Dieser Zuschuss wird immer dann fällig, wenn derjenige sich außerhalb seiner regelmäßigen Arbeitsstätte aufhält, also sozusagen auf Dienstreise ist. Werden hierfür Pauschalen gezahlt, was durchaus üblich ist, heißen diese Tagegeld. Dieser Mehraufwand kann vom Arbeitnehmer steuerlich geltend gemacht werden, wenn er vom Arbeitgeber keinen Ausgleich erhält. Zahlt der Arbeitgeber aber Geld für den Verpflegungsmehraufwand aus, kann dieser das als Betriebsausgabe steuerlich geltend machen. Nicht zum Verpflegungsmehraufwand zählen die Übernachtungskosten, die sind unter dem Titel „Reisekosten“ zusammen mit den Transportkosten extra zu behandeln.

Pauschalbeträge für den Verpflegungsmehraufwand mindert Aufwand

Die Pauschalbeträge werden zumeist genutzt, da eine genaue Abrechnung vom Aufwand her in keinem Verhältnis zum Nutzen stehen würde. Der vom Finanzamt anerkannte „Pauschbetrag für den Verpflegungsmehraufwand“ richtet sich nach der Länge der Zeit, die der Reisende unterwegs ist, und wohin diese Reise ging, beispielsweise ins Ausland, und wenn, dann genau in welches Land.

Der Pauschbetrag muss vom Finanzamt anerkannt werden, und darf nicht unter- oder überschritten werden. Auch wenn der Arbeitnehmer höhere Kosten anhand von Belegen nachweisen kann, wird er diese vom Finanzamt nicht anerkannt bekommen.

Bei Reisen im Inland werden folgende Beträge für den Verpflegungsmehraufwand anerkannt:

24 Euro bei einer Abwesenheit von über 24 Stunden, bei einer Dauer zwischen 14 und 24 Stunden je 12 Euro pro Tag und 6 Euro bei einer Fahrt von 8 bis 14 Stunden.

Dies ist im Einkommenssteuergesetz geregelt. Führt ein Arbeitnehmer mehrere Dienstfahrten an einem Tag aus, so können diese Zeiten zusammengerechnet werden.

Allerdings gibt es auch noch die Arbeiten der „Monteure“, wie es landläufig genannt wird. Also beispielsweise jemand, der gar keinen regelmäßigen Arbeitsort hat, wie ein Vertreter. Bei diesem zählt die Abwesenheit von der Wohnung. Dies gilt nur, wenn die Zeit, in der derjenige an einem anderen, und zwar dem gleichen Ort ist, nicht länger als 3 Monate ist.

Außerdem sagt das Gesetz folgendes: „wird eine Tätigkeit nach 16.00 begonnen und endet sie vor 8.00 Uhr des nächsten Tages ohne Übernachtung, ist die gesamte Abwesenheitsdauer dem Kalendertag zuzuordnen, der die überwiegende Abwesenheit beinhaltet“. Dies kann also der Tag der Abreise oder auch der Rückkehr sein.

Für dienstliche Reisen ins Ausland gelten andere Pauschbeträge

Diese sind vom Zielland abhängig. Allerdings sind diese fast immer höher, als die im Inland. Fährt man in ein Land, welches im Steuerrecht nicht explizit genannt ist, ist das Finanzamt verpflichtet, sich nach Luxemburg zu richten.

Auch hier gibt es eine Sonderregelung, die das Gesetz so beschreibt: „Bei Dienstreisen vom Inland in das Ausland bestimmt sich der Pauschbetrag nach dem Ort, den der Steuerpflichtige vor 24.00 Uhr Ortszeit zuletzt erreicht hat. Für eintägige Reisen ins Ausland und für Rückreisetage aus dem Ausland in das Inland ist der Pauschbetrag des letzten Tätigkeitsortes im Ausland maßgeblich“.

Bekommt der Arbeitnehmer den Verpflegungsmehraufwand von seinem Dienstherren ersetzt, muss dieser Betrag bis zu der Höhe des steuerlichen Pauschalbetrages steuerfrei gesehen werden.

Davon abzugrenzen ist die Doppelte Haushaltsführung. Wenn jemand länger als die benannten 3 Monate an einer Stelle wohnt, werden nicht mehr die o.g. Pauschalen gezahlt. Dann greift der Paragraf der Doppelten Haushaltsführung, da ja derjenige seinen Hausstand zu Hause dennoch unterhält.

Die Mehraufwendungen die dadurch entstehen, werden als Werbungskosten anerkannt. Voraussetzung dafür ist eine sogenannte Zweitwohnung, die entgeltlich oder unentgeltlich sein kann. Diese Doppelte Haushaltsführung muss jedoch ausschließlich berufliche Gründe haben, und angeordnet worden sein. Davon weiterhin abzugrenzen sind Fahrtkosten und sogenannte Familienheimfahrten, was dann jeweils besondere steuerliche Anwendungen nach sich zieht. Dafür gibt es im Steuerrecht explizite Paragrafen, denn die Abgrenzung zwischen all diesen Sonderregelungen ist nicht immer einfach .

Für viele Arbeitnehmer ist der Fahrtweg zur Arbeitsstelle jedoch so weit, dass ihnen kein tägliches Pendeln zugemutet werden kann, bzw. dieses auch gar nicht gewünscht ist. In diesem Fall nimmt der Arbeitnehmer dann einen Zweitwohnsitz am Arbeitsplatz auf und pendelt nur an den Wochenenden nach Hause.

