Ziel der Studie war es herauszufinden, wie der Status Quo der Rechnungs- und Finanzwesens sowie des Controllings im Mittelstand aussieht und wo die größten Bedürfnisse und Entwicklungspotenziale liegen. Dafür wurden die Antworten von gut 400 KMU ausgewertet, die einen repräsentativen Mix verschiedenster Branchen und Größen darstellen. Die befragten Unternehmen bestanden jeweils zur Hälfte aus dem Kundenkreis von Diamant Software und zur Hälfte aus Anwendern anderer Lösungen.

Wichtigste Controlling-Aufgabe: Erfolgsplanung, -steuerung und -kontrolle

Die Bedeutung des Controllings für die Unternehmenssteuerung ist dem Mittelstand laut Studie eindrücklich bewusst: Rund 81 Prozent der Befragten schätzen die Wichtigkeit des Controllings als sehr hoch oder hoch ein. Die bedeutendsten Controlling-Aufgaben der Unternehmen im Zusammenhang mit dem Rechnungswesen sind dabei die laufende Erfolgsplanung, -steuerung und -kontrolle (über 84 Prozent), die Unterstützung bei Investitionsentscheidungen (rund 67) bzw. strategischen Entscheidungen (ca. 64). Befragt nach der Einordnung in die Organisation gab mit knapp 59 Prozent die große Mehrheit an, Controlling als Teilaufgabe des Rechnungswesens zu sehen. Eine eigene Controllingabteilung wird erst mit deutlichem Abstand (25,3 Prozent) angegeben.

Was die eingesetzten Softwarewerkzeuge anbelangt, werden Planungen und Auswertungen nach wie vor sehr häufig mit Excel unterstützt. Mit rund 52 Prozent erstellen mehr als die Hälfte ihrer Auswertungen mit der Tabellenkalkulation. Außerdem gaben gut 43 Prozent an, kein Standardberichtswesen voll- oder teilweise umgesetzt zu haben. Ein ähnliches Bild zeichnet die Untersuchung bei Mehrdimensionalen Auswertungen über Umsätze, Kosten- und Erfolgsbeiträge nach verschiedenen Ergebnisobjekten (44 Prozent). “Das deutet darauf hin, dass immer noch viele Ressourcen in zeitaufwändiges, manuelles Erfassen, Bereinigen und Aufbereiten von Berichten gesteckt werden, statt leistungsfähige integrative Systeme und Reportinglösungen einzusetzen”, so Professor Dietmar Schön zu den Ergebnissen.

Mangelhafte Unterstützung bei Kennzahlen

Eine Deckungsbeitragsrechnung zur Erfolgssteuerung einzelner Produkte und Dienstleistungen haben gut 29 Prozent der Befragten vollständig und weitere 27 Prozent zumindest teilweise umgesetzt. Sie ermöglicht diesen Unternehmen flexible Entscheidungen und macht sie dadurch krisenfester. Schlecht ist es dagegen um die Unterstützung bei Kennzahlen bestellt: Über ein Drittel arbeitet hier noch manuell und nur knapp 18 Prozent haben ein standardisiertes Kennzahlensystem etabliert.

“Erfreulich ist der mit gut 33 Prozent hohe Anteil der Unternehmen, die eine Planung für kosten- und erfolgsrelevante Bereiche voll umgesetzt haben”, sagt Professor Dietmar Schön. Dennoch sieht er auch hier ein großes Potenzial bei Unternehmen, die derzeit noch manuell planen bzw. Verbesserungen anstreben (knapp 37 Prozent). Auffällig: Im Vergleich zur Kosten- und Erfolgsplanung schneidet die Finanzplanung schlechter ab. Trotzt der Krise und damit einhergehenden Finanzierungsschwierigkeiten liegt die vollständige Umsetzungsquote nur bei gut 28 Prozent.

Bei der Frage nach den Hauptproblemen, die eine Verbesserung des Finanz- und Rechnungswesens sowie Controllings im Unternehmen behindern, wurden vor allem die geringe Personaldecke (37,6 Prozent), die Kosten für die Anschaffung und den laufenden Betrieb (32,6 Prozent) sowie die fehlende Integration der Softwaremodule (31,4 Prozent) genannt. Der Kostendruck zeigt sich hierbei auch in der niedrigen Personalausstattung. Knapp 85 Prozent der befragten KMU haben weniger als fünf Mitarbeiter im Rechnungswesen im Einsatz, gut 36 Prozent sogar weniger als zwei.

