Als meist bekannte Kontenrahmen seien hier der Gemeinschaftskontenrahmen (GKR), eingeführt im Jahre 1951, sowie der in 1971 herausgegebene Industrie-Kontenrahmen zu nennen. Darüber hinaus gibt es jedoch eine Vielzahl an weiteren branchenspezifischen Kontenplänen, wie beispielsweise für alle Handwerksunternehmen und dem Groß- und Einzelhandel.

Kontenrahmen haben lediglich empfehlenden Charakter, ihre Nutzung liegt im Ermessen des zuständigen Unternehmens und dessen Buchhalter. Eine Pflicht zur Anwendung besteht hier nicht. Einige Unternehmen und deren Buchhaltungsabteilungen arbeiten hier bevorzugt mit einem Kontenplan, der dem Prozessgliederungssystem unterliegt, andere mit dem der dem Abschlussgliederungssystem zuzuordnen ist.

Die in der Praxis gängigsten Kontenrahmen sind der SKR03 sowie der SKR04. Bei beiden handelt es sich um Standardkontenrahmen der DATEV, die in ihrer Aufmachung beiden Gliederungssystemen nachempfunden wurden. Der Kontenrahmen SKR 03 ist hier prozessorientiert und wird häufig von kleineren und Unternehmen mit mittlerer Größe angewendet, während der Kontenrahmen SKR04 hauptsächlich auf Bilanz und Jahresabschluss ausgerichtet wurde und demnach bestmöglich geeignet ist für große Unternehmen.

Der Gemeinschaftskontenrahmen der Industrie ist ähnlich den Standardkontenrahmen der DATEV, ist nummerisch gegliedert und entspricht somit ebenfalls dem sogenannten Prozessgliederungssystem. Nach einem dekadischen Muster aufgebaut stehen dem Nutzer hier zehn Kontenklassen zur Verfügung, die sich bei der Kontenklasse Null anfangend bis zur klasse Zehn in Anlagevermögen, Finanz- und Umlaufvermögen, Aufwendungen und Erträge, Bestände, Kosten, Kostenstellen und –träger sowie den Abschlusskonten unterscheiden lassen.

Der IKR Industriekontenrahmen ist dem Gemeinschaftskontenrahmen nachempfunden und verdeutlich auch hier ein einheitliches und geordnetes Kontosystem. Im Industriekontenrahmen gibt es darüber hinaus allerdings eine explizite Trennung zwischen der Geschäfts- und der Finanzbuchführung, was durch das hier genutzte Abschlussgliederungsprinzip verdeutlicht wird. Unternehmenserfolge werden somit beispielsweise in der Finanzbuchhaltung als Gewinn ausgewiesen, in der Kosten- und Leistungsrechnung jedoch weiterhin auch als kalkulatorisches Betriebsergebnis. Dieses Modell wird auch als sogenanntes Zweikreissystem bezeichnet. Jeder Buchführungsbereich ist hier getrennt voneinander zu sehen und kann dementsprechend separat abgeschlossen werden.

Jeder Kontenplan soll darüber hinaus den einzelnen Gegebenheiten der jeweiligen Unternehmen Rechnung tragen und ist nach diesen Gegebenheiten zu wählen. Da speziell die Finanzbuchhaltung zahlreichen Normen und Pflichten unterworfen ist, ist die Nutzung des Kontenrahmens/Kontenplans ein oftmals unverzichtbares Mittel um eine ordnungsgemäße Buchführung zu gewährleisten und durchzuführen. Auch um sachverständigen Dritten ein umständliches Suchen und Nachverfolgen zu ersparen, ist die Nutzung des Kontenrahmens hier dem zu Folge besonders angeraten, da mit ihm alle Sachverhalte einer einheitlichen Regel und der Zuordnung in einzelne Klassen und auf einzelne Konten unterworfen werden können.

Die meisten Buchhalter machen sich kaum noch Gedanken darüber, welch wichtiges buchhalterisches Mittel sie in Händen halten, wenn es um das Kontieren der einzelnen Belege geht. Ob GKR oder IKR, ob SKR03 oder SKR04 oder einer der vielen anderen branchenspezifischen Pläne: Der Kontenrahmen ist aus der Buchhaltung nicht mehr wegzudenken.

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Das Thema Buchhaltung ist für viele kleine aber auch größere Unternehmen mit meist negativen Assoziationen gekoppelt. Wer denkt hier nicht gleich an Berge von Belegen, die es zu sortieren gilt, an unbezahlte Rechnungen, Mahnungen, an hohe Steuerberatungskosten, Abgabetermine, Steuernachzahlungen und an stupide, trockene und darüber hinaus äußerst langweilige Arbeiten?

Die Buchführung hat dieses Klischee jedoch bei Weitem nicht verdient, denn ohne ihre Hilfe kann weder ein Einzelunternehmen, noch eine GmbH, geschweige denn eine AG geführt werden. Wer die Buchführung beherrscht, hält ein wichtiges Instrument unternehmerischen Handelns in den Händen.

Die kaufmännische Buchführung unterliegt dem §238 des HGB, der es zu Pflicht macht, alle Handelsgeschäfte sowie die Lage des Vermögens zu jeder Zeit sichtbar zu machen. Darüber hinaus erfordert sie ein ordnungsgemäßes Führen von Büchern, die es einem sachverständigen Dritten möglich machen, sich in angemessener Zeit einen Überblick über sämtliche Geschäftsvorfälle sowie über die finanzielle und wirtschaftliche Gesamtlage des Unternehmens zu verschaffen.

