Wenn von Abschreibungen die Rede ist, dann erlaubt der Gesetzgeber hier eine Absetzung für Abnutzung (kurz=AfA). Was sich in erster Linie kompliziert anhört, ist für jedes Unternehmen im Endeffekt als bares Geld zu sehen. Und dies erhöht sich noch, je mehr abschreibbare Anlagegüter sich im Unternehmen befinden und zur jährlichen Abschreibung berechtigt sind.

Abschreibungen mindern den zu versteuernden Gewinn und sollten aus diesem Grund mit einer besonderen Sorgfalt bedacht werden. Selbst Einzelunternehmer, welche lediglich zur Aufstellung einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung verpflichtet sind, können hier in der Regel viel sparen. Damit kein Durcheinander in der Nutzungsdauer der jeweiligen Anlage- und Wirtschaftsgüter aufkommt, hat der Gesetzgeber die sogenannte AfA-Tabelle herausgegeben. Aus dieser wird ersichtlich, wie viele Jahre ein Wirtschaftsgut abgeschrieben werden darf, bis es buchmäßig wertlos ist. Die Nutzungsdauer der einzelnen Güter wurde mit Hilfe von statistischen Nachweisen und durch Informationen von Sachverständigen (beispielsweise Wirtschaftsprüfern) geschätzt.

Selbstverständlich gibt es hier Ausnahmen in der geplanten Nutzungsdauer. Viele Wirtschaftsgüter erleben das Ende der Nutzungsdauern nicht mehr, während wieder andere noch den doppelten Zeitraum im Unternehmen bestehen. Aber auch wenn das Wirtschaftsgut noch voll funktionsfähig ist – ist die angegebene Nutzungsdauer abgelaufen, darf keine Abschreibung mehr erfolgen.

Neben der Nutzungsdauer gibt es jedoch auch Regeln hinsichtlich der Abschreibungsverfahren, welche unbedingt einzuhalten sind. Zur Auswahl stehen verschiedene Abschreibungsverfahren, die ihre jeweiligen Vor- und Nachteile haben und vom Unternehmen selbst wählbar sind.

Die lineare AfA ist eine sehr einfache Form der Abschreibung, da die Abschreibungsbeträge gleichmäßig auf die Nutzungsjahre verteilt werden, bis diese abgelaufen sind.

Eine weitere Abschreibungsmethode ist die geometrisch-degressive AfA, bei der die Abschreibung vom jeweiligen Buchwert erfolgt, d. h. jährlich neu berechnet werden muss.

Derzeit können jährlich maximal 25 Prozent abgeschrieben werden.

Nicht vergessen sollte man hier jedoch auch, dass ein Wechsel von der linearen AfA zur degressiven AfA möglich ist und sich hier oftmals sogar mehr als anbietet. Zu prüfen ist allerdings der richtige Zeitpunkt – nämlich dann, wenn mit Hilfe der degressiven AfA mehr abgeschrieben werden kann als mit der linearen Methode.

Eine Sonderform der Abschreibung ist bei geringwertigen Wirtschaftsgütern gegeben, die, sofern der Anschaffungsbetrag unter 410,– Euro liegt, sofort abgeschrieben werden dürfen.

Besonderheiten gibt es auch beim sogenannten Arbeitsmaterial, wie beispielsweise den Computern. Ihre Nutzungsdauer liegt zum einen meist deutlich unter den der anderen Wirtschaftsgüter (hier nämlich maximal drei Jahre) und zum anderen fallen auch die zusätzlichen Geräte am Computer unter diese Regelung.

Dies gilt beispielsweise für die Peripheriegeräte, wie Drucker und Monitore). Selbst wenn diese unter einem Anschaffungswert von 410,– Euro liegen, müssen sie regulär auf die Nutzungsdauer hin abgeschrieben werden, da ihre Nutzung meist alleine nicht möglich ist.

Eine monatsgetreue Abschreibung ist auch hier Pflicht und richtet sich nach dem Anschaffungsdatum. Wurden der Computer und auch die Peripheriegeräte in der Mitte des Geschäftsjahres angeschafft, so darf die Abschreibung hier nur für die nach der Anschaffung verbleibenden Monate in Anspruch genommen werden – nicht für das ganze Jahr.