Fehlerquellen reduzieren und Ressourcen sparen

Was die Studie außerdem zutage fördert, ist ein klarer Trend zur Automatisierung bei der Belegverarbeitung. Ein großer Teil der Unternehmen reduziert damit bereits Fehlerquellen und spart Ressourcen. So haben gut 43 Prozent einen automatischen Rechnungsdurchlauf (Erfassung, Verarbeitung, Auswertung) entweder voll oder teilweise umgesetzt. Das Potenzial zu Verbesserungen ist aber fast genauso groß, denn bei knapp 40 Prozent erfolgt der Durchlauf noch weitestgehend manuell. Bei der elektronischen Weiterverarbeitung von Bankkontoauszügen liegt die Quote der voll- und teilumgesetzten Lösungen mit gut 43 Prozent ähnlich hoch. Knapp die Hälfte der Unternehmen arbeitet allerdings auch hier noch manuell.

Anders dagegen, wenn es darum geht, die Ausnutzung von Skontofristen elektronisch zu unterstützten. Fast 80 Prozent haben dies ganz oder zumindest teilweise umgesetzt. Eine ähnlich hohe Quote weist auch das Debitorenmanagement auf. Gut zwei Drittel haben für Mahnwesen, Inkasso und Kreditlimitüberwachung eine voll- oder teilumgesetzte Lösung etabliert. Gut 23 Prozent agieren immer noch weitestgehend manuell.

Rüdiger Müller, Kaufmännischer Geschäftsführer bei Diamant Software, erläutert die Beweggründe, die Studie der FH Dortmund in Auftrag zu geben: “Es ist unser Anspruch, dem Mittelstand konsequent beste Lösungen für Rechnungswesen und Controlling zu liefern. Zu wissen, wo unserer Zielgruppe der Schuh drückt, ist ein wesentliches Element unseres Erfolgs. Um den Vorsprung unserer Lösungen weiter auszubauen, arbeiten wir eng mit Kunden, Interessenten und auch mit Forschungseinrichtungen wie z.B. dem Controlling Labor der FH Dortmund zusammen. Gerade die aktuelle Studie bestätigt uns, dass wir den Trend zu vollintegrierten und vorkonfigurierten Rechungswesen- und Controlling-Lösungen richtig eingeschätzt haben.”

Die komplette Untersuchung “Status Quo des Rechnungs- und Finanzwesens sowie Controllings im Mittelstand” kann heruntergeladen werden unter: www.diamant-software.de/…

Die LucaNet.Academy gibt Teilnehmern die Möglichkeit, ihre Fähigkeiten für die persönliche Karriere ebenso wie für den unternehmerischen Erfolg weiter auszubauen. Dazu werden Seminare und Workshops angeboten, die sich an Mitarbeiter im Rechnungswesen aus allen Branchen wenden.

Für alle, die sich erstmals mit der Rechnungslegungsnorm IFRS auseinanderzusetzen haben oder die Handelsbilanz II nach IFRS für Konzernzwecke erstellen müssen, bietet die LucaNet.Academy ab sofort ein Grundlagen- sowie ein Aufbauseminar an, die unter anderem die Rechnungslegungspflichten in Deutschland näher erläutern.

Unter dem Motto “Erstellen – Gestalten – Beurteilen” wird in dem Kurs Kapitalflussrechnung anhand von zahlreichen praxisorientierten Beispielen und Fallstudien gezeigt, wie sich die Kapitalflussrechnung sicher und effizient nach HGB und IFRS erstellen und für die Abschlussdarstellung aufbereiten lässt.

Alle wichtigen Fragen zu dem Umgang mit der Währungsumrechnung beim Jahresabschluss werden in dem ebenfalls neuen Seminar Währungsumrechnung besprochen.

Anhand von Beispielen und exemplarischen Fallkonstellationen wird ein vertiefter Überblick über alle wichtigen Facetten des Themas gegeben, die aus Abschlusserstellerund Management-Sicht wissenswert sind.

