Bestandsveränderungen (BVÄ) würden unnötig, würden alle getätigten Geschäftsfälle ausschließlich das jeweilige Geschäftsjahr betreffen. Da dies jedoch eher unüblich ist, müssen für die jeweils betreffenden Konten Bestandsveränderungskonten eingerichtet werden und der jeweils gebuchte Aufwand korrigiert werden. Zu unterscheiden sind hierbei Bestandsmehrungen und auch Bestandsminderungen.

Bestandsmehrungen entstehen beispielsweise durch eingekauftes Material, welches im selben Geschäftsjahr nicht vollständig verarbeitet werden konnte. Mit dem Einkauf dieser meist unterschiedlichen Materialien (Roh- Hilfs- oder Betriebsstoffe) haben sich die einzelnen Konten insofern geändert, dass der einstige Anfangsbestand der Eröffnungsbilanzkonten durch diese Buchungen erhöht wurde. Wird nun dieses eingekaufte Material im laufenden Geschäftsjahr nicht vollständig verarbeitet, weisen die Konten am Ende des Jahres einen höheren Bestand aus, als der der Eröffnungsbilanz. Es liegt eine Bestandsmehrung vor. Diese Bestandsmehrung muss auf dem jeweiligen Konto als Zugang erfasst werden, denn im Zuge der Stichtagsinventur muss auch hier der tatsächliche Ist-Bestand eingetragen werden. Die Bestandsveränderung wird diesbezüglich auf dem Materialkonto im Soll gebucht; die Gegenbuchung erfolgt im Haben auf dem jeweiligen Materialaufwandskonto (oder auch einem Aufwandssammelkonto). Diese Buchung wird vorbereitende Abschlussbuchung genannt und erfolgt immer erst im Zuge der üblichen Abschlussbuchungen zur Ermittlung des tatsächlichen Jahresabschlusses. Nach deren Abschluss werden die Salden in die Gewinn-und-Verlust-Rechnung (GuV) und das Schlussbilanzkonto (SBK) übernommen.

Bestandsminderungen entsehen, wenn der Anfangsbestand der Materialkonten am Anfang des jeweiligen Geschäftsjahres höher war als der am Ende tatsächlich ermittelte. Dies kann insofern vorkommen, wenn das Unternehmen zunächst alle Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe verarbeitet, die es noch auf Lager hat. Wenn ein zusätzlicher Einkauf hier unnötig wurde oder auch nur minimal ausfällt, dann kann es zu einer Bestandsminderung kommen. Der Materialeinsatz ist hier dem zu Folge größer, als der Wert der diesbezüglichen Materialeinkäufe. Im Sinne des Vermögens stellt eine Bestandsminderung auch eine Minderung des Kapitals dar, die als zusätzlicher Aufwand auch buchmäßig erfasst werden muss. Das Materialbestandskonto unterliegt somit einer Berichtigung, damit auch hier der tatsächliche Ist-Bestand notiert werden kann. Das Materialaufwandskonto (oder auch ein Aufwandssammelkonto) wird bei der Eingabe der jeweiligen Buchung im Soll belastet, während die Gegenbuchung auf dem jeweiligen Materialkonto im Haben erfolgt.

Bestandsveränderungen gibt es jedoch nicht nur bei den Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffen, sondern auch bei den fertigen und unfertigen Erzeugnissen. Konnten nicht alle der im laufenden Geschäftsjahr gefertigten Produkte verkauft werden, liegt hier eine Bestandsmehrung vor. Wurden hingegen mehr Produkte verkauft, als im selben Jahr gefertigt wurden (musste auf Lagerbestände zurückgegriffen werden), liegt hier eine Bestandsminderung vor.

Bei einer Bestandsmehrung werden die Konten unfertige oder fertige Erzeugnisse im Soll verändert; die Bestandsveränderungen werden im Haben gebucht. Im umgekehrten Fall, bei einer Bestandsminderung, muss die BVÄ im Soll erfasst werden, während auf den jeweiligen Konten fertige oder auch unfertige Erzeugnisse im Haben gebucht wird.

Im Rahmen der Finanzbuchhaltung und der doppelten Buchführung besteht die Pflicht, alle Bestände einer doppelten Ermittlung zu unterwerfen. Dies geschieht in der Regel, indem alle Geschäftsfälle des laufenden Jahres auf einzelne Konten gebucht werden, die im Zuge des Jahresabschlusses in die Bilanz eingehen und den Gewinn oder Verlust des Unternehmens deutlich machen.

Um eine ordentliche Buchführung betreiben zu können, müssen die Unternehmen und Buchhaltungsabteilungen jedoch buchhalterische Ordnungssysteme führen-die sogenannten Bücher.

Zunächst ist hier das Grundbuch zu nennen. Im Grundbuch werden alle getätigten Buchungen in zeitlicher Reihenfolge systematisch aufgeführt. Neben dem Buchungsdatum findet man hier auch die jeweilige Belegnummer, das Eingangs- oder Ausgangsdatum, den Buchungstext, die Belegnummer und den gebuchten Betrag. Da hier eine lückenlose Aufstellung erfolgt, dient das Grundbuch auch als Grundlage zur Überprüfung und Kontrolle für die ordnungsgemäße Buchung auf den jeweiligen Konten und für externe Prüfungen, beispielsweise durch die zuständigen Finanzbehörden. Das Grundbuch wird in den meisten Unternehmen deshalb auch Journal (oder Primanota) genannt. In der Regel sind sie nach verschiedenen Sachgebieten sortiert und beginnen meist bei den Anlagebuchungen, zeigen dann die Eingangs- und Ausgangsrechnungen auf sowie alle Kassen- und Bankbelege.

