Verpflegungsmehraufwendungen für Auswärtstätigkeiten

Angestellte und Arbeiter, die für das Unternehmen auswärtig eingesetzt werden, haben laut BFH das Recht, sich diesen Aufwand erstatten zu lassen, sofern hier nicht der Arbeitgeber selbst in Leistung geht. Laut § 9 Abs. 5 Satz 1 EStG und § 4 Abs.5 Satz 1 EStG, besteht diese Rechtsgrundlage dann, wenn der Beschäftigte außerhalb seiner regulären und regelmäßigen Betriebsstätte tätig wird. Regelmäßige Betriebsstätte bedeutet in diesem Fall, dass es sich hier um eine dauerhafte betriebliche Einrichtung handelt, welche von allen Arbeitnehmern täglich aufgesucht werden muss. Keine regelmäßigen Betriebstätten sind dem zu Folge beispielsweise Außendiensteinsätze bei Kunden. Das Geltendmachen von Werbungskosten ist jedoch nur dann möglich, wenn der Arbeitgeber hier selbst nicht in Leistung geht. Bei der Mehrzahl der Betriebe ist dies jedoch der Fall; hier wird der Verpflegungsmehraufwand im Zuge der Reisekostenabrechnung gleich mit erstattet.

Leiharbeiter haben keine regelmäßige Arbeitsstätte

Der klassische Leiharbeiter hat typischerweise keine regelmäßige Arbeitsstätte, sondern wird vom Arbeitgeber an andere Unternehmen „verliehen“. Der Anspruch auf das Geltendmachen von Verpflegungsmehraufwand ist somit also zunächst grundsätzlich gegeben. Zu klären ist jedoch die Frage, ob der Arbeitgeber diesen Verpflegungsmehraufwand übernimmt.

Verpflegungsmehraufwendungen und die Voraussetzungen

Eine Auswärtstätigkeit und somit das Recht auf Zahlung des Verpflegungsmehraufwands ist dann gegeben, wenn der Arbeitnehmer seine Arbeit nur zeitlich begrenzt und vorübergehend außerhalb der regelmäßigen Arbeitsstätte ausführt. Bei regelmäßigen Außeneinsätzen, fern des Tätigkeitsmittelpunktes, besteht kein Anspruch auf Zahlung des Verpflegungsmehraufwands. Dies ist beispielsweise dann der Fall, wenn der Arbeitnehmer in einem Tochterunternehmen untergebracht wurde und dort seiner regelmäßigen Arbeit nachgeht. Selbst wenn diesbezüglich ein zweiter Wohnsitz angemeldet werden muss, besteht kein Anspruch auf die Zahlung von Verpflegungsmehraufwand.

Verpflegungsmehraufwendungen als Pauschalabzug

Gehen Leiharbeiter auf Außendiensteinsätze, so entstehen dem Unternehmen Kosten für die Verpflegung. Diese Verpflegungskosten sind pauschal als Betriebsausgaben abzugsfähig.Voraussetzung hierfür ist, dass die Abwesenheit von der regelmäßigen Arbeitsstätte mindestens 8 Stunden beträgt. Hier kann ein pauschaler Aufwand von 6 Euro angesetzt werden. Verlässt der Leiharbeiter mehr als 14 Stunden den regelmäßigen Arbeitsplatz, so können hier sogar 12 Euro als Betriebsausgaben abgesetzt werden. Bei einer 24-stündigen Abwesenheit sind es entsprechend 24 Euro, die Gewinn mindernd angesetzt werden können.

Verpflegungsmehraufwand ist nicht als Bewirtung zu sehen.

Obwohl die Verpflegungsmehraufwendungen für die aushäusige Verpflegung gedacht ist, dh. der Arbeitnehmer sich von diesem Geld selbst verpflegen muss, haben diese Zahlungen nicht mit den sogenannten Bewirtungskosten zu tun. Um diese Verpflegung nachweisen zu können, muss der Arbeitnehmer entsprechende Belege einreichen. Dies geschieht in der Regel mit der Reisekostenabrechnung, in der neben dem Verpflegungsmehraufwand auch die Fahrtkosten und Hotelrechnungen abzurechen sind. Es ist sinnvoll, hier für eine lückenlose Aufzeichnung sorgen und auch den Anreise- und Abreisetag zu notieren. Ebenfalls muss die Rechnung auf das Unternehmen ausgestellt sein. Dies wird dann in die Reisekostenabrechnung übernommen und der Auszahlung des Verpflegungsmehraufwandes steht dann nichts mehr im Wege.

Buchung von Verpflegungsmehraufwendungen

Für die Verbuchung von Verpflegungsmehraufwendungen hat der Unternehmer einen formlosen Buchungsbeleg (Eigenbeleg) zu erstellen, der wiederum Anreise- und Abreisetag sowie die Kosten der örtlich angefallenen Verpflegung enthält. Ein Vorsteuerabzug kann in der Regel nicht vorgenommen werden, da in der Verpflegungspauschale selbst ebenfalls keine Umsatzsteuer enthalten ist. Werden jedoch explizit Restaurantrechnungen vorgelegt, so darf ein Vorsteuerabzug geltend gemacht werden.

Die Buchungssätze für die Verbuchung der Verpflegungsmehraufwendungen lauten:

Für als Einzelunternehmer tätige:

Reisekosten (+ ggf. Vorsteuer) an Privateinlage

Für Unternehmer mit Mitarbeitern:
Reisekosten Arbeitnehmer (+ ggf. Vorsteuer) an Lohnverrechnungskonto

Lohnbuchhaltung und Mutterschutz

Teilt die Mitarbeiterin ihren Vorgesetzten mit, dass sie in anderen Umständen ist, so fängt meist auch die Arbeit der Lohnbuchhalter an. Eine sogenannte Sofortmeldung an die Krankenkasse muss erstellt werden, die Kostenerstattungsfrage muss geklärt werden und letztlich muss auch das Mutterschaftsgeld berechnet werden.