Doppelte Haushaltsführung und Eigentumswohnung bringen steuerliche Vorteile

Wie die Erfahrung immer wieder zeigt, wird für die doppelte Haushaltsführung in der Regel nur ein kleines Zimmer oder ein winziges Appartement gemietet. Da der Aufenthalt hier nur auf wenige Stunden nach der Arbeit begrenzt ist, ist der Arbeitnehmer vielfach nicht daran interessiert, sich eine gemütliche Zweitwohnung zu schaffen. Außerdem sollen meist auch die Kosten so niedrig wie möglich gehalten werden, da nur die wenigsten Arbeitgeber ihren Mitarbeitern die doppelte Haushaltsführung finanzieren wollen. Aber es muss nicht nur das winzige Wohnheimzimmer sein, was sich steuerlich absetzen lässt. Auch der Kauf einer Eigentumswohnung rentiert sich für die doppelte Haushaltsführung, da auch diese zum einen abgesetzt werden kann und zum anderen wesentlich größere Vorteile bei der jährlichen Steuererklärung bringt.

Eigentumswohnung und doppelte Haushaltsführung passen steuerlich gut zusammen

Für eine beruflich veranlasste doppelte Haushaltsführung hat der Arbeitgeber die Möglichkeit, die hierfür anfallenden Mehraufwendungen steuerlich abzusetzen. Alternativ kann jedoch auch der Arbeitnehmer von den steuerlichen Vergünstigungen profitieren. Dies ist im Vorfeld zu klären.
Möchte der Arbeitgeber hier außen vor bleiben, kann der Arbeitnehmer die Kosten für die Zweitwohnung bei doppelter Haushaltsführung als Werbungskosten abziehen.
Was viele aber nicht wissen: Selbst wer eine Eigentumswohnung am Ort der Arbeitsstätte kauft, kann die Mehraufwendungen für die doppelte Haushaltsführung hier genauso wie eine gemietete Wohnung von der Steuer absetzen.

Finanzgericht entscheidet bei der doppelten Haushaltsführung für das Absetzen einer Eigentumswohnung

Wie oben bereits erwähnt, gehen die meisten Arbeitnehmer dazu über, für den Zweitwohnsitz am Ort des Arbeitsplatzes eine nur kleine Wohnung oder ein Zimmer anzumieten. Einige Arbeitnehmer jedoch wollen es auch unter der Woche luxuriös und komfortabel haben, sodass diese weder Kosten noch Mühen scheuen, um sich auch in der Ferne gut und stilvoll einzurichten. Viele Finanzämter tolerieren dies jedoch nicht und lassen die oftmals horrenden Werbungskosten hierfür auch nicht abziehen. Nicht nur im Streitfall gewähren die Finanzbehörden einen Abzug bis zu einer Wohnungsgröße von 60 qm bei einem Einpersonenhaushalt. Wer mehr Raum mietet, kann dies in der Regel nicht absetzen.

Wer jedoch eine Eigentumswohnung bei der doppelten Haushaltsführung angeben möchte, der kann dies ohne Weiteres tun. Eigentumswohnungen werden hier im Vergleich wie eine Mietwohnung gesehen und dürfen mit gleicher Quadratmeterzahl als Werbungskosten für die doppelte Haushaltsführung abgezogen werden.

Aktuell werden zahlreiche Finanzgerichte mit der Prüfung dieser Sachverhalte betraut. Viele Arbeitnehmer klagen aufgrund der unterschiedlichen Mietspiegel der einzelnen Städte auf Kostenübernahme. Die die zuständigen Gerichte letztendlich jedoch entscheiden ist derzeit noch unklar. Deshalb gilt, wer Kosten für die doppelte Haushaltsführung absetzen will, darf bei einem Einpersonenhaushalt die Höchstgrenze der abzugsfähigen Quadratmeterzahl nicht überschreiten.
Beim Kauf einer Eigentumswohnung hingegen gelten die gleichen Regeln, wie bei jeder anderen Mietwohnung, die für den Zweitwohnsitz am Arbeitsplatz gemietet wurde.

Viele Fachleute behaupten, nur wer seine Buchführung im Griff hat, kann auch ein erfolgreiches Unternehmen führen. Eine nicht ordnungsgemäß geführte Buchhaltung ist in diesem Sinne vielfach auch maßgeblich für ein schlecht laufendes Geschäft. Denn fehlt der Überblick über die Finanzen, sind auch Investitionen nicht kalkulierbar.

Existenzgründer und Kleinunternehmer

Grundsätzlich dient eine ordentliche Buchführung dazu, die Ertragslage sowie die tatsächliche finanzielle Situation des Unternehmens zu beleuchten – und zwar für große Unternehmen und Kleingewerbe gleichermaßen. Die Aufgaben der Buchführung umfassen viele Bereiche des unternehmerischen Handels. Sie liefert Informationen über die geschäftliche Entwicklung, verdeutlicht in Zahlen das Eigenkapital und das Fremdkapital, die Aufwendungen und auch die Erträge sowie die einzelnen Geschäftsfälle und Buchungen. Des Weiteren liefert sie die Bemessungsgrundlage für die steuerliche Einstufung und die Steuererklärungen an sich und ist für viele Banken und Kreditinstitute ein gutes Instrument, wenn es um die Einschätzung betrieblichen Finanzen und Investitionspotenziale geht. Innerbetrieblich wird die Buchführung auch für das sogenannte Controlling genutzt, dh. zur Überwachung und Kontrolle der Wirtschaftlichkeit.

Welche Buchführung für Existenzgründer?