Ab diesem Jahr bietet die LucaNet.Academy noch mehr Kundennähe: Frankfurt am Main ist als neuer Veranstaltungsort hinzugekommen. Somit finden die Seminare der LucaNet.Academy nun in Hamburg, Bochum, Düsseldorf, Frankfurt am Main und München statt.

hotline entwickelt und betreut seit über 20 Jahren Front-Office-Systeme für die Hotellerie. Die Verbindung zum DATEV-Rechnungswesen wurde in Zusammenarbeit mit der DATEV erweitert und optimiert.

Durch eine Programmverbindung ist die Hotelsoftware optimal für den Einsatz mit dem DATEV-Rechnungswesenprogrammen geeignet.

Damit kann ein direkter Datenaustausch zwischen den Programmen erfolgen. So werden beispielsweise die Stammdaten (wie Personenkontenbeschriftungen) sowie Buchungen (Rechnungsausgang, Kassenbuchungen) aus „hotline frontoffice“ nach DATEV-Rechnungswesen übertragen. Das doppelte Erfassen von Daten entfällt damit. Tipp- oder Übertragungsfehler sind ausgeschlossen.

Durch die Schnittstelle zwischen „hotline frontoffice“ und den DATEV-Programmen für das Rechnungswesen lässt sich auch die Zusammenarbeit zwischen Steuerberater und Hotels deutlich verbessern.

Die Wissenslücken zwischen Soll und Haben nehmen zu. Themen wie Wachstumsbeschleunigungsgesetz, EU-Mehrwertsteuerpaket oder Internationale Rechnungslegung werfen in Unternehmen einige Fragen auf. Noch sind viele Entscheider unsicher, wie sich die Neuregelungen auswirken und welche Maßnahmen zu ergreifen sind. Gleichzeitig wächst der Handungsbedarf, denn viele Änderungen haben eine hohe Relevanz für den unternehmerischen Erfolg.

Die Kongressmesse ReWeCo liefert Antworten auf viele drängende Fragen. Bereits zum fünften Mal findet die Doppelveranstaltung aus Fachmesse und Fachkongress statt. Zu der Leitveranstaltung kommen Fach- und Führungskräfte aus ganz Deutschland Mitte April nach Bielefeld. Auf der ReWeCo können Besucher Informationslücken schließen, Erfahrungen austauschen und Geschäftskontakte anbahnen.

Am Fachkongress wirken führende Steuer- und Finanzexperten mit. Sie diskutiern Lösungskonzepte für Herausforderungen im Rechnungswesen und Controlling. Am Eröffnungstag referieren Spezialisten zu Themen wie “Controlling in schwierigen Zeiten – unpopuläre Maßnahmen entwickeln und richtig kommunizieren” oder “Kennzahlenorientierte Führung”. An den beiden Folgetagen stehen beispielsweise die Themenblöcke “Steuerrecht” und “Globalisierung” auf dem Programm. Auf der begleitenden Fachmesse präsentieren Aussteller aus Fort- und Weiterbildung, Software, Beratung und Dienstleistung ihre Angebote. Besucher können innovative Praxislösungen kennenlernen und vor Ort testen.

Über die Kongressmesse ReWeCo
Vom 15. bis 17. April 2010 veranstaltet der Bundesverband der Bilanzbuchhalter und Controller e.V. (BVBC) in der Stadthalle Bielefeld eine Kongressmesse für den Bereich Rechnungswesen und Controlling. Eine Kombination aus Fachkongress und -messe zeigt aktuelle Herausforderungen auf und präsentiert praxisgerechte Lösungen. Fach- und Führungskräfte können sich umfassend informieren und wechselseitig austauschen. Die Kongressmesse ReWeCo findet zum fünften Mal statt und gilt branchenübergreifend als Pflichttermin. Das komplette Veranstaltungsprogramm ist online unter www.reweco.de abrufbar.

Um dem Posten eines Controllers gerecht zu werden, sind spezifische fachliche Kenntnisse, vor allem im kaufmännischen Bereich von Nöten. So gehört es unter anderen zu den Aufgabenfeldern des Controlling, die Rechnungslegung zu überwachen und gegebenenfalls zu korrigieren. Ähnlich verhält es sich diesbezüglich im Bereich der Bilanzkontrolle. Geschäftsprozesse, Unternehmenserfolge, wie auch Verluste sowie sämtliche Ausgaben werden vom Controller innerhalb der Anfertigung des Jahresberichtes und der hierfür benötigten Gewinn- und Verlustrechnung verfolgt und gegebenenfalls überarbeitet.

