Online-Kassenbuch

Wer den Weg ind die Selbstständigkeit wagt und ein Unternehmen gründet, auf den warten eine ganze Menge Aufgaben. Eine davon ist das Führen des Kassenbuchs im Rahmen der buchhalterischen Tätigkeiten. Die Buchführung ist ein komplexes Thema und wird von den meisten Menschen eher ungerne erledigt, jedoch ist es zwingend notwendig, alle Ausgaben und Einnehmen ordnungsgemäß zu erfassen, damit beispielsweise auch die Umsatzsteuervoranmeldung erstellt werden kann.

Was im privaten Bereich das Führen des Haushaltsbuches ist, ist im betrieblichen Sinne das Führen des Kassenbuchs. Ob für die GmbH, die AG, die GbR oder aber die KG: Das Kassenbuch ist eines der wichtigsten buchhalterischen Instrumente, ohne die die Buchhaltung nur sehr erschwert zu bewerkstelligen ist.

Das Kassenbuch ist die simpelste Form der Buchführung

Grundsätzlich kann das Führen des Kassenbuchs als die einfachste Form der Buchführung angesehen werden. Im Kassenbuch finden sowohl die Ausgaben als auch die Einnahmen des Unternehmens nebeneinander Platz, sodass am Ende des Geschäftsjahres lediglich saldiert werden muss, um das Ergebnis ablesen zu können. Anhand der Definition ist jedoch erkennbar, dass mit Hilfe des Kassenbuchs lediglich die Kassenbestände dokumentiert werden. In der Regel ist dies das Barvermögen des Unternehmens, von dem beispielsweise Kraftstoff, Büromaterial und Hilfsstoffe gekauft werden. Üblicherweise wird das Kassenbuch handschriftlich geführt, jedoch gibt es mehr und mehr Anbieter, die das Führen eines sogenannten Online-Kassenbuchs anbieten. Mit diesem Online-Kassenbuch soll die Buchführung künftig noch einfacher werden, damit auch Laien oder Jungunternehmer hier problemlos einsteigen können, ohne dass explizite Vorkenntnisse erforderlich wären.

Diese Daten müssen auch im Online-Kassenbuch enthalten sein

Neben der Summe der Einnahmen in die Kasse und der Summe der Ausgaben müssen sämtliche Geschäftsfälle mit Datum, einer Belegnummer und auch mit dem jeweiligen Steuersatz versehen werden. Ebenfalls muss der aktuelle Kassenstand zu jeder Zeit erkennbar werden. Das Kassenbuch darf zahlenmäßig nie unter Null sein, da es das Barvermögen bzw. den Kassenbestand aufzeigt. Es sollte darüber hinaus regelmäßig geführt werden, eine Pflicht hierzu besteht jedoch in vielen Fällen nicht.
Wird ein Online-Kassenbuch erstellt, dann empfiehlt es sich, alle Belege von Hand zu nummerieren und diese Nummerierungen dann in das Online-Kassenbuch zu übernehmen. Dies erleichtert sowohl den Steuerberatern als auch den Prüfern der zuständigen Finanzämter die Arbeit sehr. Außerdem können so meist auch erhebliche Kosten eingespart werden.

Das Resultat des Kassenbuchs ist jedoch stets gleich, denn hier soll der aktuelle Stand der Kasse ersichtlich werden. Mit Hilfe dieses Kassenstandes kann dann auch die Einnahmen-Überschuss-Rechnung sowie die Umsatzsteuervoranmeldung problemlos erstellt werden.

Nicht jeder muss jedoch ein Kassenbuch führen

Grundsätzlich besteht keine direkte Verpflichtung, ein handschriftliches Kassenbuch oder ein Online-Kassenbuch zu führen. Einzelunternehmer und sogenannte Nebenerwerbstätige sind vom Führen des Kassenbuchs befreit. Da es jedoch Pflicht ist, monatlich oder quartalsmäßig eine Umsatzsteuervoranmeldung abzugeben, ist das Führen des Kassenbuchs entsprechend also extrem wichtig. Wer nicht kontinuierlich Einnahmen und Ausgaben saldiert, der wird es äußerst schwer haben, der zuständigen Finanzbehörde richtige Zahlen für die Umsatzsteuer und auch für die Einnahmen-Überschuss-Rechnung zu präsentieren.

Mit dem Online-Kassenbuch immer den richtigen Überblick über Einnehmen und Ausgaben haben.

Das Führen eines Online-Kassenbuchs ist darüber hinaus immer auch eine gute Möglichkeit, Einfluss auf die kommenden Ausgaben zu nehmen. Denn nur wer genauestens über das vorhandene Vermögen informiert ist, kann entsprechend wirtschaftlich handeln. Wer keinen Überblick über die aktuellen Zahlen hat, der manövriert sich schnell ins unternehmerische Aus, sodass der Betrieb wohl eher rote Zahlen statt schwarze schreiben wird. Wer dies vermeiden will, der ist –auch wenn dies nicht zwingend erforderlich ist- mit dem Führen des Kassenbuchs immer auf dem richtigen Weg. Online-Kassenbücher sind auch von Laien problemlos zu führen – und diese sparen in der Regel viel Zeit und auch Papier.

Einkommensteuergesetz ist Grundlage für die ¾-Rechnung

Das Gegenstück zur doppelten Buchführung, bei der alle Buchungen mit einer Gegenbuchung auf einzelne Konten verbucht werden müssen, ist die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) bzw. die ¾-Rechnung. Der Begriff ¾-Rechnung geht zurück auf den § 4 Abs. 3 des Einkommensteuergesetzes (EStG). Alle Steuerpflichtigen, die ihrerseits nicht dazu verpflichtet sind, Bücher zu führen und in diesem Sinne auch keine einzelnen Kontenabschlüsse erstellen müssen, könne ihre Gewinne oder Verluste mit Hilfe der ¾-Rechnung als Betriebseinnahme oder auch Betriebsausgabe ausweisen.

Für wen gilt die ¾-Rechnung?