Die Doppelte Buchhaltung kommt zum Tragen, wenn das Unternehmen aufgrund verschiedener Richtlinien verpflichtet ist, eine Bilanz sowie eine Gewinn-und-Verlust-Rechnung (GuV) zu erstellen. Diese Einstufung ist in der Regel abhängig von der gewählten Unternehmensform sowie vom zu erzielten oder im laufenden Jahr noch zu erziehlenden Umsatz.

Gemäß §242 III HGB bedeutet dies konkret, dass jeder Geschäftsfall auf zwei verschiedenen Konten sichtbar gemacht werden muss. Anders als bei einer einfachen Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR), bei der lediglich die jeweiligen Salden ermittelt werden, müssen hier alle Buchungen mit ihren zugeordneten Gegenbuchungen deutlich erkennbar gemacht werden.

Am Anfang jeden Geschäftsjahres ist bei der Doppelten Buchhaltung zunächst die Eröffnungsbilanz zu erstellen. Aus ihr wird ersichtlich, wie das Unternehmen im vergangenen Jahr abgeschlossen hat und welche einzelnen Salden in das kommende Jahr übernommen werden müssen. Die Salden der Eröffnungsbilanz sind dem zufolge die gleichen, wie die der Schlussbilanz des abgeschlossenen Geschäftsjahres. Im Anschluss daran erfolgt die Eröffnung aller Aktiv- und Passivkonten, dh. die Salden der Eröffnungsbilanz werden gleichermaßen auf die jeweiligen Konten übertragen und erhöhen oder verringern sich durch weitere Geschäftsfälle des laufenden Jahres. Aktive und passive Bestandskonten haben in der gleichen Menge eröffnet zu werden, wie es Posten in der Abschlussbilanz gegeben hat.

Am (Geschäfts-)Jahresende, auch Periodenende genannt, erfolgt dann die Übertragung aller Aufwendungen und Erträge auf das Gewinn- und Verlustkonto. Hier wird ersichtlich, wie der wirtschaftliche und finanzielle Stand des Unternehmens ist. Ist ein hier ausgewiesener Ertrag höher als die geleisteten Aufwendungen, hat das Unternehmen einen Gewinn erzielt. Ist es jedoch genau anders herum, ist ein Verlust zu verbuchen. Der hier ermittelte Saldo schmälert oder erhöht das Eigenkapitalkonto und muss auf dieses gebucht werden.

Auch die Bestandskonten müssen nun einer Saldierung unterzogen werden. Da diese Konten jedoch im Soll wie auch im Haben mit der gleichen Summe schließen müssen, hat der jeweilige Endbestand ermittelt und der niedrigeren Seite zugeordnet zu werden. Die ermittelten Salden und Endbestände dieser Konten werden nun auf das sogenannte Schlussbilanzkonto gebucht, womit dem Prinzip der doppelten Buchführung somit auch hier entsprochen worden ist.

Am Ende des Geschäftsjahres befinden sich auf dem Konto der Schlussbilanz, sofern alles richtig verbucht wurde, nun alle Salden der einzelnen Buchhaltungs-Konten.

Das Schlussbilanzkonto gibt kumulierte Auskunft über alle berücksichtigten Konten des Jahres, über den Gewinn oder Verlust, über die Höhe des Eigenkapitals sowie über die Summe der Bestände. Wurden die Richtlinien der doppelten Buchhaltung korrekt angewendet, sind die Salden des Schlussbilanzkontos auf der Soll- wie auch der Habenseite gleich und dem buchhalterischen Jahresabschluss steht nichts mehr im Wege.

In mittleren und großen Unternehmen werden die einzelnen Buchhaltungsbereiche in der Regel getrennt und die diesbezüglichen Aufgaben auf mehrere Abteilungen und Buchhaltungssachbearbeiter aufgeteilt. So gibt es hier beispielsweise die Debitorenbuchhaltung, die Kreditorenbuchhaltung oder auch die Lohnbuchhaltung. Alle eingehenden oder ausgehenden Belege eines Unternehmens haben irgendwann den jeweiligen Buchhaltern zur Kontierung und Verbuchung vorgelegt zu werden, damit einer ordnungsgemäßen Buchführung hier nichts im Wege steht und alle gesetzlichen Regeln und Pflichten buchhalterischer Tätigkeiten eingehalten werden können.

In der Kreditorenbuchhaltung bearbeitet man ausschließlich die Eingangsrechnungen eines Unternehmens. Von den jeweiligen Poststellen im Unternehmen werden diese beim täglichen Öffnen der Post herausgesucht, sortiert und an die Kreditorenbuchhaltung weitergeleitet. Je nach Größe des Unternehmens kann es sich hierbei durchaus um eine Vielzahl der unterschiedlichsten Eingangsrechnungen handeln, die nun einem exakten buchhalterischem Ablauf unterliegen. Zunächst werden sie in der Regel alphabetisch, nach Rechnungsdatum oder Kreditorennummer sortiert um anschließend die Kontierung zu durchlaufen. Meist handschriftlich erfolgt hier die Zuordnung auf die einzelnen Gegenkonten, welche sich aufgrund der in Rechnung gestellten Lieferung oder Leistung ergibt. Die Buchungssätze der Eingangsrechnungen sind fast immer leicht zu erstellen. Hat das Unternehmen beispielsweise Rohstoffe für den Betrieb eingekauft, so lautet die Buchung hier: Rohstoffe an Verbindlichkeiten, wobei mit Verbindlichkeiten der jeweilige Lieferant gemeint ist. Wurden dem Unternehmen andere Leistungen in Rechnung gestellt, so ändert sich die Soll-Buchung in der gleichen Form, wie auch der Lieferant, dessen Rechnung und somit die Haben-Buchung wechselt.