Ein weiteres wichtiges Buch ist jedoch auch das sogenannte Hauptbuch. Im Hauptbuch werden im Gegensatz zum Grundbuch auch die Veränderungen auf den jeweiligen Konten, den sogenannten Sachkonten, sichtbar gemacht. Einzelne Vermögens- und Kapitalposten sind hier exakt aufgeschlüsselt und mit den jeweiligen Gegenkonten versehen, sodass ein Schließen auf die Ursache der Veränderung zu jeder Zeit möglich ist. Mit Hilfe der eingegebenen Belegnummer, des Datums und des Gegenkontos kann so ein schnelles Wiederfinden der Belege gewährleistet werden.

Da das Führen eines reinen Haupt- und Grundbuches meist nicht reicht, um eine entsprechende Übersichtlichkeit zu sichern, werden in mittleren bis großen Unternehmen noch die sogenannten Nebenbücher geführt. Dies ist sinnvoll, wenn anhand des Hauptbuches nicht ersichtlich ist, in welcher Höhe Forderungen bei den jeweiligen Kunden, oder auch Verbindlichkeiten gegenüber einzelnen Lieferanten bestehen. Mit Hilfe der Nebenbücher können beispielsweise die Kundenbuchhaltung (Debitorenbuchhaltung) wie auch die Lieferantenbuchhaltung (Kreditorenbuchhaltung) explizit dargestellt werden. Hier werden keine Buchungen mit Gegenbuchung dargestellt, sonders lediglich die einzelnen Kreditoren oder Debitoren angesprochen. Auch die Buchungen im Barvermögen, der Kasse, machen meist eine separate Buchführung nötig. Hier ist das sogenannte Kassenbuch zu nennen. Die Lohn- und Gehaltsabrechnungen werden wiederum im Lohnbuch eingetragen.

Zu guter Letzt macht hier auch das Führen eines sogenannten Kontokorrentbuches Sinn. Bezogen auf die Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung kann hier beispielsweise ein separates Konto für jeden Kunden oder auch Lieferanten angelegt werden. Das Kontokorrentbuch stellt die Gegenbuchung des im Hauptbuch ersichtlichen Sachkontos, meist Forderungen aus Lieferungen und Leistungen oder auch Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen, dar. Würde man sich ausschließlich diese Konten ansehen, so wäre hieraus nicht ersichtlich, welche einzelnen Buchungen erfolgt sind und wie die tatsächliche Höhe der Forderungen oder Verbindlichkeiten in Bezug auf die jeweiligen Kunden oder Lieferanten ist.

Alle der o.a. Bücher werden in der Regel nicht mehr manuell und schriftlich, sondern mittels verschiedener Datenträger geführt. Ihre Aufbewahrungsfrist ist jedoch in gleichem Umfang zu gewährleisten.

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Jeder Unternehmer, ob selbstständig oder freiberuflich tätig, hat den zuständigen Finanzbehörden gegenüber die Pflicht, die Summen seiner Einnahmen und Ausgaben in ordentlicher Form zu übermitteln. Je nach Umsatz, Gewinn oder Geschäftsgegenstand hat dies in Form einer einfachen Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) oder anhand einer Bilanz zu erfolgen.

Eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung reicht aus, wenn das Unternehmen einen jährlichen Gewinn von unter 50.000 Euro erwirtschaftet hat und/oder einen jährlichen Umsatz von 500.000 Euro nicht überschreitet. Auch wer freiberuflich tätig ist, ist lediglich zur Gegenüberstellung der Einnahmen und Ausgaben verpflichtet.

Anders verhält es sich allerdings bei Unternehmen, die über den o. g. Umsatz- oder Gewinngrenzen liegen. Hier ist die Pflicht zur Bilanzierung gegeben, d. h., das Unternehmen hat eine doppelte Buchhaltung zu führen und muss die Vermögenswerte am Ende des Geschäftsjahres gegenüberstellen.

Der Begriff doppelte Buchführung beinhaltet, dass jeder erfolgte Geschäftsfall einmal auf der Sollseite und auch auf der Habenseite der angesprochenen Konten zu verbuchen ist, denn anders als bei der Einnahmen-Überschuss-Rechnung sind im Rahmen der doppelten Buchführung Bestandskonten, Erlöskonten und auch einzelne Sachkonten anzulegen. Auch hierbei sind jedoch eine Vielzahl von Pflichten einzuhalten, damit sachverständige Dritte sich zu jeder Zeit ein Bild von den einzelnen Vermögensgegenständen des Unternehmens machen können.

Ist das Geschäftsjahr dann irgendwann abzuschließen, muss zu einem bestimmten Stichtag das gesamte Vermögen und Kapital gegenübergestellt und die Bilanz erstellt werden. Während sich das Vermögen hier auf der Aktivseite der Bilanz befindet, werden alle Fremdfinanzierungsmittel auf der Passivseite dargestellt.

Die Bilanz ist nach speziellen Kriterien aufgebaut und ist nicht veränderbar.