Die ¾-Rechnung oder Einnahmen-Überschuss-Rechnung kann von den Betrieben durchgeführt werden, die von der üblichen Buchführungspflicht befreit sind. Hierunter fallen vor allem die klassischen Nicht-Kaufleute und die Freiberufler aller Branchen. Als Nicht-Kaufleute verstehen sich alle die Unternehmer, die kein Handelsgewerbe betreiben, welches ein in einer kaufmännischen Art und Weise eingerichteter geschäftlicher Betrieb erfordert. Ist dies gegeben, so darf das Unternehmen als Kleingewerbe geführt werden, welches wiederum auch dadurch erkennbar ist, dass es einfache, gut strukturierte und daher auch transparente Geschäftsfälle aufweist. Wird das Unternehmen jedoch als GmbH, AG, OHG oder KG geführt, so tritt hier wieder die doppelte Buchführungspflicht in Kraft, d. h., die ¾-Rechnung darf nicht angewandt werden. Das Gleiche gilt auch dann, wenn der Betrieb ins Handelsregister aufgenommen wurde.

Umsatz- und Gewinngrenzen bei der ¾-Rechnung

Um in den Genuss der ¾-Rechnung bzw. der Einnahmen-Überschuss-Rechnungen zu kommen, müssen bestimmte Umsatz- und Gewinn-Höchstgrenzen beachtet werden. Der Umsatz eines Kleinunternehmers darf jährlich nicht mehr als 500.000 Euro betragen; der Gewinn ist an eine Höchstgrenze in Höhe von maximal 50.000 Euro gebunden. Werden diese Grenzen überschritten, so greift umgehend die Buchführungspflicht.

Funktionsweise der ¾-Rechnung

Die ¾-Rechnung stellt ein vereinfachtes Verfahren zur Gewinnermittlung in einem Betrieb dar. Diese ¾-Rechnung reicht aus, um den Verpflichtungen gegenüber den Finanzämtern nachzukommen, wenn es darum geht, den Gewinn oder den Verlust des Unternehmens zu übermitteln. Der errechnete Gewinn und Verlust errechnet sich immer aus der Differenz beider Größen und erfordert deshalb kein explizites Fachwissen. Anhand eines speziellen Formulars des Finanzministeriums ist das Betriebsergebnis zu übermitteln, und nur wenn sich das Betriebsergebnis auf eine Summe unterhalb der 17.500 Grenze bewegt, bedarf es dieses Formulars nicht. Die Gewinnübermittlung kann dann formlos erfolgen.

Einfache Aufzeichnung reicht bei der ¾-Rechnung aus

Für die Erstellung der einfachen ¾-Rechnung bzw. der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) reicht es aus, alle in einer Rechnungsperiode entstandenen Einnahmen und Ausgaben nebeneinander aufzuführen. Diese Beträge haben anhand von Belegen dokumentiert zu werden und sind den Mitarbeitern der Finanzbehörden auf Nachfrage vorzulegen. Für die Gegenüberstellung der Einnahmen und der Ausgaben selbst reicht in der Regel das Führen einer sogenannten Excel-Tabelle. Die Summe der erhaltenen Einnahmen abzüglich der Summe aller betrieblichen Ausgaben ergibt dann den Gewinn oder den Verlust.

Die ¾-Rechnung sollte trotz ihrer Einfachheit methodisch und korrekt geführt werden. Eine ordentliche Buchführung ist immer die Grundlage für ein gutes wirtschaftliches Handeln und entsprechend dem Betriebserfolg. Außerdem können durch die ordentliche Buchführung Probleme mit den Finanzämtern und Banken vermieden werden.
Und darüber hinaus haben die Unternehmer, die ihre betrieblichen Zahlen im Griff haben, meist wesentlich bessere Chancen auf dem Markt und entsprechend auch bei großer Konkurrenz bestehen zu können.

Viele Unternehmensgründer gehen davon aus, dass sich ihre Umsätze bereits in den ersten Jahren der Betriebsgründung erheblich steigern werden. Je nach Art der zu veräußernden Waren oder Dienstleistungen ist dies auch so, allerdings gibt es auch viele Unternehmer, die hier allzu positive Prognosen aufstellen. Die Einnahmen werden schlichtweg zu hoch eingeschätzt, die Kosten wiederum deutlich zu niedrig. Die Auswirkungen dieser Schätzungen sind in der Regel fatal und bedeuten nicht selten das Ende der beruflichen Selbstständigkeit.

Kostenrechnung und Kalkulation in der Buchführung

Wer den zu erwartenden Kosten und Umsätzen der betrieblichen Selbstständigkeit nicht planlos ausgeliefert sein will, der wird explizit nicht darum herumkommen, eine exakte Kostenrechnung zu betreiben. Die Kostenrechnung ist ein Instrument der Buchführung, mit deren Hilfe Angebotspreise kalkuliert werden und somit auch die zu erwartenden Kosten und Umsätze eingegrenzt werden können. Die Kostenrechnung unterteilt sich in die Kostenartenrechnung und die Kostenstellenrechnung, wobei Letztere genau angeben kann, welche Abteilung im Unternehmen welche Kosten verursacht. Mit Hilfe der Kostenartenrechnung und auch der Kostenstellen- und Kostenträgerrechnung lässt sich insgesamt ermitteln, wie hoch der Angebotspreis der Waren sein muss, damit der sogenannte Break-even-Point, der Punkt, an dem das zu veräußernde Produkt Gewinne erzielt, überschritten wird. Die Kostenrechnung zeigt ebenfalls auf, ob die erwirtschafteten Umsätze über einen längeren Zeitraum ausreichend sein werden, um die anfallenden Kosten adäquat zu decken.

Kostenartenrechnung in der Buchführung

Bei der Kostenartenrechnung sind einige Werte nötig, damit die Kalkulation des Verkaufspreises richtig ermittelt werden kann. Zunächst ist hier der zu erwartende oder bereits vorhandene Umsatz zu notieren. Von dieser Größe ist dann der jeweilige Waren- oder Materialeinsatz zu subtrahieren. Die Summe ergibt einen ersten Rohertrag, von dem wiederum die entstandenen Personalkosten abzuziehen sind. Es ergibt sich mit dieser Zahl ein weiterer Rohertrag, von dem dann zusätzlich Zinsen, Abschreibungen und alle weiteren Kosten, wie beispielsweise Steuern, Versicherungen, Fahrzeugkosten oder Verwaltungs- und Werbungskosten abzuziehen sind. Die resultierende Summe ist der Gewinn vor Abzug der Steuern.

