Laut einem BFH Beschluss vom März 2011 ist es nicht möglich, eine Rechnung noch nachträglich abzuändern, um in den Genuss des Vorsteuerabzugs zu kommen. (V B 94/10 BFHNV 2011 / Seite 1404 – 25. März 2011).

Ursächlich für dieses Urteil ist die Klage einer Unternehmerin, die Mitglied einer Grundstücksgemeinschaft ist und aufgrund einer falsch ausgestellten Rechnung nicht in den Genuss des Vorsteuerabzugs gekommen war. Im vorliegenden Fall war lediglich ein Grundstückseigentümer als Rechnungsempfänger genannt worden, sodass ein Vorsteuerabzug hier nicht mehr geltend gemacht werden konnte. Laut Meinung der Klägerin sei die Rechnung zwar falsch ausgestellt worden, jedoch hätte zumindest ein Grundstückseigentümer dann noch den Vorsteuerabzug für sich selbst in Anspruch nehmen können.

Bundesfinanzhof entscheidet gegen den Vorsteuerabzug bei falscher Rechnungstellung, da laut Angaben der zuständigen Richter hier der Grundstücksgemeinschaft explizit kein Vorsteuerabzug zustehe, wenn nach außen hin lediglich ein Mitglied der Grundstücksgemeinschaft als jeweiliger Vertragspartner auftreten würde. Selbst dieser Rechnungsempfänger dürfe dann keinen Vorsteuerabzug für sich selbst geltend machen, erklärte der BFH der Klägerin. Im aktuellen Fall hätte der Rechnungsempfänger nach außen hin deutlich offenlegen müssen, dass er nicht alleiniger Inhaber des Unternehmens ist und auch nicht ausschließlich im eigenen Interesse handelt, was so jedoch für Außenstehende nicht erkennbar war. Aus diesem Grund ist auch ein teilweiser Vorsteuerabzug nicht rechtens.

Klägerin pocht auf rückwirkende Rechnungsberichtigung

Die Klägerin wies im Zuge dessen jedoch darauf hin, dass es hier explizit der Klärung bedürfe, unter welchen Bedingungen denn eine Rechnungsberichtigung auch rückwirkend noch zulässig ist. Sie wies weiterhin daraufhin, dass auch der Gerichtshof der Europäischen Union eine nachträgliche Rechnungskorrektur bejaht hätte und eine rückwirkende Änderung durchaus hier auch im Einklang mit allen anderen europäischen Regelungen zu sehen sei. (Urteil vom 15.07.2010 – Gerichtshof der EU)

Finanzgericht stützt sich auf den Rechtssatz und lässt keinen Vorsteuerabzug zu

Obwohl die Klägerin auf das Urteil des Gerichtshofes der Europäischen Union verwiesen hat, bleibt das Finanzgericht in seinem Urteil beständig und stürzt sich auf den eigenen Rechtssatz, wonach einer Rechnungsberichtigung keine Rückwirkung zukommen würde. Insoweit würde hier entsprechend dem Rechtssatz keine Relevanz für den Vorsteuerabzug infrage kommen, da aus der Rechnung nicht eindeutig erkennbar gewesen ist, dass die Rechnungsempfängerin hier in Bezug auf das bestehende Rechtsverhältnis nicht auch die Leistungsempfängerin gewesen sei.

Rechnungen prüfen, um Vorsteuerabzug geltend machen zu können

Wer den Vorsteuerabzug für eingehende Rechnungen nicht gefährden will, der sollte es deshalb nicht versäumen, die Rechnung ganz genau unter die Lupe zu nehmen. Nur so kann gewährleistet werden, dass es nicht zu Schwierigkeiten mit den zuständigen Finanzämtern kommen wird.

