Gemäß den Grundsätzen der Buchführung wird beim Vorratsvermögen immer unterstellt, dass die zuerst erworbenen und gekauften Waren auch als Erstes verbraucht werden. Da es im Laufe des Geschäftsjahres besonders bei den Rohstoffen zu immensen Preisschwankungen kommen kann, hat zum Bilanzstichtag in der Regel eine Bewertung dieser zu erfolgen. Für diese Bewertung stehen verschiedene Verfahren zur Auswahl, die für eine Vereinfachung bei der buchhalterischen Ermittlung aller Anschaffungs- und Herstellungskosten, sowie deren Warenabgangs hinzugezogen werden können. In der Lagerwirtschaft und im Handel werden diese Verfahren einheitlich unter dem Begriff Verbrauchsfolgeverfahren zusammengefasst.

Obwohl zu den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung gehört, dass alle Wirtschaftsgüter des Vorratsvermögens einzeln zu bewerten sind, erlaubt u.a. Umlaufvermögen eine gesonderte Regelung. Beim Verbrauchsfolgeverfahren kommt der Wertansatz des Marktpreises zum Bilanzstichtag zum Tragen. Das Verbrauchsfolgeverfahren als solches ist wiederum unterteilt in Gruppen- und Festbewertung und auch in Durchschnittsverfahren oder –methode.
Die Durchschnittsmethode berechnet hier beispielsweise das arithmetische Mittel der Warenbestände und deren Zugänge. Sie ist unterteilt in das sogenannte gewogene Verfahren, bei dem der Durchschnittspreis erst am Bilanzstichtag ermittelt wird, und in das gleitende Verfahren, bei dem der Durchschnittpreis nach den jeweiligen Zugängen ermittelt wird – genannt Skontraktionsmethode.

Unternehmen, welche eine Festbewertung vornehmen wollen, haben die Möglichkeit, die Bestände alle drei Jahre anhand einer Inventur zu überprüfen. Materialzugänge werden bei diesem Verfahren sofort auf das jeweilige Aufwandskonto verbucht.

Das Verbrauchsfolgeverfahren ist dem § 256 HGB unterstellt und geht ebenso von der fiktiven Vorstellung aus, dass zuerst angeschafft Güter auch entsprechend zuerst verbraucht oder veräußert werden. Zur Ermittlung des tatsächlichen Marktpreises zum Bilanzstichtag erlaubt der Gesetzgeber hier seit der Änderung des BilMoG jedoch nur noch zwei unterschiedliche Verfahren um diesen zu ermitteln, welche zum einen die sogenannte LiFo-Methode (Last in – First out) und zum anderen die FiFo-Methode (First in – First out) erlaubt.

Bei der FiFo-Methode geht man davon aus, dass der letzte Zugang der Bestände aufgrund der letzten Lieferung erfolgt ist. Grundsätzlich ist dieses Verfahren zwar handelsrechtlich erlaubt, steuerrechtlich hingegen allerdings verboten. Der Unternehmer muss in diesem Fall glaubwürdig nachweisen, dass die zuerst angeschafften Bestände tatsächlich zuerst verbraucht wurden. Denn gemäß § 6 (1) Nr. 2a EStG darf “für den Wertansatz gleichartiger Wirtschaftsgüter des Vorratsvermögens” unterstellt werden, “dass die zuletzt angeschafften oder hergestellten Wirtschaftsgüter auch zuerst verbraucht oder veräußert worden sind, soweit dies den handelsrechtlichen Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht.”

Obwohl aus diesem Grund bei der Sammelbewertung die LiFo-Methode eher den Grundsätzen des EStG entspricht, ist es in der Praxis eher die FiFo-Methode, die hier zum Tragen kommt. Denn hier erfolgt die Bewertung der Endbestände nur anhand der zeitlich ältesten Preise. Aber auch das LiFo-Verfahren ist an gewisse Regeln gebunden – es ist nur dann zulässig, wenn es sich bei der Bewertung um gleichartige oder gleichwertige Bestände handelt. Ansonsten käme diese Methode einem Verstoß gemäß dem sogenannten Niederstwertprinzip gleich.

