Online-Kassenbuch

Wer den Weg ind die Selbstständigkeit wagt und ein Unternehmen gründet, auf den warten eine ganze Menge Aufgaben. Eine davon ist das Führen des Kassenbuchs im Rahmen der buchhalterischen Tätigkeiten. Die Buchführung ist ein komplexes Thema und wird von den meisten Menschen eher ungerne erledigt, jedoch ist es zwingend notwendig, alle Ausgaben und Einnehmen ordnungsgemäß zu erfassen, damit beispielsweise auch die Umsatzsteuervoranmeldung erstellt werden kann.

Was im privaten Bereich das Führen des Haushaltsbuches ist, ist im betrieblichen Sinne das Führen des Kassenbuchs. Ob für die GmbH, die AG, die GbR oder aber die KG: Das Kassenbuch ist eines der wichtigsten buchhalterischen Instrumente, ohne die die Buchhaltung nur sehr erschwert zu bewerkstelligen ist.

Das Kassenbuch ist die simpelste Form der Buchführung

Grundsätzlich kann das Führen des Kassenbuchs als die einfachste Form der Buchführung angesehen werden. Im Kassenbuch finden sowohl die Ausgaben als auch die Einnahmen des Unternehmens nebeneinander Platz, sodass am Ende des Geschäftsjahres lediglich saldiert werden muss, um das Ergebnis ablesen zu können. Anhand der Definition ist jedoch erkennbar, dass mit Hilfe des Kassenbuchs lediglich die Kassenbestände dokumentiert werden. In der Regel ist dies das Barvermögen des Unternehmens, von dem beispielsweise Kraftstoff, Büromaterial und Hilfsstoffe gekauft werden. Üblicherweise wird das Kassenbuch handschriftlich geführt, jedoch gibt es mehr und mehr Anbieter, die das Führen eines sogenannten Online-Kassenbuchs anbieten. Mit diesem Online-Kassenbuch soll die Buchführung künftig noch einfacher werden, damit auch Laien oder Jungunternehmer hier problemlos einsteigen können, ohne dass explizite Vorkenntnisse erforderlich wären.

Diese Daten müssen auch im Online-Kassenbuch enthalten sein

Neben der Summe der Einnahmen in die Kasse und der Summe der Ausgaben müssen sämtliche Geschäftsfälle mit Datum, einer Belegnummer und auch mit dem jeweiligen Steuersatz versehen werden. Ebenfalls muss der aktuelle Kassenstand zu jeder Zeit erkennbar werden. Das Kassenbuch darf zahlenmäßig nie unter Null sein, da es das Barvermögen bzw. den Kassenbestand aufzeigt. Es sollte darüber hinaus regelmäßig geführt werden, eine Pflicht hierzu besteht jedoch in vielen Fällen nicht.
Wird ein Online-Kassenbuch erstellt, dann empfiehlt es sich, alle Belege von Hand zu nummerieren und diese Nummerierungen dann in das Online-Kassenbuch zu übernehmen. Dies erleichtert sowohl den Steuerberatern als auch den Prüfern der zuständigen Finanzämter die Arbeit sehr. Außerdem können so meist auch erhebliche Kosten eingespart werden.

Das Resultat des Kassenbuchs ist jedoch stets gleich, denn hier soll der aktuelle Stand der Kasse ersichtlich werden. Mit Hilfe dieses Kassenstandes kann dann auch die Einnahmen-Überschuss-Rechnung sowie die Umsatzsteuervoranmeldung problemlos erstellt werden.