Rechnung umgehend richtig korrigieren lassen, damit der Vorsteuerabzug nicht gefährdet ist

Muss eine Rechnung geschrieben werden, dann ist es jedoch nicht auszuschließen, dass sich hier der eine oder andere Schreibfehler einschleicht. Das hat zur Folge, dass zum Beispiel der Rechnungsbetrag falsch ist oder eben auch der Adressant nicht der Richtige ist. Ist die Rechnung dann verschickt, hat der Empfänger seinerseits die Möglichkeit, die Rechnung zu beanstanden bzw. zu reklamieren. Wurde vom Empfänger ein Fehler entdeckt, muss die Rechnung dann umgehend geändert werden. Dies gilt auch, wenn es sich um Formfehler handelt.

Bereits seit dem Jahre 2004 sind alle Unternehmer dazu verpflichtet, alle erbrachten Leistungen innerhalb von sechs Monaten in Rechnung zu stellen. Ist der Rechnungsempfänger dann selbst auch Unternehmer, kann er die Mehrwertsteuer seinerseits als Vorsteuer in Abzug bringen. Für diesen Abzug wird jedoch eine korrekte Rechnung verlangt, die als Nachweis für die erbrachte Leistung gesehen wird. Die Rechnung muss formale Anforderungen erfüllen und alle gesetzlichen Pflichtangaben enthalten. Ist dies nicht der Fall, wird die Rechnung in der Regel vom zuständigen Finanzamt nicht anerkannt und der Vorsteuerabzug kann somit nicht geltend gemacht werden.

Wer ein Unternehmen führt, egal ob als GmbH, OHG oder auch als Einzelunternehmer, der kommt nicht umhin, monatlich oder spätestens einmal im Jahr, die Buchführung zu erledigen und eine entsprechende Steuererklärung abzugeben. Bei Kleinunternehmern ist es durchaus möglich, die gesamten Unterlagen erst am Ende des Geschäftsjahres zu sortieren, während Unternehmer, die zur Umsatzsteuer verpflichtet sind, hier spätestens zum Quartalsende, die Differenz zwischen Umsatzsteuer und Vorsteuer melden müssen.

Bisher musste jede per E-Mail verschickte Rechnung eine elektronische Signatur enthalten

Ein Unternehmen zu führen bedeutet jedoch immer auch Waren und/oder Dienstleistungen zu verkaufen. Für die Fertigung von Waren werden in der Regel Roh-, Hilfs- oder Betriebsstoffe benötigt, die bei Lieferanten bestellt und entsprechend auch gezahlt werden müssen. Im Zeitalter des Internets kommen diese Rechnungen mehr und mehr schnell und bequem einfach per E-Mail und sind dann entsprechend auch schnell zur Zahlung angewiesen. Das böse Erwachen kam bisher jedoch oftmals bei einer Steuerprüfung, wenn die Beamten des Finanzamtes die per E-Mail eingegangene Eingangsrechnung aufgrund der fehlenden Signatur beanstanden. Fehlte diese Signatur nämlich, durfte auch kein Vorsteuerabzug geltend gemacht werden. Ist dieser jedoch bereits erfolgt, so musste der Vorsteuerabzug zurückgezahlt bzw. verrechnet werden.

Ab Juli dürfen E-Mail-Rechnungen auch ohne elektronische Signatur verschickt werden

In den vergangenen Jahren hat also kein Finanzamt einen Vorsteuerabzug bei Rechnungen ohne die elektronische Signatur durchgehen lassen, was viele Unternehmer arg oftmals sehr verärgert hat. Es schien, als sei die Technik an den Finanzbehörden schlichtweg vorbei gegangen. Jetzt hat sich dies allerdings geändert, wie auch der Deutsche Verband für Post, Informationstechnologie und Telekommunikation (DVPT) mitteilte. Ab dem 1. Juli 2011 ist demnach ein neues Gesetz in Kraft getreten, welches dazu berechtig, auch bei Rechnungen, die ohne Signatur und per E-Mail gekommen sind, einen Vorsteuerabzug geltend zu machen.