Ein weiterer wesentlicher Bestandteil der Pflichten eines Controllers ist das Personalmanagement. Hiermit verbunden sind entsprechend das Management der Löhne und Gehälter der Mitarbeiter des jeweiligen Unternehmens. Weiterhin sind fachliche, wie auch prozessbezogene Vorkenntnisse in den meisten Firmen Voraussetzung. Das bedeutet, dass der operative Sinnzusammenhang, etwa zwischen der Herstellung eines Produktes und der Steuerung beziehungsweise der Koordination und Delegation der einzelnen Mitarbeiterfachausrichtungen, ebenso zum Arbeitsfeld eines Controllers zählt, wie auch die Abrechnung der durch die Angestellten erbrachten Leistungen.

Im Sinne der Budgetverwaltung sind Controller dafür zuständig, dass vorgegebene Mittel effizient eingesetzt werden. Sollte die Effektivität eines Projektes gefährdet sein, ist es Aufgabe des Controllers die Geschäftsführung mittels entsprechender Nachweise in Kenntnis zu setzen und eventuelle Nachfinanzierungen auf deren Durchführbarkeit und Sinnhaftigkeit hin zu überprüfen.

In diesem Zusammenhang ist auch das Investitionsmanagement als wichtiger Teil des Aufgabenbündels, also des Controllerships zu benennen. Bereits getätigte Investitionen, beispielsweise in fremde Unternehmensstrukturen oder diverse Produktbereiche müssen vom Controller auf Finanzierbarkeit und Gewinngenerierung hin kontrolliert werden. Sollten gewisse Produkte oder Produktlinien nun bereits die Wachstumsphase im Markt überschritten haben und etwa durch wachsende Konkurrenz oder allgemeine Marktsättigung im Absatz abfallen, so sollte der Controller in der Lage sein, Lösungsansätze zu erkennen und darzulegen. Hierzu gehört die Beratung der Unternehmensführung hinsichtlich der Herstellung eines Produktes. Speziell ob die Produktion weiterhin Sinn macht, ob diese eingestellt werden sollte und lediglich noch Lagerbestände ab zu verkaufen sind. Eine andere Variante wäre die Weiterentwicklung oder die Erneuerung bestimmter Produktkomponenten. Dies macht jedoch nur dann Sinn, wenn noch eine entsprechende Marktkapazität zur Verfügung steht, sprich wenn der Markt in Bezug auf das jeweilige Produkt noch nicht gesättigt ist.

Ebenso das Risikomanagement bezüglich der durch das Unternehmen getätigter Investitionen ist vom Controller zu verwalten und durchzuführen. Ist das finanzielle Risiko, beispielsweise für eine Produktneueinführung zu hoch, ist es die Pflicht des Controllers die Geschäftsleitung mithilfe sachlicher und einschlägiger Fakten hierüber zu informieren und beratend zu unterstützen.

Durch die Eigenschaft eines Controllers als Schnittstelle zwischen der strategischen und operativen Ebene im Unternehmen, haben Controller neben der reinen Überwachung auch einen planerischen Aufgabenaspekt zu erfüllen. Sie prüfen vorzunehmende Projekte und die damit verbundenen Investitionen, lassen die zu erwartende Marktresonanz recherchieren und legen das Ergebnis sachlich wie auch fachlich fundiert der Führungsebene vor.

Die hier beschriebenen Aufgabenfelder eines Controllers machen deutlich, dass dieser gewisse Eigenschaften mit sich bringen muss. Hierzu gehört neben zum jeweiligen Geschäftsablauf passendes Fachwissen auch eine gewisse Risikoaversität. Controller nehmen somit eine Art „vernünftige“ Gegenposition zum Unternehmer ein. Dessen Aufgabe wiederum ist es, Risiken einzugehen um einen Geschäftserfolg mithilfe von Visionen und guten Ideen voranzutreiben. Der Controller muss im Gegenzug genau diese Vorhaben auf finanzielle Durchführbarkeit hin und Gewinnträchtigkeit prüfen. Controller sind also als Entscheidungshilfe für die Geschäftsleitung tätig und arbeiten der Führungsebene zu. Sie fällen jedoch meist keine relevanten Geschäftsentscheidungen. Die Verantwortung hierfür liegt einzig und allein bei der Unternehmensführung.

