Die Kontenarten
Jeder verbuchte Geschäftsfall hat direkten oder indirekten Einfluss auf die Bilanz. In Abhängigkeit von der jeweiligen geschäftlichen Transaktion gibt es in der Buchführung somit eine ganze Reihe an Konten, die positiven oder negativen Einfluss auf den jährlichen Geschäftsbericht haben. Dem Prinzip der doppelten Buchführung entsprechend ist ein Unternehmen und dessen Buchhaltungsabteilung täglich damit beschäftigt alle anfallenden Geschäftsfälle buchmäßig ordentlich zu erfassen.
Jedes Unternehmen verursacht jeden Tag eine ganze Reihe von Geschäftsfällen, die im Endeffekt auf die Bilanz einwirken. Da werden beispielsweise Waren eingekauft, fertiggestellte Produkte verkauft, der Firmenwagen getankt, Kunden zum Essen eingeladen, Mieten für Grundstücke gezahlt und Strom für die Kaffeemaschine verbraucht. All das wirkt sich in größerem oder kleinerem Maße auf das Betriebsergebnis aus und muss als Geschäftsfall verbucht werden. Im Laufe des Jahres summieren sich somit eine ganze Reihe von Buchungen auf den einzelnen Konten, die am Jahresende abgeschlossen und der Bilanz zugeführt werden.
Kasse und Kassenbuch
Die Kasse ist ein Bereich der Buchhaltung, der meist nicht ausgeschlossen werden kann. Selbst in kleinen Unternehmen und Betrieben fallen immer eine ganze Reihe an Geschäftsfällen an, die das Führen einer buchmäßigen und realen Kasse sowie einem dementsprechenden Kassenbuch unumgänglich machen. In großen Unternehmen ist die sogenannte Kasse meist eine eigene Abteilung, die viele Aufgaben und Funktionen hat. Der Buchhalter, der die Pflicht zur ordentlichen Kassenführung inne hat, trägt eine große Verantwortung. Meist wird hier allabendlich der Kassenstand geprüft und mit dem Kassenbuch verglichen, und wenn dieser nicht stimmt, beginnt in der Regel das Suchen der kleinen oder großen Differenzen.
Da in der Buchführung keine Buchungen ohne die nötigen Belege durchgeführt werden dürfen, ist auch der Kassenbereich an diese Pflicht gebunden. Jeder noch so kleine Beleg oder Quittungsbon hat hier erfasst und im jeweiligen Kassenbuch notiert zu werden. Die Belege müssen diesbezüglich sortiert und abgelegt werden, sodass auch sachverständige Dritte sich hier schnell einen Überblick über alle Geschäftsfälle machen können. Die Kasse ist ein nicht zu unterschätzender Bereich in der Buchführung und oftmals geht es hier wesentlich turbulenter zu, als in allen anderen Abteilungen.
Buchführung – vom Eröffnungsbilanzkonto bis zur Bilanz
In einem Unternehmen ergeben sich im Laufe des Geschäftsjahres in der Regel unzählige Geschäftsfälle, die alle auf einzelne Konten gebucht werden müssen. So wurden beispielsweise Maschinen und Rohstoffe gekauft, fertige Waren verkauft, der Firmenwagen getankt, Privatentnahmen getätigt, Eingangsrechnungen entgegen genommen und Ausgangsrechnungen erstellt. Jeder dieser Vorgänge hat im Sinne der doppelten Buchführung ordnungsgemäß und für sachverständige Dritte lückenlos auf einzelnen Konten dokumentiert zu werden.
Üblicherweise werden in den Unternehmen hierfür mehrere Geschäftskonten gepflegt, die ausschließlich für die jeweils vorgesehenen Geschäftsfälle vorgesehen sin. Je nach Größe des Betriebes können hier eine Vielzahl an Konten eingerichtet werden, die darüber hinaus besonderen Regeln unterworfen sind.
So sind die einzelnen Konten beispielsweise zu unterscheiden in Aufwands- und Ertragskonten sowie aktive und passive Bestandskonten. Die Bestandskonten werden alle die Konten genannt, die in der Bilanz erscheinen und diese so dementsprechend repräsentieren.
Doppelte Arbeit mit der Doppelten Buchhaltung?
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Das Thema Buchhaltung ist für viele kleine aber auch größere Unternehmen mit meist negativen Assoziationen gekoppelt. Wer denkt hier nicht gleich an Berge von Belegen, die es zu sortieren gilt, an unbezahlte Rechnungen, Mahnungen, an hohe Steuerberatungskosten, Abgabetermine, Steuernachzahlungen und an stupide, trockene und darüber hinaus äußerst langweilige Arbeiten?
Die Buchführung hat dieses Klischee jedoch bei Weitem nicht verdient, denn ohne ihre Hilfe kann weder ein Einzelunternehmen, noch eine GmbH, geschweige denn eine AG geführt werden. Wer die Buchführung beherrscht, hält ein wichtiges Instrument unternehmerischen Handelns in den Händen.