Steuervereinfachungsgesetz umfasst auch das Umsatzsteuergesetz

Die Änderungen hinsichtlich der Zulässigkeit des Vorsteuerabzuges bei Rechnungen ohne elektronische Signatur, haben im Zuge des Steuervereinfachungsgesetzes auch vor dem Umsatzsteuergesetz nicht halt gemacht. Hier wurde nun durch den Deutschen Bundestag eine umsatzsteuerliche Gleichstellung in Auftrag gegeben, die ab 1.Juli 2011 auch von allen Steuerprüfern der zuständigen Finanzbehörden umgesetzt werden muss.
Die hier in Auftrag gegebene Gesetzesänderung geht darüber hinaus auch konform mit den aktuellen Richtlinien des EU-Rates, die bereits am 13. Juli 2010 in Kraft getreten sind. Demnach sollten hier bis spätestens zum 1. Januar 2013 sowohl Signaturen auf Rechnungen, die mittels Textdatei oder PDF-Dokument, als Download-Dokument oder auch als E-Mail-Anhang übermittelt werden, ihre Anerkennung auch in Deutschland finden.

Echtheit der Signatur muss von jedem Unternehmer selbst geprüft werden

Die Neuregelung, die die Unternehmer dazu berechtigen, einen Vorsteuerabzug auch für Rechnungen ohne elektronische Signatur geltend zu machen, hat jedoch auch Nachteile. Fehlt die elektronische Signatur auf der Rechnung, so hat der Unternehmer selbst dafür Sorge zu tragen, ob denn die Identität des Rechnungsstellers seine Richtigkeit hat. Wie die Identität des jeweiligen Geschäftspartners jedoch zu prüfen ist, dazu gibt es keine konkreten Hinweise, was bedeutet, dass die Unternehmer hier selbst gefordert sind. Alle eingehenden Rechnungen sollten deshalb umgehend dahin gehend geprüft werden, ob sie zum einen eine Echtheit kennzeichnen, zum anderen jedoch auch inhaltlich korrekt sind.

Rechnungssteller profitieren von der Neuregelung bei der elektronischen Signatur

Wenn es um die Anwendung dieser Neuregelung bei der elektronischen Signatur geht, dann wird ganz schnell klar, dass hier vor allem die Rechnungssteller profitieren. Alle Rechnungen sind nun nämlich schnell und kostengünstig verschickt, da zum großen Teil nun auch die Portokosten entfallen können. Darüber hinaus ist der Arbeitsaufwand nun wesentlich geringer, da meist mit nur einem Klick alle Rechnungen in sekundenschnelle beim Empfänger auf dem Rechner sind.

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Neue Prüf- und Meldepflichten bei Auslands-Rechnungen sorgen in deutschen Unternehmen momentan für sehr viel Verwirrung. Welche Angaben muss eine Rechnung ins benachbarte Ausland enthalten? Wie ist die USt auszuweisen. Was wird bei Rechnungen in Drittländer gefordert? Die neuen EU-Richtlinien bieten derzeit noch sehr viel Raum für falsch ausgestellte Belege. Dies kann jedoch fatale Folgen haben, denn nicht ordnungsgemäß erstellte Ausgangsrechnungen werden von den hiesigen Finanzbehörden kategorisch abgelehnt. Wer glaubt, alleine mit der Angabe der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder der IBAN-Kontoverbindung allen Vorgaben gerecht zu werden, der wird spätestens im Meldeverfahren eines Besseren belehrt. Es empfiehlt sich hier also, umfassende Informationen einzuholen, und auch die Mitarbeiter dahin gehend richtig zu schulen.

Mit Einführung des Binnenmarktes und einer gemeinsamen Währung arbeiten mehr und mehr Unternehmen mit ausländischen Partnern zusammen. Das hat zur Folge, dass sich auch die diesbezüglichen Rechnungsstellungen mehr als verdreifacht haben. Die Einführung der neuen EU-Richtlinie zum Prüf- und Meldeverfahren soll aus diesem Grund nun den innergemeinschaftlichen Handel vereinfachen und angleichen.