Mutterschutzfrist und Mutterschaftsgeld

Bevor das Mutterschaftsgeld berechnet wird, muss natürlich auch festgesetzt werden, ab welchem Tag der Mutterschutz beginnen wird. Laut Gesetz darf eine festangestellte schwangere Mitarbeiterin des Unternehmens sechs Wochen vor dem errechneten Entbindungstermin in den sogenannten Mutterschutz gehen. Ist das Kind dann geboren, stehen ihr nochmals acht Wochen Mutterschutz zu. Erst danach muss sie die Arbeit im Unternehmen wieder aufnehmen. In der Zeit des Mutterschutzes läuft zum einen die Lohn- oder Gehaltszahlung weiter und auch die Zahlungen an die Sozialversicherungsträger. Hierfür muss jedoch eine Mitgliedschaft in einer gesetzlichen Kasse bestehen.

Damit die Mitarbeiter der Lohnbuchhaltung die Berechnungen zu den Fristen und auch Zahlungen exakt berechnen können, sollte die Mitarbeiterin ein vom Arzt ausgestelltes Formular einreichen, aus dem der errechnete Geburtstermin hervorgeht. Diese Meldung sollte gleich auch der zuständigen Krankenkassen übermittelt werden.

Höhe des Mutterschaftsgeldes

In der Zeit in der sich die gesetzlich versicherte Angestellte im Mutterschutz befindet, erfolgt die Zahlung des Mutterschaftsgeldes. Hier tritt zunächst die jeweilige Krankenkasse mit einer Zahlung in Höhe von maximal 13 Euro pro Arbeitstag ein; der Arbeitgeber wiederum stockt diese Beträge bis zu der vorherigen Nettosumme auf, sodass es hier zu keinen Lohnausfällen kommen kann. Maßgeblich für die Berechnung dieser Aufstockung, ist für die Mitarbeiter der Lohnbuchhaltung der Lohndurchschnitt der vergangenen drei Monate vor dem Beginn des Mutterschutzes. Die geleisteten Überstunden werden hier mitgerechnet, lediglich eine volle Versicherungspflicht muss bestanden haben.

Wie viel die Krankenkasse an Mutterschaftsgeld tatsächlich zahlt, hängt jedoch in erster Linie vom durchschnittlichen Nettolohn ab. Auch hier dienen zur Bemessungsgrundlage die letzten drei Monate vor Eintritt des Mutterschutzes. Es erfolgt eine Umrechnung auf die einzelnen Tage. Liegt das durchschnittliche Nettogehalt unterhalb von 390 Euro, so ist der Arbeitgeber von der eigenen Zahlungspflicht entbunden, da in diesem Fall nur die Krankenkasse in Leistung gehen muss.

Beantragung des Mutterschaftsgeldes

Wer gesetzlich versichert ist, der muss das Mutterschaftsgeld bei der zuständigen Krankenkasse beantragen. Dies kann die Mitarbeiterin selbst erledigen, in der Regel übernehmen dies jedoch die Mitarbeiter des Lohnbüros. Auch wer Fragen zu den einzelnen Fristen und zur Höhe der jeweiligen Zahlungen hat, erhält hier in der Regel kompetente Hilfe. Für viele große Unternehmen ist speziell das Thema Mutterschutz ein alltägliches Vorkommen, sodass man hier meist bestens über alle Neuerungen und Gesetze im Bilde ist.

Privat versicherte Arbeitnehmer

Ist die Arbeitnehmerin privat versichert, so zahlt der Arbeitgeber den durchschnittlichen Nettolohn abzüglich 13 Euro. Grundsätzlich zahlen die privaten Krankenkassen kein Mutterschaftsgeld, jedoch kann hier eine Einmalzahlung in Höhe von 210 Euro beantragt werden. Zuständig hierfür ist das Bundesversicherungsamt in Bonn. Im Online-Portal des Amtes kann man sich gleich auch einen entsprechenden Antrag auf die Einmalzahlung des Mutterschaftsgeldes herunterladen.

Besonderheiten

Wer arbeitslos gemeldet ist, der erhält Mutterschaftsgeld in gleicher Höhe wie das Arbeitslosengeld.

Hausfrauen haben keinen Anspruch auf eine Zahlung von Mutterschaftsgeld, da dieses als Lohnersatzzahlung gilt und Hausfrauen entsprechend keinen diesbezüglichen Lohn beziehen.

Es gilt der Grundsatz, dass sich eine Aus- und Weiterbildung von einer Fortbildung unterscheidet. Während eine berufsbedingte Fortbildung in einem festen Arbeitsverhältnis als Werbungskosten oder Betriebsausgaben durchaus die so genannte steuerliche Anerkennung von Aufwendungen nach sich ziehen kann, gelten Ausbildungs- oder Weiterbildungskosten, die unabhängig eines festen Berufsbezugs durchgeführt werden, als Lebenshaltungskosten. Diese können steuerlich nicht geltend gemacht werden.

Es kann nur schwer zwischen beruflichem und privatem Aufwand unterschieden werden; insbesondere gilt dies für durchgeführte Reisen zu Konferenzen und Tagungen. Damit diese als steuerliche Anerkennung von Aufwendungen gelten, dürfen sie nur ausschließlich beruflich motiviert sein.

