Auch betrieblich genutzte Software gehört zum Anlagevermögen und darf deshalb entsprechend auch steuerlich abgesetzt werden. Zwar gelten für Softwareartikel andere Regeln als beispielsweise für die Büro- und Geschäftsausstattung oder dem Fuhrpark, jedoch darf und die Software regulär der AfA (Absetzung für Abnutzung) zugeführt werden.

Abschreibung von Wirtschaftsgütern aus dem Softwarebereich

Ist von der Abschreibung die Rede, so ist hier von der wirtschaftlichen Abnutzung eines Produktes die Rede. Ob und wie lange ein Wirtschaftsgut abgeschrieben werden kann, richtet sich nach unterschiedlichen Bedingungen und Ausgangspunkten. Der Gesetzgeber hat jedoch eine AfA-Liste erstellen und herausgeben lassen, aus der entnommen werden kann, welche Nutzungsdauer die einzelnen Wirtschaftsgüter haben. Speziell bei der Software, die sich in der Regel sehr schnell abnutzt, ist die Nutzungsdauer eher gering angegeben und der jährliche Abschreibungsbetrag entsprechend hoch. Die Anschaffungskosten sind auf rund drei bis fünf Jahre zu verteilen und können dann abgeschrieben werden. Während es den meisten Finanzämtern Recht ist, wenn die Nutzungsdauer sehr hoch ist, wollen die Steuerzahler hingegen gerne eine geringe Nutzungsdauer, da hiermit die Steuerlast oftmals erheblich gesenkt werden kann.

Abschreibung von Software – Update-Programm oder Notebook?

Wer Software abschreiben will, der muss zunächst prüfen, ob das Produkt überhaupt zu aktivieren ist, d. h., dem Anlagevermögen zugeführt werden kann. Wer einen Computer und die entsprechende Software nutzt, der benötigt in regelmäßigen Abständen die sogenannten Update-Programme. Bei dieser Software handelt es sich allerdings nicht um ein eigenständiges Wirtschaftsgut, sondern hier wird lediglich ein Verbesserungsprogramm gekauft, welches die bestehende Software erneuert. Diese Art von Software darf nicht aktiviert werden und muss direkt als Aufwand gebucht werden. Ähnlich verhält es sich auch mit den Wartungskosten, die immer mal wieder anfallen. Auch diese Kosten dürfen nicht aktiviert werden und folglich auch nicht auf das Anlagevermögen gebucht werden.

Software – selbstständige Nutzung ist Pflicht

Um ein Wirtschaftsgut abschreiben zu können, muss gewährleistet sein, dass dieses selbstständig nutzbar ist. Wer nur ein Betriebssystem für das Notebook kauft, der hat hier keine Software erworben, die auf mehrere Jahre abgeschrieben werden darf. Ein Betriebssystem ist nicht alleine nutzbar, sondern muss, um in die AfA zu kommen, gleich mit dem eigentlich PC oder dem Notebook angeschafft werden.

Immaterielles Wirtschaftsgut Software

Alle selbstständig nutzbaren Softwareprogramme haben jedoch eines gemeinsam: sie können nicht nur auf dem Computer eingesetzt werden. Ist dies der Fall, laufen sie unter der Bezeichnung immaterielle Wirtschaftsgüter, die aktiviert und auch abgeschrieben werden dürfen.

Keine allgemeingültigen Regeln zur Nutzungsdauer bei der Software

Anders als bei allen anderen Wirtschaftsgütern kann für Software keine einheitliche Nutzungsdauer angegeben werden. Die Regelungen hierfür ändern sich sehr häufig, da immer wieder neue Produkte auf den Markt kommen, die auch in ihrer Nutzungsdauer stark variieren. Wer Software abschreiben will, der wird nicht umhin kommen, das jeweilige Wirtschaftsgut in seiner Nutzungsdauer zu schätzen. Nutzungsdauer bedeutet hierbei jedoch nicht, dass der Artikel danach kaputt und nicht mehr einsetzbar ist. Software, deren Nutzungsdauer überschritten wurde, ist meist schlichtweg veraltet und somit lediglich buchmäßig wertlos.