Im Debitorenbereich ist es genau anders herum. Hier erfolgt die Bearbeitung aller Ausgangsrechnungen. Auch diese werden vor dem Kontieren nach internen Kriterien sortiert. Viele Unternehmen gehen dazu über, die Debitoren-Nummer bereits auf der Rechnung zu vermerken, sodass einzig noch das zu belastende Gegenkonto herausgesucht werden muss. Der Buchungssatz selbst lautet in diesem Fall. Forderungen an Verkaufserlöse, wobei die Forderungskonten die jeweiligen Debitoren (Kunden) betreffen. Die Zuordnung auf die einzelnen Erlöskonten richtet sich nach der in Rechnung gestellten Mehrwertsteuer, die, je nach erbrachter Lieferung oder Leistung, unterschiedlich sein kann.

Die Kontierung und Verbuchung der einzelnen Bankbelege wird von einigen Betrieben entweder gesondert ausgeführt, oder durchläuft auch hier die Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung. Die auf den Bankbelegen ein- oder ausgezahlten Beträge werden hier kontiert und verbucht, sodass der Geschäftsvorfall damit zunächst als abgeschlossen gilt.Zahlungen für die Lieferantenrechnungen unterliegen dem Buchungssatz Verbindlichkeiten an Bank, Ausgangsrechnungen werden durch die Buchung Bank an Forderungen abgeschlossen. Der verbuchte und ermittelte Bankbestand muss darüber hinaus immer dem des Kontoauszuges entsprechen.

Weiterhin müssen auch Kassenbelege ordnungsgemäß sortiert, kontiert und verbucht werden. Je nach erbrachter oder in Anspruch genommener Leistung betrifft die Zuordnung der Gegenbuchung hier oftmals ein Kostenkonto. Bei Kassenbelegen handelt es sich meist um Tankquittungen, Portobelege, Bareinkäufe für Büromaterial oder betriebliche Waren. Der zu erstellende Buchungssatz schmälert den Kassenstand im Haben und erhöht diese mit Zahlungseingängen im Soll. Weist der Kassenbestand nicht mehr die nötige Deckung auf, so wird hier oftmals mit einer Privateinlage oder einem Übertrag aus anderen Konten vorgebeugt. Auch hier muss der verbuchte und ermittelte Kassenbestand jedoch immer auch dem tatsächlichen Barvermögen entsprechen.

Die Lohnabrechnung ist schriftliche Erklärung des Arbeitgebers darüber, wie sich das zu zahlende Entgelt für eine zeitlich befristete Arbeitsleistung zusammensetzt. In der Regel handelt es sich hier um Arbeitseinsätze, die einen Zeitraum von einem Monat betreffen, sodass die Arbeitnehmer eine monatlich fortlaufende Lohnabrechnung vom Arbeitgeber erwarten können und müssen. Die Lohnabrechnung selbst wird im Lohnbüro des Betriebes fortlaufend und für jeden einzelnen Mitarbeiter individuell erstellt. Neben der Finanzbuchhaltung ist die Lohnbuchhaltung ein wichtiges buchhalterisches Instrument zur Erfassung, Verbuchung und Auszahlung von Löhnen und Gehältern. Lohnbuchhaltern wird hier demzufolge die wichtige Aufgabe zu Teil, für eine exakte und fristgerechte Erledigung aller lohn- und gehaltstechnischen Vorgänge zu sorgen.

Die Lohnabrechnung ist einigen Pflichten unterworfen. Gemäß §108 der Gewerbeordnung gibt es hierbei einige Mindestangaben, die in Lohnabrechnungen berücksichtigt werden müssen. Hierzu zählen beispielsweise die konkrete Angabe darüber, welchen Zeitraum die Arbeitsleistung und die daraus resultierende Lohnabrechnung betrifft. Weitere Deklarationspflichten bestehen in der exakten Angabe der geleisteten Arbeitsstunden, dem Stundenlohn oder des pauschalierten Monatslohnes, den Zuschlägen, sonstigen Vergütungen, Vorschüssen, Abschlagszahlungen oder auch Abzügen. Alle Angaben haben hier in Textform und in nachvollziehbarer Ausfertigung zu erfolgen.

Neben den Personenstammdaten, dem Eintrittsbeginn im Unternehmen, der Steuer-Identifikationsnummer und der Adresse des Arbeitnehmers enthält die Lohnabrechnung meist auch die jeweilige Personalnummer. Mit Hilfe der Personalnummer lassen sich die personenbezogenen Daten der jeweiligen Mitarbeiter schnell und sicher aufrufen, ändern oder löschen, was besonders bei mittleren und großen Unternehmen eine enorme Arbeitserleichterung darstellt. Auf der Lohnsteuerabrechnung selbst finden sich dann auch die Angaben zur Lohnsteuerklasse, die Konfessionszugehörigkeit, die Kinderfreibeträge und der Familienstand.

Für den Arbeitnehmer das Wichtigste ist jedoch in der Regel die Darstellung der Brutto- und Nettobeträge sowie der daraus resultierende Auszahlungsbetrag.
Der Bruttobetrag stellt den persönlichen oder tariflich festgelegten Arbeitslohn des Arbeitnehmers dar. Dieser wird in den meisten Fällen bei der Einstellung des Beschäftigten festgelegt, kann sich jedoch aufgrund besonderer Leistung oder tariflicher Änderungen entwickeln. Der Bruttoarbeitslohn dient, nach Berücksichtigung aller geldwerten Vorteile, der Sachbezüge und Steuerfreibeträge als Berechnungsgrundlage für alle folgenden Abzüge, Zuschläge oder Sonderleistungen.