Auf der Sollseite (der Aktiva) beginnt sie mit der Aufstellung des Anlagevermögens. Das Anlagevermögen enthält immaterielle Vermögensgegenstände, wie beispielsweise gewerbliche Schutzrechte und Patente), Sachanlagen wie Maschinen und Gebäude und auch die Finanzanlagen wie z. B. Ausleihungen und Beteiligungen an anderen Unternehmen. Nach dem Anlagevermögen folgt das Umlaufvermögen. Hier werden alle Vorräte an Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe, Forderungen und sonstige Vermögensgegenstände, Wertpapiere und auch Kassenbestände, Bankbestände und auch sonstige Guthaben bei einzelnen Kreditinstituten aufgeführt.
Die nächste Position stellt die Rechnungsabgrenzungsposten dar, unter der alle geleisteten Vorauszahlungen dargestellt sind.

Auf der Habenseite (der Passiva) beginnt die Aufstellung mit dem Eigenkapital. Zum Eigenkapital gehören das sogenannte gezeichnete Eigenkapital, das zweckgebundene Eigenkapital (Kapitalrücklagen), Gewinnrücklagen (zweckgebunden oder auch zur Vermeidung von zu hoher Ausschüttungen) sowie der Bilanzgewinn.
Ebenfalls auf der Passivseite stehen die Positionen Sonderposten (die erst bei der Auflösung zu versteuern sind) und auch die Rückstellungen. Wobei hier zwischen Pensionsrückstellungen, Steuerrückstellungen und sonstigen Rückstellungen unterschieden werden muss.
Zu guter Letzt dürfen hier allerdings auch die Verbindlichkeiten und die Rechnungsabgrenzungsposten für erhaltene Vorauszahlungen nicht fehlen.

Die Bilanz dient dazu, die Finanzlage und Struktur eines Unternehmens sichtbar zu machen. Sie ist maßgeblich für die Steuerbe- oder entlastung erforderlich und dient als Bewertungsgrundlage bei Bonitätsprüfungen. Auch die Unternehmenskennzahlen können anhand der Bilanz exakt ermittelt werden, sodass eine transparente Bewertungsgrundlage selbst über mehrere Jahre hinweg geschaffen werden kann. Dies ist in sofern wichtig, wenn es darum geht, die Liquidität, die Rentabilität und auch die Verschuldung des Unternehmens zu verfolgen.

Bilanzen müssen darüber hinaus veröffentlicht und für jedermann einsehbar sein. Unternehmen die dieser Pflicht nicht nachkommen drohen Ordnungsgelder von bis zu 25.000 Euro.

Die meisten Geschäftsfälle sind mit Ende des Geschäftsjahres abgeschlossen. Waren, die Anfang des Jahres eingekauft wurden, sind längst bezahlt und auch für die Lieferungen und verkauften Leistungen sind hier längst alle Zahlungen eingegangen.

Was aber, wenn Bestellungen und Lieferungen von Waren und Dienstleistungen die im Monat Dezember gekauft wurden, im laufenden Geschäftsjahr nicht mehr in Rechnung gestellt werden? In solchen Fällen werden in der Regel Rückstellungen gebildet. Rückstellungen sagen aus, dass zum jeweiligen Bilanzstichtag noch ungewisse Verbindlichkeiten vorhanden sind, die erst im neuen Geschäftsjahr zu begleichen sind. Darüber hinaus setzen sie voraus, dass die Verbindlichkeit in ihrer Höhe und/oder dem Zeitpunkt der Fälligkeit noch nicht feststeht. Auch für drohende Verluste, Steuernachzahlungen oder schwebende und unklare Geschäfte können Rückstellungen gebildet werden.

Rückstellungen gehen als Passivposten in die Bilanz ein und schmälern hier den zu versteuernden Gewinn.Die diesbezüglichen Buchungen erfolgen insofern, dass das jeweilige Aufwandskonto im Soll angesprochen wird und das Konto Rückstellungen im Haben. Ist die Verbindlichkeit, für die die Rückstellung erstellt wurde, mehrwertsteuerpflichtig, so darf diese erst bei Auflösung der Rückstellung gebucht werden.

Ist der Jahresabschluss dann erfolgt und hat das neue Geschäftsjahr begonnen, flattern meist auch die Rechnungen für die im Dezember erbrachten Lieferungen und Leistungen ins Haus. Die hierfür getätigten Rückstellungen müssen nun buchmäßig aufgelöst werden.

Bei der Auflösung von Rückstellungen sind jedoch drei unterschiedliche Fälle zu berücksichtigen. Die Rückstellung für die Verbindlichkeit konnte in der Regel meist nur geschätzt werden. Ist die tatsächliche Verbindlichkeit jedoch höher oder niedriger als die tatsächlich gebuchte Rückstellung, so muss diese Differenz ebenfalls als Aufwand oder Ertrag notiert werden.