Software AfA – Orientierungshilfe Hardware

Bei der Software AfA und der diesbezüglichen Schätzung der Nutzungsdauer sollte natürlich bedacht werden, dass die Software auch nur dann noch gebraucht werden kann, wenn die Hardware noch intakt ist. Ist der Rechner, in der sich die Software befindet, defekt und/oder nicht mehr in Betrieb, so muss meist auch die Software zeitgleich abgeschrieben werden.

Software mindert den zu versteuernden Gewinn

Selbst bei noch so undurchsichtig erscheinenden Nutzungsdauern bei den Softwareprodukten, eines haben sie alle gemeinsam: sie mindern den zu versteuernden Betriebsgewinn und wirken sich unter Umständen deshalb finanziell sehr positiv aus. Das ist gerade auch deshalb der Fall, weil Software in der Regel in höchstens drei bis fünf Jahren abgeschrieben ist und die Anschaffungskosten folglich auf nur diesen kurzen Zeitraum aufgeteilt werden müssen.

Standardsoftware verliert ständig an Wert

Software und Softwareprogramme unterliegen ständigen Neuerungen, sodass sie bereits im Jahr der Anschaffung als wirtschaftlich veraltet gelten können. Ob es sich um Software für die Lagerhaltung, für die Personalwirtschaft, für die Konstruktion oder auch für die Buchhaltung handelt: Meist ist auf dem Softwaremarkt bereits in kürzester Zeit ein neueres und vermeintlich besseres Softwareprogramm erhältlich. Entsprechend ist dann auch der buchhalterische Wertverlust zu berücksichtigen.

Abschreibung auf Standardsoftware

Um die Abschreibungsbuchungen für Software zu tätigen, muss zunächst in Erfahrung gebracht werden, ob es sich bei dem Computerprogramm um individuelle angefertigte Programme handelt oder aber um eine Standardsoftware, die in vielen anderen Betrieben ebenfalls einsatzfähig ist. Erstere ist in der Regel wesentlich teurer als die Standardsoftware, sodass dieses als tatsächliches Ablagevermögen zu sehen ist. Programme aus der Rubrik Standardsoftware jedoch, sind preislich meist niedrig angesetzt und gehen somit meist als sogenannte geringwertige Wirtschaftsgüter durch.

Standardsoftware ist meist als geringwertiges Wirtschaftsgut (GWG) zu sehen

Ob es sich bei der Software um ein geringwertiges Wirtschaftgut (GWG) handelt, ist an den Anschaffungs- und Herstellungskosten zu erkennen. Standardsoftware mit einer Netto-Preisspanne zwischen 150 Euro und 1.000 Euro können hier sofort komplett abgeschrieben werden und sind entsprechend als Betriebsausgaben zu verbuchen, bzw. haben eine nur geringe Nutzungsdauer. Hier wird buchhalterisch unterstellt, dass das Wirtschaftsgut sofort in den Verbrauch fließt – was im tatsächlichen Fall in der Regel kaum der Fall sein wird.

Wirtschaftliche Nutzungsdauer von Standardsoftware

Standardsoftware, welche nicht unter der Bezeichnung GWG zu erfassen ist, unterliegt einer anderen Abschreibung. Hier hat der Gesetzgeber eine entsprechende Nutzungsdauer festgelegt, die meist nur wenige Jahre umfasst. Insbesondere für Standardsoftware, die unter der Bezeichnung ERP-Software verkauft wird, gilt laut Finanzverwaltung (Bundessteuerblatt 2005 I / S. 1025 und BMF-Schreiben vom 18. November 2005 / IV B 2 Seite 2172 37/05) eine Nutzungsdauer von maximal 5 Jahren.

Standardsoftware ist buchungstechnisch als körperliche Ware zu sehen

Obwohl bei der Standardsoftware wie auch bei der individuell erstellten Software kein greifbarer Gegenstand zu erkennen ist, gilt diese trotzdem als körperliche Ware und auch für die Abschreibung als Gegenstand. Hier steht zwar auch das Wirtschaftsgut ansich im Vordergrund, jedoch ist dieses als ein Werk geistigen Inhalts zu betrachten. Der Gegenstand in Bezug zum Warenumschlag ist als verkörperte geistige Leistung umgewandelt worden.
Der für die Standardsoftware genutzte Datenträger ist für die Beurteilung nicht relevant; hier greift der gleiche Maßstab wie beispielsweise beim Wirtschaftsgut Buch – ebenfalls eine verkörperte geistige Leistung.

