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Der Tag, an dem die Lohnabrechnung in die Briefkästen der Arbeitnehmer flattert, ist für die meisten Menschen ein heiß ersehnter Tag. Mit der Lohnabrechnung folgt die Lohnauszahlung und somit die Entlohnung für die zuvor erbrachte Leistung im Beschäftigungsbetrieb. Ob regelmäßige und gleichbleibende Bezüge oder Bezüge mit Aufschlag der geleisteten Überstunden, ob Akkordentlohnung, kurzfristige oder geringfügige Arbeitsleistung: In der Lohnabrechnung finden sie ihren Ausdruck.

Die Lohnabrechnung ist schriftliche Erklärung des Arbeitgebers darüber, wie sich das zu zahlende Entgelt für eine zeitlich befristete Arbeitsleistung zusammensetzt. In der Regel handelt es sich hier um Arbeitseinsätze, die einen Zeitraum von einem Monat betreffen, sodass die Arbeitnehmer eine monatlich fortlaufende Lohnabrechnung vom Arbeitgeber erwarten können und müssen. Die Lohnabrechnung selbst wird im Lohnbüro des Betriebes fortlaufend und für jeden einzelnen Mitarbeiter individuell erstellt. Neben der Finanzbuchhaltung ist die Lohnbuchhaltung ein wichtiges buchhalterisches Instrument zur Erfassung, Verbuchung und Auszahlung von Löhnen und Gehältern. Lohnbuchhaltern wird hier demzufolge die wichtige Aufgabe zu Teil, für eine exakte und fristgerechte Erledigung aller lohn- und gehaltstechnischen Vorgänge zu sorgen.

Die Lohnabrechnung ist einigen Pflichten unterworfen. Gemäß §108 der Gewerbeordnung gibt es hierbei einige Mindestangaben, die in Lohnabrechnungen berücksichtigt werden müssen. Hierzu zählen beispielsweise die konkrete Angabe darüber, welchen Zeitraum die Arbeitsleistung und die daraus resultierende Lohnabrechnung betrifft. Weitere Deklarationspflichten bestehen in der exakten Angabe der geleisteten Arbeitsstunden, dem Stundenlohn oder des pauschalierten Monatslohnes, den Zuschlägen, sonstigen Vergütungen, Vorschüssen, Abschlagszahlungen oder auch Abzügen. Alle Angaben haben hier in Textform und in nachvollziehbarer Ausfertigung zu erfolgen.

Neben den Personenstammdaten, dem Eintrittsbeginn im Unternehmen, der Steuer-Identifikationsnummer und der Adresse des Arbeitnehmers enthält die Lohnabrechnung meist auch die jeweilige Personalnummer. Mit Hilfe der Personalnummer lassen sich die personenbezogenen Daten der jeweiligen Mitarbeiter schnell und sicher aufrufen, ändern oder löschen, was besonders bei mittleren und großen Unternehmen eine enorme Arbeitserleichterung darstellt. Auf der Lohnsteuerabrechnung selbst finden sich dann auch die Angaben zur Lohnsteuerklasse, die Konfessionszugehörigkeit, die Kinderfreibeträge und der Familienstand.

Für den Arbeitnehmer das Wichtigste ist jedoch in der Regel die Darstellung der Brutto- und Nettobeträge sowie der daraus resultierende Auszahlungsbetrag.
Der Bruttobetrag stellt den persönlichen oder tariflich festgelegten Arbeitslohn des Arbeitnehmers dar. Dieser wird in den meisten Fällen bei der Einstellung des Beschäftigten festgelegt, kann sich jedoch aufgrund besonderer Leistung oder tariflicher Änderungen entwickeln. Der Bruttoarbeitslohn dient, nach Berücksichtigung aller geldwerten Vorteile, der Sachbezüge und Steuerfreibeträge als Berechnungsgrundlage für alle folgenden Abzüge, Zuschläge oder Sonderleistungen.

Die Lohnabrechnung verdeutlicht, in welcher Höhe Lohn- und Kirchensteuer einbehalten wurde, wie hoch die Beiträge zur Kranken-, Renten- oder Arbeitslosenversicherung waren oder wie sich der Beitrag zur Pflegeversicherung auf den Auszahlungsbetrag auswirkt. Weiterhin enthält sie alle Daten, die dem Arbeitnehmer der Kontrolle darüber geben, ob alle geleisteten Arbeitsstunden, Überstunden, Nachtarbeits-, Sonn- und Feiertagszuschläge ordnungsgemäß verrechnet wurden und ob der vereinbarte Stundenlohn dem der Lohnabrechnung entspricht.

Der ermittelte Nettobetrag ist dann der Betrag, den der Arbeitnehmer nach Abzug von Steuern und Pflichtbeiträgen, den vermögenswirksamen Leistungen, den persönlichen Abzügen, den steuer- und sozialversicherungsfreien Aufwandsentschädigungen schlussendlich vom Arbeitgeber überwiesen oder ausbezahlt bekommt. Ein Prozedere, das sich in den allermeisten Betrieben fortlaufend wiederholt.

Zur Erstellung der meist monatlich durchzuführenden Lohnabrechnungen stehen in vielen Betrieben spezielle Softwareprogramme zur Verfügung, mit deren Hilfe das Abrechnungsverfahren schnell und unkompliziert durchgeführt werden kann. Bei kleinen Unternehmen erledigt diese Aufgabe in der Regel jedoch ein Steuerberater.