Nicht jeder muss jedoch ein Kassenbuch führen

Grundsätzlich besteht keine direkte Verpflichtung, ein handschriftliches Kassenbuch oder ein Online-Kassenbuch zu führen. Einzelunternehmer und sogenannte Nebenerwerbstätige sind vom Führen des Kassenbuchs befreit. Da es jedoch Pflicht ist, monatlich oder quartalsmäßig eine Umsatzsteuervoranmeldung abzugeben, ist das Führen des Kassenbuchs entsprechend also extrem wichtig. Wer nicht kontinuierlich Einnahmen und Ausgaben saldiert, der wird es äußerst schwer haben, der zuständigen Finanzbehörde richtige Zahlen für die Umsatzsteuer und auch für die Einnahmen-Überschuss-Rechnung zu präsentieren.

Mit dem Online-Kassenbuch immer den richtigen Überblick über Einnehmen und Ausgaben haben.

Das Führen eines Online-Kassenbuchs ist darüber hinaus immer auch eine gute Möglichkeit, Einfluss auf die kommenden Ausgaben zu nehmen. Denn nur wer genauestens über das vorhandene Vermögen informiert ist, kann entsprechend wirtschaftlich handeln. Wer keinen Überblick über die aktuellen Zahlen hat, der manövriert sich schnell ins unternehmerische Aus, sodass der Betrieb wohl eher rote Zahlen statt schwarze schreiben wird. Wer dies vermeiden will, der ist –auch wenn dies nicht zwingend erforderlich ist- mit dem Führen des Kassenbuchs immer auf dem richtigen Weg. Online-Kassenbücher sind auch von Laien problemlos zu führen – und diese sparen in der Regel viel Zeit und auch Papier.

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Die Buchführung in Unternehmen beinhaltet in der Regel auch das Führen eines sogenannten Kassenbuchs. Explizit besteht diese Pflicht, wenn das Unternehmen auch zur Erstellung einer jährlichen Bilanz verpflichtet ist. Wer lediglich eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) durchzuführen hat, braucht dies nicht, kann jedoch seine Bargeldbewegungen in einem Kassenbuch dokumentieren. In einem Kassenbuch sind alle Zugänge und Abgänge des Barvermögens in ordnungsgemäßer Form dargestellt – und zwar lückenlos und vollständig und für sachverständige Dritte zu jeder Zeit nachvollziehbar.

Je nach Größe des Unternehmens wird das Führen des Kassenbuchs entweder von einem Buchhaltungssachbearbeiter mitübernommen oder es besteht eine eigene Kassenabteilung, die hier lediglich für die Verwaltung des Bargeldes zuständig ist. Wie an einem Bankschalter können die Mitarbeiter des Unternehmens hier Spesenabrechnungen für Montageeinsätze oder Dienstreisen durchführen, verauslagte Kosten für Materialeinkäufe abrechnen oder auch Tankquittungen einreichen. Die Kasse und das Kassenbuch werden in diesem Fall von der eigentlichen Buchhaltung zunächst abgegrenzt, um doch anschließend in den Tages- und Monatsabschluss mit der Summe des tatsächlichen Barvermögens wieder einzufließen.

Wenn auch die Kassenabteilungen in mittleren und großen Unternehmen gut strukturiert sind und alle diesbezüglichen Buchhaltungspflichten hier erfüllt werden, so sieht dies in kleinen Unternehmen oftmals ganz anders aus. Nicht selten stellt die Kasse hier lediglich eine unübersichtliche Zettelwirtschaft dar, welche darüber hinaus auch nur buchmäßig existiert und für die Monats- und Jahresabschlüsse zusammengestellt wird.

Wenn eine reale Firmenkasse mit Bargeld nicht existent ist, werden alle anfallenden Zahlungen für beispielsweise Benzin, Porto oder Materialkäufe vom Geschäftsinhaber oder dessen Mitarbeiter meist zunächst aus privater Tasche gezahlt. Die Quittungen werden hier oft unsortiert gesammelt oder vor einem Monatsabschluss irgendwie noch zusammengesucht. Steuerberater, welche die Abschlüsse tätigen, schlagen hier nicht selten die Hände über dem Kopf zusammen.