Deutliche Festlegungen für die steuerliche Anerkennung von Aufwendungen

Sowohl Finanzverwaltungen als auch der Baden-Württembergische Finanzhof haben klare Signale gesetzt. Ein Lehrgang auf Mallorca, der von 9 Uhr morgens bis um 17 Uhr nachmittags, 5 Tage die Woche stattfindet gilt nicht unweigerlich als berufliche Weiterbildung. Auch der Autor eines Schulbuchs für das Fach Französisch, welcher durch Frankreich reist, kann bei dieser Reise nicht auf eine uneingeschränkte steuerliche Anerkennung von Aufwendungen hoffen, so der Bundesfinanzhof. Lediglich, wenn die Tage des Auslandsaufenthalts mit einer beruflichen Tätigkeit verknüpft sind, kann die steuerliche Anerkennung von Aufwendungen geltend gemacht werden.

Der klare Bezug zum Beruf ist vor allem dann gegeben, wenn die anfallenden Aufwendungen direkt zur Förderung des Berufs beitragen.

Welche Merkmale haben berufsbedingte Aufwendungen?

Die steuerliche Anerkennung von Aufwendungen wird vor allem anhand von fünf speziellen Charakteristika gemessen. Zum einen sollte es sich 1. bei der Fortbildung um einen homogenen Teilnehmerkreis handeln. Ferner sollte 2. der Lehrgang straff durchorganisiert sein. Der Inhalt der Veranstaltung sollte darüber hinaus 3. die betrieblichen oder beruflichen Bedürfnisse der Teilnehmer berücksichtigen. Außerdem sollte 4. den Arbeitnehmern und Arbeitnehmerinnen Sonderurlaub gewährt werden, damit nachgewiesen werden kann, dass es auch im betrieblichen Interesse ist, dass sich die Mitarbeiter auf einem entsprechenden Lehrgang fortbilden. Und schließlich kann 5. ein Zuschuss von Arbeitgeberseite helfen, dass die steuerliche Anerkennung von Aufwendungen geltend gemacht werden kann.

Sind diese fünf Kriterien erfüllt, dann ist die Wahrscheinlichkeit, dass die Ausgaben steuerlich abgesetzt werden können, sehr hoch. Diese können dann bei der Lohnsteuererklärung eingebracht werden.

Welche Kriterien sprechen gegen eine steuerliche Anerkennung von Aufwendungen?

Als Hauptkriterium wird geprüft, ob eine Absolvierung beispielsweise eines Sprachkurses oder einer Fortbildungsmaßnahme im Inland denselben Erfolg bringen würde. In diesem Fall kann keine steuerliche Anerkennung von Aufwendungen geltend gemacht werden.

Des Weiteren können folgende Aspekte gegen eine Absetzung sprechen: Beispielsweise wenn 1. die Weiterbildungsmaßnahme mit dem Besuch von Sehenswürdigkeiten und touristischen Orten gekoppelt wird. Auch 2. ein häufiger Ortswechsel spricht gegen die steuerliche Anerkennung von Aufwendungen, ebenso 3. die absichtliche Einbeziehung von Tagen, die zur freien Verfügung stehen wie beispielsweise Sonntage und Feiertage. Auch wirkt es sich bei der Beurteilung bezüglich des Absetzens nachteilig aus, wenn 4. Angehörige oder Partner ebenfalls an der Veranstaltung teilnehmen. Es wird ferner dringend geraten, 5. die Weiterbildung nicht mit einem Privataufenthalt zu verbinden, sowie 6. in den eigenen Kulturkreis zu reisen. Auch 7. eine kostspielige Beförderung spricht für die Beamten des Finanzhofes deutlich gegen eine steuerliche Anerkennung von Aufwendungen, weil dies definitiv in den Bereich Lebenshaltungskosten fallen würde und nicht den betrieblichen Kosten zugeschlagen werden darf.

Sollten berufsbedingte Ausgaben vom Finanzamt nicht steuerlich anerkannt werden, dann besteht nach wie vor die Möglichkeit, Werbungskosten geltend zu machen. Darunter fallen klar abzugrenzende Aufwendungen wie etwa Kursgebühren oder zusätzliche Fahrtkosten.

In jedem Fall kann es sich sehr lohnen, wenn man versucht, die steuerliche Anerkennung von Aufwendungen bei seiner Lohnsteuererklärung zu bewirken.

Wer ein Unternehmen führt, der hat in der Regel eine Vielzahl an Mitarbeitern, die für die einzelnen Unternehmensbereiche entsprechend qualifiziert sind und dem zu Folge auch entlohnt werden müssen. In diesem Sinne stellt der Mitarbeiter dem Unternehmer seine Arbeitskraft zur Verfügung und erhält als Vergütung hierzu ein Arbeitsentgelt.
Dieses Arbeitsentgelt stellt für den Betrieb einen Aufwand dar. Sie sind maßgeblich daran beteiligt, ob ein Unternehmen wettbewerbsfähig bleibt, wie hoch der Gewinn am Ende des Jahres ausfällt und wie hoch die Verkaufspreise kalkuliert werden müssen.

Am Ende eines Monats wird es in den Lohnbüros dann meist recht turbulent, denn es gilt die sogenannten Löhne- und Gehälter vorzubereiten. Jeder Mitarbeiter, ob in Fertigung oder Büro arbeitend, hat hier sein eigenes Gehaltskonto, aus diesem der monatlich zu zahlende Betrag berechnet wird.

Steuerpflichtiger Arbeitslohn

Grundsätzlich ist bei der Zahlung von Löhnen und Gehältern natürlich die Lohnsteuer hier an erste Stelle zu setzen. Die Lohnsteuer nimmt in der Regel die größte Position der steuerlichen Abzüge ein. Aber nicht nur die Lohnsteuer mindert das Arbeitsentgelt des Arbeitnehmers. Eine Vielzahl an Abzügen verringert Monat für Monat das tatsächlich auszuzahlende Gehalt oder den Lohn, sodass sich hier meist eine Differenz zwischen Bruttolohn und Nettolohn erstreckt, die durchaus Hunderte von Euros betragen kann.