Die Buchführung ist immer an gewisse Regeln und Pflichten gebunden. Wer in welcher Form buchhaltungspflichtig ist, ist abhängig vom Unternehmen selbst und vom zu erwartenden Umsatz. Agiert ein Existenzgründer nur unter dem Status Kleingewerbetreibender, so gelten hier andere Vorschriften als beispielsweise bei einem Unternehmen, welches gleich im großen Rahmen startet. Hier ist ebenfalls die Unternehmensform ausschlaggebend: Sogenannte Kaufleute sind grundsätzlich verpflichtet, eine Buchhaltung zu führen. Ob diese nun aber in einfacher oder doppelter Form zu erstellen ist, dafür sind wiederum die Umsatzzahlen verantwortlich. Im ersteren Fall würde hier eine einfache Einnahmen-Überschuss-Rechnung genügen, im zweiten Fall müsste explizit eine Gewinn-und-Verlust-Rechnung (GuV) sowie eine Bilanz erstellt werden –die hier noch mal unterschieden werden muss in Handelsbilanz und Steuerbilanz.

Buchführung für Kaufleute

Wer ein selbstständiges Handelsunternehmen betreibt, der gilt juristisch als Kaufmann und hat entsprechend eine Buchhaltung zu führen. Hier ist es erforderlich, jährlich einen sogenannten Jahresabschluss, inklusive der Gewinn-und-Verlust-Rechnung (GuV) zu erstellen. Hierzu zählen grundsätzlich alle Kaufleute. Kaufleute sind alle Unternehmer, die ein selbstständiges Handelsgewerbe betreiben, mit Ausnahme von Unternehmen, die aufgrund der Art und des Umfangs ihrer Tätigkeit nicht als ein kaufmännisch eingerichteter Geschäftsbetrieb zu sehen sind. Auch Existenzgründer, die mit einer Kapitalgesellschaft, wie beispielsweise einer GmbH oder einer Aktiengesellschaft, auf den Markt stoßen, unterliegen der Buchführungspflicht und müssen diese in doppelter Form vorlegen. Das Gleiche gilt für alle die, die freiwillig einen Eintrag im Handelsregister beantragen. Auch sie sind mit der Eintragung im Handelsregister zur doppelten Buchführung verpflichtet.

Nicht buchführungspflichtige Existenzgründer

Generell nicht buchhaltungspflichtig sind entsprechend alle Nicht-Kaufleute. Sie müssen weder eine Bilanz noch eine GuV erstellen, sondern hier reicht lediglich die einfache Buchführung –die Einnahmen-Überschuss-Rechnung. Eine Ausnahme gibt es jedoch auch hier: Steigt der jährliche Umsatz über die Höchstgrenze von 50.000 Euro, so greift hier wiederum die Buchhaltungspflicht, dh. der Jahresabschluss, die Bilanz und die GuV müssen erstellt werden.

Einfache Buchführung vs. doppelte Buchführung

Die Unterschiede hinsichtlich der einzelnen Buchführungsarten liegen zum einen im Verwaltungsaufwand. Während bei der einfachen Buchführung separat alle Ausgaben und Einnahmen aufgezeigt werden müssen, hat die doppelte Buchführung der Finanzbuchhaltung (FiBu) mit einer Erstellung von einzelnen Konten zu erfolgen. Jedes dieser Konten muss chronologisch und nachvollziehbar geführt werden und hat am Jahresende entweder über die GuV oder der Bilanz abgeschlossen zu werden. Die entsprechenden Belege müssen kontiert werden, dh. aus ihnen muss hervorgehen, auf welches Konto gebucht wurde. Eine Buchung ohne Belege erlaubt weder die einfache noch die doppelte Buchführung.

Um die einzelnen Belege richtig kontieren zu könnten, gibt es branchenspezifische Kontenpläne. Der Kontenplan ist unterteilt in einzelne Kontenklassen, welche sich beispielsweise nach Aufwendungen und Erträge, Umsätze und Erlöse sowie Eigenkapital und Fremdkapital zu unterscheiden lassen.

Doppelte Haushaltsführung durch die zusätzliche Wohnung am Arbeitsort

Aus rechtlicher Sicht ist die Definition der doppelten Haushaltsführung dann gegeben, wenn der Steuerpflichtige neben seiner Erstwohnung, in der der eigentliche Hausstand geführt wird und in der die Familie lebt, noch eine zusätzliche Wohnung am Arbeitsort anmieten muss. Dies ist jedoch oftmals auch dann der Fall, wenn der Arbeitnehmer aus seinem bestehenden Arbeitsverhältnis versetzt wird, dh. hier eine betriebliche Verpflichtung des Arbeitsplatzwechsels besteht. Die doppelte Haushaltsführung gilt aber auch dann als gewährt, wenn der eigentliche Hausstand –die Erstwohnung- an einen anderen Ort verlegt wird (siehe Schreiben vom Bundesfinanzministerium, IV C5 Seite 2352/10.12.2009). Der Arbeitnehmer somit am Arbeitsort seine Zweitwohnung unterhält.

Doppelte Haushaltsführung ist steuerlicher Aufwand

Wer einer doppelten Haushaltsführung unterliegt, der kann als Steuerpflichtiger die Aufwendungen aus der doppelten Haushaltsführung steuerlich geltend machen. Sie sind in diesem Fall als sogenannte Werbungskosten abzusetzen und unter der Rubrik Einkünfte aus nicht selbstständiger Arbeit anzugeben. In Einzelfällen übernehmen jedoch auch die Arbeitgeber die Kosten einer doppelten Haushaltsführung. Das Einholen einer entsprechenden Auskunft lohnt also immer!

Doppelte Haushaltsführung ist Mehraufwand

Eine doppelte Haushaltsführung zu betreiben ist nicht nur organisatorisch als Aufwand zu betrachten. Auch im steuerlichen Sinne ist hier durchaus ein Aufwand zu verzeichnen. Aus diesem Grund erlaubt der Gesetzgeber, diesen Aufwand von der Steuer abzusetzen. Hierzu zählen beispielsweise die Fahrtkosten, die zu Beginn und zum Ende der doppelten Haushaltsführung anfallen, eine wöchentliche Heimfahrt, Umzugskosten, Verpflegungsmehraufwand für ein Quartal, Aufwendungen für Telefon und Internet. Auch der sogenannte Verpflegungsmehraufwand kann im Rahmen der doppelten Haushaltsführung steuerlich berücksichtigt werden. Alle genannten Aufwendungen werden hier als Mehraufwand deklariert.