Wer eigenverantwortlich kontiert und bucht, dem steht nun die Aufgabe an, alle vorliegenden Kassenbelege zunächst zu sortieren und chronologisch abzuheften. Da es sich in der Regel um Quittungen handelt, empfiehlt es sich, diese nicht einzeln abzuheften, sondern der Reihenfolge nach auf DINA4-Blätter zu kleben. Eventuell lohnt es sich, von einzelnen Quittungen und Bons noch zusätzlich Kopien anzufertigen, da diese oftmals nach Jahren nicht mehr lesbar sind. Ebenfalls sollten alle Belege durchnummeriert werden, um ein späteres Auffinden zu erleichtern.

Nach dem Sortieren und Nummerieren folgt das Kontieren. In der Regel reicht es aus, das Aufwandskonto oder Erlöskonto anzusprechen, da die Gegenbuchung hier immer die Kasse darstellt. Wer Buchungsfehler vermeiden will, kann vor die Kontierung noch die jeweilige Buchungsseite (Soll oder Haben) vermerken. Zugänge in die Kasse werden auf der Sollseite gebucht (Gegenbuchung=Ertragskonto), Abgänge werden auf der Habenseite erfasst (Gegenbuchung=Aufwandskonto).

Existiert keine tatsächliche Kasse, aus der die Zahlungen getätigt wurden, ist beim Buchen darauf zu achten, dass die Kasse mit ihrem Bestand nicht ins Minus rutscht. Wurde das Unternehmen neu gegründet, d. h. es existiert noch kein Anfangsbestand in der Kasse, muss (je nach Unternehmensform) eine Privateinlage getätigt werden. Besteht jedoch ein buchmäßiger (Monats-)Anfangsbestand, müssen alle zu buchenden Beträge von diesem Bestand abgezogen werden. Bei Zahlungseingängen erhöht sich der tatsächliche Bestand dem zu Folge. Ist absehbar, dass der Kassenbestand mit der nächsten Buchung keine schwarzen Zahlen mehr aufweisen würde, muss an diesem Punkt vorab eine fiktive Privateinlage erfolgen. Im besten Fall hat man die diesbezüglichen Bestände schon vor dem Buchen ermittelt, sodass die Privateinlagen nicht den vergebenen Nummernkreis durcheinanderbringen. Hat man dies jedoch übersehen und sind die Kassenbelege alle fortlaufend nummeriert, kann eine zusätzliche Buchung (der Privateinlage) zwischengeschoben werden. Nummerisch kann diese mit der laufenden Belegnummer und beispielsweise einem zusätzlichen „a“ versehen werden.Keinesfalls und zu keiner Zeit darf sich der Kassenbestand jedoch unter null befinden. Selbst dann nicht, wenn am Ende aller Buchungen ein positiver Saldo erscheinen würde.

Ist der Kassenbestand am Ende aller Buchungsvorgänge sehr hoch, kann eine entsprechende Privatentnahme getätigt werden.

Im Rahmen der Finanzbuchhaltung und der doppelten Buchführung besteht die Pflicht, alle Bestände einer doppelten Ermittlung zu unterwerfen. Dies geschieht in der Regel, indem alle Geschäftsfälle des laufenden Jahres auf einzelne Konten gebucht werden, die im Zuge des Jahresabschlusses in die Bilanz eingehen und den Gewinn oder Verlust des Unternehmens deutlich machen.

Um eine ordentliche Buchführung betreiben zu können, müssen die Unternehmen und Buchhaltungsabteilungen jedoch buchhalterische Ordnungssysteme führen-die sogenannten Bücher.