Der Arbeitslohn ist Gegenstand des Lohnsteuerabzuges. Hierzu zählen alle Einnahmen, die der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber erhält. Dies können beispielsweise regelmäßige Zahlungen oder Leistungen sein, oder auch nur einmalige Geldbezüge, Sachbezüge oder sogenannte geldwerte Vorteile.

Einmalzahlungen und regelmäßige Geldzahlungen

Zu den regelmäßigen Zahlungen gehören in diesem Sinne natürlich zunächst die Löhne und Gehälter an sich. Zusätzlich gezahlt werden hier jedoch oftmals auch vermögenswirksame Leistungen, Zuschläge für beispielsweise Sonn- und Feiertagsarbeit und Überstunden.
Darüber hinaus gibt es allerdings noch einige weitere Geldzahlungen, die vom Arbeitnehmer immer versteuert werden müssen. Hierzu zählen die Provisionszahlungen, Urlaubsgeld, Weihnachtsgeld, das 13. Monatsgehalt, Entschädigungen und teilweise auch die Abfindungen. Diese zählt natürlich zu den Einmalzahlungen.

Sachbezüge und geldwerte Vorteile versteuern

Gleichermaßen wie die Geldzahlungen müssen natürlich auch die Sachbezüge ordnungsgemäß versteuert werden. Unter Sachbezüge verstehen sich beispielsweise Fahrkostenzuschüsse, die Überlassung von Firmenfahrzeugen für den privaten Zweck, kostenloser oder verbilligter Erhalt von Waren oder Dienstleistungen, freie oder verbilligte Verpflegung im Unternehmen, die Möglichkeit zur kostenlosen oder verbilligten Nutzung einer Firmenwohnung.
Alle diese Positionen sind für den Empfänger steuerpflichtig.

Steuerfreie Bezüge

Zusätzlich zu den zu versteuernden Bezügen, hat der Gesetzgeber jedoch auch einige Zuwendungen als steuerfreie oder als nur zum Teil steuerpflichtige Einkünfte deklariert.
Hier hinein fallen zum Beispiel alle Leistungen, die sich im Rahmen des Mutterschutzgesetzes bewegen. Weiterhin sind jedoch auch die Zahlungen von Kurzarbeitergeld, Insolvenzgeld und am Ende auch das Arbeitslosengeld steuerfrei. Diese unterliegen jedoch dem sogenannten Progressionsvorbehalt, dh., sie werden zu den anderen Einkünften hinzugezählt, sodass sie den tatsächlichen Steuersatz wiederum erhöhen.

Wer hier nicht sicher ist, welche Einkünfte wie zu versteuern sind, der wendet sich an die zuständigen Finanzbehörden, die hier anhand von Tabellen genauere Auskünfte erteilen können. Besonders der Progressionsvorbehalt sollte hier bei der Berechnung unbedingt mit einbezogen werden.

Das regelmäßige Entgelt für die Nutzung der menschlichen Arbeitskraft und die darüber hinaus zu leistenden Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung stellen für das Unternehmen Aufwände dar, die entsprechend ausgezahlt und auch gebucht werden müssen. Pauschalisierte Zahlungen sind in der Regel hier nicht möglich, sodass hier individuell für jeden Mitarbeiter eine eigene und ganz persönliche Berechnung des Lohns oder Gehalts zu erfolgen hat. Auch innerhalb der einzelnen Monate sind Schwankungen durchaus möglich und erfordern diesbezügliche Berücksichtigung und Änderung.

In der Regel wird im Lohnbüro für jeden einzelnen Mitarbeiter ein eigenes Lohn- oder Gehaltskonto angelegt. Dieses beinhaltet die individuellen Daten hinsichtlich des Bruttoarbeitslohnes, der Steuerklasse, der Freibeträge, des Lohnauszahlungszeitraumes, der Beiträge zur Sozialversicherung und auch der sonstigen Abzüge und Auszahlungen. Was jedoch auf der daraus resultierenden Lohnabrechnung recht einfach aussieht, erfordert von den Mitarbeitern der Lohnbuchhaltung eine Vielzahl an unterschiedlichen Buchungen und auch Zahlungen.

Um ein Arbeitsentgelt richtig buchen zu können, müssen in der Regel mehrere Konten angelegt werden. Neben den einzelnen Lohn- und Gehaltskonten sind dies beispielsweise Konten für die Verbindlichkeiten gegenüber dem Finanzamt, die Konten für die Verbuchung der Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung, Beitragsvorauszahlungskonten, Konten für die Verbindlichkeiten der Sozialversicherungsträger und natürlich auch ein Bankkonto, für die monatlichen Auszahlungen der Löhne und Gehälter und aller anderen Zahlungen.

Die diesbezüglichen Buchungen sehen dann folgendermaßen aus:

1. Lohn/Gehalt an Verbindlichkeiten gegenüber dem Finanzamt (Lohnsteuer, Kirchensteuer, Solidaritätszuschlag)
2. Lohn/Gehalt an Verbindlichkeiten gegenüber den Sozialversicherungsträgern
3. Lohn/Gehalt an Bank (Zahlung)
4. Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung an Verbindlichkeiten gegenüber den Sozialversicherungsträgern (Renten-, Arbeitslosen- und Krankenversicherung und Pflegeversicherung)
5. Beitragsvorauszahlungen der Sozialversicherungsbeiträge an Bank (Zahlung)
6. Verbindlichkeiten gegenüber dem Finanzamt an Bank (Zahlung)