Wer zunächst nur im Hinblick einer Dienstreise am Beschäftigungsort tätig war, dann ist diese Dienstreise der oben genannten Dreimonatsfrist anzurechnen. Erst wenn die Dienstreise um einen Monat unterbrochen wurde, beginnt auch die Dreimonatsfrist der doppelten Haushaltsführung wieder zu wirken. Nicht anerkannt wird jedoch, wenn die Unterbrechung aufgrund von Urlaub oder Krankheit stattgefunden hat.

Voraussetzung für die doppelte Haushaltsführung

Wurde im Rahmen der doppelten Haushaltsführung eine Zweitwohnung angemietet, so sollte diese nicht größer als 60 Quadratmeter betragen. Ansonsten besteht hier die Möglichkeit, dass die Kosten für den Unterhalt der Wohnung von den zuständigen Finanzbehörden nicht anerkannt werden.

Des Weiteren sollte die angemietete Wohnung über eine eigene Küche verfügen. Fehlt diese gilt der Tatbestand der doppelten Haushaltsführung meist als nicht gegeben. Wer seine Familienheimfahrten aufgrund der Entfernung nur mit dem Flugzeug zurücklegen kann, der darf hier nicht die tatsächlichen Flugkosten anrechnen, sondern muss explizit die Entfernungspauschale ansetzen. Darüber hinaus kann die steuerliche Berücksichtigung einer doppelten Haushaltsführung auch dann stattgegeben werden, wenn der Familienwohnsitz getauscht wird.
Im Übrigen können auch ledige Arbeitnehmer eine doppelte Haushaltsführung bei der Einkommensteuer geltend machen. Allerdings nur dann, wenn er nachweisen kann, dass er am Ort des Lebensmittelpunktes auch den eigenen Haupthaushalt führt.

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Neigt sich das Geschäftsjahr dem Ende zu, sind alle Geschäftsfälle ordnungsgemäß gebucht und rückt der Inventurstichtag immer näher, dann gilt es, den Jahresabschluss buchhalterisch vorzubereiten. Unabhängig davon, um welche Unternehmensform es sich handelt, hat jeder noch so kleine Betrieb, wie beispielsweise das Einzelunternehmen, zu einem bestimmten Stichtag alle Einnahmen und Ausgaben gegenüberzustellen. Während beim Einzelunternehmen in der Regel diese Gegenüberstellung mittels einer sogenannten Einnahmen-Überschuss-Rechnung erfolgt, sind mittlere und große Unternehmen verpflichtet, eine Bilanz zu erstellen. Diese unterscheidet sich in Handels- und Steuerbilanz, und ist zum einen Bemessungsgrundlage für den zu versteuernden Gewinn, andererseits deklariert sie jedoch explizit die finanzielle und wirtschaftliche Lage des Unternehmens.

Handelt es sich bei den Unternehmen jedoch um Konzerne, dh. gibt es Mutter- und auch Tochterunternehmen, so ist der diesbezügliche Jahresabschluss an gewisse Regeln gebunden, die speziell auf diese Unternehmensform ausgerichtet ist. In diesem Fall wird hier ein sogenannter konsolidierter Jahresabschluss erstellt, der für alle Unternehmen, die einer einheitlichen Führung unterliegen, verpflichtend ist.

Bei einem konsolidierten Jahresabschluss geht man fiktiv davon aus, dass die jeweiligen Tochterunternehmen rechtlich zusammen mit der Konzernmutter ein einzelnes Unternehmen bilden. Dh. beispielsweise, dass alle unternehmerischen Verflechtungen untereinander aufgelöst und einheitlich zu bilanzieren sind. Forderungen oder Verbindlichkeiten der jeweiligen Konzerntöchter heben sich in diesem Sinne gegeneinander auf und können so als ein einzelner Bilanzposten bewertet werden. Gleichermaßen wird darüber hinaus bei allen Aufwendungen und Erträgen vorgegangen. Ziel ist es hierbei, außenstehenden Dritten ein objektives Bild des gesamten Konzerns hinsichtlich der finanziellen und wirtschaftlichen Lage zu gewähren. Einzelabschlüsse der jeweiligen Tochterunternehmen geben hier in der Regel kein aussagekräftiges Bild ab.

Ein konsolidierter Konzernabschluss hat jedoch lediglich einen informativen Charakter und dient nicht der Bemessung des Steueraufkommens und auch nicht als Grundlage für die Ausschüttung von Gewinnen.

Rein rechtlich gesehen ist jedoch nicht jeder Konzern dazu verpflichtet, einen konsolidierten Jahresabschluss zu erstellen. Je nach Größe des Gesamtkonzerns kann hier in Einzelfällen davon abgesehen werden. Die Kriterien hierfür ergeben sich zum einen aus den erwirtschafteten Umsatzerlösen und zum anderen aus der errechneten Bilanzsumme. Zusätzlich dient hier allerdings auch die Anzahl der Mitarbeiter des Konzerns als Maßstab für die Erstellung des konsolidierten Jahresabschluss. Werden einzelne Größenmengen hier nicht überschritten, kann eine sogenannte größenabhängige Befreiung zum Tragen kommen.

