Stille Reserven oder Rücklagen können entstehen, wenn beispielsweise die Verbindlichkeiten der Passivseite überbewertet werden oder das Anlage- oder Umlaufvermögen auf der Aktivseite unterbewertet wird. Eine Unterbewertung kann entstehen, wenn beispielsweise Immobilien nicht mit ihrem tatsächlichen Zeitwert in die Bilanz übernommen werden. Nach außen wird so diesbezüglich deklariert, dass das Vermögen des Unternehmens deutlich niedriger ausfällt als es tatsächlich ist. Aber nicht nur bei Immobilien können Stille Reserven oder Rücklagen gebildet werden. Auch die Bilanzpositionen Maschinen, Forderungen, Rohstoffe, Wertpapiere und uvm. können hier betroffen sein. Auf der Passivseite sind es darüber hinaus, die Überbewertungen der Verbindlichkeiten, die dazu führen können, dass das Unternehmen über Stille Rücklagen verfügt.

Im Grunde genommen sind Stille Reserven jedoch keine tatsächlichen Vermögenszuwachse. Die Ersparnisse, die beispielsweise durch die Verringerung der Steuerbelastung entstanden ist, kann im Endeffekt nur als Steuerstundung betrachtet werden, denn spätestens beim Verkauf der Immobilie oder der Maschine kommt der tatsächliche Wert, der Marktwert, ans Licht. Auch zu hoch angesetzte Rücklagen (für eventuelle anfallende Schadensersatzforderungen) fallen unter die Kategorie Stille Reserve und müssen, sofern nicht zum Einsatz gekommen, irgendwann wieder aufgelöst werden.

Da Stille Reserven zunächst den Gewinn schmälern, müssen sie bei ihrer Auflösung als Ertrag gebucht werden. Meist wird hierfür das Konto „Sonstige betriebliche Erträge“ genutzt. Aufgelöste Stille Rücklagen geben nun das tatsächliche Betriebsergebnis wieder und erhöhen somit auch den Gewinn des Unternehmens. Auch steuerlich erfolgt nun eine tatsächliche Bemessung aller anfallenden Steuern.

Wie anfangs bereits erwähnt, sind Stille Rücklagen und Reserven umstritten. Sie schmälern nicht nur den zu versteuernden Betriebsgewinn, sondern haben beispielsweise auch Einfluss auf die Dividenden der Anteilseigner. Fällt der buchmäßige Gewinn niedriger aus, als er tatsächlich ist, so fallen in der Regel auch die Auszahlungen an die Anteilseigner geringer aus. Auch ist es durchaus möglich, dass das Unternehmen Stille Reserven dazu nutzt, die finanzielle Lage optisch in positivere Bahnen zu lenken (beispielsweise bei Verkäufen oder bei Kreditanfragen). Nicht selten werden Stille Reserven nur aufgelöst, um den Gewinn zu erhöhen um dann somit als wirtschaftlich rentabler dazustehen. Wenn man es genau nimmt, ist diese Art der Kapitalrücklage somit mit einer ordnungsgemäßen Buchführung nicht zu vereinbaren.

Und doch: Schon vielen Betrieben hat besonders die sogenannte Stille Reserve aus einer wirtschaftlichen Schwierigkeit herausgeholfen.

Die Gründe für die Auslagerung von Produktion und Verwaltung sind in der Regel meist die hohen Lohn- und Lohnnebenkosten, das Fehlen von Fachkräften mit dem nötigen Know-how sowie der immens hohe bürokratische Aufwand in Deutschland. Auch die Gewerkschaftsorganisationen machen es den Unternehmern zunehmend schwer, betriebliche Entscheidungen durchzusetzen. Eine Zentralisierung sämtlicher betrieblichen Aktivitäten im Ausland ist somit für viele Unternehmen äußerst attraktiv.

Hinsichtlich der Buchführung und Buchhaltungspflicht sind bei der Auslagerung jedoch einige Regeln zu beachten.

Grundsätzlich bedarf der Umzug der Buchhaltung ins Ausland der Zustimmung des zuständigen Finanzamts. Alle diesbezüglichen Eingaben, Speichervorgänge und Aufbewahrungen haben von Rechtswegen immer im Inland zu erfolgen.

War der Buchhaltungsumzug in Ausland bisher nur in Ausnahmefällen möglich, so gestatten die Finanzämter unter der Einhaltung bestimmter Voraussetzungen mehr und mehr dieses Prozedere. Maßgeblich hierfür ist die Neuregelung hinsichtlich des Jahressteuergesetzes 2009, und die Neueinführung des § 146 Abs. 2a der Abgabenordnung..Seit dieser Neuregelung ist es den Unternehmen gestattet, ihre Buchungsbelege europaweit zu bearbeiten und zu lagern.