Neben den üblichen Angaben zum Rechnungsempfänger, Absender, der Rechnungsnummer, dem Datum und der Bankverbindung, gehört nun auf jede Rechnung ins EU-Ausland die Angabe der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Und zwar die des Rechnungsstellers, wie auch des Empfängers. Es empfiehlt sich hier, diese bereits zu Beginn der Geschäftsbeziehung auszutauschen. Wer eine umsatzsteuerfreie Rechnung aufstellt, der benötigt unbedingt die USt-ID-Nr des Geschäftspartners. Ansonsten läuft man Gefahr, die Steuerschuld des ausländischen Kunden tragen zu müssen. Liegt bei Rechnungsstellung keine Ust-ID-Nr. des Rechnungsempfängers vor, darf deshalb nicht auf den Ausweis der MwSt. und deren Zahlung verzichtet werden. Stellt der Rechnungsempfänger in seinem Land einen Antrag auf Zuteilung der Ident-Nummer, kann das sogenannte Reverse Charge Verfahren in Kraft treten und die USt kann auf den ausländischen Vertragspartner verlagert werden. Die Identnummer sollte auch bei Stammkunden regelmäßig kontrolliert und überprüft werden. Zuständig hierfür ist das Bundeszentralamt für Steuern. Überprüfungen können telefonisch, per E-Mail, via Internet oder postalisch getätigt werden. Eine schriftliche Bestätigung vonseiten des BZS hat zu Beweiszwecken schriftlich zu erfolgen.

Neben allen oben aufgeführten Angaben gehört auf jede EU-Auslandsrechnung auch die genaue Angabe der erbrachten Warenlieferung oder Dienstleistung sowie deren Datum. Hinsichtlich der MwSt. reicht es nicht, einzig den berechneten Betrag auszuweisen. Hier sind exakte prozentuale Angaben zu machen. Bei Kleinunternehmen, die nicht zum Ausweis der MwSt. verpflichtet sind, muss die Rechnung einen diesbezüglichen Vermerk und den Verweis auf § 19 UStG enthalten. Ebenfalls sollte dem Rechnungsempfänger die eigene Steuerpflichtigkeit mitgeteilt werden.

Nicht fehlen sollten auch genau formulierte Hinweise zu den Zahlungsmodalitäten und dem Zahlungsziel. Dieses sollte einen ausreichenden Zeitraum nicht unterschreiten, damit der Rechnungsempfänger nicht schon alleine durch den verlängerten Postweg in Verzug gesetzt wird. Wer Angaben zu gewährten Skonti macht, muss darauf achte, dass die gesetzlich vorgeschriebene Höchstgrenze hier nicht überschritten wird.

Zu guter Letzt gehört auf jede Rechnung natürlich die Angabe der Bankverbindung. Diese hat in einem international gültigen Format zu erfolgen und beinhaltet den IBAN- und Swift-Code.

Bei Unternehmen außerhalb der EU kann keine UST-ID-Nummer hinzugezogen werden. Für die Inanspruchnahme der Steuerbefreiung reicht der Nachweis der erbrachten Warenlieferung, der üblicherweise über die Zoll-Ausfuhrpapiere gewährleistet ist.

Bisher gibt es hier jedoch noch große Unsicherheiten hinsichtlich der Prüfungspflichten. Viele Unternehmer sind mit den Neuerungen noch wenig bis nicht vertraut, wissen nicht, was diesbezüglich auf sie zu kommt und welche Kriterien die Rechnungen ihrer ausländischen Partner erfüllen müssen. Der Bundesverband der Bilanzbuchhalter und Controller (BVBC) empfiehlt hier das rechtzeitige Einholen von Informationen sowie eine zukünftige genau Kontrolle aller eingehenden Eingangsrechnungen aus dem Ausland. Besonders in der Einführungsphase dieser neuen Regelungen kann es ansonsten passieren, dass eine Anerkennung der Rechnungen seitens der Finanzbehörde nicht gewährt wird. Die Unternehmer sollten es aus diesem Grund nicht versäumen, auch ihre Mitarbeiter aus den Bereichen Rechnungswesen und Controlling dahin gehend ausreichend zu schulen, damit ein reibungsloser und korrekter Ablauf gewährleistet werden kann. Ab 1.Juli 2010 ergeben sich in diesem Zusammenhang auch Änderungen im Hinblick auf die Abgabetermine der Zusammenfassenden-Meldung.