Ist die Rückstellung allerdings genau in der Höhe erfolgt wie die tatsächliche Rechnungsstellung im neuen Jahr, wird die Rückstellung ohne weitere Buchungen einfach im Soll aufgelöst. Ist die Verbindlichkeit jedoch größer als die gebildete Rückstellung, so muss die Differenz dem Konto periodenfremde Aufwendungen zugeführt werden. Auch hier werden beide Konten (Rückstellung und periodenfremde Aufwendungen) im Soll bebucht. Ist die gebildete Rückstellung jedoch größer ausgefallen, als die tatsächlich in Rechnung gestellte Verbindlichkeit, so hat auch diese Differenz ordnungsgemäß verbucht zu werden. Hierbei handelt es sich jedoch nicht um einen Aufwand, sondern um einen Ertrag. Die Rückstellung wird somit im Soll erfasst, der Ertrag (die Rückstellungsdifferenz) jedoch im Haben auf das Konto periodenfremde Erträge. Die Gegenbuchungen zur Rückstellung sind meist den Bank- oder Kasse-Konten zuzuschreiben. Ist MwSt. angefallen, so hat auch diese nun ordnungsgemäß verbucht zu werden. Neben der Rückstellung wird diese ebenfalls im Soll gebucht.

Die vom Betrieb produzierten und verkauften Waren sowie alle erbrachten Dienstleistungen werden den Kunden und Abnehmern der Leistungen in Rechnung gestellt. In der Regel sind hier täglich eine Vielzahl von Belegen zu erstellen, die im Anschluss daran unterschiedlichen Arbeitsschritten unterworfen sind.

Jeder Kunde erhält bei seiner ersten Bestellung eine Kundennummer. Im Bereich der Buchführung wird diese Nummer Debitorennummer genannt, die meist schon bei der Rechnungsstellung der Einfachheit halber ihre Notierung findet. Die Debitorennummer ist hier gleichbedeutend mit dem Begriff der Forderung, die der Kunde an das Unternehmen nach erbrachter Lieferung oder Leistung hat. Kommt der Rechnungsdurchschlag nun auf den Tisch des Buchhalters, und liegt die Debitorennummer vor, so ist bei der Kontierung der Rechnung nur noch das Konto der Gegenbuchung zu bestimmen.

Anders als bei den Lieferantenrechnungen, den Kreditorenrechnungen, ist die Gegenbuchung zum Debitorenkonto hier meist auf einige wenige Konten beschränkt. Lediglich die Erlöskonten werden hier angesprochen, die allerdings hinsichtlich der Umsatzsteuer genauestens gewählt werden müssen.

Bei Rechnungen, die für deutsche Kunden ausgestellt werden, ist zu überprüfen, ob die Lieferung oder Leistung mit regulärem Umsatzsteuerprozentsatz oder nur mit dem verminderten Satz berechnet werden darf. Bei ausländischen Kunden ist es etwas komplizierter, da hier mit Anfang des Jahres das geänderte Meldeverfahren der Umsatzsteuer und Vorsteuer in Kraft getreten ist, was für unterschiedliche Regelungen in Bezug auf europäische Kunden und Kunden aus Drittländern sorgt.

Bei der Kontierung der Ausgangsrechnungen ist der jeweilige Debitor als Forderung im Soll zu belasten. Die Gegenbuchung im Haben muss mit dem Nettobetrag einem Erlöskonto zugeführt werden und muss die Umsatzsteuer ebenfalls auf der Habenseite berühren.

Wurde die Rechnung dann ordnungsgemäß kontiert und eingebucht, wartet die Buchhaltungsabteilung nun auf die eingehenden Zahlungen des Debitor. Je nach Zahlungsziel kann dies durchaus bis zu neunzig Tagen dauern. Eine tägliche Kontrolle der offenen Posten mittels der Bankbelege und das Überprüfen der jeweiligen Fälligkeiten ist hier unumgänglich. Säumige Kunden werden in der Regel an ihre Zahlungsverpflichtung erinnert.

Ist die Zahlung für die ausstehende Rechnung dann eingegangen, werden nun die Bankbelege kontiert und gebucht. Da das Debitorenkonto nun ausgeglichen ist, hat die Buchung des Debitoren hier im Haben zu erfolgen. Das Gegenkonto ist das Bankkonto (oder bei Bareinzahlungen auch die Kasse), welches sich hier im Soll erhöht.In vielen Unternehmen wird gleichzeitig mit dem Einbuchen der Debitoren-Zahlung auch die Offene Posten Liste (kurz=OP genannt) bereinigt, dh. der offene Posten des Kunden wird hier ausgeziffert. Wird dies vergessen, so erhält der Kunde bei automatisch erstellten Mahnungen und Zahlungserinnerungen hier einen diesbezüglichen Hinweis auf eine überfällige Zahlung. Dies ist äußerst unangenehm, sofern die Forderung nicht berechtigt ist, und sollte anhand einer ordentlich geführten OP-Liste vermieden werden.

Ist die Zahlung des Kunden dann eingegangen, sind die Belege gebucht, können Rechnungen wie auch Kontoauszüge abgelegt werden. Die Aufbewahrungsfristen hierfür belaufen sich auf zehn Jahre und sollten dementsprechend nach einem ordentlichen Prinzip erfolgen. Nur so kann gewährleistet werden, dass sich sachverständige Dritte (beispielsweise die zuständigen Finanzbehörden) auch nach Jahren noch ein hinreichendes Bild der Geschäftsfälle machen können.

Wer in der Kreditoren-Buchhaltung tätig ist, der bearbeitet vorwiegend die Eingangsrechnungen der Lieferanten sowie alle Belege, die damit zusammenhängen. Neben den Rechnungen sind das beispielsweise auch Bank- oder Kassenbelege. Auch die Rechnungsprüfung sowie die jeweilige Kostenstellenzuordnung unterliegt, je nach Größe des Unternehmens, hier oftmals ebenfalls der Kreditoren-Buchhaltung.