Die Lohnabrechnung verdeutlicht, in welcher Höhe Lohn- und Kirchensteuer einbehalten wurde, wie hoch die Beiträge zur Kranken-, Renten- oder Arbeitslosenversicherung waren oder wie sich der Beitrag zur Pflegeversicherung auf den Auszahlungsbetrag auswirkt. Weiterhin enthält sie alle Daten, die dem Arbeitnehmer der Kontrolle darüber geben, ob alle geleisteten Arbeitsstunden, Überstunden, Nachtarbeits-, Sonn- und Feiertagszuschläge ordnungsgemäß verrechnet wurden und ob der vereinbarte Stundenlohn dem der Lohnabrechnung entspricht.

Der ermittelte Nettobetrag ist dann der Betrag, den der Arbeitnehmer nach Abzug von Steuern und Pflichtbeiträgen, den vermögenswirksamen Leistungen, den persönlichen Abzügen, den steuer- und sozialversicherungsfreien Aufwandsentschädigungen schlussendlich vom Arbeitgeber überwiesen oder ausbezahlt bekommt. Ein Prozedere, das sich in den allermeisten Betrieben fortlaufend wiederholt.

Zur Erstellung der meist monatlich durchzuführenden Lohnabrechnungen stehen in vielen Betrieben spezielle Softwareprogramme zur Verfügung, mit deren Hilfe das Abrechnungsverfahren schnell und unkompliziert durchgeführt werden kann. Bei kleinen Unternehmen erledigt diese Aufgabe in der Regel jedoch ein Steuerberater.

Die Lohnbuchhaltung ist ein komplexes System, und anders als die Finanzbuchhaltung, unterliegt sie ständig den Auswirkungen politischer, wirtschaftlicher und rechtlicher Veränderungen.

Mittelständische und Großunternehmen haben aus diesem Grund immer mindestens einen, meist jedoch ein gesamtes Pool an hoch qualifizierten Lohn- und Gehaltsbuchhaltern beschäftigt.

Die primäre Aufgabe des Lohnbuchhalters besteht darin, für eine fristgerechte Auszahlung der Löhne und Gehälter zu sorgen. Unabhängig vom Arbeitsaufkommen, Urlaubszeit oder krankheitsbedingten Ausfällen, haben diese zu einem bestimmten Stichtag auf den Konten der einzelnen Mitarbeiter zu sein. Wer ein Unternehmen führt, hat dem zufolge für einen reibungslosen Ablauf dieser Transaktionen zu sorgen. Selbst wenige Tage Verspätung haben hier für das Unternehmen selbst und auch für die Arbeiter und Angestellten nicht selten gravierende Auswirkungen.

Die Zahlung der Löhne und Gehälter ist jedoch nur ein Teilbereich im Arbeitsgebiet des Lohnbuchhalters. Auch Steuern und Sozialabgaben für jeden einzelnen Mitarbeiter werden im Lohnbüro berechnet, buchhalterisch erfasst und an die zuständigen Behörden weitergeleitet. Hierunter fallen beispielsweise die Lohn- und Kirchensteuer, die Abgaben zur Pflegeversicherung, die Krankenkassenbeiträge, Beiträge zur Renten- und Arbeitslosenversicherung sowie die vermögenswirksamen Leistungen.
Ein komplexes Arbeitsgebiet, was darüber hinaus noch ständigen Änderungen unterworfen ist. Steigende Krankenkassenbeiträge, Rentenanpassungen oder das Einführen von privaten Rentenversicherungen verlangen den Lohnbuchhaltern hier einiges ab und erfordern des Weiteren eine ständige Weiterbildung und das Einholen diesbezüglicher Informationen. Hierzu gehören auch Kenntnisse und Anpassungen an die einzelnen Tarifverträge und deren Bestimmungen.

Wer im Bereich der Lohnbuchhaltung arbeitet, der muss sich mit den jeweiligen Lohn- und Gehaltsgruppen der Mitarbeiter auskennen. Eine exakte Einordnung in diese ergibt sich aus der Dauer der Betriebszugehörigkeit, dem Alter, der jeweiligen Qualifikation, den jeweiligen Arbeitsgebieten innerhalb des Unternehmens sowie dem Leistungsgrad der Arbeit. Der daraus resultierende und errechnete Bruttoarbeitslohn dient nun als Basis für alle folgenden Abzüge, die abschließend in den Nettobetrag und den zu zahlenden Nettoarbeitslohn münden. Maßgeblich hierfür ist die Eingabe der Lohnsteuerklasse, die jeweils zu berücksichtigenden Krankenkassen-Mitgliedschaften, die Konfession, die Anzahl der zu berücksichtigenden Kinder sowie alle weiteren Leistungen zur Sozialversicherung, Lohnpfändungen und den Freibeträgen.

Im Anschluss daran erfolgt die Weiterleitung der einbehaltenen Steuern und Sozialversicherungsbeiträge an die jeweils zuständigen Finanzbehörden und an die einzelnen Krankenkassen. Auch sämtliche Meldungen wie beispielsweise Beitragsnachweise, Lohnsteueranmeldungen oder Abrechnungen von Berufsgenossenschaften fallen in das Aufgabengebiet der Lohnbuchhaltung und haben fristgerecht das Lohnbüro zu verlassen.
Für die Ermittlung des Monats- oder Jahresabschlusses verlangt darüber hinaus auch die Finanzbuchhaltung alle nötigen Buchungsbelege.