Dies macht deutlich, dass ein Controller in vielen Bereichen über Kenntnisse verfügen muss und diese durch Steuerungs- und Koordinationsaufgaben auf die Mitarbeiter und somit das gesamte Unternehmen zu übertragen im Stande sein sollte. Einher gehen diese Qualifikationen mit einer großen Verantwortung, dessen sich ein angehender Controller bewusst sein muss. Vorteil dabei ist, dass eine Anwendung der gegebenen Fähigkeiten in vielfältiger Art und Weise realisiert werden kann. Ein Controller hat Einblick in alle Unternehmensbereiche und hat diesbezüglich Befugnisse steuernd in den Ablauf, nach Absprache mit dem Geschäftsleiter einzugreifen.

Fachliche und lehrspezifische Voraussetzungen

Controller kann werden, wer eine entsprechende fachliche Vorbildung innehat. Das heißt, als Voraussetzungen geeignet sind je nach Unternehmensanforderung beispielsweise entweder ein abgeschlossenes Studium der Betriebswirtschaftslehre oder des Wirtschaftsingenieurwesens. Selbstverständlich gibt es in der Berufsklasse des Controllers, wie auch in vielen anderen operativen und strategischen Berufen, auch die Möglichkeit des Quereinstiegs. Jedoch setzt das Gros der Geschäftsleitungen eine vorangegangene Weiterbildung für dieses Berufsfeld als Mindestqualifikation voraus. Hierzu werden entsprechend dem Berufsbildungsgesetz passende Lehrgänge angeboten, welche auf den Abschluss der Prüfung zum Controller vorbereiten. Je nach zeitlichem Aufwand kann diese weiterbildende Maßnahme in etwa einem bis zwei Jahren absolviert werden. Intensivlehrgänge werden auch für einen zeitlichen Rahmen von nur drei Monaten angeboten. Jedoch kann auch zur Abschlussprüfung zugelassen werden, wer nicht zwingend alle Lehrgangsveranstaltungen absolviert hat. Als effektive Vorbereitung ist dies jedoch im Regelfall sehr zu empfehlen.

Neben den bisher aufgezählten benötigten Fähigkeiten und fachlichen Hintergründen sehen es viele Firmen als maßgebliche Voraussetzung an, dass angehende Controller bereits einmal im operativen Geschäft tätig waren. Das bedeutet, dass diese in einem anderen oder sogar dem gleichen Unternehmen als Mitarbeiter, etwa in der Buchhaltung oder als Abteilungs- oder Teamleiter Erfahrung gesammelt haben. Diesbezüglich wird in der Regel ein Mindestzeitraum von drei Jahren praktischer Erfahrung als Voraussetzung vorgegeben. Dies ist vor allem deswegen notwendig, da auch eine fachlich-inhaltsreiche kaufmännische Ausbildung oder ein abgeschlossenes Studium nicht das umfassende Spektrum einer praktischen Tätigkeit wiedergeben können. Hinzu kommt die Arbeit mit sensiblen Hardware- und Softwaresystemen, welche meist erst im Unternehmen angelernt werden kann. Beispielsweise in Bezug auf die Abrechnungen innerhalb der Buchhaltung oder zur Analyse der bisherigen Unternehmenserfolge, sprich der Umsatzerlöse und der daraus resultierenden Gewinne. Hilfreich ist es zudem, wenn eine Tätigkeit bereits in unterschiedlichen Bereichen eines branchenähnlichen Unternehmens sowie auf verschiedenen Ebenen ausgeführt wurde.

Quereinsteiger mit abgeschlossenem Weiterbildungszusatz zum Controller sollten zudem eine absolvierte dreijährige kaufmännische oder einen Verwaltungsausbildung genossen haben. Zu bedenken ist, dass alle in der jeweiligen Bewerbung angegebenen Qualifikationen auch einschlägig sein müssen. Das heißt, diese müssen lückenlos nachweisbar sein.