Um zu Prüfen, ob ein konsolidierter Jahresabschluss zwingend nötig ist, kann auf zweierlei Art und Weise vorgegangen werden. Zum einen können die jeweiligen Einzelbilanzen summiert werden, was als sogenannte Bruttomethode bezeichnet wird, oder aber anhand des bereits erstellten zusammengefassten Abschlusses, welche unter der Bezeichnung Nettomethode geläufig ist. Die sich hieraus ergebenden Werte dienen als Grundlage für die Pflicht oder Befreiung zum konsolidierten Abschluss.

Weitere Gründe für eine diesbezügliche Befreiung können jedoch auch dann gegeben sein, wenn das Mutterunternehmen beispielsweise selbst Tochter eines anderen Unternehmens ist und dieses wiederum zum Konzernabschluss verpflichtet ist. Diesbezüglich gibt es allerdings Unterschiede hinsichtlich des Sitzes des Mutterunternehmens. EU-ansässige Firmen werden hier anders verpflichtet, als beispielsweise Firmen mit Sitz in einem Drittland. Darüber hinaus können jedoch auch noch andere Gründe einen Konzernabschluss unnötig werden lassen. Ebenfalls erlauben nämlich eingeschränkte Verfügungsmächte und auch unverhältnismäßige und hohe Kosten den Verzicht auf die Erstellung eines konsolidierten Abschluss.

Umlaufvermögen - kurzfristig viel Geld im Umlauf

Wenn in der Buchhaltung vom Begriff Umlaufvermögen die Rede ist, dann handelt es sich hierbei um das Vermögen, welches aus Ge- und Verbrauchsgütern sowie aus Forderungen und sonstigen Vermögensgegenständen besteht. Das Umlaufvermögen bildet mit seinen vielen einzelnen Konten einen großen Posten auf der Aktivseite der Bilanz, denn neben dem Anlagevermögen fließt auch das Umlaufvermögen am Bilanzstichtag in den zu ermittelnden Gewinn- oder Verlust ein.

Schaut man sich ein Inventar oder eine Bilanz an, so erkennt man, dass die erste Position des Umlaufvermögens die Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe und auch die Hilfsstoffe beinhaltet.

Zu den Rohstoffen gehören ausschließlich Vorräte, die zur Herstellung von Produkten notwendig sind. Sie gehen gänzlich in das gefertigte Produkt ein und müssen, nachdem der Lagerbestand zu Neige geht, neu eingekauft werden. Rohstoffe haben in der Regel einen großen Anteil am fertigen Endprodukt.

Hilfsstoffe wiederum nehmen zwar mengenmäßig einen kleineren Posten bei dem zu fertigenden Produkt ein, jedoch ist eine Herstellung ohne Hilfsstoffe in den meisten Fällen unmöglich. Zu den Hilfsstoffen gehören Kleinteile, wie beispielsweise Nägel, Schrauben, Holzleim und viele weitere Teile mehr.

Betriebsstoffe haben mit dem Produkt nichts zu tun, werden jedoch ebenfalls gebraucht, damit eine Fertigung überhaupt stattfinden kann. Zu den Betriebsstoffen gehören u.a. Kraftstoffe und Öle. Ist die Fertigung der Produkte dann im Gange, kommen wieder zwei neue Gruppen des Umlaufvermögens hinzu – nämlich die unfertigen und fertigen Erzeugnisse.

Unfertige Erzeugnisse sind Wirtschaftsgüter, für die zwar schon Herstellungskosten angefallen sind, der Verkauf jedoch noch nicht getätigt werden konnte, da der Fertigungsprozess noch nicht abgeschlossen ist.

Fertige Produkte wiederum sind Produkte, die versandfertig im Lager bereitstehen. Auch die schon geleisteten Anzahlungen fallen in diese Rubrik des Umlaufvermögens.

Die zweite Position des Umlaufvermögens nehmen in der Regel die Forderungen und sonstigen Vermögensgegenstände ein.

Forderungen machen in vielen Betrieben einen meist großen finanziellen Posten aus und sind hier zu unterteilen in Forderungen aus Lieferungen und Leistungen, Forderungen gegen verbundene Unternehmen und Forderungen gegenüber verbundene Unternehmen mit Beteiligungsverhältnis. Während die Forderungen aus Lieferungen und Leistungen sich schon dem Namen nach ableiten, dh. hier alle Debitorenrechnungen für verkaufte Produkte und Dienstleistungen gemeint sind, stellen die Forderungen gegenüber verbundenen Unternehmen (beispielsweise Tochtergesellschaften) eher die Auszahlung von Dividenden oder Gewinnen dar.

Die sonstigen Vermögensgegenstände wiederum beinhalten alle Forderungen, die nichts mit Lieferungen, Leistungen oder Gewinnausschüttungen zu tun haben. Im Einzelnen können dies beispielsweise Darlehen an Mitarbeiter oder Forderungen aus Bürgschaften sein.

Nach den Forderungen wird in der Bilanz der Posten Wertpapiere ausgewiesen. Auch Wertpapiere gehören zum Umlaufvermögen, da sie beim Verkauf eine meist kurzfristige Forderung darstellen. Wie die Forderungen, so sind ebenfalls die Wertpapiere in verschiedene Kategorien einzuteilen, die beispielsweise aus Anteilen an verbundenen Unternehmen bestehen (sofern die Wertpapiere weniger als 20 % des Stammkapitals ausmachen), eigene Wertpapiere und Anteile beinhalten sowie die Position sonstige Wertpapiere darstellen

Die letzte Position des Umlaufvermögens stellt dann das Barvermögen und die Bankbestände der jeweiligen Bankkonten dar. Diese Gelder werden im buchhalterischen Sinne flüssige Mittel genannt, da sie explizit Bar- oder Buchgeld betreffen, die schnell verfügbar sind. Unterteilt werden sie von den meisten Unternehmen in die Konten Kasse und Bank.