Die Kostenträgerrechnung hat Auswirkungen auf das Betriebsergebnis

Die Kostenrechnung wirkt sich in der Regel elementar auf das zu erwartende Betriebsergebnis aus. Wird im Unternehmen keine Kostenrechnung betrieben, so steht aufgrund von Fehlentscheidungen nicht selten das ganze Fortbestehen des Unternehmens auf dem Spiel. Die Kostenträgerrechnung soll dies vermeiden, da hier eine Preiskalkulation durchgeführt werden kann, die sich auf die Kosten und Umsätze innerhalb des Betriebes stützt, gleichzeitig aber auch die Marktfähigkeit testet. Da die Nachfrage der einzelnen Produkte maßgeblich deren Preis bestimmt, muss sich das Unternehmen auch an externen Faktoren orientieren. Der Preis der Ware sollte stets eine Konkurrenzfähigkeit behalten, sodass die Absetzbarkeit überhaupt gewährleistet ist. Mit der Kostenrechnung, sprich der Kalkulation des Verkaufspreises, kann so schnell geklärt werden, ob das zu veräußernde Produkt oder die jeweilige Dienstleistung überhaupt auf dem Markt bestehen kann.

Kostenrechnung kann Schwachstellen aufdecken

Ob ein Unternehmen konkurrenzfähig ist oder bleibt und auch gute Gewinne erwirtschaften kann, hängt deshalb immer auch von der Kostenrechnung des Betriebes ab. Buchhalter aus dem Bereich Kostenrechnung haben deshalb stets zur Aufgabe, den Markt langfristig zu beobachten und Vergleiche zu anderen Unternehmen zu ziehen. Nur so ist es dauerhaft möglich, den eigenen Betrieb in schwarzen Zahlen zu halten. Wer verfolgt, wie sich die Kosten und die Umsätze entwickeln, kann schnell auch Schwachstellen aufdecken und hier gegensteuern. Die Preise sollten niemals dem Gefühl entspringen, sondern stattdessen explizit kalkuliert sein. Dies ist besonders dann sehr wichtig, wenn viele Marktteilnehmer das gleiche Produkt veräußern. Preisschwankungen unterhalb der einzelnen Händler werden vom Kunden in der Regel schnell abgestraft, sodass nur der Anbieter den Zuschlag erhält, der sich preislich deutlich von der Konkurrenz absetzt.
Die Buchführungsabteilung sollte deshalb immer auch eine Kostenrechnungsabteilung beinhalten.

Handelt es sich um Einnahmen, so werden diese den Unternehmensgewinn positiv beeinflussen, handelt es sich jedoch um Ausgaben, so mindern diese in der Regel das Betriebsergebnis, was allerdings auch für einen Steuervorteil sorgt.

Bewirtungskosten bieten bei Abzug einen steuerlichen Vorteil

Bezüglich der Bewirtungskosten gilt es jedoch einige Vorschriften zu beachten, da diese sonst nicht immer steuerlich geltend gemacht werden können. Die zuständigen Finanzbehörden richten sich hier explizit nach den gesetzlichen Vorgaben und streichen ihrerseits umgehend die steuerliche Abzugsfähigkeit bei Nichteinhaltung dieser Vorschriften. Wer hier keine Nachteile in Bezug auf die Steuervergünstigungen haben möchte, der sollte ein genaues Augenmerk auch auf die Restaurantrechnungen legen, denn nur so kann ein betrieblich veranlasster Aufwand ordnungsgemäß in Abzug gebracht werden.

Vorschriften für in Abzug zu bringende Bewirtungskosten

Wer Bewirtungskosten von den Finanzbehörden anerkannt haben will, der muss sich diesbezüglich genau an die Vorschriften halten. Restaurantrechnungen werden von den Betreibern der Gaststätten nicht immer nach diesen Regelungen erstellt, sodass hier stets auch Eigeninitiative gefragt ist. Ansonsten kommt das böse Erwachen spätestens bei der Steuerprüfung, was dann häufig auch zu Nachforderungen durch das Finanzamt führt.

Im Zuge der Einkommenssteuer und auch der Körperschafts- und Gewerbesteuer sind die Kosten für Bewirtungen und deren Abzugsfähigkeit auf 70 Prozent beschränkt. Ein Vorsteuerabzug ist hier allerdings zu 100 Prozent möglich und ergibt sich aus der Rechnung für die jeweiligen Bewirtungskosten.
Bewirtungskosten sind immer nur dann abzugsfähig, wenn einwandfrei erkennbar ist, dass die Bewirtung ausschließlich einen betrieblichen Anlass zum Zweck hatte. Ist dies nicht anhand der Rechnung auch erkennbar, ist die Steuerabzugsfähigkeit möglicherweise gefährdet.

Bewirtungskostenrechnungen bis zu einer Höhe von 150 Euro bedürfen einiger Angaben

Alle Bewirtungskostenrechnungen unterliegen einer Staffelung der jeweiligen Höhe und unterliegen somit auch unterschiedlicher Anforderungen. So müssen Bewirtungsrechnungen bis zu einer Höhe von 150 Euro immer auch den Namen und die Anschrift des hier leistenden Unternehmers enthalten und auch das jeweilige Ausstellungsdatum der Rechnung oder des Beleges darf nicht fehlen. Die Bewirtungsrechnung muss darüber hinaus maschinell erstellt sein und auch eine fortlaufende Rechnungsnummer enthalten. Die kumulierte Bezeichnung ‚Speisen und Getränke’, die früher üblich war, ist heute nicht mehr statthaft, sodass hier explizit auf die detaillierte Ausweisung bestanden werden sollte. Als Entgelt ist der Bruttobetrag der Rechnung zu sehen und der Ausweis der Mehrwertsteuer darf auch nicht fehlen.

