Die Lohnabrechnung ist schriftliche Erklärung des Arbeitgebers darüber, wie sich das zu zahlende Entgelt für eine zeitlich befristete Arbeitsleistung zusammensetzt. In der Regel handelt es sich hier um Arbeitseinsätze, die einen Zeitraum von einem Monat betreffen, sodass die Arbeitnehmer eine monatlich fortlaufende Lohnabrechnung vom Arbeitgeber erwarten können und müssen. Die Lohnabrechnung selbst wird im Lohnbüro des Betriebes fortlaufend und für jeden einzelnen Mitarbeiter individuell erstellt. Neben der Finanzbuchhaltung ist die Lohnbuchhaltung ein wichtiges buchhalterisches Instrument zur Erfassung, Verbuchung und Auszahlung von Löhnen und Gehältern. Lohnbuchhaltern wird hier demzufolge die wichtige Aufgabe zu Teil, für eine exakte und fristgerechte Erledigung aller lohn- und gehaltstechnischen Vorgänge zu sorgen.

Die Lohnabrechnung ist einigen Pflichten unterworfen. Gemäß §108 der Gewerbeordnung gibt es hierbei einige Mindestangaben, die in Lohnabrechnungen berücksichtigt werden müssen. Hierzu zählen beispielsweise die konkrete Angabe darüber, welchen Zeitraum die Arbeitsleistung und die daraus resultierende Lohnabrechnung betrifft. Weitere Deklarationspflichten bestehen in der exakten Angabe der geleisteten Arbeitsstunden, dem Stundenlohn oder des pauschalierten Monatslohnes, den Zuschlägen, sonstigen Vergütungen, Vorschüssen, Abschlagszahlungen oder auch Abzügen. Alle Angaben haben hier in Textform und in nachvollziehbarer Ausfertigung zu erfolgen.

Neben den Personenstammdaten, dem Eintrittsbeginn im Unternehmen, der Steuer-Identifikationsnummer und der Adresse des Arbeitnehmers enthält die Lohnabrechnung meist auch die jeweilige Personalnummer. Mit Hilfe der Personalnummer lassen sich die personenbezogenen Daten der jeweiligen Mitarbeiter schnell und sicher aufrufen, ändern oder löschen, was besonders bei mittleren und großen Unternehmen eine enorme Arbeitserleichterung darstellt. Auf der Lohnsteuerabrechnung selbst finden sich dann auch die Angaben zur Lohnsteuerklasse, die Konfessionszugehörigkeit, die Kinderfreibeträge und der Familienstand.

Für den Arbeitnehmer das Wichtigste ist jedoch in der Regel die Darstellung der Brutto- und Nettobeträge sowie der daraus resultierende Auszahlungsbetrag.
Der Bruttobetrag stellt den persönlichen oder tariflich festgelegten Arbeitslohn des Arbeitnehmers dar. Dieser wird in den meisten Fällen bei der Einstellung des Beschäftigten festgelegt, kann sich jedoch aufgrund besonderer Leistung oder tariflicher Änderungen entwickeln. Der Bruttoarbeitslohn dient, nach Berücksichtigung aller geldwerten Vorteile, der Sachbezüge und Steuerfreibeträge als Berechnungsgrundlage für alle folgenden Abzüge, Zuschläge oder Sonderleistungen.

Die Lohnabrechnung verdeutlicht, in welcher Höhe Lohn- und Kirchensteuer einbehalten wurde, wie hoch die Beiträge zur Kranken-, Renten- oder Arbeitslosenversicherung waren oder wie sich der Beitrag zur Pflegeversicherung auf den Auszahlungsbetrag auswirkt. Weiterhin enthält sie alle Daten, die dem Arbeitnehmer der Kontrolle darüber geben, ob alle geleisteten Arbeitsstunden, Überstunden, Nachtarbeits-, Sonn- und Feiertagszuschläge ordnungsgemäß verrechnet wurden und ob der vereinbarte Stundenlohn dem der Lohnabrechnung entspricht.

Der ermittelte Nettobetrag ist dann der Betrag, den der Arbeitnehmer nach Abzug von Steuern und Pflichtbeiträgen, den vermögenswirksamen Leistungen, den persönlichen Abzügen, den steuer- und sozialversicherungsfreien Aufwandsentschädigungen schlussendlich vom Arbeitgeber überwiesen oder ausbezahlt bekommt. Ein Prozedere, das sich in den allermeisten Betrieben fortlaufend wiederholt.

Zur Erstellung der meist monatlich durchzuführenden Lohnabrechnungen stehen in vielen Betrieben spezielle Softwareprogramme zur Verfügung, mit deren Hilfe das Abrechnungsverfahren schnell und unkompliziert durchgeführt werden kann. Bei kleinen Unternehmen erledigt diese Aufgabe in der Regel jedoch ein Steuerberater.

