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Archiv für die Kategorie „Buchhaltung Grundlagen“

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Das Thema Buchhaltung ist für viele kleine aber auch größere Unternehmen mit meist negativen Assoziationen gekoppelt. Wer denkt hier nicht gleich an Berge von Belegen, die es zu sortieren gilt, an unbezahlte Rechnungen, Mahnungen, an hohe Steuerberatungskosten, Abgabetermine, Steuernachzahlungen und an stupide, trockene und darüber hinaus äußerst langweilige Arbeiten?

Die Buchführung hat dieses Klischee jedoch bei Weitem nicht verdient, denn ohne ihre Hilfe kann weder ein Einzelunternehmen, noch eine GmbH, geschweige denn eine AG geführt werden. Wer die Buchführung beherrscht, hält ein wichtiges Instrument unternehmerischen Handelns in den Händen.

Die kaufmännische Buchführung unterliegt dem §238 des HGB, der es zu Pflicht macht, alle Handelsgeschäfte sowie die Lage des Vermögens zu jeder Zeit sichtbar zu machen. Darüber hinaus erfordert sie ein ordnungsgemäßes Führen von Büchern, die es einem sachverständigen Dritten möglich machen, sich in angemessener Zeit einen Überblick über sämtliche Geschäftsvorfälle sowie über die finanzielle und wirtschaftliche Gesamtlage des Unternehmens zu verschaffen.

Die Doppelte Buchhaltung kommt zum Tragen, wenn das Unternehmen aufgrund verschiedener Richtlinien verpflichtet ist, eine Bilanz sowie eine Gewinn-und-Verlust-Rechnung (GuV) zu erstellen. Diese Einstufung ist in der Regel abhängig von der gewählten Unternehmensform sowie vom zu erzielten oder im laufenden Jahr noch zu erziehlenden Umsatz.

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Mit dem Kassenbuch verbinden die meisten unternehmerisch tätigen Menschen das Buch, in dem die privaten und geschäftlichen Barentnahmen und – einnahmen buchhalterisch verzeichnet werden. Grundsätzlich ist dies richtig, jedoch kann das Kassenbuch darüber hinaus auch weitere Funktionen ausüben.

Für Einzelunternehmen, Selbstständige mit Kleinunternehmer-Status oder nebenberuflich Selbstständige kann das Kassenbuch als durchaus ausreichendes Buchführungsinstrument genutzt werden. Die Einnahmen und Ausgaben ordnungsgemäß aufgeführt und saldiert, entsprechen diese der sogenannten Einnahmen-Überschussrechnung und werden in der Regel von den örtlichen Finanzbehörden in dieser Form akzeptiert. Dieses System der Buchführung wird jedoch auch von Privatpersonen gerne genutzt und hat sich in dieser Form bewährt. Ein explizites buchhalterisches Denken überträgt sich mit dem Führen eines Kassenbuchs, in dem Einnahmen und Ausgaben exakt aufgezeichnet werden, somit auch in die kleinste Einheit des Staates: in die Familie. Nur die Bezeichnung ist hier anders. Kassenbücher tragen im privaten Bereich den Namen Haushaltsbuch.

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In der Buchhaltung erfolgt die Zuordnung der einzelnen Belege in die Bereiche Ertrag und Aufwand mittels des Kontenplans und des Kontierens.

Von Vielen ungeliebt, in der betrieblichen Praxis jedoch ein gängiges Verfahren, welches im Rahmen der ordnungsgemäßen Buchhaltungspflicht von fast allen Unternehmen vorgenommen wird. Kontieren bedeutet, dass dem entstandenen Geschäftsvorfall ein geeigneter Buchungssatz zugeordnet wird. Anhand dieses Buchungssatzes lässt sich auch viele Jahre später noch erkennen, welchen Teil der Bilanz der Geschäftsvorfall berührt hat.

Eine gesetzliche und unmittelbare Pflicht zum Kontieren gibt es zwar nicht, wohl aber hat gemäß §238 2.Satz HGB die Buchführung so auszusehen, dass sich ein sachverständiger Dritter zu jeder und in angemessener Zeit einen Überblick verschaffen kann. Muss bei der Einsicht der Belege die Buchung und die Kontierung geraten werden, oder muss gar erst der Buchhalter gefragt werden, so hat dies nicht mehr viel mit ordnungsgemäßer Buchführung zu tun und führt meist zu großen Schwierigkeiten. Wer wissen möchte, wie ein Buchhaltungsvorgang gelöst wurde, der meint hier sicherlich nicht die Verbuchung von Kraftstoff für den Firmen PKW, sondern hat in der Regel einen komplexen und komplizierten Vorgang vor sich liegen. Dies noch nach Jahren nachzuvollziehen gestaltet sich, ohne die auf dem Beleg erfolgte Kontierung, mehr als schwierig.

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Die degressive Abschreibung- wird sie nun endgültig eingemottet oder wieder nur kurzfristig stillgelegt, um dann erneut aktiviert zu werden? Ab dem 1.1.2011 ist jedenfalls erstmal Schluss mit der degressiven Afa. Die Bundesregierung hat diese Form der Abschreibung gestrichen. Alle beweglichen Anlagegüter müssen ab dem kommenden Jahr nun in anderer Art und Weise abgeschrieben werden.

