Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung – Aufbewahren ist hier Pflicht!
Wie gut geordnet die Buchführung in den Unternehmen wirklich ist, zeigt sich manchmal erst dann, wenn das Finanzamt seine Prüfer schickt.
Meist wird es hier sehr hektisch, wenn einige Belege erst gesucht werden müssen, andere gänzlich verschwunden sind oder wieder andere komplett falsch gebucht wurden. Diese Situation hat niemand gerne und wer glaubt, dass hiervon lediglich mittlere oder große Betriebe betroffen sind, der irrt hier gewaltig. Selbst dem Einzelunternehmer, der hier nur mit einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) aufwarten kann, wird hin und wieder ein Besuch abgestattet.
In der Regel sind die Finanzamtsprüfer keine wirklich gerne gesehenen Gäste in den Buchhaltungsabteilungen. Während es für die Mitarbeiter oftmals eher nur unbequem ist, nach und nach sämtliche Belege zu … Weiterlesen
Schwarze Zahlen im Kassenbuch sind Pflicht!
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Die Buchführung in Unternehmen beinhaltet in der Regel auch das Führen eines sogenannten Kassenbuchs. Explizit besteht diese Pflicht, wenn das Unternehmen auch zur Erstellung einer jährlichen Bilanz verpflichtet ist. Wer lediglich eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) durchzuführen hat, braucht dies nicht, kann jedoch seine Bargeldbewegungen in einem Kassenbuch dokumentieren. In einem Kassenbuch sind alle Zugänge und Abgänge des Barvermögens in ordnungsgemäßer Form dargestellt – und zwar lückenlos und vollständig und für sachverständige Dritte zu jeder Zeit nachvollziehbar.
Je nach Größe des Unternehmens wird das Führen des Kassenbuchs entweder von einem Buchhaltungssachbearbeiter mitübernommen oder es besteht eine eigene Kassenabteilung, die hier lediglich für die Verwaltung des Bargeldes zuständig ist. Wie an einem Bankschalter können die Mitarbeiter des Unternehmens hier Spesenabrechnungen für Montageeinsätze oder Dienstreisen durchführen, verauslagte Kosten für Materialeinkäufe abrechnen oder auch Tankquittungen einreichen. Die Kasse und das Kassenbuch werden in diesem Fall von der eigentlichen Buchhaltung zunächst abgegrenzt, um doch anschließend in den Tages- und Monatsabschluss mit der Summe des tatsächlichen Barvermögens wieder einzufließen.
Vorsorge treffen mit Stillen Reserven
Wie in den privaten Haushalten gibt es auch in großen Unternehmen in der Regel die sogenannten Stillen Reserven. Eine Stille Reserve ist eine Kapitalrücklage (auch Stille Rücklage genannt), deren Entstehen im betrieblichen Sinne nicht durch reguläres Sparen erwirtschaftet wurde, sondern aufgrund von verschiedenen Geschäftsfällen diesbezüglich entstanden sind. Stille Reserven dürfen nicht in die Bilanz aufgenommen werden und nehmen aus diesem Grund erstmal auch keinen direkten Einfluss auf den ausgewiesenen Gewinn oder Verlust des Unternehmens. Sie gehören zum Eigenkapital, sind als dieses jedoch kaum ersichtlich und aus diesem Grund in vielfacher Hinsicht sehr umstritten. Nicht richtig ausgewiesener Gewinn lässt beispielsweise die Steuerschuld sinken und die Bemessungsgrundlage daraufhin dann zeitweise ebenfalls. Dies hat zur Folge, dass nun auch Einkommens-, Vermögens- und Gewerbesteuer zu niedrig anzusetzen sind. Wie es finanziell um das Unternehmen wirklich bestellt ist, kann nun kaum jemand mehr auf Anhieb erkennen.
Stille Reserven oder Rücklagen können entstehen, wenn beispielsweise die Verbindlichkeiten der Passivseite überbewertet werden oder das Anlage- oder Umlaufvermögen auf der Aktivseite unterbewertet wird. Eine Unterbewertung kann entstehen, wenn beispielsweise Immobilien nicht mit ihrem tatsächlichen Zeitwert in die Bilanz übernommen werden. Nach außen wird so diesbezüglich deklariert, dass das Vermögen des Unternehmens deutlich niedriger ausfällt als es tatsächlich ist. Aber nicht nur bei Immobilien können Stille Reserven oder Rücklagen gebildet werden. Auch die Bilanzpositionen Maschinen, Forderungen, Rohstoffe, Wertpapiere und uvm. können hier betroffen sein. Auf der Passivseite sind es darüber hinaus, die Überbewertungen der Verbindlichkeiten, die dazu führen können, dass das Unternehmen über Stille Rücklagen verfügt.
Auslagerung der Buchhaltung ins Ausland
Globalisierung, und weltweiter Handel das sind die Schlagworte unserer Zeit. Da werden in Übersee neue Märkte erschlossen, Handelsverbindungen geknüpft oder aus Kostengründen ganze Betriebsstätten in den osteuropäischen oder asiatischen Raum ausgelagert. Nicht wenige Unternehmen verlagern in diesem Zusammenhang oftmals ihre gesamte Verwaltung und somit auch die Buchhaltung.