Sonderregelungen bei Bewirtungen über 150 Euro

Eine andere Regelung bezüglich der steuerlichen Abzugsmöglichkeit ergibt sich bei Restaurantrechnungen über 150 Euro. Hier muss zusätzlich noch die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-ID des Ausstellers enthalten sein sowie der Name und die Anschrift es Leistungsempfängers, also des Restaurantbesuchers. Das Nettoentgelt ist aufzuteilen nach den jeweiligen Umsatzsteuersätzen und der Umsatzsteuerbetrag muss in Euro aufgeführt sein.

Bewirtungskostennachweise müssen sichtbare Angaben enthalten

Aus allen Bewirtungskostennachweisen müssen diverse Angaben hervorgehen, damit die steuerliche Abzugsfähigkeit hier nicht gefährdet ist. So werden beispielsweise Sammelbegriffe von keiner Finanzbehörde anerkannt, sondern die Bewirtungskosten hier entsprechend gleich als privat veranlasst eingestuft und gestrichen. Das Aufführen der Namen aller Teilnehmer an der Bewirtung ist die eine Sache, der Anlass der jeweiligen Bewirtung detailgenau aufführen zu lassen dann eine andere. Die eingetragene Gesamtbezeichnung Geschäftsbesprechung beispielsweise reicht hier nicht aus. Die Bewirtungsrechnung selbst ist dann noch durch den Bewirtenden, also durch den Restaurantbesitzer, zu unterzeichnen, sodass eine Legitimation hier stets gegeben ist und durch die Mitarbeiter der Finanzbehörden auch nachweisbar wird.

Weltweit und besonders in Europa kämpfen verschiedene Organisationen seit Langem um die Anerkennung und ein sinnvolles Miteinander behinderter und nicht behinderter Menschen. 2006 beschlossen die Vereinten Nationen einen Menschenrechtsvertrag zu dem Thema, Bezug nehmend auf die geschätzten rund 650 Millionen Behinderten weltweit. Die Länder die sich bereit erklärten die damit getroffenen Festlegungen zu unterstützen, fordern gleiche Rechte in Bildung und Arbeitswelt, das Recht an Besitz, ein Verbot der Diskriminierung in der Ehe und das Recht auf Kinder sowie das Verbot von Experimenten an behinderten Menschen. Barrierefreiheit wird in besonderem Maße gefordert.

Steuererleichterungen durch den Schwerbehindertenausweis

Eine der ersten Maßnahmen ist es, einen Schwerbehindertenausweis zu beantragen. Dadurch werden mitunter Vorteile möglich wie beispielsweise Steuererleichterungen. Auch im Arbeitsrecht wirkt sich dieser Status aus. Immer mehr im Vordergrund stehen in Deutschland die so genannten Werkstätten für behinderte Menschen. Diese sollen eine Eingliederung von Menschen mit Behinderung in das Arbeitsleben fördern. Wer nicht auf dem „normalen“ Arbeitsmarkt arbeiten kann, soll hier die Möglichkeit erhalten, durch das Recht auf einen solchen Werkstattarbeitsplatz am Arbeitsleben teilzunehmen. Hier wird eine angemessene berufliche Bildung angeboten. Die Leistungsfähigkeit soll beständig weiterentwickelt und erhalten werden. Auch können die Betroffenen hier Geld verdienen, wenn auch in geringerem Maße, als auf dem öffentlichen Arbeitsmarkt. So erhalten sie jedoch ein großes Stück Eigenständigkeit, was vielen hilft, ihre Persönlichkeit zu entwickeln. Durch die Werkstatt werden die Übergänge der Menschen in den allgemeinen Arbeitsmarkt gefördert. Auch gibt es die so genannten ausgelagerten Arbeitsplätze, die dem noch besseren Übergang dienen sollen. Arbeitsgeber, die solchen Werkstätten Aufträge erteilen, können einen Teil der Kosten auf die so genannte Ausgleichsabgabe anrechnen. Diese Ausgleichsabgabe, auch Schwerbehindertenabgabe genannt, hat ein Betrieb zu entrichten, der nicht die gesetzlich vorgeschriebene Zahl an Schwerbehinderten beschäftigt. Ab einer Betriebsgröße von 20 Personen müssen 5 % der Mitarbeite Schwerbehinderte sein. Erfüllt ein Betrieb diese Vorgabe nicht, muss er diese Abgabe entrichten. Dies ist ein Ausgleich dafür, dass sich andere Arbeitgeber dieser Aufgabe stellen, und durch Zusatzurlaub oder behindertengerechte Ausstattung des Arbeitsplatzes erhöhte Kosten haben. Eine entsprechende Person ist zu wählen, die die Schwerbehinderten-Vetretung bildet. In größeren Betrieben besteht diese natürlich aus mehreren Personen. Hier wird darauf geachtet, dass im Betrieb die Rechte eingehalten und die Möglichkeiten ausgeschöpft werden, diesen Arbeitnehmern trotz der Behinderung ein gutes Arbeitsklima zu gewähren und entsprechend der Möglichkeiten Erleichterungen für ihre Arbeit zu ermöglichen. Dinge wie zusätzlicher Urlaub oder besondere Weiterbildungsmaßnahmen müssen berücksichtigt werden.

Viele Arbeitnehmer scheuen sich davor, Schwerbehinderte einzustellen. Dies hat vor allem mit Unkenntnis zu tun und mit den Schwierigkeiten, die eventuell in der Organisation auf ihn zukommen. Daher kaufen sich manche lieber mit der Ausgleichsabgabe frei. Hinzu kommt, dass viele Arbeiten, die gut von behinderten Menschen durchgeführt werden konnten, immer mehr wegfallen wie Pförtner- und Telefonistentätigkeiten und andere körperlich leichtere Arbeiten, die früher in jeder Firma gebraucht wurden. Müssen im Betrieb dann Mehrarbeit in Form von Überstunden oder dergleichen angeordnet werden, gelten auch hier besondere Bestimmungen, die es zu beachten gilt. Auch ist die Schichtarbeit nicht so einfach durchsetzbar. Aus allen diesen Gründen nehmen viele Arbeitnehmer davon Abstand, einen Schwerbehinderten einzustellen, obwohl dieser eine Bereicherung der Firma sein könnte. Daher wurde festgelegt, dass im öffentlichen Dienst Menschen mit gleicher Eignung und Schwerbehinderung bei Bewerbungen auf neue Stellen vorzuziehen sind.