Neben einer pünktlichen Auszahlung der Löhne und Gehälter stellen darüber hinaus auch Krankenkassen und Finanzämter Regelungen auf, an die sich das Lohnbüro unbedingt halten muss. So müssen beispielsweise die Beitragszahlungen der Sozialversicherungsträger bereits am drittletzten Bankarbeitstages des Fälligkeitsmonats (der Lohn- und Gehaltszahlung) anhand eines Beitragsnachweises angezeigt und abgeführt werden. Da diese Zahlung jedoch schon vor der Auszahlung des Arbeitsentgeltes erfolgt, kommt es manchmal hier zu Differenzen, die entsprechend umgebucht werden müssen. Wurden mehr Sozialversicherungsbeiträge abgeführt, als die Gehaltsabrechnungen erforderten, sieht diese Buchung sieht wie folgt aus:

1. Verbindlichkeiten gegenüber den Sozialversicherungsträgern an Beitragsvorauszahlungen der Sozialversicherungen

Nach der Lohn- und Gehaltsabrechnung müssen dem zu Folge die Sozialversicherungskonten gegenübergestellt werden. Die mögliche Differenz wird daraufhin mit der Beitragszahlung des folgenden Monats verrechnet.

In den meisten Unternehmen werden die jeweiligen Beiträge zur Sozialversicherung (Krankenkasse, Rentenversicherung etc.) nicht einzeln abgeführt, sondern auf einer sogenannten Entgeltliste kumuliert. Dieser Sammelbeleg ist meist auch gleich Buchungsbeleg. Ähnlich verhält es sich mit den Zahlungen an die zuständigen Finanzbehörden. Auch hier werden alle Beiträge komplett überwiesen und meist auch gebucht.

Obwohl die meisten Unternehmen für die Buchungen der Löhne und Gehälter auf spezielle Buchführungssoftware zurückgreifen können, müssen trotzdem für jeden Mitarbeiter individuelle Eingaben gemacht werden. Erst dann kann sichergestellt werden, dass das ausgezahlte Entgelt seine Richtigkeit hat.

Die Lohnabrechnung ist schriftliche Erklärung des Arbeitgebers darüber, wie sich das zu zahlende Entgelt für eine zeitlich befristete Arbeitsleistung zusammensetzt. In der Regel handelt es sich hier um Arbeitseinsätze, die einen Zeitraum von einem Monat betreffen, sodass die Arbeitnehmer eine monatlich fortlaufende Lohnabrechnung vom Arbeitgeber erwarten können und müssen. Die Lohnabrechnung selbst wird im Lohnbüro des Betriebes fortlaufend und für jeden einzelnen Mitarbeiter individuell erstellt. Neben der Finanzbuchhaltung ist die Lohnbuchhaltung ein wichtiges buchhalterisches Instrument zur Erfassung, Verbuchung und Auszahlung von Löhnen und Gehältern. Lohnbuchhaltern wird hier demzufolge die wichtige Aufgabe zu Teil, für eine exakte und fristgerechte Erledigung aller lohn- und gehaltstechnischen Vorgänge zu sorgen.

Die Lohnabrechnung ist einigen Pflichten unterworfen. Gemäß §108 der Gewerbeordnung gibt es hierbei einige Mindestangaben, die in Lohnabrechnungen berücksichtigt werden müssen. Hierzu zählen beispielsweise die konkrete Angabe darüber, welchen Zeitraum die Arbeitsleistung und die daraus resultierende Lohnabrechnung betrifft. Weitere Deklarationspflichten bestehen in der exakten Angabe der geleisteten Arbeitsstunden, dem Stundenlohn oder des pauschalierten Monatslohnes, den Zuschlägen, sonstigen Vergütungen, Vorschüssen, Abschlagszahlungen oder auch Abzügen. Alle Angaben haben hier in Textform und in nachvollziehbarer Ausfertigung zu erfolgen.

Neben den Personenstammdaten, dem Eintrittsbeginn im Unternehmen, der Steuer-Identifikationsnummer und der Adresse des Arbeitnehmers enthält die Lohnabrechnung meist auch die jeweilige Personalnummer. Mit Hilfe der Personalnummer lassen sich die personenbezogenen Daten der jeweiligen Mitarbeiter schnell und sicher aufrufen, ändern oder löschen, was besonders bei mittleren und großen Unternehmen eine enorme Arbeitserleichterung darstellt. Auf der Lohnsteuerabrechnung selbst finden sich dann auch die Angaben zur Lohnsteuerklasse, die Konfessionszugehörigkeit, die Kinderfreibeträge und der Familienstand.

Für den Arbeitnehmer das Wichtigste ist jedoch in der Regel die Darstellung der Brutto- und Nettobeträge sowie der daraus resultierende Auszahlungsbetrag.
Der Bruttobetrag stellt den persönlichen oder tariflich festgelegten Arbeitslohn des Arbeitnehmers dar. Dieser wird in den meisten Fällen bei der Einstellung des Beschäftigten festgelegt, kann sich jedoch aufgrund besonderer Leistung oder tariflicher Änderungen entwickeln. Der Bruttoarbeitslohn dient, nach Berücksichtigung aller geldwerten Vorteile, der Sachbezüge und Steuerfreibeträge als Berechnungsgrundlage für alle folgenden Abzüge, Zuschläge oder Sonderleistungen.

Die Lohnabrechnung verdeutlicht, in welcher Höhe Lohn- und Kirchensteuer einbehalten wurde, wie hoch die Beiträge zur Kranken-, Renten- oder Arbeitslosenversicherung waren oder wie sich der Beitrag zur Pflegeversicherung auf den Auszahlungsbetrag auswirkt. Weiterhin enthält sie alle Daten, die dem Arbeitnehmer der Kontrolle darüber geben, ob alle geleisteten Arbeitsstunden, Überstunden, Nachtarbeits-, Sonn- und Feiertagszuschläge ordnungsgemäß verrechnet wurden und ob der vereinbarte Stundenlohn dem der Lohnabrechnung entspricht.