Ganz gleich jedoch, für welches Verfahren man sich letztendlich entscheidet: Die einmal gewählte Methode muss in der Regel beibehalten werden, da ein diesbezüglicher Wechsel den buchhalterischen Grundsätzen nach Kontinuität widersprechen würde.

Gute Frage! Schließlich liefert ja auch bereits die einfache Buchführung relevante Ergebnisse – verursacht sicher weniger Kosten als eine volle doppelte Buchführung – und kann genau wie diese zur Ermittlung eines unternehmerischen Jahresergebnisses herangezogen werden. Dies geschieht durch folgende grundlegende Berechnung: Endkapital abzüglich Anfangskapital zuzüglich Entnahmen abzüglich Einlagen. Diese relativ simple Art der Auswertung trägt in der steuerlichen und unternehmerischen Praxis die Bezeichnung „Einnahmenüberschussrechnung“ oder kurz EÜR. Die einfache Buchführung bietet sowohl Vorteile als auch Nachteile, in steuerlicher Hinsicht – und auch in Bezug auf die Standards der ordnungsgemäßen kaufmännischen Buchführung erweisen sieh allerdings beide als Nachteile zu Lasten der einfachen Buchführung.

Die zahlreichen Nachteile der einfachen Buchführung in Theorie und Praxis

Bei dieser Art der Buchhaltung kann das Jahresergebnisses durch Zahlungsverlagerung deutlich beeinflusst werden, darüber hinaus bietet die einfache Buchhaltung in Kombination mit der EÜR nur sehr begrenzte Auswertungsmöglichkeiten für den Unternehmer – beziehungsweise eben die Finanzbehörden, insbesondere die tatsächlich Höhe des Betriebsvermögens zu einem bestimmten Zeitpunkt bleibt meist im Unklaren. Auf Grund dieser Limitierungen ist die einfache Buchführung daher in Deutschland nur dann gestattet, wenn ein Betrieb nicht voll buchführungspflichtig ist. Kapitalgesellschaften, Kommanditgesellschaften und natürlich auch Aktiengesellschaften sind als stets zur doppelten Buchführung verpflichtet. Selbst für Unternehmen und Betriebe, die nicht der Pflicht zur doppelten Buchführung unterliegen, ist die einfache Buchführung aber nur in Ausnahmefällen sinnvoll, beispielsweise dann, wenn keine Kreditoren- und Debitoren-Buchhaltung vonnöten ist, kein Bedarf an tiefer gehenden betriebswirtschaftlichen Analysen besteht oder das betriebene Geschäft einfach sehr übersichtlich gelagert ist. Für Unternehmen, die einen detaillierten Überblick über alle anfallenden Buchungen benötigen und – bei Bedarf – belastbare Daten über die wirtschaftliche Unternehmenssituation benötigen, ist die doppelte Buchführung also grundsätzlich nicht aus dem Unternehmensalltag wegzudenken.

Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung: Wahrheit und Klarheit

Sowohl für die einfache als auch die doppelte Buchführung gelten natürlich uneingeschränkt die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung, nämlich Wahrheit und Klarheit! Was ist darunter zu verstehen? Wahrheit bedeutet im Umfeld der Buchhaltung, dass jede Buchung genau so gebucht wird, wie sich der tatsächliche Vorgang sich auch zugetragen hat. Scheinbuchungen gehören also natürlich nicht zu einer ordnungsgemäßen Buchführung und sind zumeinst auch noch strafrechtlich relevant. Die zweite kaufmännische Säule – die Klarheit – ist etwas weniger klar umrissen und beinhaltet, dass alle Buchungen zu realen Vorgängen strenge formale Richtlinien zu erfüllen haben. Jede Buchung muss durch einen Kaufmann nachvollziehbar und gut lesbar sein, darüber hinaus muss die ordnungsgemäße Buchführung fälschungssicher und absolut eindeutig sein. Die moralischen Kriterien entfalten dabei natürlich auch ihre rechtliche Wirkung in den einschlägigen Gesetzestexten Wahrheit und Klarheit – wie zum Beispiel im HGB, aber auch im BGB!