Gewinn-und-Verlust-Rechnung ist für Kaufleute Pflicht

Gemäß dem § 242 des HGB ist es Pflicht, dass jeder Kaufmann am Ende des Geschäftsjahres, was aber nicht unbedingt immer am 31. Dezember enden muss, eine Gegenüberstellung der Aufwendungen und auch der Erträge zu erstellen. Hierfür gibt es bestimmte Vorschriften, die neben dem Handelsgesetzbuch aber auch in den Steuergesetzen und sogar im internationalen Recht verankert sind. Beispielsweise muss die Gewinn-und-Verlust-Rechnung einen einheitlichen Aufbau und eine Struktur enthalten, ohne die keine GuV ihre Gültigkeit besitzt. Ebenfalls muss sie stets offengelegt werden, damit Außenstehende hier eine Einsicht oder gar Prüfung vornehmen können.

Ausnahmen gibt es nur bei Einzelkaufleuten oder Personengesellschaften, die laut Gesetz auf diese Veröffentlichung verzichten dürfen, wenn der jeweiligen Bilanz eine explizite Anlage mit den erklärenden Angaben zur Verlust- oder Ertragslage beigefügt wurde.

Formaler Aufbau der Gewinn-und-Verlust-Rechnung

Da jede GuV eine bestimmte Form einhalten muss, hat der Gesetzgeber entsprechend auch Formen vorgeben.
Zunächst gibt es hier die Konten- oder Staffelform, bei der die GuV bei ersterer das Ergebnis als Saldo auf dem jeweiligen Konto anzeigt, bei letzterer hingegen das Periodenergebnis gestaffelt und untereinander anzeigen wird. Hat sich das Unternehmen für eine Form entschieden, so gibt es hier keine Wechselmöglichkeit mehr.
Für Kapitalgesellschaften ist allerdings die Staffelform Pflicht.

Die Gewinn-und-Verlust-Rechnung und das Brutto- oder Nettoprinzip

Handelt es sich bei den Positionen der Gewinn-und-Verlust-Rechnung um handelsrechtliche Aufwands- oder Ertragskonten, müssen diese explizit als Einzelpositionen in der jeweiligen GuV aufgeführt werden. Eine andere Handhabung ist hier unzulässig. Lediglich einigen kleineren oder mittleren Unternehmen ist es gestattet, aus Gründen der Wettbewerbsfähigkeit einige Positionen zusammenzufassen. Hierbei handelt es sich dann um das sogenannte Nettoverfahren, welches jedoch nicht von der Pflicht der ordnungsgemäßen Darstellung aller Aufwendungen und Erträge entbindet. Die Erfolgsbestandteile müssen auch hier hervorgehoben werden und auch das Führen eines entsprechenden Kontenplanes ist Pflicht.

Ergebnisermittlung bei der Gewinn-und-Verlust-Rechnung

Um das Betriebsergebnis ermitteln zu können, müssen alle Positionen der GuV saldiert werden, um anschließend den Verlust oder den Gewinn berechnen zu können. Hierzu zählt unter anderem der gesamte Bereich der Umsatzerlöse, die Veränderungen der fertigen und unfertigen Produkte, die Eigenleistungen, sonstige betriebliche Erträge, der Materialaufwand bei den Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffen, der Personalaufwand und die Abschreibungen, alle Erträge aus den unterschiedlichen Unternehmensbeteiligungen, Zinsen von Wertpapieren und sonstigen Geldanlagen.

Steht der Jahresabschluss dann an, wird der Saldo der Gewinn-und-Verlust-Rechnung ermittelt und dem Eigenkapitalkonto zugefügt. Je nachdem ob der Saldo der GuV in einen Gewinn oder einen Verlust mündet, ist entsprechend auch das Betriebsergebnis beeinflusst. Ein hoher Verlust auf dem Gewinn- und Verlustkonto bedeutet ein geschmälertes Eigenkapitalkonto und somit auch ein niedrigeres Betriebsergebnis. Im umgekehrten Fall bedeutet dann ein hoher Ertragssaldo eine Steigerung auf dem Eigenkapitalkonto und ein höheres Betriebsergebnis.

Beide Kontenkreise, das Gewinn- und Verlustkonto und auch das Eigenkapitalkonto verbinden sich dann bei der Erstellung des Jahresabschlusses zur Darstellung der doppelten Buchführung.

Wer selbstständig tätig ist, sei es, weil er ein Architekturbüro, eine Schneiderei oder ein Internetshop betreibt, ist ab einer gewissen Einkommensgrenze umsatzsteuerpflichtig, dh., er muss monatlich oder quartalsmäßig Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen.

Bei örtlichen Geschäftsbetrieben ist das den meisten Unternehmern klar; dass jedoch auch der klassische eBay-Verkäufer Umsatzsteuer zahlen muss, wird oftmals vergessen. Zwar ist es sehr einfach als gewerblicher Verkäufer tätig zu werden und diesbezüglich auch einen Onlineshop zu errichten, die Umsatzsteuer Internet allerdings findet zumindest am Anfang der neuen Tätigkeit eher wenig Beachtung.

Umsatzsteuer Internet – Grundsatz

Die Umsatzsteuer ist aus dem Grundsatz entstanden, dass für alle Waren, die das Unternehmen verlassen, und auch für alle erbrachten Dienstleistungen anschließend ein festgelegter Steueranteil an das zuständige Finanzamt abgeführt werden muss. Da ein Großteil der Unternehmen jedoch eigene Waren produzieren und hierfür ebenfalls Produkte einkaufen müssen, ist es erlaubt, die hier gezahlte Mehrwertsteuer (in diesem Fall wäre das die Vorsteuer) von der zu zahlenden Umsatzsteuer abzuziehen. Dies gilt allerdings nicht nur für Wareneingangsrechnungen, sondern für alle Eingangsrechnungen, auf denen die Mehrwertsteuer berechnet wurde.