Das Internet hält beim Finanzamt immer mehr Einzug. So wird mittlerweile immer mehr über das Interent recherchiert, um sich entsprechend Informationen über die zu prüfenden Unternehmen zu beschaffen. So werden wichtige Unternehmensinformationen aus Pressemeldungen gezogen oder auch aus den Internetpräsenzen der Firmen.In der Praxis lässt sich feststellen, dass seitens der Betriebsprüfung verstärkt auch das Internet und andere Hilfsmittel zur Informationsbeschaffung genutzt werden. Gerade Informationen die Firmenstruktur betreffend erwecken oftmals das Interesse der Steuerprüfer.

Was muss eine Rechnung beinhalten?

Als Unternehmer ist jeder verpflichtet, Rechnungen zu Erstellen, ein Duplikat jeder Rechnung für mindestens 10 Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Rechnung erstellt wurde, aufzubewahren. Grundsätzlich gilt, dass eine ordentliche Rechnung zwingend die komplette Anschrift, unter dem vollständigen Namen, der Rechnung stellenden Person (meistens in der Kopfzeile) enthält. Darunter muss ebenso detailliert aufgeführt werden, der Name als auch die Anschrift des Kunden, oder auch des Leistungsempfängers. Es ist einem freigestellt, ob man die Bankverbindung oben mit aufführt – manchmal (insbesondere bei größeren Unternehmen) findet man diese Angaben auch in der Fußzeile, fehlen dürfen sie aber keinesfalls, wie natürlich auch nicht das jeweilige Ausstellungsdatum der Rechnung.

Ebenso wichtig ist die Steuernummer desjenigen, der die Rechnung erstellt. Dabei ist alternativ das Angeben der Umsatzsteueridentifikationsnummer (kurz Ust-ID) ebenso sinnvoll als auch erlaubt, zumal über diese Nummer keine weiteren Auskünfte für Außenstehende möglich sind. Des Weiteren muss jede Rechnung eine fortlaufende Nummer (Rechnungsnummer) besitzen, die auch in jedem Fall ersichtlich sein muss. Das hängt damit zusammen, dass ein Unternehmer verpflichtet ist, jede seiner Rechnungen nachweisen zu können. So wird verhindert, dass Rechnungen abhandenkommen. Diese Daten sind in einer Vorlage (sofern sich die Adressaten nicht ändern) festzulegen. Eine Rechnung kann in Papierform auf dem Postweg oder auch als Dokument (elektronisch) per Datenfernübertragung versendet werden.

Auch für die nächsten Angaben kann man beispielsweise in Form einer Tabelle, ein Muster in die Rechnung integrieren. Aufgeführt sein müssen die Anzahl und die Art der gelieferten Gegenstände, oder der Umfang der erbrachten Leistung, sowie den Zeitpunkt, an dem die Leistung oder auch die Lieferung erbracht wurde. In besonderen Fällen kann auch, je nach Absprache, eine Rechnung in regelmäßigem Rhythmus gestellt werden. Wenn die Art der Dienstleistung lediglich in der Anzahl und damit auch der Vergütung variiert, ist eine sich wiederholende Rechnung in (meist monatlichen) Abständen möglich. In diesen Fällen muss darauf geachtet werden, dass das jeweilige Ausstellungsdatum, als auch die spezifischen Angaben, sowie die fortlaufende Rechnungsnummer, monatlich auf dem Muster oder der Vorlage angepasst werden. Es muss für den Kunden genauestens ersichtlich sein, für welche Leistung in welchem Zeitraum als auch in welchem Ausmaß (Einzel- als auch Gesamtpreis) er den abschließenden Rechnungsbetrag begleichen soll.

Hinzu kommt, beim Errechnen des Entgeldes, eine Aufschlüsselung nach Steuersätzen, als auch eventuell vereinbarte Minderungen, wenn diese nicht schon vorher bedacht und aufgeführt wurden. Liegt, wie zum Beispiel bei Kleinunternehmern, eine Befreiung von der Umsatzsteuerpflicht vor, so muss darauf hingewiesen werden. Bei einer Umsatzsteuerpflicht für den Unternehmer, muss auch auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers hingewiesen werden.

