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Neue Prüf- und Meldepflichten bei Auslands-Rechnungen sorgen in deutschen Unternehmen momentan für sehr viel Verwirrung. Welche Angaben muss eine Rechnung ins benachbarte Ausland enthalten? Wie ist die USt auszuweisen. Was wird bei Rechnungen in Drittländer gefordert? Die neuen EU-Richtlinien bieten derzeit noch sehr viel Raum für falsch ausgestellte Belege. Dies kann jedoch fatale Folgen haben, denn nicht ordnungsgemäß erstellte Ausgangsrechnungen werden von den hiesigen Finanzbehörden kategorisch abgelehnt. Wer glaubt, alleine mit der Angabe der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder der IBAN-Kontoverbindung allen Vorgaben gerecht zu werden, der wird spätestens im Meldeverfahren eines Besseren belehrt. Es empfiehlt sich hier also, umfassende Informationen einzuholen, und auch die Mitarbeiter dahin gehend richtig zu schulen.

Mit Einführung des Binnenmarktes und einer gemeinsamen Währung arbeiten mehr und mehr Unternehmen mit ausländischen Partnern zusammen. Das hat zur Folge, dass sich auch die diesbezüglichen Rechnungsstellungen mehr als verdreifacht haben. Die Einführung der neuen EU-Richtlinie zum Prüf- und Meldeverfahren soll aus diesem Grund nun den innergemeinschaftlichen Handel vereinfachen und angleichen.

Neben den üblichen Angaben zum Rechnungsempfänger, Absender, der Rechnungsnummer, dem Datum und der Bankverbindung, gehört nun auf jede Rechnung ins EU-Ausland die Angabe der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Und zwar die des Rechnungsstellers, wie auch des Empfängers. Es empfiehlt sich hier, diese bereits zu Beginn der Geschäftsbeziehung auszutauschen. Wer eine umsatzsteuerfreie Rechnung aufstellt, der benötigt unbedingt die USt-ID-Nr des Geschäftspartners. Ansonsten läuft man Gefahr, die Steuerschuld des ausländischen Kunden tragen zu müssen. Liegt bei Rechnungsstellung keine Ust-ID-Nr. des Rechnungsempfängers vor, darf deshalb nicht auf den Ausweis der MwSt. und deren Zahlung verzichtet werden. Stellt der Rechnungsempfänger in seinem Land einen Antrag auf Zuteilung der Ident-Nummer, kann das sogenannte Reverse Charge Verfahren in Kraft treten und die USt kann auf den ausländischen Vertragspartner verlagert werden. Die Identnummer sollte auch bei Stammkunden regelmäßig kontrolliert und überprüft werden. Zuständig hierfür ist das Bundeszentralamt für Steuern. Überprüfungen können telefonisch, per E-Mail, via Internet oder postalisch getätigt werden. Eine schriftliche Bestätigung vonseiten des BZS hat zu Beweiszwecken schriftlich zu erfolgen.

Neben allen oben aufgeführten Angaben gehört auf jede EU-Auslandsrechnung auch die genaue Angabe der erbrachten Warenlieferung oder Dienstleistung sowie deren Datum. Hinsichtlich der MwSt. reicht es nicht, einzig den berechneten Betrag auszuweisen. Hier sind exakte prozentuale Angaben zu machen. Bei Kleinunternehmen, die nicht zum Ausweis der MwSt. verpflichtet sind, muss die Rechnung einen diesbezüglichen Vermerk und den Verweis auf § 19 UStG enthalten. Ebenfalls sollte dem Rechnungsempfänger die eigene Steuerpflichtigkeit mitgeteilt werden.

Nicht fehlen sollten auch genau formulierte Hinweise zu den Zahlungsmodalitäten und dem Zahlungsziel. Dieses sollte einen ausreichenden Zeitraum nicht unterschreiten, damit der Rechnungsempfänger nicht schon alleine durch den verlängerten Postweg in Verzug gesetzt wird. Wer Angaben zu gewährten Skonti macht, muss darauf achte, dass die gesetzlich vorgeschriebene Höchstgrenze hier nicht überschritten wird.

Zu guter Letzt gehört auf jede Rechnung natürlich die Angabe der Bankverbindung. Diese hat in einem international gültigen Format zu erfolgen und beinhaltet den IBAN- und Swift-Code.

Bei Unternehmen außerhalb der EU kann keine UST-ID-Nummer hinzugezogen werden. Für die Inanspruchnahme der Steuerbefreiung reicht der Nachweis der erbrachten Warenlieferung, der üblicherweise über die Zoll-Ausfuhrpapiere gewährleistet ist.