Die kaufmännische Buchführung unterliegt dem §238 des HGB, der es zu Pflicht macht, alle Handelsgeschäfte sowie die Lage des Vermögens zu jeder Zeit sichtbar zu machen. Darüber hinaus erfordert sie ein ordnungsgemäßes Führen von Büchern, die es einem sachverständigen Dritten möglich machen, sich in angemessener Zeit einen Überblick über sämtliche Geschäftsvorfälle sowie über die finanzielle und wirtschaftliche Gesamtlage des Unternehmens zu verschaffen.
Die Doppelte Buchhaltung kommt zum Tragen, wenn das Unternehmen aufgrund verschiedener Richtlinien verpflichtet ist, eine Bilanz sowie eine Gewinn-und-Verlust-Rechnung (GuV) zu erstellen. Diese Einstufung ist in der Regel abhängig von der gewählten Unternehmensform sowie vom zu erzielten oder im laufenden Jahr noch zu erziehlenden Umsatz.
Das Kassenbuch
Mit dem Kassenbuch verbinden die meisten unternehmerisch tätigen Menschen das Buch, in dem die privaten und geschäftlichen Barentnahmen und – einnahmen buchhalterisch verzeichnet werden. Grundsätzlich ist dies richtig, jedoch kann das Kassenbuch darüber hinaus auch weitere Funktionen ausüben.
Für Einzelunternehmen, Selbstständige mit Kleinunternehmer-Status oder nebenberuflich Selbstständige kann das Kassenbuch als durchaus ausreichendes Buchführungsinstrument genutzt werden. Die Einnahmen und Ausgaben ordnungsgemäß aufgeführt und saldiert, entsprechen diese der sogenannten Einnahmen-Überschussrechnung und werden in der Regel von den örtlichen Finanzbehörden in dieser Form akzeptiert. Dieses System der Buchführung wird jedoch auch von Privatpersonen gerne genutzt und hat sich in dieser Form bewährt. Ein explizites buchhalterisches Denken überträgt sich mit dem Führen eines Kassenbuchs, in dem Einnahmen und Ausgaben exakt aufgezeichnet werden, somit auch in die kleinste Einheit des Staates: in die Familie. Nur die Bezeichnung ist hier anders. Kassenbücher tragen im privaten Bereich den Namen Haushaltsbuch.
Kontieren – Ist Kontieren Pflicht?
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In der Buchhaltung erfolgt die Zuordnung der einzelnen Belege in die Bereiche Ertrag und Aufwand mittels des Kontenplans und des Kontierens.
Von Vielen ungeliebt, in der betrieblichen Praxis jedoch ein gängiges Verfahren, welches im Rahmen der ordnungsgemäßen Buchhaltungspflicht von fast allen Unternehmen vorgenommen wird. Kontieren bedeutet, dass dem entstandenen Geschäftsvorfall ein geeigneter Buchungssatz zugeordnet wird. Anhand dieses Buchungssatzes lässt sich auch viele Jahre später noch erkennen, welchen Teil der Bilanz der Geschäftsvorfall berührt hat.
Eine gesetzliche und unmittelbare Pflicht zum Kontieren gibt es zwar nicht, wohl aber hat gemäß §238 2.Satz HGB die Buchführung so auszusehen, dass sich ein sachverständiger Dritter zu jeder und in angemessener Zeit einen Überblick verschaffen kann. Muss bei der Einsicht der Belege die Buchung und die Kontierung geraten werden, oder muss gar erst der Buchhalter gefragt werden, so hat dies nicht mehr viel mit ordnungsgemäßer Buchführung zu tun und führt meist zu großen Schwierigkeiten. Wer wissen möchte, wie ein Buchhaltungsvorgang gelöst wurde, der meint hier sicherlich nicht die Verbuchung von Kraftstoff für den Firmen PKW, sondern hat in der Regel einen komplexen und komplizierten Vorgang vor sich liegen. Dies noch nach Jahren nachzuvollziehen gestaltet sich, ohne die auf dem Beleg erfolgte Kontierung, mehr als schwierig.
Das Ende der degressiven Abschreibung
Die degressive Abschreibung- wird sie nun endgültig eingemottet oder wieder nur kurzfristig stillgelegt, um dann erneut aktiviert zu werden? Ab dem 1.1.2011 ist jedenfalls erstmal Schluss mit der degressiven Afa. Die Bundesregierung hat diese Form der Abschreibung gestrichen. Alle beweglichen Anlagegüter müssen ab dem kommenden Jahr nun in anderer Art und Weise abgeschrieben werden.