Die Umsatzsteuer kurz Ust

Im allgemeinen Sprachgebrauch, als auch im Rechtsverkehr, bezeichnet man die Umsatzsteuer (USt) auch als Mehrwertsteuer (MwSt.). Den Gemeinden, Ländern und schlussendlich auch dem Bund, kommt die Umsatzsteuer zugute. Sie ist sogar die wichtigste Einnahmequelle, misst man sie an ihrer Höhe kann man sogar sagen, dass sie rund 30% vom Gesamtsteueraufkommen ausmacht. Die Umsatzsteuer wird berechnet anhand der „Soll-Versteuerung“ und der „Ist-Versteuerung“, was bedeutet, dass die Berechnung nach vereinbarten Entgelten (Soll = wenn der Voranmeldungszeitraum, in dem die Leistungen durchgeführt worden sind, abgelaufen ist) und die Berechnung nach vereinnahmten Entgelten (Ist = wenn der Voranmeldungszeitraum, in dem die Entgelte auch tatsächlich vereinnahmt wurden, vorüber ist).

Umsatzsteuerpflichtig sind Umsätze, die aus Leistungen oder Lieferungen von Unternehmern erzielt werden. Durch das Entgelt, dass er für diese Leistungen einnimmt, egal ob durch Einfuhr oder innergemeinschaftlichen Erwerb – für diese gesamten Einnahmen wird die Höhe, der von dem Unternehmer zu erbringenden Umsatzsteuer berechnet. Daher spricht man bei diesen Umsätzen auch von „Steuerbaren Umsätzen“. Als „Unternehmer“ bezeichnet man jeden, der selbstständig gewerblich tätig ist, oder berufliche Tätigkeiten dementsprechend ausführt – also jeder, der durch seine Arbeit Einnahmen erzielt.

Wann muss ich Umsatzsteuer abführen?

Einer Befreiung von der Umsatzsteuer unterliegen beispielsweise jene Unternehmer, die in anderen EU-Ländern an Unternehmer mit eigener Umsatzsteueridentifikationsnummer liefern. Erhält die Lieferung eine private, nicht gewerblich tätige Person, so ist die Befreiung aufgehoben. Ansonsten gilt die Befreiung für alle Exporte, also Lieferungen in Länder außerhalb der EU. Kann ein Unternehmer die Voraussetzungen für diese Befreiung nicht regelmäßig nachweisen, wird automatisch die Steuerpflicht erhoben.

Ferner sind alle Umsätze aus „wirtschaftlich-sozialer Überlegung“ von der Umsatzsteuer befreit, mit anderen Worten: alle Krankenhäuser und Ärzte als auch Zahnärzte oder Heilpraktiker etc. Genauso fallen Umsätze heraus, die man in die Grunderwerbssteuer, das Rennwett- und Lotteriegesetz und die Versicherungssteuer einordnen kann. Mit einigen Ausnahmen trifft das auch auf das Brief- und Postporto (Deutsche Post AG) oder einen Großteil der für Privatpersonen erbrachten Bankdienstleistungen zu, ebenso wie für Wohnungs- und Grundstücksmieten, sofern nicht an Unternehmer vermietet wird.

Einige wenige Umsätze, die nicht der Umsatzsteuerpflicht unterliegen, somit auch keiner Befreiung erfordern, sind Verkäufe an Abteilungen innerhalb eines Unternehmens oder an Tochtergesellschaften, die das gleiche Rechnungswesen haben und natürlich auch Verkäufe von Privatpersonen untereinander. Desgleichen sind die sogenannten „Kleinunternehmer“ von der Umsatzsteuerpflicht befreit. Was bedeutet, dass der Umsatz (inklusive der anfallenden Umsatzsteuer) im vorausgegangenen Kalenderjahr nicht 17.000 Euro überstiegen hat und 50.000 Euro im laufenden Kalenderjahr nicht übersteigen wird. Verzichtet man auf die Kleinunternehmerregelung, die der Unternehmer bis zur Unanfechtbarkeit der Steuerfestsetzung gegenüber dem Finanzamt erklären kann, bedeutet dies, dass er bindend für mindestens fünf Kalenderjahre umsatzsteuerpflichtig ist und somit zwingend auch zahlen muss, deshalb ist es anfangs sinnvoll, als Kleinunternehmer zu starten.

