Wer ein Unternehmen führt, egal ob als GmbH, OHG oder auch als Einzelunternehmer, der kommt nicht umhin, monatlich oder spätestens einmal im Jahr, die Buchführung zu erledigen und eine entsprechende Steuererklärung abzugeben. Bei Kleinunternehmern ist es durchaus möglich, die gesamten Unterlagen erst am Ende des Geschäftsjahres zu sortieren, während Unternehmer, die zur Umsatzsteuer verpflichtet sind, hier spätestens zum Quartalsende, die Differenz zwischen Umsatzsteuer und Vorsteuer melden müssen.

Bisher musste jede per E-Mail verschickte Rechnung eine elektronische Signatur enthalten

Ein Unternehmen zu führen bedeutet jedoch immer auch Waren und/oder Dienstleistungen zu verkaufen. Für die Fertigung von Waren werden in der Regel Roh-, Hilfs- oder Betriebsstoffe benötigt, die bei Lieferanten bestellt und entsprechend auch gezahlt werden müssen. Im Zeitalter des Internets kommen diese Rechnungen mehr und mehr schnell und bequem einfach per E-Mail und sind dann entsprechend auch schnell zur Zahlung angewiesen. Das böse Erwachen kam bisher jedoch oftmals bei einer Steuerprüfung, wenn die Beamten des Finanzamtes die per E-Mail eingegangene Eingangsrechnung aufgrund der fehlenden Signatur beanstanden. Fehlte diese Signatur nämlich, durfte auch kein Vorsteuerabzug geltend gemacht werden. Ist dieser jedoch bereits erfolgt, so musste der Vorsteuerabzug zurückgezahlt bzw. verrechnet werden.

Ab Juli dürfen E-Mail-Rechnungen auch ohne elektronische Signatur verschickt werden

In den vergangenen Jahren hat also kein Finanzamt einen Vorsteuerabzug bei Rechnungen ohne die elektronische Signatur durchgehen lassen, was viele Unternehmer arg oftmals sehr verärgert hat. Es schien, als sei die Technik an den Finanzbehörden schlichtweg vorbei gegangen. Jetzt hat sich dies allerdings geändert, wie auch der Deutsche Verband für Post, Informationstechnologie und Telekommunikation (DVPT) mitteilte. Ab dem 1. Juli 2011 ist demnach ein neues Gesetz in Kraft getreten, welches dazu berechtig, auch bei Rechnungen, die ohne Signatur und per E-Mail gekommen sind, einen Vorsteuerabzug geltend zu machen.

Steuervereinfachungsgesetz umfasst auch das Umsatzsteuergesetz

Die Änderungen hinsichtlich der Zulässigkeit des Vorsteuerabzuges bei Rechnungen ohne elektronische Signatur, haben im Zuge des Steuervereinfachungsgesetzes auch vor dem Umsatzsteuergesetz nicht halt gemacht. Hier wurde nun durch den Deutschen Bundestag eine umsatzsteuerliche Gleichstellung in Auftrag gegeben, die ab 1.Juli 2011 auch von allen Steuerprüfern der zuständigen Finanzbehörden umgesetzt werden muss.
Die hier in Auftrag gegebene Gesetzesänderung geht darüber hinaus auch konform mit den aktuellen Richtlinien des EU-Rates, die bereits am 13. Juli 2010 in Kraft getreten sind. Demnach sollten hier bis spätestens zum 1. Januar 2013 sowohl Signaturen auf Rechnungen, die mittels Textdatei oder PDF-Dokument, als Download-Dokument oder auch als E-Mail-Anhang übermittelt werden, ihre Anerkennung auch in Deutschland finden.

Echtheit der Signatur muss von jedem Unternehmer selbst geprüft werden

Die Neuregelung, die die Unternehmer dazu berechtigen, einen Vorsteuerabzug auch für Rechnungen ohne elektronische Signatur geltend zu machen, hat jedoch auch Nachteile. Fehlt die elektronische Signatur auf der Rechnung, so hat der Unternehmer selbst dafür Sorge zu tragen, ob denn die Identität des Rechnungsstellers seine Richtigkeit hat. Wie die Identität des jeweiligen Geschäftspartners jedoch zu prüfen ist, dazu gibt es keine konkreten Hinweise, was bedeutet, dass die Unternehmer hier selbst gefordert sind. Alle eingehenden Rechnungen sollten deshalb umgehend dahin gehend geprüft werden, ob sie zum einen eine Echtheit kennzeichnen, zum anderen jedoch auch inhaltlich korrekt sind.

Rechnungssteller profitieren von der Neuregelung bei der elektronischen Signatur

Wenn es um die Anwendung dieser Neuregelung bei der elektronischen Signatur geht, dann wird ganz schnell klar, dass hier vor allem die Rechnungssteller profitieren. Alle Rechnungen sind nun nämlich schnell und kostengünstig verschickt, da zum großen Teil nun auch die Portokosten entfallen können. Darüber hinaus ist der Arbeitsaufwand nun wesentlich geringer, da meist mit nur einem Klick alle Rechnungen in sekundenschnelle beim Empfänger auf dem Rechner sind.

Allerdings ist diese Maßnahme nicht immer rechtens – dies zeigt ein Beschluss des Potsdamer Landgerichts. Im verhandelten Fall hatte eine Patientin die Rechnung ihrer Zahnärztin nicht bezahlt mit der Begründung, es seien nicht alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben in der Rechnung enthalten. Diese Auffassung der Patientin wurde von den Richtern jedoch nicht geteilt: Ein Zurückbehaltungsrecht sei nur vorstellbar, wenn dem Rechnungsempfänger durch die fehlenden Angaben ein zustehender Vorsteuerabzug verwehrt bleiben würde.

Ein Zurückbehaltungsrecht wegen fehlender Rechnungsangaben steht demzufolge nur vorsteuerabzugsberechtigten Unternehmern zu, welche die Leistung für ihr Unternehmen bezogen haben. Zahnärztliche Leistungen sind jedoch regelmäßig dem privaten Lebensbereich zuzuordnen und somit vom Vorsteuerabzug ausgeschlossen.

Auch die Leistungen eines Kleinunternehmers sind vom Vorsteuerabzug ausgeschlossen, da dieser in seinen Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen darf.