Meist wird es hier sehr hektisch, wenn einige Belege erst gesucht werden müssen, andere gänzlich verschwunden sind oder wieder andere komplett falsch gebucht wurden. Diese Situation hat niemand gerne und wer glaubt, dass hiervon lediglich mittlere oder große Betriebe betroffen sind, der irrt hier gewaltig. Selbst dem Einzelunternehmer, der hier nur mit einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) aufwarten kann, wird hin und wieder ein Besuch abgestattet.

In der Regel sind die Finanzamtsprüfer keine wirklich gerne gesehenen Gäste in den Buchhaltungsabteilungen. Während es für die Mitarbeiter oftmals eher nur unbequem ist, nach und nach sämtliche Belege zu reichen, wird der ein oder andere Geschäftsführer hier jedoch oft nervös. Denn – wurde die Buchhaltung nicht ordnungsgemäß geführt, kann dies unter Umständen recht teuer werden.

Mit Hilfe der täglichen Buchführung wird in der Regel am Ende des Geschäftsjahres auch die Bilanz oder die Einnahmen-Überschuss-Rechnung erstellt. Beide Schriftstücke dienen als Berechnungsgrundlage für den zu versteuernden Gewinn, insofern hat speziell die zuständige Finanzbehörde ein berechtigtes Interesse an der Vollständigkeit aller Belege und deren Dokumentation in der Bilanz oder EÜR.

Aber nicht nur die örtliche Finanzbehörde und somit auch der Staat haben ein berechtigtes Interesse an der Einhaltung der Buchführungsgrundsätze. Auch die Unternehmen selbst wollen schließlich am Ende eines Geschäftsjahres genau ersehen können, wie die wirtschaftliche und finanzielle Lage sich im laufenden Jahr entwickelt hat und zu welchen Betriebsergebnis man gekommen ist.

Anhand des erstellten Betriebsergebnisses können Prognosen für die Zukunft getätigt werden, können Fehler der Vergangenheit sichtbar gemacht werden und der tatsächliche Gewinn ermittelt werden. Wurde hier buchhalterisch nicht exakt gearbeitet, steht das ganze System auf wackeligen Beinen und das Erstellen eines Betriebsergebnisses ist schon im Vorfeld als fehlerhaft zu bewerten.

Organisation – ist das A & O

Zunächst sollte es oberstes Gebot sein, dass die Buchführung des Unternehmens zu jeder Zeit derart sortiert ist, dass sich sachverständige Dritte zu jeder Zeit und ohne Schwierigkeiten ein Bild von den wirtschaftlichen und finanziellen Verhältnissen des Unternehmens machen können. Dies wird erreicht, indem zum einen keine Buchung ohne den nötigen Beleg erfolgt, die Belege chronologisch und systematisch abgelegt werden und zum anderen, dass die Aufbewahrungsfristen hier eingehalten werden.

Die Prüfer der Finanzämter kommen in der Regel nicht im selben Jahr des Abschlusses, sondern eher einige Jahre später. Auch zu diesem Zeitpunkt muss die Buchhaltungsabteilung sämtliche Belege vorweisen und oftmals auch erklären können. Weiterhin darf natürlich bei der Buchführung nicht geschummelt werden. Kein Geschäftsfall darf außen vor bleiben. Die Buchführung muss insgesamt wahr und auch vollständig sein.

Auch ein zeitnahes Bearbeiten aller Buchungen muss hier gegeben sein. Wer alles in Kisten sortiert und für einen späteren Zeitpunkt aufhebt, dem kommt hier nicht selten der Prüfer vom Finanzamt zuvor. Wer seine Buchführung nicht oder nicht vollständig erledigt hat, kann meist auch keine Umsatzsteuervoranmeldungen abgeben. Hier erfolgt in diesem Fall eine Schätzung der Umsatzsteuerzahllast von Seiten der zuständigen Finanzbehörden.

Weist allerdings die gesamte Buchhaltung schwerwiegende Mängel auf, weil beispielsweise eine Inventur nicht getätigt wurde, so wird das komplette Betriebsergebnis geschätzt!

Und – wer hier grob fahrlässig gehandelt hat, der muss sich unter Umständen mit dem Tatbestand der Steuerhinterziehung oder Steuergefährdung auseinandersetzen.