Die Rechte und Pflichten zweier Parteien, entweder Käufer und Verkäufer oder Leistungsempfänger und Leistungserbringer, sind im Allgemeinen nicht von einer Rechnung abhängig. Eine Rechnung steht also nicht für die Voraussetzungen einer Arbeit und auch nicht für die Fälligkeit einer Leistung. In den meisten Fällen sind diese Bedingungen bereits im Vorfeld innerhalb eines Vertrages geregelt (eine bestimmte Leistung für einen bestimmten Preis). Eine Rechnung zu erstellen ist in den Fällen notwendig, wenn eine erbrachte Leistung vergütet werden soll, die Konditionen (in welcher Frist wofür gezahlt wird) stehen bereits im Vorfeld fest.

Wer sich selbstständig machen will, muss von Beginn an mit einem ganz besonderen Teilhaber rechnen – dem Fiskus. Ein Selbständiger hat mehr mit dem Finanzamt zu tun als ein Arbeitnehmer. Als Unternehmer müssen Unterlagen und Geschäftsvorgänge sorgfältig aufbewahrt werden. Steuererklärungen müssen abgegeben werden. Vorauszahlungen sind zu leisten und Steuerbescheide müssen bezahlt werden. Zahlreiche Steuern kommen auf einen Gründer zu, an die er bisher nicht mal gedacht hat. Dazu zählen: Die Einkommenssteuer, wird eine Kapitalgesellschaft gegründet – die Körperschaftssteuer, werden Mitarbeiter beschäftigt – die Lohnsteuer, die Gewerbesteuer, ausgenommen bei Freiberuflern und zu guter letzt die Umsatzsteuer, wenn man nicht unter die Kleinunternehmerregelung fällt.

Die erste Mitteilung nach Gründung kommt vom Finanzamt. Dies bittet sogleich um die vierteljährliche Vorauszahlung zur Einkommenssteuer. Diese basiert auf einer Schätzung bezüglich der Angaben im Betriebsfragebogen zum erwartenden Einkommen. Des Weiteren wird von jedem Gewerbebetrieb die Gewerbesteuer erhoben. Sie richtet sich nach Gewerbekapital und Gewerbeertrag und wir an das Gemeindesteueramt gezahlt. Ein vom Finanzamt ermittelter einheitlicher Messbetrag wird mit dem Hebesatz der Gemeinde multipliziert und ist in Viertelbeträgen als Vorauszahlung an die Kommunenkasse zu zahlen. Die Einkommenssteuer ist eine Personensteuer und richtet sich nach dem erzielten Gewinn, abzüglich Freibeträgen, Werbungskosten und Sonderausgaben. Körperschaftsteuer wird fällig bei Kapitalgesellschaften. Sie wird als Kapitalertragssteuer in Form von 25 % von den ausgeschütteten Gewinnen erhoben. Die Umsatzsteuer (Mehrwertsteuer) muss bei allen Rechnungen aufgeschlagen werden. Dabei sind einige Erzeugnisse und Dienstleistung mit einem verminderten Steuersatz zu berechnen. Anhand der Summe, die die Kunden als Umsatzsteuer zahlen, wird die an die Lieferanten gezahlte Umsatzsteuer (Vorsteuer) abgezogen. Dieser Differenzbetrag ist in monatlicher Zahlung an das Finanzamt fällig. Eingenommene Umsatzsteuer und die einbehaltenen Beträge der Lohnsteuer sind Sozialversicherungsbeiträge und als Fremdkapital anzusehen und müssen schnellstens abgeführt werden. Dieses Geld darf auf keinen Fall zweckentfremdet evtl. als Finanzierungsmöglichkeit dienen.

Das Handels- und Steuerrecht schreibt dem Unternehmer eine Aufzeichnungspflicht vor. Das bedeutet: Eine genaue Buchführung der Geschäftstätigkeiten. Freiberufler und Kleinunternehmer führen dazu ein Kassenbuch und eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR). Der Vollkaufmann hat die Aufgabe der ordnungsgemäßen (doppelten) Buchführung mit einer Bilanz zum Jahresabschluss. Wer Handel betreibt muss eine Wareneingangs- und –ausgangsbuch führen.