Umsatzsteuer Internet – die Voraussetzungen

Die Umsatzsteuer muss natürlich nur der an das Finanzamt abführen, der auch als Unternehmer tätig ist. Privatpersonen, die beispielsweise bei ebay vereinzelt Artikel verkaufen, sind nicht steuerpflichtig, d. h., für sie entfällt die Umsatzsteuer Internet.

Weiterhin muss darauf geachtet werden, dass die Umsätze des eCommerce immer im Inland abgewickelt werden. Auch hier muss wieder auf den klassischen eBay-Verkauf hingewiesen werden, da besonders hier die Waren auch in die Schweiz oder nach Österreich verschickt werden.

Umsatzsteuer Internet entfällt bei Kleinunternehmern

Wer seinen Internet- oder Ebay-Shop nur nebenberuflich oder in einem kleinen Rahmen betreibt, der läuft steuerlich in den meisten Fällen unter der sogenannten Kleinunternehmerregelung. Hier kommt der § 19 (Abs. 1) des Umsatzsteuergesetzes zum Tragen, der besagt, dass Unternehmer, die im vergangenen Kalenderjahr keine Umsätze über 17.500 Euro getätigt haben und im laufenden Jahr diese die Grenze von 50.000 Euro voraussichtlich nicht übersteigen werden keine Umsatzsteuervoranmeldungen abzugeben brauchen. Ist dies der Fall, muss auch die Umsatzsteuer Internet nicht aufgeführt und an das Finanzamt abgeführt werden. Ein Vorsteuerabzug ist dann jedoch entsprechend ebenfalls nicht möglich.

Umsatzsteuer Internet – Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

Besonders im Zusammenhang mit den diversen Internetverkäufen taucht immer wieder auch die Frage nach der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer auf. Viele Unternehmer wissen nicht, ob die reguläre Steuernummer ausreicht, oder ob doch explizit eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer angefordert werden muss. Im Rahmen der ordnungsgemäßen Anbieterkennzeichnung ist die Angabe der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer jedoch nur dann Pflicht, wenn auch eine diesbezügliche Identifikationsnummer vorliegt, dh. beantragt wurde.

Gewerbeanmeldung für den Internetshop

Ob ein Gewerbe angemeldet werden muss, ist besonders bei den ebay-Verkäufen nicht immer klar ersichtlich. Viele als privat deklarierte Verkäufer veräußern monatlich so viele Artikel, dass hier eigentlich von einem gewerblichen Verkauf ausgegangen werden muss. In vielen Fällen werden diese sogenannten privaten Verkäufer dann zunächst abgemahnt und in einem weiteren Schritt dann auch dem Finanzamt gemeldet.

Grundsätzlich muss deshalb eine Gewerbeanmeldung gemäß § 14 der Gewerbeanmeldung dann erfolgen, wenn der Unternehmer gewerblich tätig ist, bzw. die erzielten Umsätze auf eine gewerbliche Tätigkeit hinweisen.

Das Gewerbe selbst unterliegt dem Einkommensteuergesetz, da hier davon ausgegangen werden muss, dass mit dem Gewerbe Gewinne erzielt werden sollen. Dies ist auch dann der Fall, wenn es sich um eine nebengewerbliche Tätigkeit handelt.
Auch ist es als unerheblich zu sehen, ob das Unternehmen tatsächliche Gewinne macht oder ob es letztendlich doch mit einem Verlust und roten Zahlen abschließt –das Gewerbe muss entsprechend angemeldet werden.

Nach der Gewerbeanmeldung kann der Jungunternehmer dann jedoch entscheiden, ob er zunächst als Kleinunternehmer tätig sein will (in diesem Fall wird die Umsatzsteuer Internet nicht separat ausgewiesen) oder ob er gleich auch die Regelbesteuerung wählt.

Bewertung von Stillen Reserven realistisch sehen

Ist von der Stillen Reserve die Rede, so muss man unterscheiden, ob es sich hier um eine echte buchhalterische Stille Reserve handelt oder eben nur um eine Liquiditätsreserve. Erstere wirkt sich in der Bilanzanalyse jedoch nur positiv auf die Bilanzrelation aus.

Betrachtet man die Stille Reserve hingegen mal ganz nüchtern, so ist sie beispielsweise bei einer Insolvenz kaum mehr das Papier wert auf dem sie steht. Denn muss die Stille Reserve als Vermögensgegenstand verwertet werden, so kann hier oftmals nicht mal mehr der tatsächliche Buchwert erzielt werden.

Bildung von Stillen Reserven

Um eine Stille Reserve zu bilden, müssen die Vermögensgegenstände auf der Aktivseite der Bilanz niedriger bewertet werden, als sie tatsächlich sind.
Die Passivseite hingegen bedarf eine höhere als tatsächliche Zahl an Verbindlichkeiten, um als Stille Reserve eingetragen werden zu können.
Stille Reserven haben in der Regel den Vorteil, dass sie meist schnell und problemlos aufgelöst werden können und somit zu einem Bonitätszuwachs führen.

Stille Reserven aus dem Umlaufvermögen

Die meisten Stillen Reserven lassen sich aus den Positionen des Umlaufvermögens bilden. In der Regel sind es die Bilanzposten Forderungen aus Lieferungen und Leistungen und auch die Vorräte, mit denen sich das Unternehmen eine Stille Reserve erwirtschaften kann.
Bei den Forderungen können sich durch nicht mehr notwendige Abwertungen Reserven ergeben; bei den Vorräten sind es die noch nicht abgerechneten Leistungen mit den bezogenen Firmen.

Stille Reserven im Anlagevermögen

Auch im Anlagevermögen lassen sich Stille Reserven anlegen. Hier kommt meist die Absetzung für Abnutzung (AfA) ins Spiel, da mit deren Hilfe ein meist nicht unerheblicher Betrag als Stille Reserve gebildet werden kann.
In der Regel sind die Abschreibungszeiträume der einzelnen Wirtschaftsgüter wesentlich knapper bemessen, als sie tatsächlich sind, sodass beispielsweise eine Maschine noch Jahre danach im Betrieb vorhanden ist, während sie buchmäßig schon voll abgeschrieben wurde.