Der ermittelte Nettobetrag ist dann der Betrag, den der Arbeitnehmer nach Abzug von Steuern und Pflichtbeiträgen, den vermögenswirksamen Leistungen, den persönlichen Abzügen, den steuer- und sozialversicherungsfreien Aufwandsentschädigungen schlussendlich vom Arbeitgeber überwiesen oder ausbezahlt bekommt. Ein Prozedere, das sich in den allermeisten Betrieben fortlaufend wiederholt.

Zur Erstellung der meist monatlich durchzuführenden Lohnabrechnungen stehen in vielen Betrieben spezielle Softwareprogramme zur Verfügung, mit deren Hilfe das Abrechnungsverfahren schnell und unkompliziert durchgeführt werden kann. Bei kleinen Unternehmen erledigt diese Aufgabe in der Regel jedoch ein Steuerberater.

Die Lohnbuchhaltung ist ein komplexes System, und anders als die Finanzbuchhaltung, unterliegt sie ständig den Auswirkungen politischer, wirtschaftlicher und rechtlicher Veränderungen.

Mittelständische und Großunternehmen haben aus diesem Grund immer mindestens einen, meist jedoch ein gesamtes Pool an hoch qualifizierten Lohn- und Gehaltsbuchhaltern beschäftigt.

Die primäre Aufgabe des Lohnbuchhalters besteht darin, für eine fristgerechte Auszahlung der Löhne und Gehälter zu sorgen. Unabhängig vom Arbeitsaufkommen, Urlaubszeit oder krankheitsbedingten Ausfällen, haben diese zu einem bestimmten Stichtag auf den Konten der einzelnen Mitarbeiter zu sein. Wer ein Unternehmen führt, hat dem zufolge für einen reibungslosen Ablauf dieser Transaktionen zu sorgen. Selbst wenige Tage Verspätung haben hier für das Unternehmen selbst und auch für die Arbeiter und Angestellten nicht selten gravierende Auswirkungen.

Die Zahlung der Löhne und Gehälter ist jedoch nur ein Teilbereich im Arbeitsgebiet des Lohnbuchhalters. Auch Steuern und Sozialabgaben für jeden einzelnen Mitarbeiter werden im Lohnbüro berechnet, buchhalterisch erfasst und an die zuständigen Behörden weitergeleitet. Hierunter fallen beispielsweise die Lohn- und Kirchensteuer, die Abgaben zur Pflegeversicherung, die Krankenkassenbeiträge, Beiträge zur Renten- und Arbeitslosenversicherung sowie die vermögenswirksamen Leistungen.
Ein komplexes Arbeitsgebiet, was darüber hinaus noch ständigen Änderungen unterworfen ist. Steigende Krankenkassenbeiträge, Rentenanpassungen oder das Einführen von privaten Rentenversicherungen verlangen den Lohnbuchhaltern hier einiges ab und erfordern des Weiteren eine ständige Weiterbildung und das Einholen diesbezüglicher Informationen. Hierzu gehören auch Kenntnisse und Anpassungen an die einzelnen Tarifverträge und deren Bestimmungen.

Wer im Bereich der Lohnbuchhaltung arbeitet, der muss sich mit den jeweiligen Lohn- und Gehaltsgruppen der Mitarbeiter auskennen. Eine exakte Einordnung in diese ergibt sich aus der Dauer der Betriebszugehörigkeit, dem Alter, der jeweiligen Qualifikation, den jeweiligen Arbeitsgebieten innerhalb des Unternehmens sowie dem Leistungsgrad der Arbeit. Der daraus resultierende und errechnete Bruttoarbeitslohn dient nun als Basis für alle folgenden Abzüge, die abschließend in den Nettobetrag und den zu zahlenden Nettoarbeitslohn münden. Maßgeblich hierfür ist die Eingabe der Lohnsteuerklasse, die jeweils zu berücksichtigenden Krankenkassen-Mitgliedschaften, die Konfession, die Anzahl der zu berücksichtigenden Kinder sowie alle weiteren Leistungen zur Sozialversicherung, Lohnpfändungen und den Freibeträgen.

Im Anschluss daran erfolgt die Weiterleitung der einbehaltenen Steuern und Sozialversicherungsbeiträge an die jeweils zuständigen Finanzbehörden und an die einzelnen Krankenkassen. Auch sämtliche Meldungen wie beispielsweise Beitragsnachweise, Lohnsteueranmeldungen oder Abrechnungen von Berufsgenossenschaften fallen in das Aufgabengebiet der Lohnbuchhaltung und haben fristgerecht das Lohnbüro zu verlassen.
Für die Ermittlung des Monats- oder Jahresabschlusses verlangt darüber hinaus auch die Finanzbuchhaltung alle nötigen Buchungsbelege.

Die Abteilung Lohn- und Gehaltsbuchhaltung dient für die meisten Arbeitnehmer des Weiteren als erste Anlaufstelle, wenn es darum geht, Fragen hinsichtlich der Lohnabrechnung zu stellen. Um fehlerhafte und darüber hinaus meist teure Buchungsvorgänge in der Lohnabrechnung zuvermeiden, müssen sich insbesondere Lohnbuchhalter immer wieder auf ein Neues über Änderungen im Arbeitsrecht, dem Lohnsteuerrecht und dem Sozialversicherungsrecht ausreichend informieren. Nur so können Probleme vermieden und Vor-Ort-Fragen im Lohnbüro adäquat beantwortet werden.

