Anders als bei der Ist-Besteuerung, spielt es bei der Regelbesteuerung (Soll-Besteuerung) keine Rolle, wann die Zahlungen der Kunden eingehen. Als Bemessungsgrundlage dient einzig die erbrachte Leistung oder Lieferung. Dies führt in vielen Unternehmen mit hoher Forderungsquote nicht selten zu immensen Liquiditätsschwierigkeiten.

Aus staatlicher Sicht gesehen, stellt sich die Soll-Besteuerung positiver dar. Neben dem einfachen Handling –Steuern können hier parallel zum Beleg gebucht werden – verursachen beispielsweise Valutazahlungen für nachfolgende Jahre keinen Zahlungsaufschub von Seiten des Unternehmens.
Umsatzsteuervoranmeldungen können monatlich oder quartalsmäßig abgegeben werden. Die Abgaberhythmen, d.h. wann diese zu erfolgen haben, entscheiden Gründungszeitpunkt des Unternehmens und die zu erwartenden Umsätze.

Wird die unternehmerische Tätigkeit erstmals aufgenommen, so werden im laufenden und im folgenden Kalenderjahr monatliche Umsatzsteuervoranmeldungen fällig. Erst danach kann eine quartalsmäßige Einreichung und Abrechnung erfolgen.

Aufgrund einer Vielzahl eingereichter Vorsteuererstattungsanträge und dem anschließenden Verschwinden unzähliger Geschäftsführer sah die Bundesregierung deutlichen Handlungsbedarf. Mit Hilfe des so genannten “Steuerverkürzungsbekämpfungsgesetzes“ soll Scheinfirmen, welche mittels fiktiver Rechnungen hohe Vorsteuerforderungen anstreben, der Boden entzogen werden. Ebenfalls als Grund für die Einstufung in eine monatliche Meldepflicht, sind die in der Anfangsphase oftmals getätigten Privatentnahmen der Unternehmer, die nicht selten in ein Ausbleiben der zu tätigenden Steuerschulden münden.
Liegt die Umsatzsteuerzahllast, die Differenz zwischen Vorsteuereinnahmen und eigenen Umsatzsteuerleistungen, im zweiten Geschäftsjahr unter 7.500 Euro, kann das Unternehmen für das dritte Geschäftsjahr die Einstufung in eine vierteljährliche Umsatzsteuervoranmeldung beantragen.

Die monatlich zu leistende Umsatzsteuervoranmeldung ist besonders für neu gegründete Unternehmen eine Belastung. Zum einen stellt sie in der ohnehin stressigen Startphase eine große Mehrbelastung hinsichtlich des Verwaltungsaufwands dar, zum anderen strapaziert sie die in der Regel knappe Liquidität. Positiv zu erwähnen sei hierbei jedoch, dass Umsatzsteuererstattungen bei der monatlichen Veranschlagung ebenfalls zügiger erfolgen und die Bonität dem zu Folge erhöhen. Gerade in den Anfangszeiten profitieren viele junge Unternehmen außerdem noch von den erwirtschafteten Vorsteuerüberhängen. In diesem Zusammenhang sollten sich Existenzgründer auch über die so genannte Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG) informieren. Wer absehen kann, dass ein jährlicher Bruttoumsatz 17.500 Euro nicht übersteigen wird, unterliegt keinem Vorsteuererstattungsanspruch und dem zu Folge keiner Umsatzsteuervoranmeldepflicht.

Die Umsatzsteuer-Voranmeldung an das Finanzamt ist bis zum 10. Tag des nachfolgenden Kalendermonats fällig, auf besonderen Antrag – der so genannten Dauerfristverlängerung – kann hier jedoch auch eine einmonatige Fristverlängerung erwirkt werden. Zur Sicherstellung des Steueraufkommens wird hier diesbezüglich jedoch eine Sondervorauszahlung in Höhe von 1/11 der zu erwartenden Jahressteuer fällig.

Quartalszahler mit Dauerfristverlängerung brauchen keine Sonderzahlungen zu leisten. Sie unterliegen hier einer grundlegenden Befreiung.

Die zu erstellenden Umsatzsteuer-Voranmeldungen müssen seit 2005 immer auf elektronischem Wege eingereicht werden!

Auch Anträge auf Dauerfristverlängerung, der Sondervorauszahlung oder der kompletten Umsatzsteuererklärung können so zügig an das Finanzamt übermitteln werden.

Mittels zahlreich verfügbarer Software und dem Anschluss an das ELSTER- Verfahren gewährleistet die elektronische Übermittlung der Daten.