Bevor wir klären, warum die „doppelte Buchführung“ diesen Namen trägt, ein kurzer Blick zurück, denn diese Art der Buchführung kann schon auf eine lange Geschichte zurück blicken: Bereits im Italien des 15. Jahrhunderts wurde sie unter ehrbaren Kaufleuten gepflegt und hat sich in ihren Grundzügen bis heute auch nur wenig verändert. Die Besonderheit der doppelten Buchführung ist, dass der Erfolg eines Unternehmens auf doppelte Art nachweisbar ist und zwar in der Bilanz und in der Gewinn- und Verlustrechnung (GUV). Um spätestens zum jeweiligen Jahresabschluss einen ordnungsgemäßen Vergleich der Eigenkapitalbestände des aktuellen Jahres mit denen des Vorjahres zu ermöglichen (Bilanz), beziehungsweise durch den direkten Vergleich von Erträgen und Aufwendungen im aktuellen Jahr den Gewinn/Verlust eines Betriebes zu ermitteln (GUV) wird jeder einzelne Geschäftsvorgang grundsätzlich doppelt erfasst und auch auf zwei unterschiedlichen Konten – einmal im Soll und einmal im Haben – gebucht. Die Faustregel für die Kontierung lautet dabei stets „Soll an Haben“!

Konten: Bestandskonten und Erfolgskonten

Was aber bedeutet „Konto“ in der Buchführung und haben sie etwas mit gewöhnlichen Bankkonten zu tun? Die Konten sind in jeder Form der Buchführung das zentrale Strukturelement, ganz besonders aber in der doppelten Buchführung. Hier werden in der Praxis zwei Arten von Konten unterschieden: Einerseits die Erfolgskonten und andererseits die so genannten Bestandskonten. Bankkonten sind übrigens ihrer Art nach Bestandskonten! Die Bestandskonten werden zur Verwaltung der Aktiva (Vermögen) und der Passiva (Kapital) herangezogen und dokumentieren jede Veränderung in diesem Bereich. Die so genannten Erfolgskonten dienen hingegen zur Erfassung der Erträge und Aufwendungen, also aller erfolgswirksamen Vorgänge. Während Bestandskonten – ihr Name deutet es ja bereits an – fortlaufend geführt werden, sind Erfolgskonten auf ein Geschäftsjahr beschränkt und ihr Saldo fließt am Ende über ein dazwischen geschaltetes Bestandskonto in die Bilanz ein.

Inventur und Jahresabschluss mit Bilanz und GUV

In dieser kompakten Erläuterung der wichtigsten Grundbegriffe der ordnungsgemäßen doppelten Buchführung fehlt nun nur noch die Inventur. Die Inventur ist unabdingbarere Voraussetzung für die Erstellung des ordnungsgemäßen Jahresabschlusses in Form von Bilanz und GUV. Der lateinische Begriff „Inventur“ steht dabei für das Erfassen aller Bestände – damit sind nicht natürlich nicht nur physikalisch vorhandene Waren oder Arbeitsmaterialien gemeint – und ihre penible schriftliche Dokumentation. Die Inventur dient dazu, die tatsächliche Höhe von Schulden und Vermögen eines Unternehmens zweifelsfrei zu bestimmen und mit den bisher dokumentierten Daten auf den Konten der doppelten Buchführung abzugleichen.

Meist wird es hier sehr hektisch, wenn einige Belege erst gesucht werden müssen, andere gänzlich verschwunden sind oder wieder andere komplett falsch gebucht wurden. Diese Situation hat niemand gerne und wer glaubt, dass hiervon lediglich mittlere oder große Betriebe betroffen sind, der irrt hier gewaltig. Selbst dem Einzelunternehmer, der hier nur mit einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) aufwarten kann, wird hin und wieder ein Besuch abgestattet.