Aufwendungen für Standardsoftware im Einzelnen

Aufwendungen für Standardsoftware bis zu 150 Euro (Nettobetrag) können noch im gleichen Jahr der Anschaffung oder Herstellung voll als Betriebsausgaben abgeschrieben werden. Liegt der Preis oberhalb dieser Grenze, jedoch nicht über 1.000 Euro (Nettobetrag), so hat eine Nutzungsdauer von 5 Jahren angesetzt zu werden. Die gleichmäßige Abschreibung in diesem Zeitraum ist ebenfalls als Betriebsausgaben zu verbuchen. Aufwendungen über 1.000 Euro müssen auf eine betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer verteilt werden. Eine Investitionszulage kann hier jedoch nicht mehr gewährt werden, da der Bundesfinanzhof (BFH) Standardsoftware immer noch als immaterielles Wirtschaftsgut ansieht. Ob diesbezüglich eine Änderung zu erwarten ist, bleibt noch abzuwarten.

Buchhaltungssoftware von Lexware

Zu den führenden Unternehmen im Segment Finanzverwaltung gehört Lexware, der Klein- sowie Mittelstandsunternehmen und Selbständigen Software-Lösungen für unter anderem das Rechnungswesen anbietet.

So wird in der Portfolio des Unternehmens die Software Buchhalter 2010 angeboten, die in unterschiedlichen Versionen für maßgeschneiderte Ansprüche verfügbar ist. Die Basissoftware nennt sich Buchhalter 2010, die jedoch über umfangreiche Funktionen, Ausstattung sowie Möglichkeiten besitzt. Darunter beispielsweise automatisierte Buchungsvorlagen, Elster 2010, Betriebsprüfer Modus, betriebswirtschaftliche Auswertungen, dreistufiges Mahnverfahren sowie zehn 10 Musterkontenrahmen für Ärzte, Vereine und Handwerker. Noch mehr Funktionen bietet dann das Buchhalter plus 2010 von Lexware. Neben der Standardausstattung gibt es ein integriertes Kassenbuch, Dauerfristverlängerung 2010, Lexware Online-Banking sowie Mobil Modus.

Für alle, die mit großen Datenmengen von mehreren Arbeitsplätzen balancieren, bietet Lexware Buchhalter pro 2010 an. Auch hier stehen die Grundlagen der beiden vorigen Buchhaltungsprogramme zur Verfügung, zusätzlich aber ist es unter anderem möglich, die Client-/Server-Lösung inklusive drei Arbeitsplätzen zu nutzen. Lexware Buchhalter Premium 2010 ist ein weiteres Produkt aus dem Angebot des Unternehmens, dass vor allem mit Komfort verbunden ist. Denn der Installationsservice sowie die Einführung in das Programm sind inklusive. Jedoch wird neben einen Festpreis eine monatliche Rate fällig, dessen Mindestlaufzeit 12 Monate beträgt.

Die Buchhaltungsprogramme von Lexware kann beim Unternehmen entweder als CD-Rom beziehungsweise DVD bestellt oder auf der Homepage herunter geladen werden. Zusätzlich ist es möglich die einzelnen Versionen zu updaten. Als Systemvorrausetzung für die Nutzung der Buchhaltungsprogramme von Lexware sind die Betriebsysteme Windows XP, Vista oder Windows 7, 512 MB Arbeitsspeicher sowie eine Grafikauflösung von mindestens 1024×768.

Wenn man sich allerdings noch nicht sicher ist, ob die Lexware Buchhaltungssoftware genau das Richtige ist, bietet das Unternehmen die Option des Testens für vier Wochen an. Außerdem gibt es bei Lexware keine oft unverständliche Bedienungsanleitung für Softwareprodukte, sondern das Unternehmen stellt seinen Kunden einen kostenlosen Onlinekurs bereit, der von Experten geführt wird und Schritt für Schritt die Materie der Buchhaltungssoftware von Lexware näher bringt. Des weiteren kann ebenso ein individuelles Einsteiger-Training kostenpflichtig genutzt werden. Unter anderem werden in dem einstündigen Coaching das Anlegen von Personenkonten, Buchungen von Eingangs- und Ausgangsrechnungen sowie das Einrichten von Mahnwesen beigebracht.