Als meist bekannte Kontenrahmen seien hier der Gemeinschaftskontenrahmen (GKR), eingeführt im Jahre 1951, sowie der in 1971 herausgegebene Industrie-Kontenrahmen zu nennen. Darüber hinaus gibt es jedoch eine Vielzahl an weiteren branchenspezifischen Kontenplänen, wie beispielsweise für alle Handwerksunternehmen und dem Groß- und Einzelhandel.

Kontenrahmen haben lediglich empfehlenden Charakter, ihre Nutzung liegt im Ermessen des zuständigen Unternehmens und dessen Buchhalter. Eine Pflicht zur Anwendung besteht hier nicht. Einige Unternehmen und deren Buchhaltungsabteilungen arbeiten hier bevorzugt mit einem Kontenplan, der dem Prozessgliederungssystem unterliegt, andere mit dem der dem Abschlussgliederungssystem zuzuordnen ist.

Die in der Praxis gängigsten Kontenrahmen sind der SKR03 sowie der SKR04. Bei beiden handelt es sich um Standardkontenrahmen der DATEV, die in ihrer Aufmachung beiden Gliederungssystemen nachempfunden wurden. Der Kontenrahmen SKR 03 ist hier prozessorientiert und wird häufig von kleineren und Unternehmen mit mittlerer Größe angewendet, während der Kontenrahmen SKR04 hauptsächlich auf Bilanz und Jahresabschluss ausgerichtet wurde und demnach bestmöglich geeignet ist für große Unternehmen.

Der Gemeinschaftskontenrahmen der Industrie ist ähnlich den Standardkontenrahmen der DATEV, ist nummerisch gegliedert und entspricht somit ebenfalls dem sogenannten Prozessgliederungssystem. Nach einem dekadischen Muster aufgebaut stehen dem Nutzer hier zehn Kontenklassen zur Verfügung, die sich bei der Kontenklasse Null anfangend bis zur klasse Zehn in Anlagevermögen, Finanz- und Umlaufvermögen, Aufwendungen und Erträge, Bestände, Kosten, Kostenstellen und –träger sowie den Abschlusskonten unterscheiden lassen.

Der IKR Industriekontenrahmen ist dem Gemeinschaftskontenrahmen nachempfunden und verdeutlich auch hier ein einheitliches und geordnetes Kontosystem. Im Industriekontenrahmen gibt es darüber hinaus allerdings eine explizite Trennung zwischen der Geschäfts- und der Finanzbuchführung, was durch das hier genutzte Abschlussgliederungsprinzip verdeutlicht wird. Unternehmenserfolge werden somit beispielsweise in der Finanzbuchhaltung als Gewinn ausgewiesen, in der Kosten- und Leistungsrechnung jedoch weiterhin auch als kalkulatorisches Betriebsergebnis. Dieses Modell wird auch als sogenanntes Zweikreissystem bezeichnet. Jeder Buchführungsbereich ist hier getrennt voneinander zu sehen und kann dementsprechend separat abgeschlossen werden.

Jeder Kontenplan soll darüber hinaus den einzelnen Gegebenheiten der jeweiligen Unternehmen Rechnung tragen und ist nach diesen Gegebenheiten zu wählen. Da speziell die Finanzbuchhaltung zahlreichen Normen und Pflichten unterworfen ist, ist die Nutzung des Kontenrahmens/Kontenplans ein oftmals unverzichtbares Mittel um eine ordnungsgemäße Buchführung zu gewährleisten und durchzuführen. Auch um sachverständigen Dritten ein umständliches Suchen und Nachverfolgen zu ersparen, ist die Nutzung des Kontenrahmens hier dem zu Folge besonders angeraten, da mit ihm alle Sachverhalte einer einheitlichen Regel und der Zuordnung in einzelne Klassen und auf einzelne Konten unterworfen werden können.

Die meisten Buchhalter machen sich kaum noch Gedanken darüber, welch wichtiges buchhalterisches Mittel sie in Händen halten, wenn es um das Kontieren der einzelnen Belege geht. Ob GKR oder IKR, ob SKR03 oder SKR04 oder einer der vielen anderen branchenspezifischen Pläne: Der Kontenrahmen ist aus der Buchhaltung nicht mehr wegzudenken.