In der Regel sind die Finanzamtsprüfer keine wirklich gerne gesehenen Gäste in den Buchhaltungsabteilungen. Während es für die Mitarbeiter oftmals eher nur unbequem ist, nach und nach sämtliche Belege zu reichen, wird der ein oder andere Geschäftsführer hier jedoch oft nervös. Denn – wurde die Buchhaltung nicht ordnungsgemäß geführt, kann dies unter Umständen recht teuer werden.

Mit Hilfe der täglichen Buchführung wird in der Regel am Ende des Geschäftsjahres auch die Bilanz oder die Einnahmen-Überschuss-Rechnung erstellt. Beide Schriftstücke dienen als Berechnungsgrundlage für den zu versteuernden Gewinn, insofern hat speziell die zuständige Finanzbehörde ein berechtigtes Interesse an der Vollständigkeit aller Belege und deren Dokumentation in der Bilanz oder EÜR.

Aber nicht nur die örtliche Finanzbehörde und somit auch der Staat haben ein berechtigtes Interesse an der Einhaltung der Buchführungsgrundsätze. Auch die Unternehmen selbst wollen schließlich am Ende eines Geschäftsjahres genau ersehen können, wie die wirtschaftliche und finanzielle Lage sich im laufenden Jahr entwickelt hat und zu welchen Betriebsergebnis man gekommen ist.

Anhand des erstellten Betriebsergebnisses können Prognosen für die Zukunft getätigt werden, können Fehler der Vergangenheit sichtbar gemacht werden und der tatsächliche Gewinn ermittelt werden. Wurde hier buchhalterisch nicht exakt gearbeitet, steht das ganze System auf wackeligen Beinen und das Erstellen eines Betriebsergebnisses ist schon im Vorfeld als fehlerhaft zu bewerten.

Organisation – ist das A & O

Zunächst sollte es oberstes Gebot sein, dass die Buchführung des Unternehmens zu jeder Zeit derart sortiert ist, dass sich sachverständige Dritte zu jeder Zeit und ohne Schwierigkeiten ein Bild von den wirtschaftlichen und finanziellen Verhältnissen des Unternehmens machen können. Dies wird erreicht, indem zum einen keine Buchung ohne den nötigen Beleg erfolgt, die Belege chronologisch und systematisch abgelegt werden und zum anderen, dass die Aufbewahrungsfristen hier eingehalten werden.

Die Prüfer der Finanzämter kommen in der Regel nicht im selben Jahr des Abschlusses, sondern eher einige Jahre später. Auch zu diesem Zeitpunkt muss die Buchhaltungsabteilung sämtliche Belege vorweisen und oftmals auch erklären können. Weiterhin darf natürlich bei der Buchführung nicht geschummelt werden. Kein Geschäftsfall darf außen vor bleiben. Die Buchführung muss insgesamt wahr und auch vollständig sein.

Auch ein zeitnahes Bearbeiten aller Buchungen muss hier gegeben sein. Wer alles in Kisten sortiert und für einen späteren Zeitpunkt aufhebt, dem kommt hier nicht selten der Prüfer vom Finanzamt zuvor. Wer seine Buchführung nicht oder nicht vollständig erledigt hat, kann meist auch keine Umsatzsteuervoranmeldungen abgeben. Hier erfolgt in diesem Fall eine Schätzung der Umsatzsteuerzahllast von Seiten der zuständigen Finanzbehörden.

Weist allerdings die gesamte Buchhaltung schwerwiegende Mängel auf, weil beispielsweise eine Inventur nicht getätigt wurde, so wird das komplette Betriebsergebnis geschätzt!

Und – wer hier grob fahrlässig gehandelt hat, der muss sich unter Umständen mit dem Tatbestand der Steuerhinterziehung oder Steuergefährdung auseinandersetzen.