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Jeder Freiberufler oder Selbstständige muss für seine Arbeit Rechnungen schreiben. Es gibt ein paar im Folgenden aufgeführte Grundregeln, die man beim Erstellen einer Rechnung unbedingt beachten und einhalten muss. Wenn man nicht bei jedem Schreiben von vorne anfangen möchte, wäre es ratsam, sich ein Muster zu entwerfen, in das dann die jeweils notwendigen Daten immer wieder eingetragen werden können.

Was muss eine Rechnung beinhalten?

Als Unternehmer ist jeder verpflichtet, Rechnungen zu Erstellen, ein Duplikat jeder Rechnung für mindestens 10 Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Rechnung erstellt wurde, aufzubewahren. Grundsätzlich gilt, dass eine ordentliche Rechnung zwingend die komplette Anschrift, unter dem vollständigen Namen, der Rechnung stellenden Person (meistens in der Kopfzeile) enthält. Darunter muss ebenso detailliert aufgeführt werden, der Name als auch die Anschrift des Kunden, oder auch des Leistungsempfängers. Es ist einem freigestellt, ob man die Bankverbindung oben mit aufführt – manchmal (insbesondere bei größeren Unternehmen) findet man diese Angaben auch in der Fußzeile, fehlen dürfen sie aber keinesfalls, wie natürlich auch nicht das jeweilige Ausstellungsdatum der Rechnung.

Ebenso wichtig ist die Steuernummer desjenigen, der die Rechnung erstellt. Dabei ist alternativ das Angeben der Umsatzsteueridentifikationsnummer (kurz Ust-ID) ebenso sinnvoll als auch erlaubt, zumal über diese Nummer keine weiteren Auskünfte für Außenstehende möglich sind. Des Weiteren muss jede Rechnung eine fortlaufende Nummer (Rechnungsnummer) besitzen, die auch in jedem Fall ersichtlich sein muss. Das hängt damit zusammen, dass ein Unternehmer verpflichtet ist, jede seiner Rechnungen nachweisen zu können. So wird verhindert, dass Rechnungen abhandenkommen. Diese Daten sind in einer Vorlage (sofern sich die Adressaten nicht ändern) festzulegen. Eine Rechnung kann in Papierform auf dem Postweg oder auch als Dokument (elektronisch) per Datenfernübertragung versendet werden.

Auch für die nächsten Angaben kann man beispielsweise in Form einer Tabelle, ein Muster in die Rechnung integrieren. Aufgeführt sein müssen die Anzahl und die Art der gelieferten Gegenstände, oder der Umfang der erbrachten Leistung, sowie den Zeitpunkt, an dem die Leistung oder auch die Lieferung erbracht wurde. In besonderen Fällen kann auch, je nach Absprache, eine Rechnung in regelmäßigem Rhythmus gestellt werden. Wenn die Art der Dienstleistung lediglich in der Anzahl und damit auch der Vergütung variiert, ist eine sich wiederholende Rechnung in (meist monatlichen) Abständen möglich. In diesen Fällen muss darauf geachtet werden, dass das jeweilige Ausstellungsdatum, als auch die spezifischen Angaben, sowie die fortlaufende Rechnungsnummer, monatlich auf dem Muster oder der Vorlage angepasst werden. Es muss für den Kunden genauestens ersichtlich sein, für welche Leistung in welchem Zeitraum als auch in welchem Ausmaß (Einzel- als auch Gesamtpreis) er den abschließenden Rechnungsbetrag begleichen soll.

Hinzu kommt, beim Errechnen des Entgeldes, eine Aufschlüsselung nach Steuersätzen, als auch eventuell vereinbarte Minderungen, wenn diese nicht schon vorher bedacht und aufgeführt wurden. Liegt, wie zum Beispiel bei Kleinunternehmern, eine Befreiung von der Umsatzsteuerpflicht vor, so muss darauf hingewiesen werden. Bei einer Umsatzsteuerpflicht für den Unternehmer, muss auch auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers hingewiesen werden.

Die Umsatzsteuer kurz Ust

Im allgemeinen Sprachgebrauch, als auch im Rechtsverkehr, bezeichnet man die Umsatzsteuer (USt) auch als Mehrwertsteuer (MwSt.). Den Gemeinden, Ländern und schlussendlich auch dem Bund, kommt die Umsatzsteuer zugute. Sie ist sogar die wichtigste Einnahmequelle, misst man sie an ihrer Höhe kann man sogar sagen, dass sie rund 30% vom Gesamtsteueraufkommen ausmacht. Die Umsatzsteuer wird berechnet anhand der „Soll-Versteuerung“ und der „Ist-Versteuerung“, was bedeutet, dass die Berechnung nach vereinbarten Entgelten (Soll = wenn der Voranmeldungszeitraum, in dem die Leistungen durchgeführt worden sind, abgelaufen ist) und die Berechnung nach vereinnahmten Entgelten (Ist = wenn der Voranmeldungszeitraum, in dem die Entgelte auch tatsächlich vereinnahmt wurden, vorüber ist).