Abschreibungen bedeuten planmäßige oder unplanmäßige Wertminderungen von Vermögensgegenständen, die in der Regel aus dem Anlage- oder Umlaufvermögen kommen. Minderungen des Wertes entstehen hier zum einen durch eine normale altersmäßige Abnutzung oder dem daraus folgenden Verschleiß, zum anderen aber auch durch gravierende Unfallschäden oder einem drastischen Preisverfall. Abschreibungen dienen dazu, jährlich den aktuellen Wert des Wirtschaftsgutes zu ermitteln und die Minderung gleichermaßen als betriebswirtschaftliche und Gewinn mindernde Kosten in die Bilanz zu übernehmen. Ebenfalls benötigt man die Werte der Abschreibung für zukünftige Preiskalkulationen und innerbetriebliche Planungen..
Gewillkürtes Betriebsvermögen
Betriebsvermögen, welches in der Bilanz ausgewiesen wird, bedeutet Vermögen, welches unter steuerlichem Aspekt Erträge oder Aufwendungen verursacht. Im Rahmen der objektiven Zurechenbarkeit ist hier jedoch zu unterscheiden, ob es sich bei dem Betriebsvermögen um tatsächliches Betriebsvermögen oder doch um Vermögen des privaten Bereichs handelt. Dies ist nicht immer sofort und zwangsläufig zu erkennen. Oftmals fließen beide Vermögen ineinander über, sodass diese dann fälschlicherweise dem tatsächlichen Betriebsvermögen zugeordnet wird. Das Betriebsvermögen beinhaltet Wirtschaftsgüter, die ihrer Funktion nach, dem Betrieb zugeordnet werden müssen. Anhand auch dieses Vermögens erfolgt die Gewinnaufstellung und diesbezügliche steuerliche Einstufung des Unternehmens. Kann dem Wirtschaftsgut keine gewinnerzielende Eigenschaft zugeordnet werden, so hat die Einstufung als Privatvermögen zu erfolgen.
Geringwertige Wirtschaftsgüter abschreiben
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Als Geringwertige Wirtschaftsgüter werden alle Güter bezeichnet, die in ihrem Herstellungs- oder Anschaffungswert 410 € nicht überschreiten. Diese Regelung wurde zum 1.1.2010 eingeführt; bis dato lag die Höchstgrenze bei 150 €. Gemäß EStG §4 Abs. 3 Satz 3 und §6 Abs. 2 müssen Geringwertige Wirtschaftsgüter selbstständig nutzbar sein sowie abnutzbar und beweglich.
Bis zum Jahre 2009 mussten die Geringwertigen Wirtschaftsgüter gemäß § 6 Abs. 2 EStG in voller Höhe als betriebliche Ausgaben abgesetzt werden. Anders als Anlagegüter konnten diese bisher nicht abgeschrieben werden. Seit 2010 und mit dem Heraufsetzen der Höchstgrenze können die Unternehmen nun wählen, ob sie die Geringwertigen Wirtschaftsgüter weiterhin als Betriebsausgaben voll absetzen, oder die Möglichkeit des Abschreibungsverfahrens nutzen. Sofern das Wirtschaftsgut den Bereich ab 150 € übersteigt, kann es mit weiteren GwG´s zu einem Sammelposten zusammengefasst und über die Dauer von 5 Jahren regulär abgeschrieben werden.
Die doppelte Buchführung
Die in der privaten Wirtschaft am häufigsten vorzufindende Art der Finanzbuchhaltung ist die doppelte Buchführung (auch kaufmännische Buchführung genannt). Laut Handelsgesetzbuch sind alle Vollkaufleute zu dieser Art der Buchführung verpflichtet.
Aber auch Unternehmer, die nicht Vollkaufleute sind, müssen unter bestimmten Bedingungen doppelt buchführen: Laut Abgabenordnung besteht die Pflicht für Unternehmen mit mehr als 500.000 Euro Umsatz oder mehr als 50.000 Euro Gewinn im Jahr. Diese müssen darüber hinaus bei der Unternehmensgründung ihr Inventar angeben und eine Eröffnungsbilanz erstellen.
Der Name doppelte Buchführung kommt daher, dass jeder Geschäftsfall unter den Aspekten der Herkunft und Verwendung doppelt, einmal auf der Soll- und einmal auf der Habenseite, in zwei verschiedene Konten eingetragen wird. Ein Konto ist in diesem Zusammenhang eine Tabelle mit zwei Seiten (Soll und Haben), das für eine Art von Geschäftsfall zuständig ist. Ein Unternehmen hat so viele Konten, wie es Arten von Geschäftsfällen hat.
Bei der doppelten Buchführung finden folgende Regelungen Anwendung: Nach dem Buchungssatz wird ein Geschäftsfall nie auf beiden Konten im Soll bzw. Haben gebucht. Es wird immer ein Konto auf der Soll- und ein anderes auf der Habenseite berührt. Für jeden verbuchten Geschäftsfall wird ein Buchungssatz nach dem Prinzip “Soll an Haben” erstellt. Als erstes wird das Konto genannt, dessen Soll- Seite berührt wurde, dann folgt das Konto, wo im Haben gebucht wurde.