Für alles was vom Unternehmen an Waren oder Dienstleistungen eingekauft wird, kommt irgendwann eine Rechnung ins Haus geflattert. Zunächst landet diese beim Postsachbearbeiter des Unternehmens, der diese dann meist mit einem Posteingangsstempel versieht und an die Kreditorenabteilung weiterleitet. Nicht selten sind es täglich mehrere hundert Belege, die den Sachbearbeitern der Kreditorenbuchhaltung hier vorgelegt werden.

In den meisten Unternehmen folgt nun die Rechnungsvorprüfung. Die Eingangsrechnungen müssen auf ihre Beträge hin kontrolliert werden und oftmals wird hier auch gleich ermittelt, welche Abteilung diesen Bedarf in Auftrag gegeben hat. Weist die Rechnung keinerlei Mängel oder Fehler auf, ist sie fertig zum Kontieren.

Das Kontieren der Eingangsrechnungen gestaltet sich grundsätzlich recht einfach. Zum einen muss die Rechnung mit der jeweiligen Kreditoren-Nummer versehen werden, zum anderen mit dem Konto der erbrachten Lieferung oder Leistung. Da bei Eingangsrechnungen auch immer die Vorsteuer anfällt, muss normalerweise auch diese separat gebucht werden. Wer jedoch über ein gutes Buchhaltungs-Software-Programm verfügt, der kann sich diese Eingabe oftmals sparen, da viele Programme die Vorsteuer automatisch herausrechnen und dem jeweiligen Konto zuordnen. Bei manueller Eingabe muss das Vorsteuerkonto hier im Soll belastet werden.

Die Kreditoren-Nummer ist meist gekoppelt mit dem jeweiligen Lieferanten. Wiederkehrende Rechnungen dieses Lieferanten werden dem zu Folge auch immer mit der gleichen Kreditoren-Nummer versehen und darunter auch abgelegt. Stellt ein neuer Lieferant eine Rechnung, so kann hierfür eine neue Lieferanten-Nummer vergeben werden. Die Lieferanten- oder Kreditoren-Nummer ist gleichbedeutend mit einer buchmäßigen Verbindlichkeit. Sie wird im Haben gebucht und schmälert damit auf dieser Seite das Betriebsvermögen.

Die Gegenbuchungen der Eingangsrechnungen richten sich nach der jeweils erbrachten Leistung. Hat das Unternehmen beispielsweise Rohstoffe für die Fertigung eingekauft, so wird hier das Konto Rohstoffe im Soll erhöht. Wurden jedoch Kopierpapier oder Kugelschreiber geordert, so wird dies dem Konto Büromaterial zugeordnet.

Nachdem alle Kreditoren-Rechnungen kontiert sind, erfolgt die Buchung der einzelnen Belege und anschließend die Weiterleitung zur Zahlung dieser.

Wurden die Eingangsrechnungen dann gezahlt, müssen die Bankbelege und Kontoauszüge geprüft und kontiert werden. Die Lieferanten-Konten müssen hier wieder ausgeglichen werden, und die jeweils angesprochenen Bankkonten buchmäßig belastet werden. Das Lieferantenkonto wird dementsprechend im Soll ausgebucht und das Bankkonto im Haben belastet.

Große Unternehmen haben hier in der Regel Sammelkonten eingerichtet, sodass nicht jeder Kreditor bei der Zahlung einzeln angesprochen werden muss. Die Buchung erfolgt hier meist maschinell von Buchhaltungssystem, kann jedoch über die Summen- und Saldenliste oder auch die sogenannte Offene-Posten-Liste jederzeit kontrolliert werden.

Im Anschluss an die Zahlung der Kreditoren können die einzelnen Rechnungen und auch die Bankbelege und Kontoauszüge abgelegt werden. Die Aufbewahrungsfrist beträgt hier jedoch zehn Jahre.

Jedes Unternehmen verursacht jeden Tag eine ganze Reihe von Geschäftsfällen, die im Endeffekt auf die Bilanz einwirken. Da werden beispielsweise Waren eingekauft, fertiggestellte Produkte verkauft, der Firmenwagen getankt, Kunden zum Essen eingeladen, Mieten für Grundstücke gezahlt und Strom für die Kaffeemaschine verbraucht. All das wirkt sich in größerem oder kleinerem Maße auf das Betriebsergebnis aus und muss als Geschäftsfall verbucht werden. Im Laufe des Jahres summieren sich somit eine ganze Reihe von Buchungen auf den einzelnen Konten, die am Jahresende abgeschlossen und der Bilanz zugeführt werden.

Aufgrund der Vielzahl von unterschiedlichen Buchungen hält die Buchführung eine große Anzahl der verschiedensten Konten und Kontenarten zur Verfügung.

Als erste Gruppe seien hier die sogenannten Bestandskonten zu nennen. Bestandskonten beinhalten alle Kapital- und Vermögensgegenstände des Unternehmens, gehen mit ihrem Endbestand in das Schlussbilanzkonto ein und werden unterteilt in aktive und passive Konten.
Aktive Bestandskonten sind alle Konten des Anlagevermögens, die flüssigen Mittel des Umlaufvermögens (Kasse, Bank), Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe sowie alle Forderungen. Zu den Passiven Bestandskonten zählen Verbindlichkeiten, wie beispielsweise Hypotheken und Darlehen, und auch das gesamte Eigenkapital.
Aktive Bestandskonten werden mit ihren Zugängen im Soll gebucht. Passive Bestandskonten dagegen im Haben.