Die Abteilung Lohn- und Gehaltsbuchhaltung dient für die meisten Arbeitnehmer des Weiteren als erste Anlaufstelle, wenn es darum geht, Fragen hinsichtlich der Lohnabrechnung zu stellen. Um fehlerhafte und darüber hinaus meist teure Buchungsvorgänge in der Lohnabrechnung zuvermeiden, müssen sich insbesondere Lohnbuchhalter immer wieder auf ein Neues über Änderungen im Arbeitsrecht, dem Lohnsteuerrecht und dem Sozialversicherungsrecht ausreichend informieren. Nur so können Probleme vermieden und Vor-Ort-Fragen im Lohnbüro adäquat beantwortet werden.

Für Einzelunternehmen, Selbstständige mit Kleinunternehmer-Status oder nebenberuflich Selbstständige kann das Kassenbuch als durchaus ausreichendes Buchführungsinstrument genutzt werden. Die Einnahmen und Ausgaben ordnungsgemäß aufgeführt und saldiert, entsprechen diese der sogenannten Einnahmen-Überschussrechnung und werden in der Regel von den örtlichen Finanzbehörden in dieser Form akzeptiert. Dieses System der Buchführung wird jedoch auch von Privatpersonen gerne genutzt und hat sich in dieser Form bewährt. Ein explizites buchhalterisches Denken überträgt sich mit dem Führen eines Kassenbuchs, in dem Einnahmen und Ausgaben exakt aufgezeichnet werden, somit auch in die kleinste Einheit des Staates: in die Familie. Nur die Bezeichnung ist hier anders. Kassenbücher tragen im privaten Bereich den Namen Haushaltsbuch.

In mittleren und großen Unternehmen, den GmbHs, GbR´s und den AGs, dient das Kassenbuch jedoch ausschließlich der lückenlosen Darstellung des Barvermögens. Hier werden private Einlagen und Entnahmen verzeichnet, geschäftliche Barverkäufe notiert und unternehmerische Entnahmen für beispielsweise der täglich anfallenden betrieblichen Kfz-Nutzungen verzeichnet.
Das Kassenbuch hält alle Transaktionen der unternehmerischen Barentnahmen und –einnahmen schriftlich fest und muss, je nach Häufigkeit der getätigten Geschäftsvorfälle, in regelmäßigen Abständen auf den neuesten Stand gebracht und gehalten werden.

Eine Verpflichtung zum Führen des Kassenbuchs besteht nicht, jedoch müssen alle umsatzsteuerlich berührten Transaktionen den Finanzbehörden in Form der Umsatzsteuervoranmeldung übermittelt werden. Da dies jedoch ausschließlich auf dem elektronischen Weg erfolgen kann, Quittungen und Belege hier nicht mitgeschickt werden können, besteht indirekt dann doch die Notwendigkeit ein diesbezügliches Kassenbuch zu erstellen um besonders die angefallene Vor- und Umsatzsteuer sichtbar zu machen. Des Weiteren gilt in allen Unternehmen die Regel, dass keine Buchungen ohne Belege erfolgen dürfen. Dies gilt somit auch für Tankquittungen oder der schnellen Materialbeschaffung in den hiesigen Baumärkten.

Kassenbücher können manuell schriftlich oder mittels geeigneter Software geführt werden. Wichtig ist hierbei, dass alle Belege nummerisch sortiert und den jeweiligen Monaten zugeordnet werden. Die Belege sind zu kontieren, und ausschließlich mit Bruttobeträgen in das Buchhaltungsprogramm einzubuchen. Die Umsatzsteuer unterliegt dem Aspekt des durchlaufenden Postens, da diese in kompletter Höhe und unter Abzug der Vorsteuer an das Finanzamt weitergereicht werden muss.

Alle Geschäftsvorfälle und getätigten Einnahmen und Ausgaben, Käufe und Verkäufe müssen geordnet und jederzeit nachprüfbar sortiert und abgelegt werden. Auch hier gelten die gängigen Aufbewahrungsfristen der ordnungsgemäßen Buchhaltung. Wer ein Softwareprogramm zur Führung des Kassenbuchs verwendet, muss sicherstellen, dass alle Belege am Bildschirm oder mittels Ausdruck sichtbar gemacht werden können. Ausnahmen bestehen hier allerdings bei der Aufbewahrung der Eröffnungsbilanz und des Jahresabschlusses. Diese ausschließlich auf Bildträger zu speichern ist nicht erlaubt.

Auch das Kassenbuch muss einem sachverständigen Dritten jederzeit die Möglichkeit zur Kontrolle und zum Nachvollziehen der einzelnen Buchungen geben.
Ein eigens und individuell dafür konzipiertes Ablagesystem erleichtert die Arbeit hier enorm. So kann auch nach Jahren noch kontrolliert und nachvollzogen werden, wie die einzelnen Belege verbucht wurden.
Außerdem sollte das Kassenbuch für jeden und zu jeder Zeit Aufschluss über den Bargeld-Bestand des Unternehmens geben können.

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In der Buchhaltung erfolgt die Zuordnung der einzelnen Belege in die Bereiche Ertrag und Aufwand mittels des Kontenplans und des Kontierens.

Von Vielen ungeliebt, in der betrieblichen Praxis jedoch ein gängiges Verfahren, welches im Rahmen der ordnungsgemäßen Buchhaltungspflicht von fast allen Unternehmen vorgenommen wird. Kontieren bedeutet, dass dem entstandenen Geschäftsvorfall ein geeigneter Buchungssatz zugeordnet wird. Anhand dieses Buchungssatzes lässt sich auch viele Jahre später noch erkennen, welchen Teil der Bilanz der Geschäftsvorfall berührt hat.