Wenn von Abschreibungen die Rede ist, dann erlaubt der Gesetzgeber hier eine Absetzung für Abnutzung (kurz=AfA). Was sich in erster Linie kompliziert anhört, ist für jedes Unternehmen im Endeffekt als bares Geld zu sehen. Und dies erhöht sich noch, je mehr abschreibbare Anlagegüter sich im Unternehmen befinden und zur jährlichen Abschreibung berechtigt sind.

Abschreibungen mindern den zu versteuernden Gewinn und sollten aus diesem Grund mit einer besonderen Sorgfalt bedacht werden. Selbst Einzelunternehmer, welche lediglich zur Aufstellung einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung verpflichtet sind, können hier in der Regel viel sparen. Damit kein Durcheinander in der Nutzungsdauer der jeweiligen Anlage- und Wirtschaftsgüter aufkommt, hat der Gesetzgeber die sogenannte AfA-Tabelle herausgegeben. Aus dieser wird ersichtlich, wie viele Jahre ein Wirtschaftsgut abgeschrieben werden darf, bis es buchmäßig wertlos ist. Die Nutzungsdauer der einzelnen Güter wurde mit Hilfe von statistischen Nachweisen und durch Informationen von Sachverständigen (beispielsweise Wirtschaftsprüfern) geschätzt.

Selbstverständlich gibt es hier Ausnahmen in der geplanten Nutzungsdauer. Viele Wirtschaftsgüter erleben das Ende der Nutzungsdauern nicht mehr, während wieder andere noch den doppelten Zeitraum im Unternehmen bestehen. Aber auch wenn das Wirtschaftsgut noch voll funktionsfähig ist – ist die angegebene Nutzungsdauer abgelaufen, darf keine Abschreibung mehr erfolgen.

Neben der Nutzungsdauer gibt es jedoch auch Regeln hinsichtlich der Abschreibungsverfahren, welche unbedingt einzuhalten sind. Zur Auswahl stehen verschiedene Abschreibungsverfahren, die ihre jeweiligen Vor- und Nachteile haben und vom Unternehmen selbst wählbar sind.

Die lineare AfA ist eine sehr einfache Form der Abschreibung, da die Abschreibungsbeträge gleichmäßig auf die Nutzungsjahre verteilt werden, bis diese abgelaufen sind.

Eine weitere Abschreibungsmethode ist die geometrisch-degressive AfA, bei der die Abschreibung vom jeweiligen Buchwert erfolgt, d. h. jährlich neu berechnet werden muss.

Derzeit können jährlich maximal 25 Prozent abgeschrieben werden.

Nicht vergessen sollte man hier jedoch auch, dass ein Wechsel von der linearen AfA zur degressiven AfA möglich ist und sich hier oftmals sogar mehr als anbietet. Zu prüfen ist allerdings der richtige Zeitpunkt – nämlich dann, wenn mit Hilfe der degressiven AfA mehr abgeschrieben werden kann als mit der linearen Methode.

Eine Sonderform der Abschreibung ist bei geringwertigen Wirtschaftsgütern gegeben, die, sofern der Anschaffungsbetrag unter 410,– Euro liegt, sofort abgeschrieben werden dürfen.

Besonderheiten gibt es auch beim sogenannten Arbeitsmaterial, wie beispielsweise den Computern. Ihre Nutzungsdauer liegt zum einen meist deutlich unter den der anderen Wirtschaftsgüter (hier nämlich maximal drei Jahre) und zum anderen fallen auch die zusätzlichen Geräte am Computer unter diese Regelung.

Dies gilt beispielsweise für die Peripheriegeräte, wie Drucker und Monitore). Selbst wenn diese unter einem Anschaffungswert von 410,– Euro liegen, müssen sie regulär auf die Nutzungsdauer hin abgeschrieben werden, da ihre Nutzung meist alleine nicht möglich ist.

Eine monatsgetreue Abschreibung ist auch hier Pflicht und richtet sich nach dem Anschaffungsdatum. Wurden der Computer und auch die Peripheriegeräte in der Mitte des Geschäftsjahres angeschafft, so darf die Abschreibung hier nur für die nach der Anschaffung verbleibenden Monate in Anspruch genommen werden – nicht für das ganze Jahr.

Meist wird es hier sehr hektisch, wenn einige Belege erst gesucht werden müssen, andere gänzlich verschwunden sind oder wieder andere komplett falsch gebucht wurden. Diese Situation hat niemand gerne und wer glaubt, dass hiervon lediglich mittlere oder große Betriebe betroffen sind, der irrt hier gewaltig. Selbst dem Einzelunternehmer, der hier nur mit einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) aufwarten kann, wird hin und wieder ein Besuch abgestattet.

In der Regel sind die Finanzamtsprüfer keine wirklich gerne gesehenen Gäste in den Buchhaltungsabteilungen. Während es für die Mitarbeiter oftmals eher nur unbequem ist, nach und nach sämtliche Belege zu reichen, wird der ein oder andere Geschäftsführer hier jedoch oft nervös. Denn – wurde die Buchhaltung nicht ordnungsgemäß geführt, kann dies unter Umständen recht teuer werden.

Mit Hilfe der täglichen Buchführung wird in der Regel am Ende des Geschäftsjahres auch die Bilanz oder die Einnahmen-Überschuss-Rechnung erstellt. Beide Schriftstücke dienen als Berechnungsgrundlage für den zu versteuernden Gewinn, insofern hat speziell die zuständige Finanzbehörde ein berechtigtes Interesse an der Vollständigkeit aller Belege und deren Dokumentation in der Bilanz oder EÜR.