© mapoli-photo - Fotolia.com

Muss ein Unternehmen Kurzarbeit anmelden, so hat das für die Mitarbeiter weitreichende Folgen. Neben der fehlenden Arbeitszeit ist es vor allem das große Defizit in der Lohntüte, was vielen Arbeitnehmern große Angst macht. Dem Unternehmen selbst verlangt die Berechnung und Verbuchung –neben den allgemeinen wirtschaftlichen Problemen- darüber hinaus jedoch noch ein hohes Maß an Verwaltungsaufwand ab.

Je nach dem wie groß die Unterschiede von Regelarbeitszeit und Kurzarbeit sind, entstehen dem Arbeitnehmer nicht selten immense finanzielle Einbußen. Das Arbeitsamt springt hier zwar mit einem Lohnausgleich ein, jedoch erfolgt dies nur im Hinblick auf die allgemeine Leistungstabelle. Kurzarbeitergeld wird hier nur in Höhe der allgemeinen bzw. der erhöhten Leistungssätze ausgezahlt. Bei Arbeitnehmern ohne Kinder sind das derzeit 60 Prozent des bisher auszuzahlenden Nettolohn- oder Gehaltes. Hat der Arbeitnehmer allerdings Kinder, so liegt das Kurzarbeitergeld hier mit 67 Prozent des Nettobetrags nur unwesentlich höher.

Bei der Berechnung zugrunde gelegt wird hier entweder das Sollentgelt oder das Istentgelt. Maßgeblich für die Unterscheidung ist der tatsächlich geleistete oder noch zu leistende Arbeitsumfang des Beschäftigten.

Das Sollentgelt ist die Größe, nach der das Kurzarbeitergeld berechnet wird. Hierunter fällt das gesamte Bruttoentgelt, welches gemäß § 342 ff. SGB III der kompletten Sozialversicherungspflicht unterworfen ist, und alle Sachbezüge vonseiten des Unternehmens. Hierzu zählen auch die Vermögenswirksamen Leistungen, die in das Sollentgelt einfließen, jedoch in ihrem Anspruch völlig unangetastet beleiben. Nicht mit einfließen dürfen geleistete Mehrarbeiten und Einmalzahlungen sowie Entgeltwandelungen, wie beispielsweise Direktversicherungen, Pensions- und Unterstützungskassen in Höhe von 4 Prozent der Beitragsbemessungsgrenze. Das Sollentgelt findet seinen Einsatz in der Regel bei festangestellten Beschäftigten, mit geregelten Arbeitszeiten und monatlich überwiegend gleich beleibender Lohn- und Gehaltszahlungen.

Das sogenannte Istentgelt kommt als Berechnungsgrundlage zum Tragen, wenn Arbeitsaufwand und Arbeitszeiten starken Schwankungen unterliegen. Dies ist meist bei Beschäftigten mit Akkord-Arbeitszeiten der Fall. Im Gegensatz zum Sollentgelt fließen hier auch alle Mehraufwendungen mit hinein. Selbst wenn Mehrarbeitszuschläge nicht ausbezahlt werden, werden diese von der Bundesagentur für Arbeit als solche erfasst und in die Berechnung mit einbezogen. Dies ist auch der Fall bei den Lohnersatzleistungen, wie beispielsweise das Krankengeld oder bei Inanspruchnahme von unbezahltem Urlaub oder Gleittagen. Alle diese Positionen wirken sich hier leistungsmindernd für den Arbeitnehmer aus.

Als Bemessungsgrundlage für die arbeitnehmerbezogene Auszahlung des Kurzarbeitergeldes ergibt sich dann aus der Differenz zwischen Soll- und Istentgelt das pauschalierte monatliche Nettoentgelt. Gemindert wird dieses um die Sozialversicherungspauschale, die Lohnsteuer in Bezug zu den jeweiligen Steuerklassen, den Solidaritätszuschlag und die Kinderfreibeträge. Maßgeblich ist hier für die Berechnung der jeweilige Kalendermonat. Finden nachträgliche Änderungen auf der Steuerkarte statt, so können diese für die Berechnung rückwirkend nicht mehr geltend gemacht werden.

Kurzarbeitergeld kann frühestens in dem Monat ausgezahlt werden, in dem die Meldung zur Kurzarbeit vom Unternehmen an die Bundesagentur für Arbeit übermittelt wurde. Dies ist auch der Fall, wenn nachweisbare Gründe für die verspätet eingereichten Meldungen vorliegen.

Kurzarbeitergeld kann darüber hinaus höchstens für einen Zeitraum von 6 Monaten gewährt werden. Erst wenn auf dem gesamten Wirtschafts- und Arbeitssektor erhebliche konjunkturelle Schwierigkeiten vorherrschen, kann vonseiten des Bundesministeriums für Wirtschaft und Arbeit anhand geänderter Rechtsverordnungen eine Fristverlängerung von bis zu 24 Monaten ausgesprochen werden.

Die digitale Lohnsteuerkarte ab 2012

Die digitale Lohnsteuerkarte trägt den Namen ElsterLohn II und hat das Ziel eine Erleichterung zwischen Arbeitnehmern, Arbeitgebern und Finanzamt zu schaffen. Außerdem steht die Kostenersparnis dabei im Vordergrund. So fallen zukünftig unter anderem Versandgebühren und die Anschaffungskosten für Papier weg. Bereits im Entwurf eines Jahresteuergesetzes 2008 wurde die elektronische Lohnsteuerkarte beschlossen und sollte eigentlich bereits 2011 eingeführt werden. Doch erst im Jahr 2012 ist die ElsterLohn II voll einsatzfähig. Nun aber stellen sich Millionen von Beschäftigten die Frage, was sich mit der neuen Form der Lohnsteuerkarte ändern wird.