In mittleren und großen Unternehmen werden die einzelnen Buchhaltungsbereiche in der Regel getrennt und die diesbezüglichen Aufgaben auf mehrere Abteilungen und Buchhaltungssachbearbeiter aufgeteilt. So gibt es hier beispielsweise die Debitorenbuchhaltung, die Kreditorenbuchhaltung oder auch die Lohnbuchhaltung. Alle eingehenden oder ausgehenden Belege eines Unternehmens haben irgendwann den jeweiligen Buchhaltern zur Kontierung und Verbuchung vorgelegt zu werden, damit einer ordnungsgemäßen Buchführung hier nichts im Wege steht und alle gesetzlichen Regeln und Pflichten buchhalterischer Tätigkeiten eingehalten werden können.

In der Kreditorenbuchhaltung bearbeitet man ausschließlich die Eingangsrechnungen eines Unternehmens. Von den jeweiligen Poststellen im Unternehmen werden diese beim täglichen Öffnen der Post herausgesucht, sortiert und an die Kreditorenbuchhaltung weitergeleitet. Je nach Größe des Unternehmens kann es sich hierbei durchaus um eine Vielzahl der unterschiedlichsten Eingangsrechnungen handeln, die nun einem exakten buchhalterischem Ablauf unterliegen. Zunächst werden sie in der Regel alphabetisch, nach Rechnungsdatum oder Kreditorennummer sortiert um anschließend die Kontierung zu durchlaufen. Meist handschriftlich erfolgt hier die Zuordnung auf die einzelnen Gegenkonten, welche sich aufgrund der in Rechnung gestellten Lieferung oder Leistung ergibt. Die Buchungssätze der Eingangsrechnungen sind fast immer leicht zu erstellen. Hat das Unternehmen beispielsweise Rohstoffe für den Betrieb eingekauft, so lautet die Buchung hier: Rohstoffe an Verbindlichkeiten, wobei mit Verbindlichkeiten der jeweilige Lieferant gemeint ist. Wurden dem Unternehmen andere Leistungen in Rechnung gestellt, so ändert sich die Soll-Buchung in der gleichen Form, wie auch der Lieferant, dessen Rechnung und somit die Haben-Buchung wechselt.

Im Debitorenbereich ist es genau anders herum. Hier erfolgt die Bearbeitung aller Ausgangsrechnungen. Auch diese werden vor dem Kontieren nach internen Kriterien sortiert. Viele Unternehmen gehen dazu über, die Debitoren-Nummer bereits auf der Rechnung zu vermerken, sodass einzig noch das zu belastende Gegenkonto herausgesucht werden muss. Der Buchungssatz selbst lautet in diesem Fall. Forderungen an Verkaufserlöse, wobei die Forderungskonten die jeweiligen Debitoren (Kunden) betreffen. Die Zuordnung auf die einzelnen Erlöskonten richtet sich nach der in Rechnung gestellten Mehrwertsteuer, die, je nach erbrachter Lieferung oder Leistung, unterschiedlich sein kann.

Die Kontierung und Verbuchung der einzelnen Bankbelege wird von einigen Betrieben entweder gesondert ausgeführt, oder durchläuft auch hier die Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung. Die auf den Bankbelegen ein- oder ausgezahlten Beträge werden hier kontiert und verbucht, sodass der Geschäftsvorfall damit zunächst als abgeschlossen gilt.Zahlungen für die Lieferantenrechnungen unterliegen dem Buchungssatz Verbindlichkeiten an Bank, Ausgangsrechnungen werden durch die Buchung Bank an Forderungen abgeschlossen. Der verbuchte und ermittelte Bankbestand muss darüber hinaus immer dem des Kontoauszuges entsprechen.

Weiterhin müssen auch Kassenbelege ordnungsgemäß sortiert, kontiert und verbucht werden. Je nach erbrachter oder in Anspruch genommener Leistung betrifft die Zuordnung der Gegenbuchung hier oftmals ein Kostenkonto. Bei Kassenbelegen handelt es sich meist um Tankquittungen, Portobelege, Bareinkäufe für Büromaterial oder betriebliche Waren. Der zu erstellende Buchungssatz schmälert den Kassenstand im Haben und erhöht diese mit Zahlungseingängen im Soll. Weist der Kassenbestand nicht mehr die nötige Deckung auf, so wird hier oftmals mit einer Privateinlage oder einem Übertrag aus anderen Konten vorgebeugt. Auch hier muss der verbuchte und ermittelte Kassenbestand jedoch immer auch dem tatsächlichen Barvermögen entsprechen.