Aber nicht nur die örtliche Finanzbehörde und somit auch der Staat haben ein berechtigtes Interesse an der Einhaltung der Buchführungsgrundsätze. Auch die Unternehmen selbst wollen schließlich am Ende eines Geschäftsjahres genau ersehen können, wie die wirtschaftliche und finanzielle Lage sich im laufenden Jahr entwickelt hat und zu welchen Betriebsergebnis man gekommen ist.

Anhand des erstellten Betriebsergebnisses können Prognosen für die Zukunft getätigt werden, können Fehler der Vergangenheit sichtbar gemacht werden und der tatsächliche Gewinn ermittelt werden. Wurde hier buchhalterisch nicht exakt gearbeitet, steht das ganze System auf wackeligen Beinen und das Erstellen eines Betriebsergebnisses ist schon im Vorfeld als fehlerhaft zu bewerten.

Organisation – ist das A & O

Zunächst sollte es oberstes Gebot sein, dass die Buchführung des Unternehmens zu jeder Zeit derart sortiert ist, dass sich sachverständige Dritte zu jeder Zeit und ohne Schwierigkeiten ein Bild von den wirtschaftlichen und finanziellen Verhältnissen des Unternehmens machen können. Dies wird erreicht, indem zum einen keine Buchung ohne den nötigen Beleg erfolgt, die Belege chronologisch und systematisch abgelegt werden und zum anderen, dass die Aufbewahrungsfristen hier eingehalten werden.

Die Prüfer der Finanzämter kommen in der Regel nicht im selben Jahr des Abschlusses, sondern eher einige Jahre später. Auch zu diesem Zeitpunkt muss die Buchhaltungsabteilung sämtliche Belege vorweisen und oftmals auch erklären können. Weiterhin darf natürlich bei der Buchführung nicht geschummelt werden. Kein Geschäftsfall darf außen vor bleiben. Die Buchführung muss insgesamt wahr und auch vollständig sein.

Auch ein zeitnahes Bearbeiten aller Buchungen muss hier gegeben sein. Wer alles in Kisten sortiert und für einen späteren Zeitpunkt aufhebt, dem kommt hier nicht selten der Prüfer vom Finanzamt zuvor. Wer seine Buchführung nicht oder nicht vollständig erledigt hat, kann meist auch keine Umsatzsteuervoranmeldungen abgeben. Hier erfolgt in diesem Fall eine Schätzung der Umsatzsteuerzahllast von Seiten der zuständigen Finanzbehörden.

Weist allerdings die gesamte Buchhaltung schwerwiegende Mängel auf, weil beispielsweise eine Inventur nicht getätigt wurde, so wird das komplette Betriebsergebnis geschätzt!

Und – wer hier grob fahrlässig gehandelt hat, der muss sich unter Umständen mit dem Tatbestand der Steuerhinterziehung oder Steuergefährdung auseinandersetzen.

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Die Buchführung in Unternehmen beinhaltet in der Regel auch das Führen eines sogenannten Kassenbuchs. Explizit besteht diese Pflicht, wenn das Unternehmen auch zur Erstellung einer jährlichen Bilanz verpflichtet ist. Wer lediglich eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) durchzuführen hat, braucht dies nicht, kann jedoch seine Bargeldbewegungen in einem Kassenbuch dokumentieren. In einem Kassenbuch sind alle Zugänge und Abgänge des Barvermögens in ordnungsgemäßer Form dargestellt – und zwar lückenlos und vollständig und für sachverständige Dritte zu jeder Zeit nachvollziehbar.

Je nach Größe des Unternehmens wird das Führen des Kassenbuchs entweder von einem Buchhaltungssachbearbeiter mitübernommen oder es besteht eine eigene Kassenabteilung, die hier lediglich für die Verwaltung des Bargeldes zuständig ist. Wie an einem Bankschalter können die Mitarbeiter des Unternehmens hier Spesenabrechnungen für Montageeinsätze oder Dienstreisen durchführen, verauslagte Kosten für Materialeinkäufe abrechnen oder auch Tankquittungen einreichen. Die Kasse und das Kassenbuch werden in diesem Fall von der eigentlichen Buchhaltung zunächst abgegrenzt, um doch anschließend in den Tages- und Monatsabschluss mit der Summe des tatsächlichen Barvermögens wieder einzufließen.

Wenn auch die Kassenabteilungen in mittleren und großen Unternehmen gut strukturiert sind und alle diesbezüglichen Buchhaltungspflichten hier erfüllt werden, so sieht dies in kleinen Unternehmen oftmals ganz anders aus. Nicht selten stellt die Kasse hier lediglich eine unübersichtliche Zettelwirtschaft dar, welche darüber hinaus auch nur buchmäßig existiert und für die Monats- und Jahresabschlüsse zusammengestellt wird.

Wenn eine reale Firmenkasse mit Bargeld nicht existent ist, werden alle anfallenden Zahlungen für beispielsweise Benzin, Porto oder Materialkäufe vom Geschäftsinhaber oder dessen Mitarbeiter meist zunächst aus privater Tasche gezahlt. Die Quittungen werden hier oft unsortiert gesammelt oder vor einem Monatsabschluss irgendwie noch zusammengesucht. Steuerberater, welche die Abschlüsse tätigen, schlagen hier nicht selten die Hände über dem Kopf zusammen.

Wer eigenverantwortlich kontiert und bucht, dem steht nun die Aufgabe an, alle vorliegenden Kassenbelege zunächst zu sortieren und chronologisch abzuheften. Da es sich in der Regel um Quittungen handelt, empfiehlt es sich, diese nicht einzeln abzuheften, sondern der Reihenfolge nach auf DINA4-Blätter zu kleben. Eventuell lohnt es sich, von einzelnen Quittungen und Bons noch zusätzlich Kopien anzufertigen, da diese oftmals nach Jahren nicht mehr lesbar sind. Ebenfalls sollten alle Belege durchnummeriert werden, um ein späteres Auffinden zu erleichtern.