Eine weitere Kontengruppe stellen die sogenannten Erfolgskonten dar. Erfolgskonten sind zur Gewinnermittlung zwingend erforderlich, gehen am Jahresende mit ihren Salden in die Gewinn-und-Verlust-Rechnung (GuV) ein und sind diesbezüglich unterteilt in Aufwands- und Ertragskonten. Als Aufwand gelten zum Beispiel Mietzahlungen für Grundstücke und Maschinen, als Ertrag die ganze Gruppe der Umsatzerlöse für verkaufte Waren. Die Aufwandskonten sind Aktivkonten, d. h., ihre Zugänge werden auf der Sollseite gebucht. Die Ertragskonten sind Passivkonten, deren Zugänge auf der rechten Seite –der Habenseite- notiert werden.

Nicht zu vergessen sind aber auch die sogenannten Steuerkonten, auf denen die einzelnen Vorsteuer- und Umsatzsteuerbeträge verbucht werden müssen.
Werden Waren verkauft, fällt üblicherweise Umsatzsteuer an, die jedoch nicht den Erlöskonten zugeordnet werden darf. Im umgekehrten Fall, wenn Waren eingekauft werden müssen, fällt diesbezüglich in der Regel Vorsteuer an. Auch diese darf dem Materialkonto nicht zugebucht werden, sondern hat über ein eigens eingerichtetes Vorsteuerkonto abgewickelt zu werden. Beide Konten, Vorsteuer wie auch Umsatzsteuer werden monatlich oder vierteljährlich saldiert und die buchmäßig ermittelte Summe den zuständigen Finanzbehörden mittels einer sogenannten Umsatzsteuervoranmeldung mitgeteilt. Wurden mehr fertige Produkte verkauft als Material eingekauft, ist es zu einem Ust-Überhang gekommen, der an das Finanzamt abgeführt werden muss. Im umgekehrten Fall kann das Unternehmen eine Forderung gegenüber dem Finanzamt geltend machen. Zugänge der Vorsteuer werden immer auf der Sollseite gebucht, Zugänge des Ust-Kontos auf der Habenseite.

Als zusätzliche Kontengruppe sind darüber hinaus auch die sogenannten Privatkonten zu nennen. Privatkonten gehören eigentlich grundsätzlich zur Gruppe der Eigenkapitalkonten, da sie das Eigenkapital bei Privatentnahmen schmälern und bei Einlagen erhöhen, jedoch der Übersichtlichkeit wegen gesondert aufgeführt werden. Privatkonten gehen in die Gewinn-und-Verlust-Rechnung ein und haben somit explizit direkten Einfluss auf das Betriebsergebnis.

Das Eigenkapitalkonto an sich gehört eigentlich, wie bereits oben erwähnt, zu den Bestandskonten. Über dieses werden jedoch am Ende eines jeden Geschäftsjahres die Privatkonten abgewickelt. Das Eigenkapitalkonto ist ein passives Konto, welches in der Bilanz auf der Habenseite steht und somit die „Schulden“ an die jeweiligen Eigentümer des Unternehmens darstellt.

Da in der Buchführung keine Buchungen ohne die nötigen Belege durchgeführt werden dürfen, ist auch der Kassenbereich an diese Pflicht gebunden. Jeder noch so kleine Beleg oder Quittungsbon hat hier erfasst und im jeweiligen Kassenbuch notiert zu werden. Die Belege müssen diesbezüglich sortiert und abgelegt werden, sodass auch sachverständige Dritte sich hier schnell einen Überblick über alle Geschäftsfälle machen können. Die Kasse ist ein nicht zu unterschätzender Bereich in der Buchführung und oftmals geht es hier wesentlich turbulenter zu, als in allen anderen Abteilungen.

Schaut man sich einen einzigen Tag eines Kassenbuchhalters an, da wird schnell klar, dass ruhige Tage hier Mangelware sind. In vielen Unternehmen ist es so, dass zunächst der Kassenbestand aufgefüllt werden muss, dh., der Weg zur Bank ist eine der ersten Aufgaben des Tages. Je nach Größe des Unternehmens werden hier oftmals einige Tausend Euro von einem der Bankkonten abgeholt und in den Bestand der Kasse eingebucht. Was dann im Laufe des Tages folgt, sind meist eine ganze Reihe von Auszahlungen, teilweise auch Einzahlungen, die den Kassenbestand buchmäßig wie auch real schrumpfen oder wachsen lassen.

Unterhält das Unternehmen Firmenwagen, so werden aus der Kasse meist alle Tankfüllungen gezahlt. Der Fahrer wird hier in der Regel an der Kasse vorstellig und bittet um die Vorleistung für Tankgeld. Ist dies erfolgt, hat er die Quittung diesbezüglich an der Kasse abzugeben, damit die Auszahlung ordnungsgemäß verbucht werden kann. Wer in Vorleistung getreten ist, der kann sich mit Hilfe des Beleges oder der Quittung den verauslagten Betrag zurückerstatten lassen.
Dieses Prozedere läuft ähnlich, wenn beispielsweise schnell kleinere Mengen an Material, Bürobedarf, Reinigungs- oder Lebensmittel gekauft werden müssen. Der zuständige Sachbearbeiter wird sich an die Kasse wenden, um sich einen diesbezüglichen Vorschuss abzuholen oder die Vorleistung erstatten zu lassen.