Buchhaltungsprogramme von Diamant

Auch das Unternehmen Diamant bietet mittelständigen Unternehmen Buchhaltungssoftware an, die nach eigenen Bedürfnissen mit Modulen individuell zusammenstellt werden kann. Eines der Produkte ist die Diamant/3 IQ Finanzbuchhaltung, die unter anderem eine gleichzeitige Erfassung für Kostenrechnung, Anlage sowie Konzernbuchhaltung ermöglicht. Des Weiteren verfügt die Software beispielsweise über einen automatisierten Zahlungsvorschlag, bis zu neun Mahnstufen je Gruppe, einen Erinnerungsablauf von Kleinbeträgen sowie einen automatischen Belegstorno. Die Diamant/3 IQ Finanzbuchhaltungssoftware kann dann nach eigenen Kriterien mittels Modulen, die das Unternehmen seinen Kunden bereitstellt, erweitert werden. Darunter das Kassenbuch mit dezentraler Vorerfassung, Möglichkeiten zum Auslandszahlungsverkehr sowie ein Modul für das öffentliche Mahnwesen. Diamant/3 IQ Anlagebuchhaltung ist ein weiteres Angebot des Unternehmens, dass den aktuellen Buchungsstand des Vermögens anzeigt und einen vollständigen Überblick über die vorhandenen Geldanlagen bietet. Allerdings gibt es hierbei keine Erweiterungsoptionen.

Die Konzernbuchhaltung von Diamant ist vor allem für Darstellung des Zustandes der komplette Unternehmensstruktur geeignet. So verfügt es beispielsweise über eine zentrale Stammdatenführung sowie Auswertungen wie Konsolidierungsnachweise und Warenumsätze. Aufstocken kann die Konzernbuchhaltung mit unter anderem dem Modul zentrales Bankkonto.

WISO Buchhaltungssoftware

Das WISO Buchhaltungsprogramm bietet ist vor allem an kaufmännische Unternehmen gerichtet und bietet unter anderem mehrere Kontenrahmen, Unternehmensauswertungen wie beispielsweise EÜR; Bilanz und Saldenlisten, Schnittstellen für ELSTER sowie Online-Banking. Außerdem verfügt die Software über mehr als hundert Vorlagen für die Auswertung, Übersichten und viele weitere Muster zum ausdrucken. Als Systemvoraussetzung wird Windows XP, Vista und Windows 7, 400 MB Speicherplatz und Internet Explorer ab der Version 6 benötigt. Das Buchhaltungsprogramm von WISO kann kostenlos heruntergeladen werden. Jedoch gilt der Preis nur für eine Lizenz, die insgesamt 12 Monate gültig ist.

adata Buchhaltungsprogramm

Auch das Unternehmen adata, dass bereits seit mehr als 20 Jahren Softwarelösungen für branchenunabhängige Unternehmen anbietet, verfügt über ein professionell entwickeltes Buchhaltungsprogramm, dass zur Optimierung und Verwaltung des Rechnungswesen genutzt werden kann. Die Buchhaltungssoftware von adata beinhaltet umfangreiche Funktionen für die Finanzbuchhaltung wie sechsstellige Sachkontennummern, Standardkontenrahmen, Monatsabschluss und Planwerte pro Konto. Außerdem verfügt das Programm des Unternehmens mehrere Einstellungen im Segment Zahlungsmanagement sowie Funktionen für das Mahnwesen bei dem unter anderem bis zu 99 Mahnstufen möglich sind. Außerdem bietet das Programm von adata Umsatzsteuervoranmeldung per ELSTER, Gewinn- und Verlustrechnungen, Fälligkeitsanalyse, offene Postenliste sowie Funktionen zur Archivierung. Ein weiteres Programm von adata ist die Anlagebuchhaltung, die eine Integrierung zum Produkt Finanzbuchhaltung bietet. Darüber hinaus verfügt es über Optionen wie Stornofunktion, Verbrauchsbuchungen, Indextabellen, direkte Abschreibungen, Betriebsprüfung, Inventarverzeichnung sowie Selektionsmöglichkeiten. Die Softwareprogramme von adata können auf der Unternehmenshomepage heruntergeladen werden. Jedoch gibt es auch die Möglichkeit die Programme als CD-Rom zu erhalten. Zusätzlich stehen auf der Webseite von adata Demoversionen zum Testen der Buchhaltungssoftware bereit.