Zunächst ist hier das Grundbuch zu nennen. Im Grundbuch werden alle getätigten Buchungen in zeitlicher Reihenfolge systematisch aufgeführt. Neben dem Buchungsdatum findet man hier auch die jeweilige Belegnummer, das Eingangs- oder Ausgangsdatum, den Buchungstext, die Belegnummer und den gebuchten Betrag. Da hier eine lückenlose Aufstellung erfolgt, dient das Grundbuch auch als Grundlage zur Überprüfung und Kontrolle für die ordnungsgemäße Buchung auf den jeweiligen Konten und für externe Prüfungen, beispielsweise durch die zuständigen Finanzbehörden. Das Grundbuch wird in den meisten Unternehmen deshalb auch Journal (oder Primanota) genannt. In der Regel sind sie nach verschiedenen Sachgebieten sortiert und beginnen meist bei den Anlagebuchungen, zeigen dann die Eingangs- und Ausgangsrechnungen auf sowie alle Kassen- und Bankbelege.

Ein weiteres wichtiges Buch ist jedoch auch das sogenannte Hauptbuch. Im Hauptbuch werden im Gegensatz zum Grundbuch auch die Veränderungen auf den jeweiligen Konten, den sogenannten Sachkonten, sichtbar gemacht. Einzelne Vermögens- und Kapitalposten sind hier exakt aufgeschlüsselt und mit den jeweiligen Gegenkonten versehen, sodass ein Schließen auf die Ursache der Veränderung zu jeder Zeit möglich ist. Mit Hilfe der eingegebenen Belegnummer, des Datums und des Gegenkontos kann so ein schnelles Wiederfinden der Belege gewährleistet werden.

Da das Führen eines reinen Haupt- und Grundbuches meist nicht reicht, um eine entsprechende Übersichtlichkeit zu sichern, werden in mittleren bis großen Unternehmen noch die sogenannten Nebenbücher geführt. Dies ist sinnvoll, wenn anhand des Hauptbuches nicht ersichtlich ist, in welcher Höhe Forderungen bei den jeweiligen Kunden, oder auch Verbindlichkeiten gegenüber einzelnen Lieferanten bestehen. Mit Hilfe der Nebenbücher können beispielsweise die Kundenbuchhaltung (Debitorenbuchhaltung) wie auch die Lieferantenbuchhaltung (Kreditorenbuchhaltung) explizit dargestellt werden. Hier werden keine Buchungen mit Gegenbuchung dargestellt, sonders lediglich die einzelnen Kreditoren oder Debitoren angesprochen. Auch die Buchungen im Barvermögen, der Kasse, machen meist eine separate Buchführung nötig. Hier ist das sogenannte Kassenbuch zu nennen. Die Lohn- und Gehaltsabrechnungen werden wiederum im Lohnbuch eingetragen.

Zu guter Letzt macht hier auch das Führen eines sogenannten Kontokorrentbuches Sinn. Bezogen auf die Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung kann hier beispielsweise ein separates Konto für jeden Kunden oder auch Lieferanten angelegt werden. Das Kontokorrentbuch stellt die Gegenbuchung des im Hauptbuch ersichtlichen Sachkontos, meist Forderungen aus Lieferungen und Leistungen oder auch Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen, dar. Würde man sich ausschließlich diese Konten ansehen, so wäre hieraus nicht ersichtlich, welche einzelnen Buchungen erfolgt sind und wie die tatsächliche Höhe der Forderungen oder Verbindlichkeiten in Bezug auf die jeweiligen Kunden oder Lieferanten ist.

Alle der o.a. Bücher werden in der Regel nicht mehr manuell und schriftlich, sondern mittels verschiedener Datenträger geführt. Ihre Aufbewahrungsfrist ist jedoch in gleichem Umfang zu gewährleisten.

Da in der Buchführung keine Buchungen ohne die nötigen Belege durchgeführt werden dürfen, ist auch der Kassenbereich an diese Pflicht gebunden. Jeder noch so kleine Beleg oder Quittungsbon hat hier erfasst und im jeweiligen Kassenbuch notiert zu werden. Die Belege müssen diesbezüglich sortiert und abgelegt werden, sodass auch sachverständige Dritte sich hier schnell einen Überblick über alle Geschäftsfälle machen können. Die Kasse ist ein nicht zu unterschätzender Bereich in der Buchführung und oftmals geht es hier wesentlich turbulenter zu, als in allen anderen Abteilungen.