Umsatzsteuerpflichtig sind Umsätze, die aus Leistungen oder Lieferungen von Unternehmern erzielt werden. Durch das Entgelt, dass er für diese Leistungen einnimmt, egal ob durch Einfuhr oder innergemeinschaftlichen Erwerb – für diese gesamten Einnahmen wird die Höhe, der von dem Unternehmer zu erbringenden Umsatzsteuer berechnet. Daher spricht man bei diesen Umsätzen auch von „Steuerbaren Umsätzen“. Als „Unternehmer“ bezeichnet man jeden, der selbstständig gewerblich tätig ist, oder berufliche Tätigkeiten dementsprechend ausführt – also jeder, der durch seine Arbeit Einnahmen erzielt.

Wann muss ich Umsatzsteuer abführen?

Einer Befreiung von der Umsatzsteuer unterliegen beispielsweise jene Unternehmer, die in anderen EU-Ländern an Unternehmer mit eigener Umsatzsteueridentifikationsnummer liefern. Erhält die Lieferung eine private, nicht gewerblich tätige Person, so ist die Befreiung aufgehoben. Ansonsten gilt die Befreiung für alle Exporte, also Lieferungen in Länder außerhalb der EU. Kann ein Unternehmer die Voraussetzungen für diese Befreiung nicht regelmäßig nachweisen, wird automatisch die Steuerpflicht erhoben.

Ferner sind alle Umsätze aus „wirtschaftlich-sozialer Überlegung“ von der Umsatzsteuer befreit, mit anderen Worten: alle Krankenhäuser und Ärzte als auch Zahnärzte oder Heilpraktiker etc. Genauso fallen Umsätze heraus, die man in die Grunderwerbssteuer, das Rennwett- und Lotteriegesetz und die Versicherungssteuer einordnen kann. Mit einigen Ausnahmen trifft das auch auf das Brief- und Postporto (Deutsche Post AG) oder einen Großteil der für Privatpersonen erbrachten Bankdienstleistungen zu, ebenso wie für Wohnungs- und Grundstücksmieten, sofern nicht an Unternehmer vermietet wird.

Einige wenige Umsätze, die nicht der Umsatzsteuerpflicht unterliegen, somit auch keiner Befreiung erfordern, sind Verkäufe an Abteilungen innerhalb eines Unternehmens oder an Tochtergesellschaften, die das gleiche Rechnungswesen haben und natürlich auch Verkäufe von Privatpersonen untereinander. Desgleichen sind die sogenannten „Kleinunternehmer“ von der Umsatzsteuerpflicht befreit. Was bedeutet, dass der Umsatz (inklusive der anfallenden Umsatzsteuer) im vorausgegangenen Kalenderjahr nicht 17.000 Euro überstiegen hat und 50.000 Euro im laufenden Kalenderjahr nicht übersteigen wird. Verzichtet man auf die Kleinunternehmerregelung, die der Unternehmer bis zur Unanfechtbarkeit der Steuerfestsetzung gegenüber dem Finanzamt erklären kann, bedeutet dies, dass er bindend für mindestens fünf Kalenderjahre umsatzsteuerpflichtig ist und somit zwingend auch zahlen muss, deshalb ist es anfangs sinnvoll, als Kleinunternehmer zu starten.

Die Rechte und Pflichten zweier Parteien, entweder Käufer und Verkäufer oder Leistungsempfänger und Leistungserbringer, sind im Allgemeinen nicht von einer Rechnung abhängig. Eine Rechnung steht also nicht für die Voraussetzungen einer Arbeit und auch nicht für die Fälligkeit einer Leistung. In den meisten Fällen sind diese Bedingungen bereits im Vorfeld innerhalb eines Vertrages geregelt (eine bestimmte Leistung für einen bestimmten Preis). Eine Rechnung zu erstellen ist in den Fällen notwendig, wenn eine erbrachte Leistung vergütet werden soll, die Konditionen (in welcher Frist wofür gezahlt wird) stehen bereits im Vorfeld fest.