Abschreibungen bedeuten planmäßige oder unplanmäßige Wertminderungen von Vermögensgegenständen, die in der Regel aus dem Anlage- oder Umlaufvermögen kommen. Minderungen des Wertes entstehen hier zum einen durch eine normale altersmäßige Abnutzung oder dem daraus folgenden Verschleiß, zum anderen aber auch durch gravierende Unfallschäden oder einem drastischen Preisverfall. Abschreibungen dienen dazu, jährlich den aktuellen Wert des Wirtschaftsgutes zu ermitteln und die Minderung gleichermaßen als betriebswirtschaftliche und Gewinn mindernde Kosten in die Bilanz zu übernehmen. Ebenfalls benötigt man die Werte der Abschreibung für zukünftige Preiskalkulationen und innerbetriebliche Planungen..

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Betriebsvermögen, welches in der Bilanz ausgewiesen wird, bedeutet Vermögen, welches unter steuerlichem Aspekt Erträge oder Aufwendungen verursacht. Im Rahmen der objektiven Zurechenbarkeit ist hier jedoch zu unterscheiden, ob es sich bei dem Betriebsvermögen um tatsächliches Betriebsvermögen oder doch um Vermögen des privaten Bereichs handelt. Dies ist nicht immer sofort und zwangsläufig zu erkennen. Oftmals fließen beide Vermögen ineinander über, sodass diese dann fälschlicherweise dem tatsächlichen Betriebsvermögen zugeordnet wird. Das Betriebsvermögen beinhaltet Wirtschaftsgüter, die ihrer Funktion nach, dem Betrieb zugeordnet werden müssen. Anhand auch dieses Vermögens erfolgt die Gewinnaufstellung und diesbezügliche steuerliche Einstufung des Unternehmens. Kann dem Wirtschaftsgut keine gewinnerzielende Eigenschaft zugeordnet werden, so hat die Einstufung als Privatvermögen zu erfolgen.

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Als Geringwertige Wirtschaftsgüter werden alle Güter bezeichnet, die in ihrem Herstellungs- oder Anschaffungswert 410 € nicht überschreiten. Diese Regelung wurde zum 1.1.2010 eingeführt; bis dato lag die Höchstgrenze bei 150 €. Gemäß EStG §4 Abs. 3 Satz 3 und §6 Abs. 2 müssen Geringwertige Wirtschaftsgüter selbstständig nutzbar sein sowie abnutzbar und beweglich.

Bis zum Jahre 2009 mussten die Geringwertigen Wirtschaftsgüter gemäß § 6 Abs. 2 EStG in voller Höhe als betriebliche Ausgaben abgesetzt werden. Anders als Anlagegüter konnten diese bisher nicht abgeschrieben werden. Seit 2010 und mit dem Heraufsetzen der Höchstgrenze können die Unternehmen nun wählen, ob sie die Geringwertigen Wirtschaftsgüter weiterhin als Betriebsausgaben voll absetzen, oder die Möglichkeit des Abschreibungsverfahrens nutzen. Sofern das Wirtschaftsgut den Bereich ab 150 € übersteigt, kann es mit weiteren GwG´s zu einem Sammelposten zusammengefasst und über die Dauer von 5 Jahren regulär abgeschrieben werden.

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Die in der privaten Wirtschaft am häufigsten vorzufindende Art der Finanzbuchhaltung ist die doppelte Buchführung (auch kaufmännische Buchführung genannt). Laut Handelsgesetzbuch sind alle Vollkaufleute zu dieser Art der Buchführung verpflichtet.

Aber auch Unternehmer, die nicht Vollkaufleute sind, müssen unter bestimmten Bedingungen doppelt buchführen: Laut Abgabenordnung besteht die Pflicht für Unternehmen mit mehr als 500.000 Euro Umsatz oder mehr als 50.000 Euro Gewinn im Jahr. Diese müssen darüber hinaus bei der Unternehmensgründung ihr Inventar angeben und eine Eröffnungsbilanz erstellen.

Der Name doppelte Buchführung kommt daher, dass jeder Geschäftsfall unter den Aspekten der Herkunft und Verwendung doppelt, einmal auf der Soll- und einmal auf der Habenseite, in zwei verschiedene Konten eingetragen wird. Ein Konto ist in diesem Zusammenhang eine Tabelle mit zwei Seiten (Soll und Haben), das für eine Art von Geschäftsfall zuständig ist. Ein Unternehmen hat so viele Konten, wie es Arten von Geschäftsfällen hat.

Bei der doppelten Buchführung finden folgende Regelungen Anwendung: Nach dem Buchungssatz wird ein Geschäftsfall nie auf beiden Konten im Soll bzw. Haben gebucht. Es wird immer ein Konto auf der Soll- und ein anderes auf der Habenseite berührt. Für jeden verbuchten Geschäftsfall wird ein Buchungssatz nach dem Prinzip “Soll an Haben” erstellt. Als erstes wird das Konto genannt, dessen Soll- Seite berührt wurde, dann folgt das Konto, wo im Haben gebucht wurde.

