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Globalisierung, und weltweiter Handel das sind die Schlagworte unserer Zeit. Da werden in Übersee neue Märkte erschlossen, Handelsverbindungen geknüpft oder aus Kostengründen ganze Betriebsstätten in den osteuropäischen oder asiatischen Raum ausgelagert. Nicht wenige Unternehmen verlagern in diesem Zusammenhang oftmals ihre gesamte Verwaltung und somit auch die Buchhaltung.

Die Gründe für die Auslagerung von Produktion und Verwaltung sind in der Regel meist die hohen Lohn- und Lohnnebenkosten, das Fehlen von Fachkräften mit dem nötigen Know-how sowie der immens hohe bürokratische Aufwand in Deutschland. Auch die Gewerkschaftsorganisationen machen es den Unternehmern zunehmend schwer, betriebliche Entscheidungen durchzusetzen. Eine Zentralisierung sämtlicher betrieblichen Aktivitäten im Ausland ist somit für viele Unternehmen äußerst attraktiv.

Hinsichtlich der Buchführung und Buchhaltungspflicht sind bei der Auslagerung jedoch einige Regeln zu beachten.

Grundsätzlich bedarf der Umzug der Buchhaltung ins Ausland der Zustimmung des zuständigen Finanzamts. Alle diesbezüglichen Eingaben, Speichervorgänge und Aufbewahrungen haben von Rechtswegen immer im Inland zu erfolgen.

War der Buchhaltungsumzug in Ausland bisher nur in Ausnahmefällen möglich, so gestatten die Finanzämter unter der Einhaltung bestimmter Voraussetzungen mehr und mehr dieses Prozedere. Maßgeblich hierfür ist die Neuregelung hinsichtlich des Jahressteuergesetzes 2009, und die Neueinführung des § 146 Abs. 2a der Abgabenordnung..Seit dieser Neuregelung ist es den Unternehmen gestattet, ihre Buchungsbelege europaweit zu bearbeiten und zu lagern.

Wer von der Möglichkeit einer Buchführungsauslagerung Gebrauch machen möchte, der muss seiner Mitwirkungspflicht uneingeschränkt nachkommen. Geschieht dies nicht, so wird dieses Vergehen mit einem sogenannten Verzögerungsgeld bestraft.

Der Zugang zu den Buchhaltungsbelegen muss von den Unternehmen zu jeder Zeit gewährleistet werden, damit Steuerprüfungen zeitnah und ordnungsgemäß durchgeführt werden können. Des Weiteren müssen alle deutschen HGB-Vorschriften eingehalten, Monats-, Quartals- und Jahresabschlüsse durchgeführt werden, sowie Dokumentenanforderungen von seitens des zuständigen Finanzamtes nachgekommen werden.

Vor der Auslagerung der betrieblichen Buchhaltung ist dem Finanzamt ein diesbezüglicher Antrag vorzulegen, sowie die damit verbundene Zustimmung des Verlagerungslandes. Dieses muss zwingend Mitglied der Europäischen Gemeinschaft oder des Europäischen Wirtschaftsraums sein. Ansonsten kann einem Antrag auf Auslagerung der Buchhaltung nicht stattgegeben werden. Weiterhin erwarten die zuständigen Finanzämter einen unbeschränkten Datenzugriff und der damit einhergehende Nachweis über das Datenverarbeitungssystem.

Vor dem Entscheid über einen Buchhaltungsumzug ist vom Unternehmen unbedingt abzuwägen, ob der Nutzen hinsichtlich der Verwaltungsauslagerung den diesbezüglichen Risiken überwiegt. Zu überprüfen ist in dieser Hinsicht, welche gesetzlichen und organisatorischen Regelungen im jeweiligen Land einzuhalten sind, und ob die technischen und personellen Rahmenbedingungen eingehalten werden können.

Weiterhin sind die politischen und wirtschaftlichen Entwicklungen im Auslagerungsland zu bedenken. Unter diesem Aspekt ist der Umzug ins Ausland nicht für jedes Unternehmen sinnvoll und teilweise mit erheblichen Risiken verbunden.

Wer die Auslagerung trotzdem wagt, der greift nicht selten auf so genannte Shared Service Center zurück. Shared Service kann als ein internes Outsourcing verstanden werden, und regelt alle Dienstleistungs- und Konsolidierungsprozesse vor Ort. Ziel ist es hier, externer Dienstleister und interne Mitarbeiter zu verbinden, um gleichartige Prozesse reibungslos zusammen zu führen. Durch dieses System können gleichartige Arbeitsabläufe kostengünstig kumuliert und bearbeitet werden. Nachteilig wirkt sich bei diesem Modell jedoch oftmals aus, dass die hier angeworbenen Mitarbeiter in der Regel über wenig Fachkenntnisse und Qualifikationen verfügen.

Vor der Buchhaltungs-Auslagerung muss jedoch erst der Weg der Antragstellung beim Finanzamt gegangen werden. Wer sich hier allerdings in puncto Steuerzahlungen und -erklärungen, seiner Mitwirkungspflicht in Sachen Betriebsprüfung, sowie der Einhaltung sämtlicher Fristen nichts hat zuschulden kommen lassen, für den wird die Genehmigung zur Buchhaltungs-Globalisierung kein Problem werden.