Für die Bildung Stiller Reserven im Anlagevermögen bieten sich jedoch noch besser die Grundstücke und die Immobilien an. Dadurch, dass Grundstücke und Gebäude dem Unternehmen langfristig dienlich sind, sorgt die laufende Inflation hier in der Regel dafür, dass sich ganz automatisch eine Stille Reserve bildet.

Auflösen von Stillen Reserven

Benötigt das Unternehmen schnell Kapital und sind keine anderen flüssigen Mittel vorhanden, so müssen meist die Stillen Reserven aufgelöst werden.
Gibt es beispielsweise unbebaute Grundstücke, so könnten diese veräußert werden.
Ist die Stille Reserve jedoch in das betriebsnotwendige Vermögen eingebunden, so sind die Möglichkeiten der Auflösung eher eingeschränkt. Da das Grundvermögen meist nicht veräußert werden kann und soll, so wird dieses in der Regel beliehen, d. h., hier kann ein entsprechendes Darlehen aufgenommen werden. Die Eigenkapitalquote ändert sich in diesem Fall zwar nicht, aber die Liquidität kann schnell verbessert werden.

Fazit zur Bildung von Stillen Reserve

Da das Grundkapital für die Auflösung von Stillen Reserven aus einigen Teilen des Umlaufvermögens meist nicht veräußert wird oder werden kann, bekommt die Stille Reserve hier entsprechend eine negative Bedeutung. Viele Buchhalter fragen sich zu Recht, ob der Begriff Stille Reserve nicht fälschlich genommen wurde. Und trotzdem gehört dieses Vermögen buchhalterisch zur Stillen Reserve und sollte keinesfalls unberücksichtigt bleiben.
Ist ein kurzfristiger Liquiditätsengpass entstanden und muss zwischenfinanziert werden, so sind die meisten Banker in der Lage die Differenz zwischen dem Buchwert und dem tatsächlichen Verkehrswert zu errechnen. Die Stille Reserve wird ab diesem Zeitpunkt dann aber auf jeden Fall zur Liquiditätsreserve, die viele Unternehmen schon vor der Insolvenz bewahrt hat.

In jedem Handelsunternehmen ergeben sich im Laufe des Geschäftsjahres zahlreiche Buchungsvorgänge, die den Erfolg des Unternehmens entweder schmälern oder ihn bestenfalls erhöhen. So hat jeder Einkauf, der im Betrieb getätigt wird und auch jeder Verkauf direkten Einfluss auf das Betriebsergebnis. Zum einen sind die entstehenden Geschäftsfälle natürlich eng mit der Produktion von Waren und deren Veräußerung verknüpft, zum anderen sind sie nur indirekt beteiligt, haben aber nicht selten wesentlich mehr Einfluss auf den Gewinn oder den Verlust des Betriebes. Um das Betriebsergebnis jedoch erstellen zu können, benötigt die Buchhaltung des Unternehmens zunächst die Anfangsbestände aller Erzeugnisse und anschließend auch die entsprechenden Endbestände der einzelnen Konten. Nur so ist es möglich, eine Gewinn-und-Verlust-Rechnung zu erstellen und mit ihr auch die Handels- und Steuerbilanz.

Bestandsveränderungen geben die Differenz zwischen Anfangsbestand und Endbestand wieder

Liegt eine Differenz zwischen dem Anfangsbestand eines Produktes vor (beispielsweise bei den unfertigen oder den fertigen Erzeugnissen), so hat sich im Laufe des Geschäftsjahres hier eine Bestandsveränderung ergeben, die entsprechend auch gebucht werden muss.
Wurden mehr Waren verkauft als eingekauft wurden, so liegt hier eine Bestandsminderung vor. Im umgekehrten Fall –wenn während des Buchungsjahres mehr Waren eingekauft als verkauft wurden, so liegt entsprechend eine Bestandsmehrung vor.

Bestandsveränderungen haben Auswirkungen auf die Aufwands- und Ertragskonten

Je nach Unternehmensform haben die Bestandsveränderungen mehr oder weniger starke Auswirkungen auf das Betriebsergebnis. Handelsunternehmen, welche zur Erstellung einer Bilanz verpflichtet sind, müssen die Bestandsveränderungen (Bestandsmehrungen oder auch Bestandsminderungen) den Ertrags- oder Aufwandskoten zuführen. Hier sind eine ganze Reihe von Buchungen nötig, die in der Regel am Ende des jeweiligen Geschäftsjahres gemeinsam mit allen anderen Abschlussbuchungen getätigt werden.

Bestandsveränderungen auf dem Wareneinkaufs- oder Warenverkaufskonto

Konten, die, wie beispielsweise die Warenkonten, sind als aktive oder passive Bestandskonten zu sehen, die über einen Anfangsbestand und einen Endbestand verfügen und deren Ergebnis über das Gewinn- und Verlustkonto (GuV) abgeschlossen werden. Konten, die jedoch über die Gewinn-und-Verlust-Rechnung abgeschlossen werden müssen, sind immer auch entweder als Aufwandskonten oder Ertragskonten zu sehen. Die Bestandsveränderungen sind jedoch immer entweder Aufwendungen oder Erträge, die sich aus den Abschlüssen der Wareneinkaufs- oder Warenverkaufskonten ergeben.

Bestandsveränderungen richtig buchen

Um eine Bestandsveränderung buchen zu können, muss auf dem Warenkonto ein entsprechender Anfangsbestand auf der Sollseite eingetragen sein. Dieser wird der Bilanz des Vorjahres entnommen und in der Regel automatisch den Konten des neuen Jahres zugeschrieben. Finden dann im laufenden Geschäftsjahr weitere Einkäufe statt, so werden diese ebenfalls auf der Sollseite des Warenkontos gebucht. Warenverkäufe, die ebenfalls während des gesamten Buchungsjahres stattfinden, werden auf der Habenseite des Warenkontos notiert.

Wird das Warenkonto am Ende des Geschäftsjahres dann abgeschlossen, so ist dem entstehenden Saldo entweder eine Bestandsminderung oder eine Bestandserhöhung zu entnehmen.