Komplizierter wird es an der Kasse, wenn Monteure beschäftigt sind, die beispielsweise für Auslandseinsätze abgerufen werden oder von diesen zurückkehren. Was nun folgt, ist in der Regel eine sehr umfassende Arbeit, da nun Spesen abgerechnet werden müssen. Viele Mitarbeiten holen sich vor Antritt der Dienstreise einen gewissen Vorschuss in der Kasse, um nicht komplett in Vorleistung treten zu müssen. Ist die Reise dann beendet, werden die Vorleistungen mit den tatsächlich gezahlten Kosten verrechnet. Hat sich der Monteur hier vielleicht über Monate im Ausland aufgehalten, so wird er an der Kasse eine ganze Menge an Belegen auf den Tisch legen und das oft mühsame Sortieren beginnt. Besonders kompliziert wird es, wenn Belege beispielsweise aus Japan, China, Russland etc. mitgebracht werden. Hier weiß man nach Wochen meist kaum noch, wofür die Quittung galt.

Neigt sich der Tag für den Buchhalter an der Kasse dem Ende zu, hat die tägliche Kassenabrechnung zu erfolgen. Allen Einträge im Kassenbuch haben die dementsprechenden Belege zugehörig zu sein. Die Aufrechnung der Belege und des Kassenbuchs wiederum haben mit dem tatsächlichen Kassenbestand übereinzustimmen. Ist dies der Fall, so kann die Kassenabrechnung an die Finanzbuchhaltung weitergeleitet und dort verbucht werden.

Üblicherweise werden in den Unternehmen hierfür mehrere Geschäftskonten gepflegt, die ausschließlich für die jeweils vorgesehenen Geschäftsfälle vorgesehen sin. Je nach Größe des Betriebes können hier eine Vielzahl an Konten eingerichtet werden, die darüber hinaus besonderen Regeln unterworfen sind.

So sind die einzelnen Konten beispielsweise zu unterscheiden in Aufwands- und Ertragskonten sowie aktive und passive Bestandskonten. Die Bestandskonten werden alle die Konten genannt, die in der Bilanz erscheinen und diese so dementsprechend repräsentieren.

Beginnt ein neues Geschäftsjahr, muss vom Unternehmen ein Eröffnungsbilanzkonto erstellt werden. Maßgeblich hierfür ist die Schlussbilanz des Vorjahres. Alle Konten und dem zu Folge alle buchmäßigen Bestände (Salden) müssen nun vom Schlussbilanzkonto auf das Eröffnungsbilanzkonto übertragen werden. Je nachdem, ob es sich bei dem zu übertragenen Saldo um ein aktives oder passives Konto handelt wird hier entweder –Aktivkonto an EBK (Eröffnungsbilanzkonto)- oder –EBK (Eröffnungsbilanzkonto) an Passivkonto- gebucht. Als aktive oder passive Konten sind hier die Salden der Konten Forderungen, Verbindlichkeiten, Waren, Bank, Kasse sowie meist noch viele weitere gemeint. In der Regel schaut die Eröffnungsbilanz dann so aus, dass Verbindlichkeiten und Eigenkapital im Soll stehen, während Waren und flüssige Mittel im Haben gebucht wurden. Erst wenn die Konten der Eröffnungsbilanz aufgelöst werden und die Bestände auf die jeweiligen Konten gebucht sind, erscheinen diese wieder regulär auf der Haben- bzw. der Sollseite. Da es sich hierbei um die Anfangsbestände, mit denen ein jedes Unternehmen in das neue Geschäftsjahr startet, handelt, werden diese Salden in den jeweiligen Konten mit der Bezeichnung AB (Anfangsbestand) versehen.

Was nun folgt, sind eine Vielzahl an Geschäftsfällen, die die einzelnen Konten diesbezüglich mit Beträgen füllen. Einige Konten werden hier stärker belastet, andere weniger und einige sogar überhaupt nicht. Ist das Geschäftsjahr dann erneut beendet, müssen auch die einzelnen Konten wieder abgeschlossen werden. Aktivkonten werden hier nun mit einem Sollsaldo, Passivkonten mit einem Haben-Saldo versehen und auf das sogenannte Schlussbilanzkonto übertragen. Die Buchungssätze hierfür lauten –SBK (Schlussbilanzkonto) an Aktivkonten- sowie –Passivkonten an SBK (Schlussbilanzkonto)-, wobei als Aktivkonten hier Waren, Bank- und Kassenbestände, Forderungen etc. gemeint sind, während mit Passivkonten das Eigenkapital und die Verbindlichkeiten gemeint sind.

Nun kann die Schlussbilanz erstellt werden, in der die exakten Vermögensverhältnisse bei Ablauf des Geschäftsjahres dokumentiert sind. Die Salden des SBK werden in die Bilanz übernommen und dürfen nun nicht mehr verändert werden. Die Bilanz ist somit nicht als Konto zu sehen, da in ihr –anders als im SBK- keine Buchungen oder Umbuchungen mehr vorgenommen werden dürfen. Sie dient ausschließlich zu Dokumentationszwecken, die die Summen aller Bestände, flüssige Mittel sowie die jeweiligen Forderungen und Verbindlichkeiten und die Höhe des Eigenkapitals schriftlich darstellt.