Wer von der Möglichkeit einer Buchführungsauslagerung Gebrauch machen möchte, der muss seiner Mitwirkungspflicht uneingeschränkt nachkommen. Geschieht dies nicht, so wird dieses Vergehen mit einem sogenannten Verzögerungsgeld bestraft.

Der Zugang zu den Buchhaltungsbelegen muss von den Unternehmen zu jeder Zeit gewährleistet werden, damit Steuerprüfungen zeitnah und ordnungsgemäß durchgeführt werden können. Des Weiteren müssen alle deutschen HGB-Vorschriften eingehalten, Monats-, Quartals- und Jahresabschlüsse durchgeführt werden, sowie Dokumentenanforderungen von seitens des zuständigen Finanzamtes nachgekommen werden.

Vor der Auslagerung der betrieblichen Buchhaltung ist dem Finanzamt ein diesbezüglicher Antrag vorzulegen, sowie die damit verbundene Zustimmung des Verlagerungslandes. Dieses muss zwingend Mitglied der Europäischen Gemeinschaft oder des Europäischen Wirtschaftsraums sein. Ansonsten kann einem Antrag auf Auslagerung der Buchhaltung nicht stattgegeben werden. Weiterhin erwarten die zuständigen Finanzämter einen unbeschränkten Datenzugriff und der damit einhergehende Nachweis über das Datenverarbeitungssystem.

Vor dem Entscheid über einen Buchhaltungsumzug ist vom Unternehmen unbedingt abzuwägen, ob der Nutzen hinsichtlich der Verwaltungsauslagerung den diesbezüglichen Risiken überwiegt. Zu überprüfen ist in dieser Hinsicht, welche gesetzlichen und organisatorischen Regelungen im jeweiligen Land einzuhalten sind, und ob die technischen und personellen Rahmenbedingungen eingehalten werden können.

Weiterhin sind die politischen und wirtschaftlichen Entwicklungen im Auslagerungsland zu bedenken. Unter diesem Aspekt ist der Umzug ins Ausland nicht für jedes Unternehmen sinnvoll und teilweise mit erheblichen Risiken verbunden.

Wer die Auslagerung trotzdem wagt, der greift nicht selten auf so genannte Shared Service Center zurück. Shared Service kann als ein internes Outsourcing verstanden werden, und regelt alle Dienstleistungs- und Konsolidierungsprozesse vor Ort. Ziel ist es hier, externer Dienstleister und interne Mitarbeiter zu verbinden, um gleichartige Prozesse reibungslos zusammen zu führen. Durch dieses System können gleichartige Arbeitsabläufe kostengünstig kumuliert und bearbeitet werden. Nachteilig wirkt sich bei diesem Modell jedoch oftmals aus, dass die hier angeworbenen Mitarbeiter in der Regel über wenig Fachkenntnisse und Qualifikationen verfügen.

Vor der Buchhaltungs-Auslagerung muss jedoch erst der Weg der Antragstellung beim Finanzamt gegangen werden. Wer sich hier allerdings in puncto Steuerzahlungen und -erklärungen, seiner Mitwirkungspflicht in Sachen Betriebsprüfung, sowie der Einhaltung sämtlicher Fristen nichts hat zuschulden kommen lassen, für den wird die Genehmigung zur Buchhaltungs-Globalisierung kein Problem werden.

Zum Beispiel die Bereiche Grafik, Design oder Layout: zur gestalterischen Arbeit gehören auch die Akquisition, die Produktberatung, Strategieerarbeitung, Kommunikationsberatung sowie die Finanzplanung und die Realisation.

Die unternehmensbezogenen Tätigkeiten wie die kaufmännische Führung des Unternehmens zählen jedoch nicht zur künstlerischen Tätigkeit. Dies gilt auch, wenn die eigentliche künstlerische Tätigkeit von einer anderen Person erbracht wird und die Nebentätigkeiten isoliert vorgenommen werden.

Erhält der Gesellschafter für seine Arbeit eine pauschale Vergütung, kann diese nur zu 100% als künstlerisch oder zu 100% als nicht künstlerisch bewertet werden. Wenn also Beitragspflicht festgestellt wird, ist die gesamte Vergütung (Gehalt, Gewinnbeteiligung, Altersvorsorge, usw.) beitragspflichtig. Nicht zur Bemessungsgrundlage gehören lediglich Gewinnanteile aufgrund einer Kapitalbeteiligung (bspw. Dividenden).