Grundsätzlich kennt das Umsatzsteuerrecht nur die Soll-Besteuerung, welche deshalb hier auch als Regelbesteuerung verstanden wird. Bei der Regelbesteuerung sind alle Erträge aus Lieferungen und Leistungen bereits mit Erfüllung dieser der Umsatzsteuer zu unterwerfen. Mittels Umsatzsteuervoranmeldungen müssen dem zuständigen Finanzamt alle diesbezüglichen Transaktionen gemeldet, und die aufgerechnete Umsatzsteuer abgeführt werden. Zahlungseingänge der vom Unternehmen in Rechnung gestellten Lieferungen und Leistungen bleiben hier unberücksichtigt, woraufhin Forderungsausfälle dem zur Folge auch keine Minderung der Umsatzsteuerschuld nach sich ziehen.

Die Bundesregierung hat diesbezüglich reagiert, und mit der Verabschiedung des so genannten Bürgerentlastungsgesetzes haben kleine und mittelständische Unternehmen nun die Möglichkeit einer Ist-Besteuerung. Bei der Ist-Besteuerung wird die Umsatzsteuer erst nach Vereinnahmung der Entgelte aus Lieferungen und Leistungen fällig, muss nicht mehr vorfinanziert werden, und schafft so einen größeren Liquiditätsspielraum für viele Unternehmen.

Die Neureglung ist rückwirkend zum 14.Juli 2009 in Kraft getreten, und berechtigt aktuell alle Unternehmen mit einem Umsatz von bis zu 500.000 Euro zur Änderung der Besteuerung. Als Umstellungsgrundlage dienen hier die Umsatzzahlen des Jahres 2008. Lagen die diesbezüglichen Werte unter 500.000 Euro, kann das Unternehmen eine Ist-Besteuerung beantragen. Dies gilt bundesweit für alle Länder und betrifft rund Zwei Drittel aller deutschen Unternehmen. Vorsteuerabzugsmöglichkeiten bleiben hierbei jedoch unberücksichtigt.

Zunächst hat die Bundesregierung die Neuregelung der Ist-Besteuerung auf zweieinhalb Jahre, bis zum 31.12.2011, befristet. Da jedoch auch die EU-Kommission an einer dauerhaften Lösung und der Unterstützung kleinerer und mittlerer Betriebe interessiert ist, stehen die Chancen gut, dass die Fristbegrenzung und Umsatzhöchstgrenze nach Ablauf erweitert wird. Auch Mario Ohoven, Präsident des Bundesverbandes mittelständische Wirtschaft (BVMW), hat sich für eine Verlängerung der Ist-Besteuerung ausgesprochen. Laut seinen Angaben würde dies „gerade in der Krise den Klein- und Mittelbetrieben zu mehr Liquidität verhelfen.” Weiterhin weist er darauf hin, dass es sich bei der Ist-Besteuerung um keine Steuerschenkung sondern einer Stundung handelt. Dem Fiskus ginge somit „unter dem Strich nichts verloren“. Wie er mitteilt, hat die EU-Kommission unlängst vorgeschlagen, kleine und mittelständische Betriebe ausschließlich nach der Ist-Besteuerung zu veranschlagen.

Wer auf die Ist-Besteuerung umstellen möchte, der muss beim zuständigen Finanzamt einen „Antrag auf Genehmigung der Besteuerung nach vereinnahmten Entgelten“ (gem. § 20 Abs. 1 Nr. 1 UStG) stellen. Dies ist erforderlich, da es sich bei der Ist-Besteuerung nicht um eine grundsätzlich anwendbare Versteuerung, wie der Soll-Besteuerung, handelt. Ausnahmeregelungen gibt es nicht, dh. Von der Baubranche bis zum Automobilzulieferer und der kleinen Kfz-Werkstatt können hier alle vom Liquiditätsvorschuss der Ist-Besteuerung profitieren.

Das Finanzamt prüft zunächst alle Tatbestandsvoraussetzungen und erteilt anschließend unter Vorbehalt und mit Widerrufshinweis die Genehmigung der umgewandelten Steuerregelung.

Ein Wechsel von der Ist-Besteuerung zur Soll-Besteuerung ist jederzeit wieder möglich. Alle gestellten Anträge und Genehmigungen finden hier ihre Berücksichtigung und können jederzeit widerrufen werden.

Ob der Unternehmer Gebrauch von der Möglichkeit der Ist-Besteuerung macht, bleibt ihm jedoch selbst überlassen und stellt keine Pflicht dar.