Ist der Jahresabschluss dann ordnungsgemäß erfolgt, beginnt ein neues Geschäftsjahr und damit einhergehend gleichermaßen die Erstellung des Eröffnungsbilanzkontos. Für alle Buchhalter ist dies ein ganz normales Prozedere, das am Ende wieder mit dem zu erstellenden Jahresabschluss und der Bilanz endet.

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Das Thema Buchhaltung ist für viele kleine aber auch größere Unternehmen mit meist negativen Assoziationen gekoppelt. Wer denkt hier nicht gleich an Berge von Belegen, die es zu sortieren gilt, an unbezahlte Rechnungen, Mahnungen, an hohe Steuerberatungskosten, Abgabetermine, Steuernachzahlungen und an stupide, trockene und darüber hinaus äußerst langweilige Arbeiten?

Die Buchführung hat dieses Klischee jedoch bei Weitem nicht verdient, denn ohne ihre Hilfe kann weder ein Einzelunternehmen, noch eine GmbH, geschweige denn eine AG geführt werden. Wer die Buchführung beherrscht, hält ein wichtiges Instrument unternehmerischen Handelns in den Händen.

Die kaufmännische Buchführung unterliegt dem §238 des HGB, der es zu Pflicht macht, alle Handelsgeschäfte sowie die Lage des Vermögens zu jeder Zeit sichtbar zu machen. Darüber hinaus erfordert sie ein ordnungsgemäßes Führen von Büchern, die es einem sachverständigen Dritten möglich machen, sich in angemessener Zeit einen Überblick über sämtliche Geschäftsvorfälle sowie über die finanzielle und wirtschaftliche Gesamtlage des Unternehmens zu verschaffen.

Die Doppelte Buchhaltung kommt zum Tragen, wenn das Unternehmen aufgrund verschiedener Richtlinien verpflichtet ist, eine Bilanz sowie eine Gewinn-und-Verlust-Rechnung (GuV) zu erstellen. Diese Einstufung ist in der Regel abhängig von der gewählten Unternehmensform sowie vom zu erzielten oder im laufenden Jahr noch zu erziehlenden Umsatz.

Gemäß §242 III HGB bedeutet dies konkret, dass jeder Geschäftsfall auf zwei verschiedenen Konten sichtbar gemacht werden muss. Anders als bei einer einfachen Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR), bei der lediglich die jeweiligen Salden ermittelt werden, müssen hier alle Buchungen mit ihren zugeordneten Gegenbuchungen deutlich erkennbar gemacht werden.

Am Anfang jeden Geschäftsjahres ist bei der Doppelten Buchhaltung zunächst die Eröffnungsbilanz zu erstellen. Aus ihr wird ersichtlich, wie das Unternehmen im vergangenen Jahr abgeschlossen hat und welche einzelnen Salden in das kommende Jahr übernommen werden müssen. Die Salden der Eröffnungsbilanz sind dem zufolge die gleichen, wie die der Schlussbilanz des abgeschlossenen Geschäftsjahres. Im Anschluss daran erfolgt die Eröffnung aller Aktiv- und Passivkonten, dh. die Salden der Eröffnungsbilanz werden gleichermaßen auf die jeweiligen Konten übertragen und erhöhen oder verringern sich durch weitere Geschäftsfälle des laufenden Jahres. Aktive und passive Bestandskonten haben in der gleichen Menge eröffnet zu werden, wie es Posten in der Abschlussbilanz gegeben hat.

Am (Geschäfts-)Jahresende, auch Periodenende genannt, erfolgt dann die Übertragung aller Aufwendungen und Erträge auf das Gewinn- und Verlustkonto. Hier wird ersichtlich, wie der wirtschaftliche und finanzielle Stand des Unternehmens ist. Ist ein hier ausgewiesener Ertrag höher als die geleisteten Aufwendungen, hat das Unternehmen einen Gewinn erzielt. Ist es jedoch genau anders herum, ist ein Verlust zu verbuchen. Der hier ermittelte Saldo schmälert oder erhöht das Eigenkapitalkonto und muss auf dieses gebucht werden.

Auch die Bestandskonten müssen nun einer Saldierung unterzogen werden. Da diese Konten jedoch im Soll wie auch im Haben mit der gleichen Summe schließen müssen, hat der jeweilige Endbestand ermittelt und der niedrigeren Seite zugeordnet zu werden. Die ermittelten Salden und Endbestände dieser Konten werden nun auf das sogenannte Schlussbilanzkonto gebucht, womit dem Prinzip der doppelten Buchführung somit auch hier entsprochen worden ist.

Am Ende des Geschäftsjahres befinden sich auf dem Konto der Schlussbilanz, sofern alles richtig verbucht wurde, nun alle Salden der einzelnen Buchhaltungs-Konten.

Das Schlussbilanzkonto gibt kumulierte Auskunft über alle berücksichtigten Konten des Jahres, über den Gewinn oder Verlust, über die Höhe des Eigenkapitals sowie über die Summe der Bestände. Wurden die Richtlinien der doppelten Buchhaltung korrekt angewendet, sind die Salden des Schlussbilanzkontos auf der Soll- wie auch der Habenseite gleich und dem buchhalterischen Jahresabschluss steht nichts mehr im Wege.