Anders als bei der Ist-Besteuerung, spielt es bei der Regelbesteuerung (Soll-Besteuerung) keine Rolle, wann die Zahlungen der Kunden eingehen. Als Bemessungsgrundlage dient einzig die erbrachte Leistung oder Lieferung. Dies führt in vielen Unternehmen mit hoher Forderungsquote nicht selten zu immensen Liquiditätsschwierigkeiten.

Aus staatlicher Sicht gesehen, stellt sich die Soll-Besteuerung positiver dar. Neben dem einfachen Handling –Steuern können hier parallel zum Beleg gebucht werden – verursachen beispielsweise Valutazahlungen für nachfolgende Jahre keinen Zahlungsaufschub von Seiten des Unternehmens.
Umsatzsteuervoranmeldungen können monatlich oder quartalsmäßig abgegeben werden. Die Abgaberhythmen, d.h. wann diese zu erfolgen haben, entscheiden Gründungszeitpunkt des Unternehmens und die zu erwartenden Umsätze.

Wird die unternehmerische Tätigkeit erstmals aufgenommen, so werden im laufenden und im folgenden Kalenderjahr monatliche Umsatzsteuervoranmeldungen fällig. Erst danach kann eine quartalsmäßige Einreichung und Abrechnung erfolgen.

Aufgrund einer Vielzahl eingereichter Vorsteuererstattungsanträge und dem anschließenden Verschwinden unzähliger Geschäftsführer sah die Bundesregierung deutlichen Handlungsbedarf. Mit Hilfe des so genannten “Steuerverkürzungsbekämpfungsgesetzes“ soll Scheinfirmen, welche mittels fiktiver Rechnungen hohe Vorsteuerforderungen anstreben, der Boden entzogen werden. Ebenfalls als Grund für die Einstufung in eine monatliche Meldepflicht, sind die in der Anfangsphase oftmals getätigten Privatentnahmen der Unternehmer, die nicht selten in ein Ausbleiben der zu tätigenden Steuerschulden münden.
Liegt die Umsatzsteuerzahllast, die Differenz zwischen Vorsteuereinnahmen und eigenen Umsatzsteuerleistungen, im zweiten Geschäftsjahr unter 7.500 Euro, kann das Unternehmen für das dritte Geschäftsjahr die Einstufung in eine vierteljährliche Umsatzsteuervoranmeldung beantragen.

Die monatlich zu leistende Umsatzsteuervoranmeldung ist besonders für neu gegründete Unternehmen eine Belastung. Zum einen stellt sie in der ohnehin stressigen Startphase eine große Mehrbelastung hinsichtlich des Verwaltungsaufwands dar, zum anderen strapaziert sie die in der Regel knappe Liquidität. Positiv zu erwähnen sei hierbei jedoch, dass Umsatzsteuererstattungen bei der monatlichen Veranschlagung ebenfalls zügiger erfolgen und die Bonität dem zu Folge erhöhen. Gerade in den Anfangszeiten profitieren viele junge Unternehmen außerdem noch von den erwirtschafteten Vorsteuerüberhängen. In diesem Zusammenhang sollten sich Existenzgründer auch über die so genannte Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG) informieren. Wer absehen kann, dass ein jährlicher Bruttoumsatz 17.500 Euro nicht übersteigen wird, unterliegt keinem Vorsteuererstattungsanspruch und dem zu Folge keiner Umsatzsteuervoranmeldepflicht.

Die Umsatzsteuer-Voranmeldung an das Finanzamt ist bis zum 10. Tag des nachfolgenden Kalendermonats fällig, auf besonderen Antrag – der so genannten Dauerfristverlängerung – kann hier jedoch auch eine einmonatige Fristverlängerung erwirkt werden. Zur Sicherstellung des Steueraufkommens wird hier diesbezüglich jedoch eine Sondervorauszahlung in Höhe von 1/11 der zu erwartenden Jahressteuer fällig.

Quartalszahler mit Dauerfristverlängerung brauchen keine Sonderzahlungen zu leisten. Sie unterliegen hier einer grundlegenden Befreiung.

Die zu erstellenden Umsatzsteuer-Voranmeldungen müssen seit 2005 immer auf elektronischem Wege eingereicht werden!

Auch Anträge auf Dauerfristverlängerung, der Sondervorauszahlung oder der kompletten Umsatzsteuererklärung können so zügig an das Finanzamt übermitteln werden.

Mittels zahlreich verfügbarer Software und dem Anschluss an das ELSTER- Verfahren gewährleistet die elektronische Übermittlung der Daten.