Eine gesetzliche und unmittelbare Pflicht zum Kontieren gibt es zwar nicht, wohl aber hat gemäß §238 2.Satz HGB die Buchführung so auszusehen, dass sich ein sachverständiger Dritter zu jeder und in angemessener Zeit einen Überblick verschaffen kann. Muss bei der Einsicht der Belege die Buchung und die Kontierung geraten werden, oder muss gar erst der Buchhalter gefragt werden, so hat dies nicht mehr viel mit ordnungsgemäßer Buchführung zu tun und führt meist zu großen Schwierigkeiten. Wer wissen möchte, wie ein Buchhaltungsvorgang gelöst wurde, der meint hier sicherlich nicht die Verbuchung von Kraftstoff für den Firmen PKW, sondern hat in der Regel einen komplexen und komplizierten Vorgang vor sich liegen. Dies noch nach Jahren nachzuvollziehen gestaltet sich, ohne die auf dem Beleg erfolgte Kontierung, mehr als schwierig.

Wichtig ist, dass sich bereits anhand des vorliegenden Beleges der Weg auf das zugeordnete Konto lückenlos erkennen lässt. Wurde dies versäumt oder bewusst nicht vermerkt, so kann bei späteren Prüfungen zwar das Journal zur Hilfe genommen werden, ist jedoch mit meist großem Suchaufwand verbunden. Hat man Prüfer der örtlichen Finanzbehörden im Unternehmen, fordern diese in solchen Fällen gleich mehrfache Unterstützung an. Ein unangenehmes Unterfangen, das mit einfachen Mitteln –dem Kontieren der Belege- vielfach umgangen werden kann.

Kontiert wird –als unausgesprochene Regel- von den meisten Buchhaltern mit dem obligatorischen Rotstift. Mit Hilfe des Kontenrahmens, den es in unterschiedlicher Art für die einzelnen Unternehmensformen gibt, ist das Kontieren der Belege in der Regel dann schnell und sicher erledigt. Als gängige Standardkontenrahmen wären hier der SKR03, der SKR04 (beides DATEV-Kontenrahmen) und der GKR zu nennen. Ersterer wird von publizitätspflichtigen Firmen nach dem Prozessgliederungsprinzip gewählt, zweiter im Zuge des Abschlussgliederungsprinzips. Der GKR (Gemeinschaftskontenrahmen der Industrie) ist gegliedert nach dem dekadischen System von null bis neun und erfolgt ebenfalls nach dem Prozessgliederungsprinzip. Die Reihenfolge aller gewählten Konten soll demnach auch hier dem Geschäftsablauf nachempfunden werden.
Die Kontierung der Belege und deren Einordnung in Gruppen erfolgt im Hinblick auf die einzelnen Kontenklassen. Die Klasse 0 betrifft beispielsweise das Anlagevermögen, Klasse 3 die Stoffe und Bestände und Klasse 9 beinhaltet alle Abschlusskonten. Die zweite Ziffer der Kontierung gibt darüber hinaus dann Aufschluss über die einzelne Kontengruppe, die dritte über die Kontenart und die vierte über die Kontenunterart.

Mit dem Kontenrahmen soll gewährleistet werden, dass das Kontieren unabhängig der einzelnen Unternehmen einem gemeinsamen Verfahren unterliegt oder weiterhin zur Vereinfachung zwischenbetrieblicher Vergleiche hinzu gezogen werden kann.

Eingeführt wurde der Kontenrahmen erstmals im Jahre 1937 und wird seit dem als Ordnungssystem für die gesamte und einheitliche Buchführung genutzt.
Obwohl die Pflicht zum Kontieren gesetzlich nicht gegeben ist, erleichtert es doch das Buchen der Belege und das Aufspüren von späteren Unklarheiten.

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Der Begriff Bonitätsscore ist in aller Munde. Wer hier nicht den richtigen Wert hat, dessen private und geschäftliche Transaktionen können schnell auf Eis gelegt werden.

Bonität steht für Kreditwürdigkeit. In der heutigen Zeit, geprägt von Wirtschaftskrise und hoher Arbeitslosigkeit, gewinnt diese mehr und mehr an Bedeutung. Einer ständig wachsende Zahl an Privatleuten wie auch Unternehmen gelingt es in diesem Zusammenhang kaum noch, den Bonitätsscore und die damit einhergehende Kreditwürdigkeit auf einem adäquat hohen Niveau zu halten. Wer die Abwärtsspirale in Gang gesetzt hat, der findet hier nur schwer wieder hinaus. Das finanzielle Desaster ist in diesem Falle vorprogrammiert und bedeutet darüber hinaus in der Regel das AUS für jede weitere geschäftliche Transaktion.

Die Kreditwürdigkeit gibt Auskunft darüber, inwiefern die Person (noch) in der Lage ist, ihren finanziellen Verpflichtungen nachzukommen. Ermittelt wird diese von der Schutzgemeinschaft für allgemeine Kreditsicherung (Schufa), deren Aufgabe darin besteht, ihre Vertragspartner vor Kreditausfällen und die Verbraucher vor Überschuldung zu schützen.

Die Schufa ermittelt anhand der ihr zur Verfügung stehenden Informationen den Bonitätsscorewert, der nun auf eine Reise durch viele Unternehmen geht.

Das Bonitätsverfahren und der darüber hinaus ermittelte Scorewert wird von den meisten Unternehmen und Banken hinzugezogen, wenn es um den Abschluss eines neuen Geschäftes oder einer Kreditanfrage geht. Erfüllt der Scorewert hier nicht seine Erfordernis, platzt in der Regel jegliche geschäftliche Beziehung schon im Vorfeld.