Schaut man sich einen einzigen Tag eines Kassenbuchhalters an, da wird schnell klar, dass ruhige Tage hier Mangelware sind. In vielen Unternehmen ist es so, dass zunächst der Kassenbestand aufgefüllt werden muss, dh., der Weg zur Bank ist eine der ersten Aufgaben des Tages. Je nach Größe des Unternehmens werden hier oftmals einige Tausend Euro von einem der Bankkonten abgeholt und in den Bestand der Kasse eingebucht. Was dann im Laufe des Tages folgt, sind meist eine ganze Reihe von Auszahlungen, teilweise auch Einzahlungen, die den Kassenbestand buchmäßig wie auch real schrumpfen oder wachsen lassen.

Unterhält das Unternehmen Firmenwagen, so werden aus der Kasse meist alle Tankfüllungen gezahlt. Der Fahrer wird hier in der Regel an der Kasse vorstellig und bittet um die Vorleistung für Tankgeld. Ist dies erfolgt, hat er die Quittung diesbezüglich an der Kasse abzugeben, damit die Auszahlung ordnungsgemäß verbucht werden kann. Wer in Vorleistung getreten ist, der kann sich mit Hilfe des Beleges oder der Quittung den verauslagten Betrag zurückerstatten lassen.
Dieses Prozedere läuft ähnlich, wenn beispielsweise schnell kleinere Mengen an Material, Bürobedarf, Reinigungs- oder Lebensmittel gekauft werden müssen. Der zuständige Sachbearbeiter wird sich an die Kasse wenden, um sich einen diesbezüglichen Vorschuss abzuholen oder die Vorleistung erstatten zu lassen.

Komplizierter wird es an der Kasse, wenn Monteure beschäftigt sind, die beispielsweise für Auslandseinsätze abgerufen werden oder von diesen zurückkehren. Was nun folgt, ist in der Regel eine sehr umfassende Arbeit, da nun Spesen abgerechnet werden müssen. Viele Mitarbeiten holen sich vor Antritt der Dienstreise einen gewissen Vorschuss in der Kasse, um nicht komplett in Vorleistung treten zu müssen. Ist die Reise dann beendet, werden die Vorleistungen mit den tatsächlich gezahlten Kosten verrechnet. Hat sich der Monteur hier vielleicht über Monate im Ausland aufgehalten, so wird er an der Kasse eine ganze Menge an Belegen auf den Tisch legen und das oft mühsame Sortieren beginnt. Besonders kompliziert wird es, wenn Belege beispielsweise aus Japan, China, Russland etc. mitgebracht werden. Hier weiß man nach Wochen meist kaum noch, wofür die Quittung galt.

Neigt sich der Tag für den Buchhalter an der Kasse dem Ende zu, hat die tägliche Kassenabrechnung zu erfolgen. Allen Einträge im Kassenbuch haben die dementsprechenden Belege zugehörig zu sein. Die Aufrechnung der Belege und des Kassenbuchs wiederum haben mit dem tatsächlichen Kassenbestand übereinzustimmen. Ist dies der Fall, so kann die Kassenabrechnung an die Finanzbuchhaltung weitergeleitet und dort verbucht werden.