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Die Grundlagen der Anlagenbuchhaltung

Die Anlagenbuchhaltung ist Bestandteil der Finanzbuchhaltung eines Unternehmens. Alle Gegenstände, die nachweislich auf Dauer dem Geschäftsbetrieb dienen, sind in der Anlagenbuchhaltung einzeln zu erfassen. Dazu gehören unter anderem auch alle Maschinen (einschließlich der Büromaschinen wie Computer, Kopierer, Faxgerät, Telefonanlage etc.) und auch alle Fahrzeuge. Die Anlagenbuchhaltung gibt also zu jeder Zeit einen korrekten Überblick über das Anlagevermögen des Unternehmens und ist über den Zustand und den Wert der einzelnen Anlagegegenstände informiert. Sie ist somit auch in der Lage, Neuanschaffungen zu empfehlen, wenn Maschinen oder Fahrzeuge nicht mehr wirtschaftlich sind oder eine Reparatur bei Beschädigungen keinen vernünftigen Kosten-/Nutzenfaktor mehr erzeugt.

Für das Sachvermögen eines Unternehmens werden in der Finanzbuchhaltung Sammelkonten angelegt. Fahrzeuge werden in der Regel mit allen Kosten für Anschaffung, Wartung, Verbrauch und Abschreibung unter dem Sammelbegriff „Fuhrpark“ geführt. Jeder einzelne Anlagegegenstand muss jedoch gesondert erfasst werden. Auf der sogenannten Anlagekarte werden alle relevanten Informationen erfasst. Dazu gehören das Anschaffungsdatum, der Neuwert, der Wertverlust (die Abschreibung) sowie eventuelle Wartungskosten. Die Anlagekarten werden sowohl zur Inventur als auch zur Bilanzerstellung des Unternehmens herangezogen. Somit ist klar umrissen, dass die Hauptaufgaben der Anlagenbuchhaltung zum einen in der Bestandserfassung der Anlagegegenstände liegen, zum anderen in der Erfassung der Verbrauchserfassung. Die Anlagenbuchhaltung ist ein wichtiger Bestandteil der Kosten- und Leistungsrechnung eines Unternehmens. Sie erfasst und dokumentiert nicht nur die langlebigen Vermögenswerte, sondern ist eine aufschlussreiche Unterstützung bei der Entscheidung über Neuanschaffungen. Für die Kosten- und Leistungsrechnung gibt es kaum gesetzliche Grundlagen, die zu einer einheitlichen Regelung herangezogen werden können. Sie ist aber ein Bestandteil des Rechnungswesens, das die Planung von Budget und Investitionen erleichtert.

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Wer ein Unternehmen führt, der kommt um die Umsatzsteuervoranmeldung in der Regel nicht herum. Das Umsatzsteuerrecht sieht hier gemäß § 16 UStG eine Regelbesteuerung nach vereinbarten Entgelten vor. Der Unternehmer hat unabhängig vom Zahlungseingang für alle aus Lieferungen und Leistungen entstandenen Umsätze, aber auch für Eigenverbrauch und den Bezug von innergemeinschaftlichen EU-Waren, eine Voranmeldung anzuzeigen und entsprechende Zahlungen an das Finanzamt zu leisten.

Anders als bei der Ist-Besteuerung, spielt es bei der Regelbesteuerung (Soll-Besteuerung) keine Rolle, wann die Zahlungen der Kunden eingehen. Als Bemessungsgrundlage dient einzig die erbrachte Leistung oder Lieferung. Dies führt in vielen Unternehmen mit hoher Forderungsquote nicht selten zu immensen Liquiditätsschwierigkeiten.

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Mittelständische Unternehmen kämpfen ums Überleben. Die Weltwirtschaftskrise und eine hohe Steuerbelastung sorgen in nicht wenigen Betrieben für große Liquiditätsschwierigkeiten. Ausbleibende Aufträge oder Forderungsausfälle treiben die Zahl der Insolvenzanmeldungen in die Höhe. Werden dann noch Umsatzsteuervorauszahlungen fällig, ist das finanzielles Desaster kaum mehr aufzuhalten.

Grundsätzlich kennt das Umsatzsteuerrecht nur die Soll-Besteuerung, welche deshalb hier auch als Regelbesteuerung verstanden wird. Bei der Regelbesteuerung sind alle Erträge aus Lieferungen und Leistungen bereits mit Erfüllung dieser der Umsatzsteuer zu unterwerfen. Mittels Umsatzsteuervoranmeldungen müssen dem zuständigen Finanzamt alle diesbezüglichen Transaktionen gemeldet, und die aufgerechnete Umsatzsteuer abgeführt werden. Zahlungseingänge der vom Unternehmen in Rechnung gestellten Lieferungen und Leistungen bleiben hier unberücksichtigt, woraufhin Forderungsausfälle dem zur Folge auch keine Minderung der Umsatzsteuerschuld nach sich ziehen.

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