• Ist die Sollseite höher als die Habenseite – Bestandsmehrung – Es wurden mehr Waren eingekauft als verkauft
• Ist die Habenseite höher als die Sollseite – Bestandsminderung – Es wurden mehr Waren verkauft als eingekauft wurden

Die Gegenbuchungen für die Bestandsveränderungen (sowohl bei der Bestandsmehrung als auch bei der Bestandsminderung) erfolgen auf dem Warenkonto (als Saldo), damit hier erreicht wird, dass bei einer Gegenüberstellung zwischen Verkaufserlösen und den Warenkonten hier immer einheitliche Beträge und Mengen zugrunde liegen.

Bestandsveränderungen gibt es jedoch nicht nur bei den Handelsunternehmen, die lediglich Waren einkaufen und wieder verkaufen, sondern auch bei allen Betrieben, die Waren herstellen, um sie dann zu veräußern. In diesem Fall gibt es Bestandsveränderungen natürlich nicht nur beim Warenbestand der fertigen Erzeugnisse, sondern auf bei den Rohstoffen, den Hilfs- und auch Betriebsstoffen. So ist es hier beispielsweise möglich, dass der Betrieb aufgrund optimistischer Verkaufserwartungen so viele Rohstoffe bestellt, die er dann letztendlich gar nicht verarbeitet. Das Rohstoffkonto unterliegt dann am Geschäftsjahresende ebenfalls einer Bestandsveränderung.

Das Betriebsvermögen unterscheidet einzelne Vermögensarten

Das Betriebsvermögen selbst kann in mehrere Vermögensarten unterschieden werden. So gibt es zum Beispiel das notwendige Betriebsvermögen und auch das sogenannte gewillkürte Betriebsvermögen.

Das notwendige Betriebsvermögen umfasst Wirtschaftsgüter und Gegenstände, die zu einhundert Prozent und direkt für betriebliche Zwecke benötigt werden. Ein eigenbetrieblicher Zweck liegt auch dann vor, wenn das Vermögen selbst weder in der betrieblichen Buchführung noch in der Bilanz aufgeführt ist.
Wirtschaftsgüter, die mit mehr als 50 Prozent dem Betrieb zuzuordnen sind, jedoch nicht aus Grundstücken oder Grundstücksteilen bestehen, können somit im vollen Umfang dem Betriebsvermögen zugeordnet werden. Sollte allerdings auch ein Grundstücksteil diese Bedingung erfüllen, so ist dieser steuerlich und rechtlich natürlich ebenfalls in vollem Umfang als eigenbetriebliche Nutzung zu betrachten (R 4.2 Abs. 7 EStR).

Betriebsvermögen, welches hingegen nur objektiv einer betrieblichen Nutzung unterliegt, den Betrieb jedoch fördert, kann zur Gewinnermittlung hinzugezogen werden, wenn hier ein Betriebsvermögensvergleich erfolgt ist (§ 4 Abs. 1 EStG) oder auch die Erstellung einer einfachen Einnahmen-Überschuss-Rechnung erfolgt ist. In diesem Fall würde sich das Betriebsvermögen als gewillkürtes Betriebsvermögen behandeln lassen.

Betriebsvermögen – betriebliche Nutzung bei mehr als 10 Prozent

Hat der Betriebsvermögensvergleich ergeben, dass das geprüfte Grundstück mindestens 10 Prozent betrieblich genutzt wird, so darf es bei der Gewinnermittlung hinzugerechnet werden. Dies ist auch dann der Fall, wenn das Grundstück vermietet wurde, allerdings muss hier ein entsprechender Förderungszusammenhang bestehen, d. h., das Grundstück muss betrieblich genutzt sein.

Notewendiges Privatvermögen im Verhältnis zum Betriebsvermögen

Wirtschaftsgüter, welche mit mehr als 90 Prozent privat in Gebrauch sind, gelten steuerrechtlich als notwendiges Privatvermögen. Hier ist der Anteil zu klein, als dass das Wirtschaftsgut komplett dem Betriebsvermögen zuzuschreiben ist.

Spezielle Regelungen beim Erbfall

Ist es jedoch zu einem Erbfall gekommen und das Betriebsvermögen muss aufgrund von Mitunternehmeranteilen geteilt werden, so werden hier immer auch die stillen Reserven aufgedeckt, die entsprechend als ein Entnahmegewinn von Seiten des Bezogenen zu versteuern sind. Einkommensteuerrechtlich wird somit bei einem Grundstück beispielsweise dieses als aus dem Betriebsvermögen entnommen verbucht.

Klare Abgrenzung des Betriebsvermögens von Unternehmensbereich und Privatbereich

Da das Betriebsvermögen auch umsatzsteuerliche Behandlung erfährt, ist es auch unter diesem Aspekt zwingend notwendig, dass das Wirtschaftsgut explizit der richtigen Nutzung zugeordnet wird. Zum Betriebsvermögen zählen hier nur die Wirtschaftsgüter, die sich tatsächlich auch im Eigentum des Unternehmens befinden und zudem natürlich auch in einem betrieblichen Verhältnis stehen. Ist dies nicht gegeben, so hat das vermeintliche Betriebsvermögen doch in das Privatvermögen überzugehen. Steuerrechtlich kann hier dann allerdings betrieblich kein Anrechnen mehr erfolgen.

Zuordnung des Betriebsvermögens bei mehr als 10 Prozent betrieblicher Nutzung – hier hat der Unternehmer einige Möglichkeiten zur Auswahl
Konnte eine unternehmerische Nutzung des Wirtschaftsguts explizit nachgewiesen werden, so kann hier grundsätzlich ein voller Übertrag ins Betriebsvermögen erfolgen.

Unternehmer, die dies nicht möchten, können auch weiterhin den privaten Anteil bestehen lassen, jedoch muss die private Nutzung hier grundsätzlich immer als unentgeltliche Wertabgabe erfolgen, die auch der Umsatzsteuer unterzogen werden muss.

Ist keine direkte Zuordnung möglich, so kann auch eine sachgemäße Schätzung des Wirtschaftsgutes erfolgen. In diesem Fall wird nur geschätzt, in welchem Umfang der Gegenstand oder das Wirtschaftsgut betrieblich genutzt wird.