Wenn keine pauschale Bezahlung erfolgt, sprich wenn die künstlerische Tätigkeit des Gesellschafters gesondert abgerechnet und vergütet wird, sind nur diese Beträge an die KSK zu melden. Dies gilt auch dann, wenn diese Tätigkeiten nicht das Schwergewicht der an die GmbH oder GmbH & Co. KG erbrachten Leistungen bildet.

Hinweis: Diese neue Gesetzesauslegung der KSK ist überraschend im Oktober 2009 entstanden. Viele Werbeagenturen hatten ihre Rechtsform geändert, um der Beitragspflicht zu entgehen. Mit ihrer neuen, verfassungsrechtlich zweifelhaften Gesetzesauslegung versucht die KSK nun, die entstandenen Einnahmeausfälle zu kompensieren.

Wer seine Buchhaltung regelmäßig erstellt und die Zahlen auch unterjährig auswertet und kontrolliert, kann am Jahresende steuerliche Überraschungen vermeiden. Viele Einzel- und Kleinunternehmer sind völlig überrascht, wenn der Steuerbescheid bei ihnen ankommt. Häufig geht es dann an die Rücklagen oder die Unternehmensliquidität, manchmal kommt es sogar zu massiven finanziellen Engpässen.

Das weiß auch Christoph Tropp aus Pulheim, der seit Anfang des Jahres einen Büroservice im Rhein-Erft-Kreis betreibt und täglich mit den Sorgen und Nöten Selbständiger zu tun hat. “Zahlen sind keine Momentaufnahme und Umsatz ist nicht gleich Gewinn”, kritisiert Tropp das Denken vieler Kleinunternehmer. “Und dann wird im darauf folgenden Jahr der Steuerbescheid plötzlich zu einem großen Problem.” Tropp ist gelernter Steuerfachangestellter und Experte in der Verbuchung laufender Geschäftsvorfälle und sich daraus ergebender betriebswirtschaftlicher Analysen. Seine Schwerpunkte liegen bei Einzelunternehmen und Personengesellschaften. “Die kümmern sich manchmal das ganze Jahr nicht um ihre Zahlen” bedauert er.

Tropp möchte mit seinem eigenen Büroservice hier unterstützen und Unternehmern helfen. Es sei klar, dass Buchhaltung, Steuern und Zahlenkontrolle nicht jedermanns Sache sei, aber es gehöre nun mal zur Selbständigkeit. Seine Dienst- und Beratungsleistungen helfen und unterstützen Unternehmen in jeder Beziehung. Aus diesem Grund gibt Tropp auch Seminare zu den Themen Betriebswirtschaft, Buchhaltung und Büroorganisation.

Neben seiner selbständigen Tätigkeit und seinem Engagement bei einem Lohnsteuerhilfeverein bringt Tropp seine Expertise auch im interdisziplinären Unternehmer- und Beraterverbund Ultimo/q2b ein. “Hier kann ich mich mit Kollegen aus ganz Deutschland austauschen”, freut sich der Pulheimer, der auch schon für namhafte Steuerberatungskanzleien in Frankfurt und Köln tätig war. Überhaupt sei Fortbildung und der regelmäßige fachliche Dialog sehr wichtig. Diesen finde er eben bei Ultimo/q2b, so Tropp. Selbst ganz komplexe Fälle ließen sich mit Hilfe der mehr als 140 Kollegen lösen. Er legt Wert auf die Feststellung, dass er selbst keine Rechts- und Steuerberatung anbietet, dass aber auch hier sein weit verzweigter Expertenpool weiterhelfen könne.

Der Unternehmerverbund Ultimo/q2b sucht auch aktuell nach neuen Partnern, um die eigene Wissens- und Leistungsbasis stetig zu erweitern.

Das Internet hält beim Finanzamt immer mehr Einzug. So wird mittlerweile immer mehr über das Interent recherchiert, um sich entsprechend Informationen über die zu prüfenden Unternehmen zu beschaffen. So werden wichtige Unternehmensinformationen aus Pressemeldungen gezogen oder auch aus den Internetpräsenzen der Firmen.In der Praxis lässt sich feststellen, dass seitens der Betriebsprüfung verstärkt auch das Internet und andere Hilfsmittel zur Informationsbeschaffung genutzt werden. Gerade Informationen die Firmenstruktur betreffend erwecken oftmals das Interesse der Steuerprüfer.