Nach dem Sortieren und Nummerieren folgt das Kontieren. In der Regel reicht es aus, das Aufwandskonto oder Erlöskonto anzusprechen, da die Gegenbuchung hier immer die Kasse darstellt. Wer Buchungsfehler vermeiden will, kann vor die Kontierung noch die jeweilige Buchungsseite (Soll oder Haben) vermerken. Zugänge in die Kasse werden auf der Sollseite gebucht (Gegenbuchung=Ertragskonto), Abgänge werden auf der Habenseite erfasst (Gegenbuchung=Aufwandskonto).

Existiert keine tatsächliche Kasse, aus der die Zahlungen getätigt wurden, ist beim Buchen darauf zu achten, dass die Kasse mit ihrem Bestand nicht ins Minus rutscht. Wurde das Unternehmen neu gegründet, d. h. es existiert noch kein Anfangsbestand in der Kasse, muss (je nach Unternehmensform) eine Privateinlage getätigt werden. Besteht jedoch ein buchmäßiger (Monats-)Anfangsbestand, müssen alle zu buchenden Beträge von diesem Bestand abgezogen werden. Bei Zahlungseingängen erhöht sich der tatsächliche Bestand dem zu Folge. Ist absehbar, dass der Kassenbestand mit der nächsten Buchung keine schwarzen Zahlen mehr aufweisen würde, muss an diesem Punkt vorab eine fiktive Privateinlage erfolgen. Im besten Fall hat man die diesbezüglichen Bestände schon vor dem Buchen ermittelt, sodass die Privateinlagen nicht den vergebenen Nummernkreis durcheinanderbringen. Hat man dies jedoch übersehen und sind die Kassenbelege alle fortlaufend nummeriert, kann eine zusätzliche Buchung (der Privateinlage) zwischengeschoben werden. Nummerisch kann diese mit der laufenden Belegnummer und beispielsweise einem zusätzlichen „a“ versehen werden.Keinesfalls und zu keiner Zeit darf sich der Kassenbestand jedoch unter null befinden. Selbst dann nicht, wenn am Ende aller Buchungen ein positiver Saldo erscheinen würde.

Ist der Kassenbestand am Ende aller Buchungsvorgänge sehr hoch, kann eine entsprechende Privatentnahme getätigt werden.

Stille Reserven oder Rücklagen können entstehen, wenn beispielsweise die Verbindlichkeiten der Passivseite überbewertet werden oder das Anlage- oder Umlaufvermögen auf der Aktivseite unterbewertet wird. Eine Unterbewertung kann entstehen, wenn beispielsweise Immobilien nicht mit ihrem tatsächlichen Zeitwert in die Bilanz übernommen werden. Nach außen wird so diesbezüglich deklariert, dass das Vermögen des Unternehmens deutlich niedriger ausfällt als es tatsächlich ist. Aber nicht nur bei Immobilien können Stille Reserven oder Rücklagen gebildet werden. Auch die Bilanzpositionen Maschinen, Forderungen, Rohstoffe, Wertpapiere und uvm. können hier betroffen sein. Auf der Passivseite sind es darüber hinaus, die Überbewertungen der Verbindlichkeiten, die dazu führen können, dass das Unternehmen über Stille Rücklagen verfügt.

Im Grunde genommen sind Stille Reserven jedoch keine tatsächlichen Vermögenszuwachse. Die Ersparnisse, die beispielsweise durch die Verringerung der Steuerbelastung entstanden ist, kann im Endeffekt nur als Steuerstundung betrachtet werden, denn spätestens beim Verkauf der Immobilie oder der Maschine kommt der tatsächliche Wert, der Marktwert, ans Licht. Auch zu hoch angesetzte Rücklagen (für eventuelle anfallende Schadensersatzforderungen) fallen unter die Kategorie Stille Reserve und müssen, sofern nicht zum Einsatz gekommen, irgendwann wieder aufgelöst werden.

Da Stille Reserven zunächst den Gewinn schmälern, müssen sie bei ihrer Auflösung als Ertrag gebucht werden. Meist wird hierfür das Konto „Sonstige betriebliche Erträge“ genutzt. Aufgelöste Stille Rücklagen geben nun das tatsächliche Betriebsergebnis wieder und erhöhen somit auch den Gewinn des Unternehmens. Auch steuerlich erfolgt nun eine tatsächliche Bemessung aller anfallenden Steuern.

Wie anfangs bereits erwähnt, sind Stille Rücklagen und Reserven umstritten. Sie schmälern nicht nur den zu versteuernden Betriebsgewinn, sondern haben beispielsweise auch Einfluss auf die Dividenden der Anteilseigner. Fällt der buchmäßige Gewinn niedriger aus, als er tatsächlich ist, so fallen in der Regel auch die Auszahlungen an die Anteilseigner geringer aus. Auch ist es durchaus möglich, dass das Unternehmen Stille Reserven dazu nutzt, die finanzielle Lage optisch in positivere Bahnen zu lenken (beispielsweise bei Verkäufen oder bei Kreditanfragen). Nicht selten werden Stille Reserven nur aufgelöst, um den Gewinn zu erhöhen um dann somit als wirtschaftlich rentabler dazustehen. Wenn man es genau nimmt, ist diese Art der Kapitalrücklage somit mit einer ordnungsgemäßen Buchführung nicht zu vereinbaren.

Und doch: Schon vielen Betrieben hat besonders die sogenannte Stille Reserve aus einer wirtschaftlichen Schwierigkeit herausgeholfen.