Die Lohnbuchhaltung ist ein komplexes System, und anders als die Finanzbuchhaltung, unterliegt sie ständig den Auswirkungen politischer, wirtschaftlicher und rechtlicher Veränderungen.

Mittelständische und Großunternehmen haben aus diesem Grund immer mindestens einen, meist jedoch ein gesamtes Pool an hoch qualifizierten Lohn- und Gehaltsbuchhaltern beschäftigt.

Die primäre Aufgabe des Lohnbuchhalters besteht darin, für eine fristgerechte Auszahlung der Löhne und Gehälter zu sorgen. Unabhängig vom Arbeitsaufkommen, Urlaubszeit oder krankheitsbedingten Ausfällen, haben diese zu einem bestimmten Stichtag auf den Konten der einzelnen Mitarbeiter zu sein. Wer ein Unternehmen führt, hat dem zufolge für einen reibungslosen Ablauf dieser Transaktionen zu sorgen. Selbst wenige Tage Verspätung haben hier für das Unternehmen selbst und auch für die Arbeiter und Angestellten nicht selten gravierende Auswirkungen.

Die Zahlung der Löhne und Gehälter ist jedoch nur ein Teilbereich im Arbeitsgebiet des Lohnbuchhalters. Auch Steuern und Sozialabgaben für jeden einzelnen Mitarbeiter werden im Lohnbüro berechnet, buchhalterisch erfasst und an die zuständigen Behörden weitergeleitet. Hierunter fallen beispielsweise die Lohn- und Kirchensteuer, die Abgaben zur Pflegeversicherung, die Krankenkassenbeiträge, Beiträge zur Renten- und Arbeitslosenversicherung sowie die vermögenswirksamen Leistungen.
Ein komplexes Arbeitsgebiet, was darüber hinaus noch ständigen Änderungen unterworfen ist. Steigende Krankenkassenbeiträge, Rentenanpassungen oder das Einführen von privaten Rentenversicherungen verlangen den Lohnbuchhaltern hier einiges ab und erfordern des Weiteren eine ständige Weiterbildung und das Einholen diesbezüglicher Informationen. Hierzu gehören auch Kenntnisse und Anpassungen an die einzelnen Tarifverträge und deren Bestimmungen.

Wer im Bereich der Lohnbuchhaltung arbeitet, der muss sich mit den jeweiligen Lohn- und Gehaltsgruppen der Mitarbeiter auskennen. Eine exakte Einordnung in diese ergibt sich aus der Dauer der Betriebszugehörigkeit, dem Alter, der jeweiligen Qualifikation, den jeweiligen Arbeitsgebieten innerhalb des Unternehmens sowie dem Leistungsgrad der Arbeit. Der daraus resultierende und errechnete Bruttoarbeitslohn dient nun als Basis für alle folgenden Abzüge, die abschließend in den Nettobetrag und den zu zahlenden Nettoarbeitslohn münden. Maßgeblich hierfür ist die Eingabe der Lohnsteuerklasse, die jeweils zu berücksichtigenden Krankenkassen-Mitgliedschaften, die Konfession, die Anzahl der zu berücksichtigenden Kinder sowie alle weiteren Leistungen zur Sozialversicherung, Lohnpfändungen und den Freibeträgen.

Im Anschluss daran erfolgt die Weiterleitung der einbehaltenen Steuern und Sozialversicherungsbeiträge an die jeweils zuständigen Finanzbehörden und an die einzelnen Krankenkassen. Auch sämtliche Meldungen wie beispielsweise Beitragsnachweise, Lohnsteueranmeldungen oder Abrechnungen von Berufsgenossenschaften fallen in das Aufgabengebiet der Lohnbuchhaltung und haben fristgerecht das Lohnbüro zu verlassen.
Für die Ermittlung des Monats- oder Jahresabschlusses verlangt darüber hinaus auch die Finanzbuchhaltung alle nötigen Buchungsbelege.

Die Abteilung Lohn- und Gehaltsbuchhaltung dient für die meisten Arbeitnehmer des Weiteren als erste Anlaufstelle, wenn es darum geht, Fragen hinsichtlich der Lohnabrechnung zu stellen. Um fehlerhafte und darüber hinaus meist teure Buchungsvorgänge in der Lohnabrechnung zuvermeiden, müssen sich insbesondere Lohnbuchhalter immer wieder auf ein Neues über Änderungen im Arbeitsrecht, dem Lohnsteuerrecht und dem Sozialversicherungsrecht ausreichend informieren. Nur so können Probleme vermieden und Vor-Ort-Fragen im Lohnbüro adäquat beantwortet werden.