Bei Rechnungseingang ist zunächst zu prüfen, ob es sich bei dem Rechnungssteller um eine Privatperson oder einen Unternehmer handelt. Privatpersonen ist es nicht erlaubt, Rechnungen mit Ausweis der MwSt. zu erstellen. Handelt es sich hier jedoch um ein Unternehmen, ist weiterhin zu kontrollieren, ob der richtige MwSt-Satz von 7 Prozent oder 19 Prozent zugrunde gelegt werden kann. Nicht selten finden sich hier Abweichungen hinsichtlich einer gültigen Umsatzsteuer. Ebenfalls Pflicht ist auch die Angabe der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, und zwar die des Rechnungsausstellers wie auch die des Rechnungsempfängers. Beim Bundeszentralamt für Steuern kann diese im Hinblick auf Fehlerhaftigkeit schnell und sicher überprüft werden. Weiterhin ist vom Rechnungsempfänger zu klären, ob die ausgewiesene Umsatzsteuer einbehalten werden darf, oder ob diese regulär abzuführen ist. Maßgeblich hierfür ist die Bestimmung auf Ursprungs- oder Bestimmungsland. Damit eine Wettbewerbsverzerrung nicht mehr stattfinden kann, wurde hier von der EU-Kommission bestimmt, dass grenzüberschreitende Dienstleistungen nicht mehr im Ursprungsland, stattdessen im Bestimmungsland steuerpflichtig sind. Das Bestimmungsland, auch Verbrauchs- oder Käuferland genannt, bedeutet laut der Außenwirtschaftsverordnung (AWV) der Ort, an dem die Dienst- oder Warenlieferung gebraucht, verbraucht oder verarbeitet wird.

Unter diesen Aspekten müssen alle ausländischen Eingangsrechnungen geprüft werden. Fehlen hier auch nur einzelne Positionen oder beinhalten formelle Fehler, können die zuständigen Finanzbehörden Vorsteuerabzug teilweise oder auch ganz verwehren. Nachfolgend müssen die fehlerhaft ausgestellten Rechnungen dann beim ausländischen Lieferanten oder Dienstleister reklamiert werden, bzw. muss um eine Neuausstellung der Rechnung gebeten werden. Nicht selten gestaltet sich dies sehr schwierig, insbesondere dann, wenn die Forderung bereits beglichen wurde. Überprüfung und Korrektur sind dann in der Regel sehr zeit- und kostenintensiv.

Ziel dieser erweiterten Änderung hinsichtlich innergemeinschaftlichen Warenlieferungen und Dienstleistungen ist es, Mehrwertsteuerbetrügereien weiter einzudämmen und zu bekämpfen. Die diesbezügliche Änderung und Anpassung des § 18a UStG erfordert aus diesem Grund die Abgabe der Zusammenfassenden-Meldung monatlich bis spätestens zum 25. des auf den Meldezeitraum folgenden Monats. Eine Dauerfristverlängerung kann hier nicht gewährt werden. Sofern die Summe aller innergemeinschaftlichen Lieferungen ab 1.Juli 2010 die 100.000 Euro Marke pro Quartal nicht übersteigt, ist auch eine quartalweise Meldung möglich. Meldepflichtige Dienstleistungen oder Sonstige Leistungen gemäß § 3a Abs. 2 UStG unterliegen auch weiterhin einer quartalsmäßigen Abgabe.