Zunächst wird Lohnsteuerkarte aus Pappkarton nicht wie gewohnt jährlich per Post zugesendet, sondern Arbeitnehmer erhalten eine Lohnsteuerindentifikationsnummer, die beim Arbeitgeber eingereicht werden muss. Zusammen mit dem Geburtsdatum kann dann der Arbeitgeber alle Daten in der ELStAM (Elektronische LohnSteuerAbzugsMerkmale) abrufen, die bereits seit 2008 flächendeckend eingeführt wurde. Jedoch schon diesem Jahr sind Arbeitgeber dazu verpflichtet, Daten ihrer Mitarbeiter in die Datenbank eingeben. Auch Daten wie Freibeträge, Ermäßigungen wie beispielsweise Fahrtkosten werden nun auf elektronischen Weg vermerkt. Neu allerdings ist, dass nun das Eintritts- und Austrittsdatum festgehalten wird.

Wenn also ein Arbeitnehmer 2011 den Job wechselt wird die Lohnsteuerkarte ausgehändigt und muss dem neuen Arbeitgeber vorgelegt werden. Ab 2011 ist ebenfalls so, dass nicht mehr die Kommunen die Lohnsteuerkarte aushändigen, sondern das Finanzamt selbst. Arbeitnehmer, die ihre Indentifikationsnummer nicht kennen, können beim Bundeszentralamt für Steuern in Bonn diese erfragen. Änderungen wie unter anderem Heirat müssen dem Finanzamt dann umgehend mitgeteilt werden.
Es gibt aber auch kritische Stimmen wie der Bund der Steuerzahler NRW, die in der Menge der Daten, die gespeichert werden, eine überflüssige Maßnahme sehen.
Doch Bürger haben die Möglichkeit Einsicht in die eigenen Daten über das Elster-Portal oder über das Finanzamt zu erhalten. Arbeitgeber, die unberechtigt Daten aufrufen, werden mit einem Bußgeld von bis zu 10.000 Euro bestraft. Außerdem ist es so, dass nur jeweils ein Arbeitgeber Zugriff auf die Daten des Mitarbeiters hat.
An Steuererklärung wird sich jedoch nichts ändern, oder vielmehr vorerst nichts ändern. Denn auch hier hat das digitale Zeitalter begonnen und so haben Arbeitnehmer ebenso die Möglichkeit über den elektronischen Weg die Steuererklärung abzugeben, die dann auch bevorzugt vom Finanzamt bearbeitet wird.

Die Geschichte der Lohnsteuerkarte

Mit der elektronischen Variante endet nun eine lange Geschichte für die Lohnsteuerkarte. Eingeführt wurde die Karte aus Pappkarton im Jahr 1925 und löste damit die so genannten Steuermarken ab, die es bei der Post zu erwerben gab und die Arbeitnehmer in ein Steuerbuch einklebten. Schon zu dieser Zeit sollte die Lohnsteuerkarte eine Vereinfachung für den Staat darstellen und Bürokratie abschaffen. Mit der Einführung der Lohnsteuer gab der Arbeitgeber dann direkt die Abgaben an den Staat weiter. Erst wurde die Lohnsteuerkarte im DIN4 mit einem vorgeschriebenen Gewicht von 150 Gramm herausgegeben und 1943 dann in DIN5. Im Jahr 1953 kam dann die jährliche wechselnde Farbe, die in der Reihenfolge rot-gelb-grün-orange. Nun aber soll mit der fast schon traditionsreichen Lohnsteuerkarte aus Pappkarton Schluss sein und macht Platz für das digitale Zeitalter. Sicherlich bietet die elektronische Version einige Vorteile und vor allem eine hohe Kostenersparnis, betrachtet es man jedoch aus der psychologischen Sicht, dann war die Lohnsteuerkarte auch ein Zeichen dafür, dass man zur Arbeitswelt gehört.

Viele kleinere Unternehmen wollen Geld bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung sparen und verwenden preiswerte Online- Lohnabrechnungsprogramme. Fachleute warnen: Das notwendige Fachwissen im komplizierten deutsche Lohnsteuer- und Sozialversicherungsrecht kann durch diese Programme nicht ersetzt werden. Die Anwender wiegen sich in einer falschen Sicherheit. Dann kommt der Prüfer und es werden Nachzahlungen fällig oder es kommt sogar zu Steuerstrafverfahren. Auch GmbH Geschäftsführer haften bei Organisationsverschulden voll mit ihrem Privatvermögen.

Doch es gibt eine günstige Alternative die wirklich funktioniert: http://www.sblohn.de

Sie erfassen lediglich Informationen über Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeiter. Die Lohnsteuer- und SV-Meldungen erledigt SBlohn für Sie. Die Kommunikation ist dabei sehr einfach über das Internet gestaltet. Es sind keinerlei Fachkenntnisse der Lohnbuchhaltung erforderlich. Alle Eingaben werden von ausgebildeten langjährig tätigen Lohnbuchhaltern geprüft und umgesetzt. Bei Unklarheiten werden Sie umgehend kontaktiert. Nach der Abrechnung stehen Ihnen alle Dokumente wie Lohnscheine/Verdienstabrechnungsbelege und die Lohnunterlagen für Ihren Betrieb zur Verfügung. Ebenso wird ein Buchungsbeleg bzw. eine Buchungsdatei für den Steuerberater oder ihre eigene Finanzbuchhaltung erzeugt und alle Meldungen für die Sozialversicherung und Finanzverwaltung erstellt und elektronisch übermittel. Dabei werden die höchsten Sicherheitsstandards wie beim Online-Banking verwendet. Und die ab 1.1.2010 notwendigen zusätzlichen Meldungen für das ELENA-Verfahren sind in den günstigen Preis für die Standardabrechnung von 4,99 € zuz. Ust. auch schon drin. Ab 25 Abrechnungen wird es sogar noch preiswerter. Grund genug sich jetzt zu informieren.