Das Scorewertverfahren ist jedoch umstritten. Viele Fälle sind bekannt, bei denen der Scorewert und die damit berechnete Kreditwürdigkeit über drastische Unzulänglichkeiten verfügen. Da von vielen Unternehmen der Scorewert oftmals jedoch als einziges und aussagekräftigstes Mittel für kommende Geschäftsbeziehungen zurate gezogen wird, stellen falsche Schufa-Auskünfte den Kunden oder Antragsteller vor vollendete Tatsachen.

Ihre Bonitätsinformationen erhält die Schufa zum einen von ihren Vertragspartnern zum anderen aus öffentlichen Verzeichnissen. Alle eingegangenen Informationen werden daraufhin zusammengefasst und mit einem Wert zwischen 0 und 1000 dargestellt.
Dieser Wert soll verdeutlichen, inwieweit bei dem Geschäftspartner oder dem Kunden mit einer Kreditausfallwahrscheinlichkeit zu rechnen ist. Liegt der Score unter der verlangten Norm, wird selbst das Abschließen eines Mobilfunkvertrages, das Wechseln des Stromanbieters oder gar die Zuteilung eines Kredits zu einem unmöglichen Unterfangen.

Auch Unternehmen sind hiervon mehr und mehr betroffen. Sinkt die Liquidität, sind Schecks geplatzt oder konnten bestehende Kredite nicht ordnungsgemäß bedient werden, wirkt sich dies negativ auf den Bonitätsscore aus. Zwar weist die Schufa darauf hin, dass dieser nur ein Instrument für die Beurteilung der Kreditwürdigkeit ist und hier auch weitere Informationen zur Hilfe genommen werden sollen, jedoch verlassen sich viele Kreditinstitute und Unternehmen auch hier ausschließlich auf Schufa- und eigens ermittelte Scorewerte.

Stimmt der Scorewert nicht, sinkt bei steigender Kreditausfallwahrscheinlichkeit auch die Kreditwürdigkeit. Und ab diesem Punkt geht dann kaum mehr etwas.

Das Desaster selbst beginnt jedoch meist schon in den Unternehmen. Fehlende Auftragseingänge sorgen für immer größer werdende Probleme und Liquiditätsengpässe. Löhne und Gehälter müssen gezahlt werden, Krankenkassen wollen ordnungsgemäß bedient werden und die Arbeitnehmer erwarten Kontinuität in ihrem Arbeitsumfang. Ein schwieriges Unterfangen. Wenn dann auch noch Forderungsausfälle aus bestehenden Aufträgen zu verzeichnen sind, ist das finanzielle AUS und die Beantragung des Insolvenzverfahrens mehr als vorprogrammiert.

Hohe Außenstände sind für alle Unternehmen mit einem hohen Risiko verbunden. Können Zahlungseingänge hier nicht planmäßig verbucht werden, kommen selbst wirtschaftlich gesunde Unternehmen schnell in Schieflage. Fehlende Liquidität ist hier der Anfang der Misere. Was folgt ist ein Rattenschwanz aus beispielsweise nicht mehr zu bedienenden Krediten, überzogenen Kontokorrent-Linien, nicht mehr in Anspruch zu nehmende Skonti, Verzugszinsen der Lieferanten oder Mahngebühren auf die selbst nun nicht mehr gezahlten Eingangsrechnungen. Viele Unternehmen sind nun in der brenzligen Lage bei den Kreditinstituten Darlehensanträge stellen zu müssen. Dies geschieht in der Regel, um laufende Geschäfte und Verbindlichkeiten weiterhin bedienen zu können oder um überhaupt von den Lieferanten mit Ware versorgt zu werden. Ein schwieriges Unterfangen, bei mehr und mehr schwindender Bonität.

Viele große und mittlere Unternehmen gehen in dieser Situation dazu über, offene Forderungen einfach zu verkaufen. Ein in der Praxis gängiges Verfahren, das dazu führen soll, den leeren Liquiditäts-Topf schnell wieder zu füllen. Das Verfahren nennt sich „Factoring“ und wird mehr und mehr von Firmen, welche mit hohen oder auch weniger hohen Außenständen belastet sind, angenommen.

Spezielle Factoring-Unternehmen sehen ihren Geschäftsgegenstand im Aufkaufen fremder Forderungen. Mit Abzug einer meist geringen Gebühr übermitteln sie dem Gläubiger in der Regel sofort den fälligen Forderungsbetrag und versuchen die aufgekaufte Forderung selbst einzubringen. Das Unternehmen, welches die Forderung verkauft hat, kann sich nun aus jeglichem Mahnverfahren heraushalten und ist dementsprechend umgehend wieder liquide. Hier ist somit ein Markt entstanden, der aufgrund seiner Dringlichkeit mehr und mehr boomt.

Viele Unternehmen scheuen sich, ihre säumigen Kunden in ein knallhartes Mahnprozedere laufen zu lassen. Aus Angst, diese zukünftig zu verprellen ist man hier eher zurückhaltend.
Was wiederum zur Folge hat, dass Forderungen immer häufiger als uneinbringlich einzustufen sind, denn entgegen landläufiger Meinung kann unternehmerisch nur der überleben, der auch sein Mahnverfahren gewissenhaft und konsequent verfolgt. Wenig professionell und darüber hinaus auch noch höchst riskant ist es somit, hier allzu viel Milde walten zu lassen.

Mit dem „Factoring“ ist vielen Firmen sehr geholfen. Immer mehr Unternehmen erbringen diese Dienstleistung und bieten ihren Kunden somit ein Höchstmaß an flüssigen Mitteln und den Wegfall der Existenzbedrohung.

