Anlagevermögens, die flüssigen Mittel des Umlaufvermögens (Kasse, Bank), Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe sowie alle Forderungen. Zu den Passiven Bestandskonten zählen Verbindlichkeiten, wie beispielsweise Hypotheken und Darlehen, und auch das gesamte Eigenkapital.
Aktive Bestandskonten werden mit ihren Zugängen im Soll gebucht. Passive Bestandskonten dagegen im Haben.

Eine weitere Kontengruppe stellen die sogenannten Erfolgskonten dar. Erfolgskonten sind zur Gewinnermittlung zwingend erforderlich, gehen am Jahresende mit ihren Salden in die Gewinn-und-Verlust-Rechnung (GuV) ein und sind diesbezüglich unterteilt in Aufwands- und Ertragskonten. Als Aufwand gelten zum Beispiel Mietzahlungen für Grundstücke und Maschinen, als Ertrag die ganze Gruppe der Umsatzerlöse für verkaufte Waren. Die Aufwandskonten sind Aktivkonten, d. h., ihre Zugänge werden auf der Sollseite gebucht. Die Ertragskonten sind Passivkonten, deren Zugänge auf der rechten Seite –der Habenseite- notiert werden.

Nicht zu vergessen sind aber auch die sogenannten Steuerkonten, auf denen die einzelnen Vorsteuer- und Umsatzsteuerbeträge verbucht werden müssen.
Werden Waren verkauft, fällt üblicherweise Umsatzsteuer an, die jedoch nicht den Erlöskonten zugeordnet werden darf. Im umgekehrten Fall, wenn Waren eingekauft werden müssen, fällt diesbezüglich in der Regel Vorsteuer an. Auch diese darf dem Materialkonto nicht zugebucht werden, sondern hat über ein eigens eingerichtetes Vorsteuerkonto abgewickelt zu werden. Beide Konten, Vorsteuer wie auch Umsatzsteuer werden monatlich oder vierteljährlich saldiert und die buchmäßig ermittelte Summe den zuständigen Finanzbehörden mittels einer sogenannten Umsatzsteuervoranmeldung mitgeteilt. Wurden mehr fertige Produkte verkauft als Material eingekauft, ist es zu einem Ust-Überhang gekommen, der an das Finanzamt abgeführt werden muss. Im umgekehrten Fall kann das Unternehmen eine Forderung gegenüber dem Finanzamt geltend machen. Zugänge der Vorsteuer werden immer auf der Sollseite gebucht, Zugänge des Ust-Kontos auf der Habenseite.

Als zusätzliche Kontengruppe sind darüber hinaus auch die sogenannten Privatkonten zu nennen. Privatkonten gehören eigentlich grundsätzlich zur Gruppe der Eigenkapitalkonten, da sie das Eigenkapital bei Privatentnahmen schmälern und bei Einlagen erhöhen, jedoch der Übersichtlichkeit wegen gesondert aufgeführt werden. Privatkonten gehen in die Gewinn-und-Verlust-Rechnung ein und haben somit explizit direkten Einfluss auf das Betriebsergebnis.

Das Eigenkapitalkonto an sich gehört eigentlich, wie bereits oben erwähnt, zu den Bestandskonten. Über dieses werden jedoch am Ende eines jeden Geschäftsjahres die Privatkonten abgewickelt. Das Eigenkapitalkonto ist ein passives Konto, welches in der Bilanz auf der Habenseite steht und somit die „Schulden“ an die jeweiligen Eigentümer des Unternehmens darstellt.