Für Einzelunternehmen, Selbstständige mit Kleinunternehmer-Status oder nebenberuflich Selbstständige kann das Kassenbuch als durchaus ausreichendes Buchführungsinstrument genutzt werden. Die Einnahmen und Ausgaben ordnungsgemäß aufgeführt und saldiert, entsprechen diese der sogenannten Einnahmen-Überschussrechnung und werden in der Regel von den örtlichen Finanzbehörden in dieser Form akzeptiert. Dieses System der Buchführung wird jedoch auch von Privatpersonen gerne genutzt und hat sich in dieser Form bewährt. Ein explizites buchhalterisches Denken überträgt sich mit dem Führen eines Kassenbuchs, in dem Einnahmen und Ausgaben exakt aufgezeichnet werden, somit auch in die kleinste Einheit des Staates: in die Familie. Nur die Bezeichnung ist hier anders. Kassenbücher tragen im privaten Bereich den Namen Haushaltsbuch.

In mittleren und großen Unternehmen, den GmbHs, GbR´s und den AGs, dient das Kassenbuch jedoch ausschließlich der lückenlosen Darstellung des Barvermögens. Hier werden private Einlagen und Entnahmen verzeichnet, geschäftliche Barverkäufe notiert und unternehmerische Entnahmen für beispielsweise der täglich anfallenden betrieblichen Kfz-Nutzungen verzeichnet.
Das Kassenbuch hält alle Transaktionen der unternehmerischen Barentnahmen und –einnahmen schriftlich fest und muss, je nach Häufigkeit der getätigten Geschäftsvorfälle, in regelmäßigen Abständen auf den neuesten Stand gebracht und gehalten werden.

Eine Verpflichtung zum Führen des Kassenbuchs besteht nicht, jedoch müssen alle umsatzsteuerlich berührten Transaktionen den Finanzbehörden in Form der Umsatzsteuervoranmeldung übermittelt werden. Da dies jedoch ausschließlich auf dem elektronischen Weg erfolgen kann, Quittungen und Belege hier nicht mitgeschickt werden können, besteht indirekt dann doch die Notwendigkeit ein diesbezügliches Kassenbuch zu erstellen um besonders die angefallene Vor- und Umsatzsteuer sichtbar zu machen. Des Weiteren gilt in allen Unternehmen die Regel, dass keine Buchungen ohne Belege erfolgen dürfen. Dies gilt somit auch für Tankquittungen oder der schnellen Materialbeschaffung in den hiesigen Baumärkten.

Kassenbücher können manuell schriftlich oder mittels geeigneter Software geführt werden. Wichtig ist hierbei, dass alle Belege nummerisch sortiert und den jeweiligen Monaten zugeordnet werden. Die Belege sind zu kontieren, und ausschließlich mit Bruttobeträgen in das Buchhaltungsprogramm einzubuchen. Die Umsatzsteuer unterliegt dem Aspekt des durchlaufenden Postens, da diese in kompletter Höhe und unter Abzug der Vorsteuer an das Finanzamt weitergereicht werden muss.

Alle Geschäftsvorfälle und getätigten Einnahmen und Ausgaben, Käufe und Verkäufe müssen geordnet und jederzeit nachprüfbar sortiert und abgelegt werden. Auch hier gelten die gängigen Aufbewahrungsfristen der ordnungsgemäßen Buchhaltung. Wer ein Softwareprogramm zur Führung des Kassenbuchs verwendet, muss sicherstellen, dass alle Belege am Bildschirm oder mittels Ausdruck sichtbar gemacht werden können. Ausnahmen bestehen hier allerdings bei der Aufbewahrung der Eröffnungsbilanz und des Jahresabschlusses. Diese ausschließlich auf Bildträger zu speichern ist nicht erlaubt.

Auch das Kassenbuch muss einem sachverständigen Dritten jederzeit die Möglichkeit zur Kontrolle und zum Nachvollziehen der einzelnen Buchungen geben.
Ein eigens und individuell dafür konzipiertes Ablagesystem erleichtert die Arbeit hier enorm. So kann auch nach Jahren noch kontrolliert und nachvollzogen werden, wie die einzelnen Belege verbucht wurden.
Außerdem sollte das Kassenbuch für jeden und zu jeder Zeit Aufschluss über den Bargeld-Bestand des Unternehmens geben können.