Wer sich dazu entschließt seine Forderungen abzutreten, dem sei angeraten, sich jedoch im Vorfeld eingehende Informationen zu den einzelnen Anbietern und den entsprechenden Gebühren einzuholen. Nicht selten gibt es hier immense Schwankungen hinsichtlich der Vertrags-Konditionen und dem Ablauf. Neben einigen schwarzen Schafen gibt es immer mal wieder Factoring-Unternehmen, die sich die aufgekaufte Forderungsausfall-Wahrscheinlichkeit auch teuer bezahlen lassen.

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Als Kleinunternehmer werden all die selbstständig tätigen Unternehmer bezeichnet, deren Vorjahresumsatz einen Bruttobetrag in Höhe von 17.500 Euro nicht überschritten hat und die im laufenden Kalenderjahr mit ihrem Umsatz voraussichtlich unter der Grenze von 50.000 Euro bleiben werden.

Mit der Kleinunternehmer-Regelung gemäß § 19 UStG verpflichtet sich der Unternehmer auf seinen Rechnungen und Honoraraufstellungen keine MwSt. auszuweisen. Im Gegenzug entfällt hier dann jedoch auch die Pflicht, monatlich oder vierteljährlich eine Umsatzsteuervoranmeldung abzugeben. Die ausgewiesene Vorsteuer auf Eingangsrechnungen wiederum kann nun nicht mehr berücksichtigt werden, sondern wird lediglich als Kostenfaktor verbucht. Ein Erstattungsanspruch entfällt hier dem zufolge.

Übersteigt der Umsatz im laufenden Geschäftsjahr jedoch die Kleinunternehmer-Grenze, so wird der Wechsel hin zur Regelbesteuerung und die damit einhergehende Umsatzsteuervoranmeldung Pflicht.

Viele Unternehmer sind bei der Existenzgründung unsicher, wie hoch der zu erwartende Umsatz des neu gegründeten Unternehmens ausfallen wird. Um Umsatzsteuernachzahlungen aus dem Weg zu gehen, entschließen sie sich deshalb viele zur direkten Einstufung in die Regelbesteuerung. Dies ist selbstverständlich auch der Fall, wenn der zu erwartende Umsatz die Kleinunternehmer-Grenze schon vorab geschätzt übersteigen wird.

Was passiert jedoch hat man sich einmal für die Regelbesteuerung entschieden? Was ist, wenn der Umsatz das geschätzte Ziel nicht erreicht?
Zunächst sei gesagt: wer sich freiwillig für die Regelbesteuerung entschieden hat, der ist daran die nächsten fünf Jahre gebunden. Und dies bleibt auch unabhängig vom tatsächlich erwirtschaftetem Umsatz. Erst nach Ablauf dieser Frist, ist ein Wechsel zur Kleinunternehmer-Besteuerung wieder möglich.

Wer jedoch aufgrund von steigenden Umsätzen vom Kleinunternehmer-Status zur Regelbesteuerung wechseln musste, für den gibt es durchaus noch einen Weg zurück. Maßgeblich hierfür sind jedoch eine ganze Reihe von Bedingungen, wobei hier zunächst natürlich die ausbleibenden Umsatzzahlen zu nennen wären.

Aufgrund der Weltwirtschaftskrise sind auch deutsche Unternehmen mehr und mehr in ihrer Existenz bedroht. Stark schwankende Gewinn- und Umsatzzahlen sind mittlerweile mehr die Regel als die Ausnahme. Nicht wenige Unternehmen stehen aus diesem Grund vor der Frage, wie sie bestmöglich oder überhaupt aus der Pflicht zur Regelbesteuerung wieder hinauskommen können. Viele Firmeninhaber wissen darüber hinaus gar nicht, dass diese Möglichkeit überhaupt besteht.

Sinken oder stagnieren die Auftragszahlen, rutscht der zu erwartende Umsatz des laufenden Geschäftsjahres unter die 50.000 Euro-Grenze und war der Vorjahresumsatz bereits niedriger als 17.500 Euro, so gestatten die ortsansässigen Finanzbehörden eine Abstufung zurück auf den Kleinunternehmer-Status.
Dies ist jedoch nur dann möglich, wenn der Unternehmer sich nicht freiwillig zur Regelbesteuerung entschlossen hat, bzw. sofern die 5-Jahresfrist bereits abgelaufen ist.

Gibt es Einnahmen aus mehreren einzelnen Unternehmen und Selbstständigkeiten, so sind diese kumuliert zu sehen und müssen demnach hier mit einfließen.
Einnahmen aus Vermietungen und Verpachtungen werden weiterhin so berücksichtigt, wie dies vorab gehandhabt wurde. Unterliegen sie der Umsatzsteuer, so haben diese auch Auswirkungen auf die Einstufung in die Kleinunternehmer-Regelung.

Zu beachten ist weiterhin, dass Erlöse aus Lieferungen und Leistungen, welche vor der Rückstufung zur Kleinunternehmer-Besteuerung erfolgt sind, auch nachträglich noch der Umsatzsteuer unterliegen. Dies ist auch unabhängig davon, wann die Zahlung von Seiten der Kunden beim Unternehmen eingegangen ist.

Werden all diese Vorgaben berücksichtigt, so werden dem Unternehmen auf dem Weg zurück keine Steine in den Weg gelegt. Auch wenn wirtschaftliche Schwierigkeiten diese Maßnahme notwendig machen, kann man sich nun zumindest auf einen deutlich geringeren Verwaltungsaufwand und die gestrichene Umsatzsteuervoranmeldung freuen.