Die Gründe für die Auslagerung von Produktion und Verwaltung sind in der Regel meist die hohen Lohn- und Lohnnebenkosten, das Fehlen von Fachkräften mit dem nötigen Know-how sowie der immens hohe bürokratische Aufwand in Deutschland. Auch die Gewerkschaftsorganisationen machen es den Unternehmern zunehmend schwer, betriebliche Entscheidungen durchzusetzen. Eine Zentralisierung sämtlicher betrieblichen Aktivitäten im Ausland ist somit für viele Unternehmen äußerst attraktiv.
Künstlersozialabgabe auf Gesellschafter-Geschäftsführergehälter von GmbHs, GmbH & Co. KGs
Die Künstlersozialkasse (KSK) versendet neuerdings Fragebögen und prüft Gesellschafter, die sozialversicherungsfrei sind und für ihre GmbH oder GmbH & Co. KG künstlerisch oder publizistisch tätig sind, ob es sich hierbei insgesamt um eine künstlerische Tätigkeit handelt. Es ist zu beachten, dass alle Tätigkeiten, also auch die vorbereitenden Arbeiten sowie die Nebentätigkeiten, die mit der künstlerischen oder publizistischen Tätigkeit in direktem Zusammenhang stehen, zur künstlerischen Tätigkeit eines Gesellschafters gerechnet werden.
Zum Beispiel die Bereiche Grafik, Design oder Layout: zur gestalterischen Arbeit gehören auch die Akquisition, die Produktberatung, Strategieerarbeitung, Kommunikationsberatung sowie die Finanzplanung und die Realisation.
Die unternehmensbezogenen Tätigkeiten wie die kaufmännische Führung des Unternehmens zählen jedoch nicht zur künstlerischen Tätigkeit. Dies gilt auch, wenn die eigentliche künstlerische Tätigkeit von einer anderen Person erbracht wird und die Nebentätigkeiten isoliert vorgenommen werden.
Erhält der Gesellschafter für seine Arbeit eine pauschale Vergütung, kann diese nur zu 100% als künstlerisch oder zu 100% als nicht künstlerisch bewertet werden. Wenn also Beitragspflicht festgestellt wird, ist die gesamte Vergütung (Gehalt, Gewinnbeteiligung, Altersvorsorge, usw.) beitragspflichtig. Nicht zur Bemessungsgrundlage gehören lediglich Gewinnanteile aufgrund einer Kapitalbeteiligung (bspw. Dividenden).
Wenn keine pauschale Bezahlung erfolgt, sprich wenn die künstlerische Tätigkeit des Gesellschafters gesondert abgerechnet und vergütet wird, sind nur diese Beträge an die KSK zu melden. Dies gilt auch dann, wenn diese Tätigkeiten nicht das Schwergewicht der an die GmbH oder GmbH & Co. KG erbrachten Leistungen bildet.
Hinweis: Diese neue Gesetzesauslegung der KSK ist überraschend im Oktober 2009 entstanden. Viele Werbeagenturen hatten ihre Rechtsform geändert, um der Beitragspflicht zu entgehen. Mit ihrer neuen, verfassungsrechtlich zweifelhaften Gesetzesauslegung versucht die KSK nun, die entstandenen Einnahmeausfälle zu kompensieren.
Gute Buchhaltung hilft Steuern sparen und Überraschungen vermeiden
Betriebswirtschaftliche Zahlen sind mehr als eine Momentaufnahme
Wer seine Buchhaltung regelmäßig erstellt und die Zahlen auch unterjährig auswertet und kontrolliert, kann am Jahresende steuerliche Überraschungen vermeiden. Viele Einzel- und Kleinunternehmer sind völlig überrascht, wenn der Steuerbescheid bei ihnen ankommt. Häufig geht es dann an die Rücklagen oder die Unternehmensliquidität, manchmal kommt es sogar zu massiven finanziellen Engpässen.
Neue Schwerpunkte bei der Betriebsprüfung
Das Thema Betriebsprüfung steht früher oder später jedem Unternehmen einmal ins Haus. Eine allgemeine Regel wer geprüft wird gibt es anscheindend nicht. Früher sah eine Betriebsprüfung so aus, dass der Prüfer einzelne Belege angefordert hat und diese dann prüft. Im der Web 2.0 Zeit jedoch, geschieht dies mittlerweile auch rein auf digitaler Ebene per Internet. Dank der Transparenz durch Suchmaschinen, kann heute das Finanzamt recht einfach per Internet und entsprechender Recherche Unregelmäßigkeiten in der Buchhaltung erkennen. Dies hat dann unter Umständen auch steuerliche Folgen.
Das Internet hält beim Finanzamt immer mehr Einzug. So wird mittlerweile immer mehr über das Interent recherchiert, um sich entsprechend Informationen über die zu prüfenden Unternehmen zu beschaffen. So werden wichtige Unternehmensinformationen aus Pressemeldungen gezogen oder auch aus den Internetpräsenzen der Firmen.In der Praxis lässt sich feststellen, dass seitens der Betriebsprüfung verstärkt auch das Internet und andere Hilfsmittel zur Informationsbeschaffung genutzt werden. Gerade Informationen die Firmenstruktur betreffend erwecken oftmals das Interesse der Steuerprüfer.
