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Wer in seinem Unternehmen Mitarbeiter beschäftigt, der kommt um das Führen der Lohnbuchhaltung nicht herum. Neben der Finanzbuchhaltung, die für die Erfassung aller kreditorischen und debitorischen Geschäftsvorfälle zuständig ist, ist die Lohnbuchhaltung ein wichtiges Buchführungsinstrument für die Ermittlung, Verbuchung und Auszahlung aller Lohn- und Gehaltsvorgänge.

Die Lohnbuchhaltung ist ein komplexes System, und anders als die Finanzbuchhaltung, unterliegt sie ständig den Auswirkungen politischer, wirtschaftlicher und rechtlicher Veränderungen.

Mittelständische und Großunternehmen haben aus diesem Grund immer mindestens einen, meist jedoch ein gesamtes Pool an hoch qualifizierten Lohn- und Gehaltsbuchhaltern beschäftigt.

Die primäre Aufgabe des Lohnbuchhalters besteht darin, für eine fristgerechte Auszahlung der Löhne und Gehälter zu sorgen. Unabhängig vom Arbeitsaufkommen, Urlaubszeit oder krankheitsbedingten Ausfällen, haben diese zu einem bestimmten Stichtag auf den Konten der einzelnen Mitarbeiter zu sein. Wer ein Unternehmen führt, hat dem zufolge für einen reibungslosen Ablauf dieser Transaktionen zu sorgen. Selbst wenige Tage Verspätung haben hier für das Unternehmen selbst und auch für die Arbeiter und Angestellten nicht selten gravierende Auswirkungen.

Die Zahlung der Löhne und Gehälter ist jedoch nur ein Teilbereich im Arbeitsgebiet des Lohnbuchhalters. Auch Steuern und Sozialabgaben für jeden einzelnen Mitarbeiter werden im Lohnbüro berechnet, buchhalterisch erfasst und an die zuständigen Behörden weitergeleitet. Hierunter fallen beispielsweise die Lohn- und Kirchensteuer, die Abgaben zur Pflegeversicherung, die Krankenkassenbeiträge, Beiträge zur Renten- und Arbeitslosenversicherung sowie die vermögenswirksamen Leistungen.
Ein komplexes Arbeitsgebiet, was darüber hinaus noch ständigen Änderungen unterworfen ist. Steigende Krankenkassenbeiträge, Rentenanpassungen oder das Einführen von privaten Rentenversicherungen verlangen den Lohnbuchhaltern hier einiges ab und erfordern des Weiteren eine ständige Weiterbildung und das Einholen diesbezüglicher Informationen. Hierzu gehören auch Kenntnisse und Anpassungen an die einzelnen Tarifverträge und deren Bestimmungen.

Wer im Bereich der Lohnbuchhaltung arbeitet, der muss sich mit den jeweiligen Lohn- und Gehaltsgruppen der Mitarbeiter auskennen. Eine exakte Einordnung in diese ergibt sich aus der Dauer der Betriebszugehörigkeit, dem Alter, der jeweiligen Qualifikation, den jeweiligen Arbeitsgebieten innerhalb des Unternehmens sowie dem Leistungsgrad der Arbeit. Der daraus resultierende und errechnete Bruttoarbeitslohn dient nun als Basis für alle folgenden Abzüge, die abschließend in den Nettobetrag und den zu zahlenden Nettoarbeitslohn münden. Maßgeblich hierfür ist die Eingabe der Lohnsteuerklasse, die jeweils zu berücksichtigenden Krankenkassen-Mitgliedschaften, die Konfession, die Anzahl der zu berücksichtigenden Kinder sowie alle weiteren Leistungen zur Sozialversicherung, Lohnpfändungen und den Freibeträgen.

Im Anschluss daran erfolgt die Weiterleitung der einbehaltenen Steuern und Sozialversicherungsbeiträge an die jeweils zuständigen Finanzbehörden und an die einzelnen Krankenkassen. Auch sämtliche Meldungen wie beispielsweise Beitragsnachweise, Lohnsteueranmeldungen oder Abrechnungen von Berufsgenossenschaften fallen in das Aufgabengebiet der Lohnbuchhaltung und haben fristgerecht das Lohnbüro zu verlassen.
Für die Ermittlung des Monats- oder Jahresabschlusses verlangt darüber hinaus auch die Finanzbuchhaltung alle nötigen Buchungsbelege.

Die Abteilung Lohn- und Gehaltsbuchhaltung dient für die meisten Arbeitnehmer des Weiteren als erste Anlaufstelle, wenn es darum geht, Fragen hinsichtlich der Lohnabrechnung zu stellen. Um fehlerhafte und darüber hinaus meist teure Buchungsvorgänge in der Lohnabrechnung zuvermeiden, müssen sich insbesondere Lohnbuchhalter immer wieder auf ein Neues über Änderungen im Arbeitsrecht, dem Lohnsteuerrecht und dem Sozialversicherungsrecht ausreichend informieren. Nur so können Probleme vermieden und Vor-Ort-Fragen im Lohnbüro adäquat beantwortet werden.